Kalkulieren

Projekt | Kalkulationsmappe | Kalkulieren

In der Symbolleiste Kalkulationsmappe | Kalkulieren sind alle Menüeinträge angeordnet, die für das Buchen und Berechnen innerhalb einer Kalkulationsmappe verwendet werden.

Buchen

Auswahl Dokumentenart

Angebot
Auftrag
Rechnung
Gutschrift
Ausschreibung

Über diese Schaltflächen stellen Sie die Dokumentenart der Kalkulation ein.

In Abhängigkeit von der Dokumentenart werden unterschiedliche Vor- und Schlusstexte geladen (sofern definiert), bei der Dokumentenart Ausschreibung können für die Artikel auch hinterlegte Ausschreibungstexte geladen werden.

Rechnungen

Rechnungen werden im eserp nicht grundsätzlich als Schlussrechnungen gebucht.

Im Buchungsdialog kann festgelegt werden, ob es sich bei einer Rechnungen um eine Schlussrechnung , Teilrechnung oder Akontorechnung handelt. Die festgelegte Rechnungsart wird für den nächsten Buchungsvorgang einer Rechnung gespeichert, eine individuelle Änderung je Buchungsvorgang ist möglich. Beim Buchen einer Schlussrechnung können Sie festlegen, welche Teilrechnungen kumuliert werden sollen.

Unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Kalkulation - Bereich 'Teilrechnungen' können Sie festlegen, ob und wie Teilrechnungen bei einer Schlussrechnung in Abzug gebracht werden können.

Buchen

Bucht die Kalkulation in der eingestellten Dokumentenart. Je nach Dokumentenart stehen unterschiedliche Buchungsoptionen zur Verfügung.

Nach dem Buchungsvorgang haben Sie noch die Möglichkeit das Dokument zu drucken und / oder per E-Mail zu versenden.

Angebot
Auftrag
Rechnung
Gutschrift
Ausschreibung

Beim Buchen einer Rechnung können die für das xRechnungsformat vorgesehene Felder Projektreferenz, Vertragsreferenz und Bestellreferenz eingetragen werden.

Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz

Diese drei Felder können hier für den elektronischen Rechnungsversand im xRechnungsformat ausgefüllt werden, einige öffentliche Auftraggeber erwarten diese Angaben in der XML-Datei der xRechnung.

Die Felder BT-11 (Projektreferenz), BT-12 (Vertragreferenz) und BT-13 (Bestellreferenz) können in Kalkulation, Auftrag und Vertrag angegeben werden.

Beim Buchen eines Auftrags aus einer Kalkulationsmappe werden die Daten aus der Kalkulation in den Auftrag geschrieben. Bei der Fakturierung eines Auftrags werden die Daten aus dem Auftrag zurück in die Kalkulation kopiert. Bei der Erstellung einer xRechnung aus der Kalkulation werden die Daten dieser Referenzfelder in die XML Rechnungsdatei der xRechnung eingebettet. Bei Vertragsrechnung werden die Daten aus dem Vertrag verwendet.

Sind bei einem Vorgang schon Referenzdaten vorhanden, werden diese verwendet.

Hinweis nach §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG bei Rechnungen

"Der Leistungsempfänger hat die Rechnung zwei Jahre gemäß §14b Abs.1 Satz 2 & 3 UStG aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist."

Beim Buchen / Drucken von Rechnungen kann bei Privatpersonen automatisch ein Hinweis nach §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG eingefügt werden, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Beim Kunden ist auf dem Register Office | Kunden | Adresse die Option Privat aktiviert.
Die Geschäftsstelle der zugehörige Kalkulationsmappe ist in Deutschland, siehe auch Einstellungen | Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse - Bereich 'Adresse'.
Der Kalkulationsreport ist bereits für den Ausdruck des Hinweises nach §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG vorbereitet. Die entsprechende Basisreports sind ab der eserp Version 2.0 verfügbar. Haben Sie Kundenindividuelle Reports für Rechnungen im Einsatz kann der Hinweis nach §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG hinzugefügt werden.

Drucken und Senden

Nach dem Buchungsvorgang haben Sie noch die Möglichkeit das Dokument zu drucken und / oder per E-Mail zu versenden.

Berechnen / Kalkulieren

Kalkulationslauf

Mit dem Kalkulationslauf ist es möglich eine Kalkulation neu zu berechnen.

Dabei haben Sie die Möglichkeit die gesamte Kalkulation in die Neuberechnung einzubeziehen oder auch nur Teile davon (Einzelne Lose oder Titel, Artikel eines Lieferanten, Warengruppe oder nur selektierte Artikel).

Sie können auch die Kalkulationspositionen durch den Kalkulationslauf zurücksetzen lassen (Einkaufspreise, Verkaufspreise-Listenpreise oder Zeiten neu laden).

Weitere Möglichkeiten sind die Kalkulation mit vorgegebenen Endpreisen (bezogen auf den Einkaufspreis oder Verkaufspreis) und die Berücksichtigung von Rabatten.

Bei der Kalkulation von Vertragsleistungen haben Sie ebenfalls erweiterte Möglichkeiten.

Siehe auch Kalkulationslauf

Sonstiges

Akkukapazitätsberechnung

Sie haben mit dieser Funktion die Möglichkeit, die Akkukapazität anhand der in der Kalkulation aus den im Artikelstamm hinterlegten Stromaufnahme berechnen zu lassen.

Dafür ist es erforderlich, dass die Stromaufnahme zumindest bei den Artikeln hinterlegt wird, die für die Berechnung der Akkukapazität relevant sind. Die Stromaufnahme eines Artikels kann auch in den Positionseigenschaften geändert / eingetragen werden.

Die Akkukapazitätsberechnung wird in einem Fenster angezeigt, dass an einer beliebigen Stelle der Arbeitsfläche angedockt werden kann.

Die Berechnung erfolgt anhand der Stromaufnahme gemäß der folgenden Formel:

Akkukapazität (Ah) = Stromaufnahme * Überbrückungszeit

Neben den vordefinierten Werten für die Überbrückungszeit (4 Std., 12 Std., 60 und 72 Std.) können Sie auch einen eigenen Wert für die Überbrückungszeit eintragen.

Anlagenzuordnung

Die Anlagenzuordnung (Anlagenerstellungsassistent) unterstützt Sie beim Generieren von mehreren Anlagen zu einem Auftrag, zum Beispiel für Brandschutztüren oder Aufzüge.

Der Anlagenzuordnung ist verfügbar, wenn die Lizenz 0140110 - Erweitertes Anlagenmanagement vorhanden ist.

Für die Nutzung des Erweiterten Anlagenmanagements im esmobile ist die Lizenz 1310350 - esmobile erw. Anlagenmanagement erforderlich.

Beim Buchen eines Auftrages aus einer Kalkulation heraus kann nur eine neue Anlage angelegt werden, die Auftragspositionen werden als Anlagenpositionen übernommen.

Sollen aus einen Auftrag mehrere Anlagen neu erstellt werden und eine individuelle Zuordnung der Anlagenpositionen aus den Auftragspositionen erfolgen (zum Beispiel pro Los oder Titel) können Sie die Anlagenzuordnung verwenden.

Sie können die Anlagenzuordnung an folgenden Stellen aufrufen:

In der Kalkulationsmappe nach dem Buchen eines Auftrages, in der Symbolleiste Kalkulieren, im Bereich Sonstiges -> Anlagenzuordnung
Im Projektauftrag in der Symbolleiste Anlage im Bereich Datensteuerung -> Anlagenzuordnung

Beim Aufruf wird für den aktuellen Projektauftrag der Assistent Anlagenzuordnung geöffnet.

Die Funktion Anlagenzuordnung kann nur ausgeführt werden, wenn eine der folgenden Berechtigungen vorhanden ist:

Service | Objektverwaltung | Anlagen ändern
Service | Objektverwaltung | Anlagen ändern (nur eigene)
Service | Objektverwaltung | Anlagen ändern (nur eigene GS)

Assistent Anlagenzuordnung

Bereich 'Daten'

Auftrag

Im Assistenten werden die Daten zum Auftrag (Matchcode, Objektbezeichnung, Kunde, Anlage) angezeigt.

Kunde

Die Anlage des Auftrags (im Auftragsdatensatz hinterlegt) wird hier als Hauptanlage bezeichnet.

Ist im Auftrag / Kalkulation eine Anlage hinterlegt (Hauptanlage) werden deren Daten (Matchcode, Anlagenort, Gebäude, Anlagenart, Anlagensystem und Qualifikation) im Bereich Vorbelegung Anlagendaten angezeigt und eine vorbereitete Anlage mit diesen Daten angelegt, damit auch der Hauptanlage Positionen zugeordnet werden können.

Liste Auftragspositionen

In der Liste werden die Positionen der Anlage inklusive der Auftragsstruktur (Lose und Titel) aufgelistet.

Lose und Titel können für eine bessere Übersicht über das -Symbol eingeklappt werden.

Es stehen Such- und Filterfunktionen über das Kontextmenü in der Liste zur Verfügung. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen die Einträge Suchfeld einblenden oder Filter bearbeiten.

Über die Spaltenfilter kann die Liste nach bestimmten Kriterien eingeschränkt werden, siehe auch Listen-Funktionen.

Bereich 'Vorbelegung Anlage'

In diesem Bereich können Sie für die zu erstellenden Anlagen Vorgaben hinterlegen.

Matchcode

Tragen Sie einen Matchcode (Suchbegriff) in diesem Feld ein, der für die erstellten Anlagen eingetragen werden soll.

Anlagenort / Bereich

Hier können Sie einen Anlagenort / Bereich für die zu erstellenden Anlagen vorgeben.

Anlagenart

Als Vorgabe für die zu erstellenden Anlagen kann hier die Anlagenart der Anlage ausgewählt werden.

Anlagensystem

Wählen Sie ein Anlagensystem aus. Die Auswahl ist abhängig von der ausgewählten Anlagenart.

Die Anlagenarten und die zugeordneten Anlagensysteme werden unter Einstellungen | Service | Objektverwaltung | Referenzen | Anlagenarten verwaltet.

Qualifikation

Über den zugeordneten Qualifikationscode ist es möglich beim Erstellen eines Serviceauftrages zu der Anlage, die Anzeige der zuständigen bzw. zugelassenen Techniker auf die Mitarbeiter zu beschränken, die ebenfalls die zugehörige Qualifikation besitzen.

Folgende Einstellungen sind für diese Funktionalität notwendig:

Unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Bereich 'Allgemein' ist die Option Auswahl des zuständigen Technikers über Qualifikationscode aktiviert.
Die Qualifikationscodes bei den Mitarbeitern werden unter Office | Personal | Kompetenzen - Bereich 'Geschulte Systeme' hinterlegt.

Jedem Mitarbeiter können dabei beliebig viele Qualifikationscodes zugeordnet werden.

Qualifikationscodes können unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Personalqualifikationen angelegt und verwaltet werden.

Anlage vorbereiten

Über die Anlage vorbereiten-Schaltfläche können weitere Anlagen angelegt werden. Die neuen Datensätze werden mit den Daten aus Vorbelegung Anlagendaten vorbelegt.

Bereich 'Anlage pro Abschnitt'

Haben Sie den Projektauftrag mit Abschnitten (Lose, Titel etc.) strukturiert, können Sie eine Anlage je Abschnittsart anlegen.

Artikelbezeichnung als

Werden Abschnitte eines Projektauftrags über die Schaltflächen Anlagen vorbereiten als Anlage übernommen, können Sie festlegen, wie und als was die Bezeichnung der dem Abschnitt zugeordneten Artikel übernommen werden soll.

Matchcode

Die Abschnittsbezeichnung wird bei dieser Auswahl als Anlagen-Matchcode übernommen. Es wird dabei die erste nicht-leere Zeile des Langtextes als Bezeichnung verwendet.
Anlagenort

Die Bezeichnung des Abschnitts wird bei dieser Auswahl als Anlagenort / Bereich übernommen. Es wird dabei die erste nicht-leere Zeile des Langtextes als Bezeichnung verwendet.
Nichts

Die Abschnittsbezeichnung wird bei dieser Auswahl nicht für die zu erstellende Anlage berücksichtigt.

All diese Aktionen finden nur im Assistenten statt. Ein Eintrag in der Datenbank wird erst vorgenommen, wenn die Schaltfläche Übernehmen gedrückt wird.

Anlagen vorbereiten

Über die Schaltfläche Anlagen vorbereiten im Bereich Anlage pro Abschnitt bereiten Sie pro Abschnittsart (Los, Titel etc.) eine Anlage vor (Daten werden aus Vorbelegung Anlagendaten übernommen) und ordnen die zu dem Abschnitt gehörenden Positionen der vorbereiteten Anlage zu.

Bereich 'Anlagen'

In diesem Bereich werden die bereits vorbereiteten Anlagen angezeigt. Die Anlagennr. wird erst gefüllt, wenn die Anlagenzuordnung über die Schaltfläche Übernehmen geschlossen wird. Sie können der ausgewählten Anlage manuell Auftragspositionen über die Schaltflächen / zuweisen, siehe auch Bereich 'zugeordnete Positionen'.

Über die Schaltflächen können Sie manuell weitere Anlagen ohne die Angaben aus dem Bereich Vorbelegung Anlage anlegen. Die für Anlage notwendigen Angaben können in der Liste ergänzt werden. Die Anlagennr. wird erst gefüllt, wenn die Anlagenzuordnung über die Schaltfläche Übernehmen geschlossen wird.

Sind bereits Anlagen vorhanden und Sie möchten diesen Positionen aus dem Projektauftrag zuordnen, können Sie über die Schaltfläche Vorhandene Anlage hinzufügen diese Anlagen auswählen.

Bereich 'zugeordnete Positionen'

Unter Auftragspositionen können Auftragspositionen vorbereiteten Anlagen zugeordnet werden.

Die Zuordnung einer Position zu einer Anlage ist möglich, wenn die Position noch keiner anderen Anlage zugeordnet ist.

Mit der Schaltfläche werden die aktuell selektierten Auftragspositionen der Anlage zugeordnet. Ist ein Los bzw. ein Titel selektiert wird die entsprechende Position und alle untergeordneten Positionen der Anlage zugeordnet, wenn eine Zuordnung möglich ist.

Mit der Schaltfläche werden alle Positionen des Auftrags, bei den eine Zuordnung möglich ist, der aktuellen Anlage zugeordnet.

Übernehmen

Mit der Schaltfläche Übernehmen werden die vorgenommen Änderungen für die Auftragszuordnung in der Datenbank gespeichert und der Assistent wird geschlossen.

Beim Speichern werden folgende Aktionen ausgeführt:

Alle vorbereiteten Anlagen werden angelegt.

Beim Erstellen der Anlagen wird die Auftragsnummer in den Anlagen gefüllt (siehe auch Service | Anlagen | Geschäftsvorfälle -> Aufträge.
Die Auftragspositionen werden den Anlagen zugeordnet.

Beim Aufruf des Vertragspositionsassistenten im Vertrag, wird die Auftragsauswahl mit dem der Anlage zugeordneten Auftrag vorbelegt.

In der Liste der Anlagen im Vertragspositionsassistenten werden zusätzlich die Anlagen angezeigt, in denen die ausgewählte Auftragsnummer hinterlegt ist.

Der Vertragspositionsassistent ist in der Vertragsverwaltung unter Service | Verträge in der Symbolleiste Verträge im Bereich 'Positionen' verfügbar.

Kopie Kalkulieren

Diese Funktion erstellt eine Kopie der aktuellen Kalkulation inklusive der Positionen und Einstellungen. Diese Variante der ursprünglichen Kalkulation kann anschließend verwendet werden um zum Beispiel eine alternative Berechnung der Kalkulation durchzuführen.

Bereich 'ITscope'

In den Kalkulationspositionen können in der Listenansicht folgende Spalten über den Spalteneditor eingeblendet werden, die für Artikel hilfreich sind, die über ITscope hinzugefügt wurden:

ITscope Artikel

Diese Spalte zeigt an, ob der Artikel über ITscope hinzugefügt wurde.
Lieferant

Anzeige des Lieferanten für einen Artikel / Kalkulationsposition.
Matchcode Lieferant

Anzeige des Lieferanten Matchcode für einen Artikel / Kalkulationsposition.

Lagerstatus prüfen

Mit dieser Schaltfläche kann bei allen ITscope-Artikeln der Lagerstatus abgefragt werden. Ist der Status ungleich Auf Lager wird die entsprechende Position in den Kalkulationspositionen mit roter Schrift gekennzeichnet.

Diese Funktion ist auch im Kontextmenü in den Kalkulationspositionen verfügbar.

Lieferant wechseln

Mit dieser Schaltfläche kann bei allen ITscope-Artikeln der Lieferant getauscht werden.

Diese Funktion ist auch im Kontextmenü in den Kalkulationspositionen verfügbar.