Auslieferung / Rechnung

Symbolleiste 'Reparaturen'

Bereich 'Annahme'

Annahme

Über die Schaltfläche Annahme in der Symbolleiste Reparaturen wird ein Rückschein für den ausgewählten Artikel angelegt.

Unmittelbar nach Betätigen der Schaltfläche Annehmen wird für die Erstellung eines Rückscheins in die Artikel | Lieferscheine | Details gewechselt.

Es ist bereits das Reparaturlager eingetragen und die Option Rückschein ist aktiviert.

Der Rückschein kann nun mit der Schaltfläche Buchen / Drucken gebucht werden, ein Ausdruck ist nicht erforderlich.

Durch Buchen dieses Rückscheins wird der ausgewählte Artikel in das Reparaturlager aufgenommen.

Seriennummer auswählen

Es kann die Seriennummer ausgewählt werden, die dem Kunden als Ersatz geschickt werden soll. Entweder wird die Seriennummer zum Ersatzartikel bestimmt oder zum Reparaturartikel.

Kann nur ausgeführt werden, wenn der Status der Reparatur mindestens angenommen ist, das Feld Kunde hat Ersatz einen Wert hat, das Feld Lieferscheinnummer noch nicht gefüllt ist und bei der entsprechenden Artikelnummer die Seriennummernverwaltung aktiviert ist.

Vorabersatz

Um einem Kunden bereits vor der Annahme der Reparatur einen Ersatzartikel zu liefern, gibt es die Funktion Vorabersatz in der Symbolleiste Reparaturen.

Bevor die eigentliche Reparatur angelegt worden ist, kann über die Schaltfläche Vorabersatz ein Lieferschein erstellt werden, um den Kunden Ersatz zu liefern.

Bereich 'Komponente'

Anlagenkomponente übernehmen

Ist dem Serviceauftrag eine Anlage zugeordnet, können über diese Funktion auch einzelne Anlagenkomponenten für den RMA-Prozess übernommen werden.

Bereich 'Ersatz'

Ersatz ausliefern

Wurde die Reparatur angenommen, kann unter Serviceaufträge | Reparaturen - Details ein Leih- oder Austauschgerät als Ersatz ausgeliefert werden.

Wählen Sie hierzu zunächst die Art des Ersatzes in der Auswahl Kunde hat Ersatz ausgewählt werden, anschließend wird die entsprechende Funktion (Schaltfläche Ersatz ausliefern) aktiv.

Beim Klick auf die Schaltfläche Ersatz ausliefern wird automatisch ein Lieferschein angelegt, der gebucht werden kann.

Vorabersatz zuordnen

Wurde vorab Ersatz ausgeliefert, kann im weiteren Verlauf der Reparatur unter Service | Serviceaufträge | Reparaturen | Details der Vorabersatz zugeordnet werden:

Wird die Schaltfläche Vorabersatz zuordnen betätigt, prüft das Programm anhand der Artikelnummer, ob der Vorabersatz eindeutig zugeordnet werden kann.

Ist eine Zuordnung über die Artikelnummer nicht möglich, öffnet sich ein Auswahlfenster, um eine manuelle Zuordnung zu treffen.

Bereich 'Reparatur'

Lieferschein erstellen

Register Serviceaufträge | Reparaturen - Auslieferung / Rechnung

Über die Schaltfläche Lieferschein erstellen wird dann vom System erkannt, dass entweder der reparierte Artikel auszuliefern ist oder der unter Ausführung ausgewählte Tauschartikel.

Die Lieferscheinnummer wird in das Feld LieferscheinNr eingetragen. Kann nur ausgeführt werden, wenn der Status mindestens Reparatur erledigt ist und das Feld LieferscheinNr keinen Wert hat.

Reparatur kontrollieren

Die Funktion Reparatur kontrollieren setzt einen Zeitstempel und die Personalnummer, welche die Funktion ausgeführt hat.

Kann nur ausgeführt werden, wenn der Status mindestens Reparatur erledigt ist.

Repariert

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Repariert wird die Schaltfläche Artikel auf Lager legen freigeschaltet und beim Reparaturauftrag wird die Option Repariert gesetzt. Zusätzlich wird das Datum für die Beendigung der Reparatur eingetragen.

Kann nur ausgeführt werden, wenn der Status mindestens in Reparatur und noch nicht Reparatur erledigt ist und Eigenreparatur gewählt wurde.

Falls der Kunde nach erfolgreicher Reparatur den Ersatz behält oder sogar einen Tauschartikel bekommt, kann der Artikel dann auf ein Gebrauchtwarenlager umgebucht werden.

Seriennummer auswählen

Es kann die Seriennummer ausgewählt werden, die zurück zu dem Kunden geliefert werden soll.

Kann nur ausgeführt werden, wenn der Status mindestens Reparatur erledigt und noch nicht ausgeliefert ist, Eigenreparatur gewählt wurde und der Austauschartikel mit Seriennummern geführt wird oder der zu reparierende Artikel mit Seriennummern geführt wird, wenn kein Austauschartikel angegeben ist.

Artikelpreis abwerten

Ruft einen Dialog zum Abwerten des tatsächlichen Einkaufspreises (EK-Preis) des reparierten Artikels auf, z.B. weil der Artikel als Gebrauchtartikel auf Lager gelegt / verkauft werden soll.

Die Schaltfläche kann nur ausgewählt werden, wenn mit tatsächlichen Einkaufspreisen gearbeitet wird und die Einkaufspreise des Reparaturartikels gesehen werden dürfen (Berechtigung EK-Preise sehen).

Kann nur ausgeführt werden, wenn der Status mindestens Reparatur erledigt ist und Rückscheinnr. einen Wert hat und der Lieferschein gebucht worden ist und die Berechtigung Lager Artikelpreise abwerten vorhanden ist.

Artikel auf Lager legen

Es wird ein Umlagerungslieferschein vom Reparaturlager auf das Lager des Auftrags angelegt. Das Ziellager der Umlagerung kann in der Lieferscheinbearbeitung noch geändert werden.

Bereich 'Auslieferung'

Lieferschein erstellen

Erstellt einen Lieferschein mit dem internen Reparaturlager als Lieferlager und einem Ziellager, bei dem die Optionen Reparaturlager und Extern gesetzt sind. (Lieferscheinart Reparatur).

Die Lieferscheinnummer wird in die Reparatur eingetragen.

Kann nur ausgeführt werden, wenn der Status mindestens Erhalten ist, Fremdreparatur gewählt wurde und Lieferscheinnummer keinen Wert hat

Rückschein erstellen

Erstellt einen Lieferschein mit dem externen Reparaturlager als Lieferlager (wird automatisch aus dem Ursprungslieferschein übernommen) und dem internen Reparaturlager als Ziellager (Lieferscheinart Reparatur).

Die Lieferscheinnummer wird als Rückscheinnr. in die Reparatur eingetragen.

Kann nur ausgeführt werden, wenn der Status mindestens in Reparatur ist, Fremdreparatur gewählt wurde, das Feld Lieferscheinnr. einen Wert hat und das Feld Rückscheinnr. keinen Wert hat.

Symbolleiste Navigation

Bereich 'Datensatz editieren'

Bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um das Formular in den Bearbeitungsmodus zu versetzen.

Im Bearbeitungsmodus stehen dann die üblichen Eingabe-Elemente zur Verfügung.

Existieren geänderte Daten und das Formular wird geschlossen oder der Datensatz wird gewechselt erscheint eine Quengelabfrage, ob die geänderten Daten übernommen- oder verworfen werden sollen.

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen Rückgängig gemacht werden.

Detaildatensätze können auch direkt im Bearbeiten-Modus geöffnet werden. Deaktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | System Einstellungen - Bereich 'Programmverhalten' die Option Detaildaten nicht automatisch bearbeiten.

Siehe auch Datensatz bearbeiten

Übernehmen

Geänderte Daten können immer aktiv gespeichert werden, indem die Schaltfläche Übernehmen angeklickt wird.

Übernehmen und Schließen

Mit der Funktion Übernehmen und Schließen können Sie in einem Schritt die geänderten Daten speichern und das Eingabe-Formular / Modul schließen.

Änderungen verwerfen

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen rückgängig gemacht werden.

Bereich 'Datensatz wechseln'

Jede Detailansicht erhält eine Kopie der aktuellen Listenansicht des Moduls. Sichtbar ist diese unter dem Register Liste in der Detailansicht. Dadurch kann auch in der Detailansicht mit Hilfe der Navigationsschaltflächen durch die ursprüngliche Liste navigiert werden.

Ist beim Öffnen der Detailansicht ein Filter oder eine Suche aktiv, wird sich dieses auch auf die Anzeige auf dem Register Liste aus.

Erster

Springt zum ersten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Letzter

Springt zum letzten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Bereich 'Sonstiges'

Gehe zu

Im eserp ist eine allgemeine Sprungfunktion zu jeweils abhängigen Modulen vorhanden.

Über die Gehe zu / Sprungfunktion kann zu anderen Modulen gesprungen werden, die mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehen.

Sie können direkt aus einem Kundendatensatz zu den Anlagen oder Verträgen des Kunden springen.

Zum Ausführen der Sprungfunktion gibt es in der Symbolleiste Navigation die Schaltfläche Gehe zu.

Klicken Sie auf das Symbol innerhalb der Schaltfläche, es werden die zur Verfügung stehenden Sprungziele angezeigt.

Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken, wird das entsprechende Modul mit dem verknüpften Datensatz aufgerufen.

Gehe zu im Kontextmenü

Die Sprungfunktion steht auch an vielen Stellen im Programm über die rechte Maustaste im Kontextmenü zur Verfügung.

Änderungsverlauf anzeigen

Über Werkzeuge | Datenbankprotokollierung können Programmbereiche aktiviert werden, bei denen eine detaillierte Änderungshistorie protokolliert werden soll. Für jeden Bereich kann ein Report ausgeführt werden, der angibt, wann Datensätze gelöscht wurden. Bei aktivierter Detailprotokollierung gibt der Report auch aus, was für Datensätze gelöscht wurden.

Dieser Report wird in dem Reporteinstiegspunkt Datensatz Änderungshistorie (Gruppen) hinterlegt.

Über die Schaltfläche Änderungsverlauf anzeigen kann ein Report aus dem Reporteinstiegspunkt Datensatz Änderungshistorie angezeigt werden. Diese Funktion ist ebenfalls in Listen / Tabellen via Kontextmenüeintrag verfügbar, um die Änderungen an Detaildatensätzen anzuzeigen.

Die Reporteinstiegspunkte Datensatz Änderungshistorie und Datensatz Änderungshistorie (Gruppen) werden nur angezeigt, wenn die Lizenz für esLog vorhanden ist. Zusätzlich wird die Tabelle RevGrup benötigt.

Report

Für den Ausdruck oder das Versenden von den angezeigten Informationen einer Adresse oder eines Vorgangs können Reports verwendet werden. Beim Betätigen der Schaltfläche Report werden die Reports angezeigt, die für den aktuellen Programmeinstiegspunkt registriert sind.

Über das Symbol ist der Ausdruck des Auftrages und der Auftragsbestätigung möglich.

Siehe auch Registrierung

Druckdokument anzeigen

Ist bereits für den Auftrag eine Auftragsbestätigung gedruckt worden, können Sie sich das Dokument jederzeit nochmals aufrufen. Nutzen Sie hierzu die Schaltfläche Druckdokument anzeigen.

Bereich 'Techniker'

Techniker finden

Über diese Schaltfläche wird das Dispatching (hier: Arbeitsverteilung) aufgerufen, mit der die Technikerortung einhergeht. Sind die entsprechenden Lizenzen vorhanden kann diese Schaltfläche angeklickt werden.

Eine ausführliche Beschreibung der Funktionsweise finden sie unter Dispatching

Auftrag an Techniker senden

Zusätzlich zur Eintragung in den Kalender kann der Termin über die Schaltfläche E-Mail versenden aus dem Terminfenster oder aus dem Serviceauftrag mit der Schaltfläche Auftrag an Techniker senden als Benachrichtigung an den Techniker versendet werden. Es wird ein Kontakt mit den Angaben aus dem Serviceauftrag und dem Termin erstellt. Der so erstellte Kontakt wird im Kommunikationsverlauf gespeichert und kann anschließend als E-Mail, SMS oder esNachricht an den Techniker versendet werden.

In Kalender eintragen

Sollen Termine in den Kalender eingetragen werden (über die Symbolleiste Navigation -> In Kalender eintragen), ist es erforderlich einen Techniker und ein das Datum Termin / Beginn einzutragen.

Im Bereich Beschreibung kann die auszuführende Tätigkeit und Hinweise für den Techniker hinterlegt werden.

Bereich 'Informationen'

Über diese Schaltfläche wird ein separates Fenster mit den wichtigsten Informationen zur Anlage (Anlagendaten, Vertrag, Inspektionsaufträge, Aufträge und Reports) zur Information angezeigt.

Bereich 'Erledigen'

Erledigen / Unerledigt setzen / Technisch erledigt

Mit der Schaltfläche Erledigen können Sie einen Auftrag auf erledigt setzen.

Es ist zu beachten, dass keine Arbeitsberichte zu bereits auf erledigt gesetzte Aufträge angelegt bzw. bearbeitet werden können. Es kann auch kein Material mehr auf diese Aufträge / Belege gebucht werden.

Unerledigt setzen

Mit der Schaltfläche Unerledigt setzen kann ein als Erledigt gekennzeichneter Auftrag wieder zur Bearbeitung geöffnet werden.

Ist ein erledigter Auftrag storniert worden, kann dieser nicht mehr auf Unerledigt gesetzt werden.

Technisch erledigen

Diese Schaltfläche kann ausgewählt werden, wenn unter Einstellungen | Service | Serviceverwaltung | Einstellungen | Serviceauftrag - Bereich 'Status' ein Statuswert für Technisch erledigt bei der jeweiligen Auftragsart hinterlegt ist.

Durch Anklicken der Schaltfläche wird der hinterlegte Auftragsstatus eingetragen. Ist im Datumsfeld Technisch erledigt am (Register Ausführung) noch kein Wert hinterlegt, so wird das aktuelle Datum eingetragen. Ist bereits ein Datum eingetragen, wird keine Änderung vorgenommen.

Schließen

Schließt das aktuelle Formular / Modul.

Sind noch ungespeicherte Änderungen vorhanden, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen.

Sie können dann entscheiden, ob die Änderungen gespeichert (Ja), nicht gespeichert (Nein) oder das Schließen abgebrochen werden soll (Abbrechen).

Symbolleiste 'Faktura'

Bereich 'Kalkulation'

Kalkulation erstellen

Ist der Serviceauftrag abgeschlossen, kann über diese Schaltfläche eine Kalkulation zur Fakturierung des Serviceauftrags erstellt werden. Sie können eine neue Kalkulationsmappe anlegen oder eine bestehende auswählen.

Voraussetzung ist, dass die Arbeitszeiten und das Material gebucht worden sind und dass die Arbeitsberichte abgeschlossen wurden. Aktivieren Sie für Arbeitszeiten und Material, die berechnet werden sollen jeweils die Option Fakturieren. Nach dem Generieren der Leistungsartikel kann eine Kalkulation erstellt werden, die zu berechnenden Positionen werden in die Kalkulationsmappe übernommen.

Symbolleiste Customizing

Für das Customizing ist die Lizenz Customize (0110250) erforderlich.

Mit dem optionalen esCustomize können folgende Steuerelementeigenschaften angepasst werden:

Die Reihenfolge und Sichtbarkeit von Eingabe- und Steuerelementen
Die Beschriftung von Steuerelementen
Das Layout von Beschriftungen (Farbe; Schriftbreite)
Der Kurzhinweistext von Steuerelementen
Die Datenbindung von Steuerelementen

Außerdem können auch neue Felder angelegt und dem Formular hinzugefügt werden.

Customizing starten

Durch Klicken auf die Schaltfläche Customizing starten wird das aktuelle Formular in den Customizing Modus gesetzt.

Das Formular wird immer im Kontext der aktuell verwendeten Rolle (siehe Rollenzuordnung) angepasst.

Wie sie die Rolle wechseln können, erfahren Sie hier: Rollenzuordnung

Für das Customzing von Formularen ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Allgemeine Referenzen - Formulare customizen erforderlich.

Siehe auch Formular anpassen

Customizing aus Rolle übernehmen

Für die Übernahme von Customizing Einstellungen für das aktuelle Formular, die bereits für eine andere Rolle definiert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Customizing aus Rolle übernehmen. Sie erhalten eine Auswahl der in anderen Rollen definierten Customizing-Eigenschaften.

Felder bearbeiten

Mit der Funktion Felder bearbeiten, können Sie bestimmte Eigenschaften (Pflichtfeld, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe und Standardwerte) der Eingabefelder eines Formulars / Moduls bearbeiten. Siehe auch Pflichtfelder und Standardwerte.

Es besteht auch die Möglichkeit eigene Felder und benutzerdefinierte Datenmengen anzulegen, siehe auch Eigene Felder anlegen.

Rollen Verwaltung

Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Verwaltung der Customizing-Rollen.

Customizing-Rollen können unter Einstellungen | Allgemein | Customizing | Referenzen | Customizing - Rollen angelegt und verwaltet werden.

Funktionen bei laufenden Customizing-Vorgang

Nach dem Start des Customizing werden drei weitere Schaltflächen angezeigt:

Übernehmen

Mit dieser Funktion wird das temporäre Customizing gespeichert und der Customizingmodus wird beendet.

Damit die geänderten Einstellungen beim Benutzer sichtbar werden, ist es erforderlich das Programm zu beenden und neu zu starten.

Abbrechen

Über diese Schaltfläche kann der Customizingvorgang abgebrochen werden. Der Customizingmodus wird beendet ohne dass die Änderungen an den Formularen gespeichert werden.

Zurücksetzen

Mit dieser Einstellung wird das Customizing zurückgesetzt und es werden die Standardeinstellungen für das Formular geladen. Vor dem Zurücksetzen wird noch eine Sicherheitsabfrage angezeigt, erst nach der Bestätigung wird der Vorgang durchgeführt.

Die aktuellen Customizing Einstellungen werden durch das Zurücksetzen unwiderruflich gelöscht.

Für das Zurücksetzen des Customizings ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Formular Customizing zurücksetzen erforderlich.