Informationen

Office | Ansprechpartner | Informationen

Auf diesem Register werden die Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummern, CRM-Informationen etc.) zu einem Ansprechpartner erfasst.

 

Hinweis zu personenbezogenen Daten

Da es sich bei den Informationen des Ansprechpartners zum Teil um personenbezogene Daten handelt, werden diese gemäß DSGVO Datenschutz Grundverordnung bei Eingabe und Veränderung überwacht.

Unter personenbezogene Daten, die bei der Änderung überwacht werden, fallen:

  • Anrede
  • Titel
  • Vorname
  • Name
  • Straße
  • PLZ
  • Ort
  • Land
  • Telefon (inkl. Weitere Telefonnummern)
  • Telefax
  • E-Mail
  • Bankverbindungen (Beim Kunden)
  • Geburtstag / Geburtsdatum

Bei einer Eingabe oder Änderung dieser Daten wird der Benutzer aufgefordert, die Erfassung der Daten zu begründen.

Bereich 'Adresse'

Anrede

Bezieht sich die Adresse auf eine Person, kann hier eine Anrede eingetragen oder aus der Referenztabelle Anreden ausgewählt werden.

Titel

Tragen Sie hier den Titel einer Person ein oder wählen einen aus der Referenztabelle Titel aus.

Firma / Name / Vorname

Für den Namen einer Firma bzw. einer Adresse sind drei Felder vorgesehen, wobei die Felder Firma / Name und Vorname auch in der Listenansicht angezeigt werden.

Der Eintrag im ersten Feld Firma / Name gleicht einem Suchkriterium. Bei Privatpersonen wird in diesem Felder der Nachnamen eingetragen.

Legen Sie vor der Eingabe fest, wie Adressdaten einheitlich erfasst werden sollen.

 

Ein Mitarbeiter schreibt Hermann Stahl GmbH in das Feld Firma / Name.

Ein zweiter Mitarbeiter sucht nach Stahl, findet keinen Eintrag und erfasst die Adresse noch einmal unter Stahl GmbH (im Feld Firma / Name) und Hermann im Feld Vorname.

Zu Händen

Das Feld Zu Händen ermöglicht es Ihnen, ein Schreiben einer speziellen Person zukommen zu lassen.

 

Postanschrift / Postfachanschrift

Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen - Bereich 'Elemente einer Adresse' können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll.

Dort legen Sie auch fest, ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.

Straße

Tragen Sie hier den Straßennamen und die Hausnummer für die Adresse ein.

PLZ / Ort

Diese beiden Felder sind für die Postleitzahl und den Ortsnamen der Adresse vorgesehen.

Bundesland

Wählen Sie ein Bundesland aus der Liste der Bundesländer / Kantone aus.

Bundesländer werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Bundesländer angelegt.

Land

Tragen Sie hier das Länderkürzel ein, zum Beispiel D für Deutschland oder wählen Sie ein Land aus der Referenztabelle Nationen aus.

Bei der Ausgabe einer Adresse wird das Land nur gedruckt (zum Beispiel in der Kalkulationsmappe), wenn das ausgewählte Land von dem in den Betriebssystemeinstellungen abweicht. Machen Sie keine Angabe, fragt Sie das Programm, ob die Angaben der aktuellen Geschäftsstelle aus Einstellungen | Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse übernommen werden sollen.

Unter Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Bereich 'Adressformatierung' kann mit der Option Länderkürzel vor Postleitzahl festgelegt werden, ob das Länderkürzel vor der Postleitzahl ausgegeben werden soll.

 

Es ist erforderlich, dass das Feld Land mit einem Wert gefüllt ist.

Postfach / Postfach-PLZ, -Ort

Bei Angabe eines Postfachs mit der dazugehörigen Postfach-Postleitzahl und des Ortes, wird bei Ausgabe der Adresse nicht mehr die Straßenanschrift verwendet, sondern das Postfach und die entsprechende Postleitzahl mit dem Ort.

 

Postanschrift / Postfachanschrift

Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen - Bereich 'Elemente einer Adresse' können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll.

Dort legen Sie auch fest, ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.

Ortsteil / Region

In einigen Ländern ist es notwendig, hinter dem Ortsnamen noch den Ortsteil oder die Region anzugeben. Die Region kann entweder aus der vorhandenen Referenztabelle Regionen ausgewählt oder auch manuell eingegeben werden.

Distrikt

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | System Einstellungen - Bereich 'Programmverhalten' das Adressformat auf USA oder Großbritannien eingestellt, wird zusätzlich das Feld Distrikt eingeblendet.

E-Mail

Tragen Sie hier die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners ein.

Verwendungszweck

Da es sich bei den Daten auch um personenbezogene Daten handeln kann, sollte gemäß der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) der Verwendungszweck / Grund für die Datenerfassung begründet werden.

Unter Einstellungen | Office | Adressen | Referenzen | Verwendungszwecke legen Sie diverse Verwendungszwecke an, die Sie vorher definiert haben und verwenden möchten.

Zu diesen könnte beispielsweise gehören: Vertraglicher Zweck, allgemein zugängliche Daten, Werbung, Adresshandel, usw.

Sperrvermerk

Gemäß der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) muss die Möglichkeit der Sperrung von Daten gegeben sein, damit beispielsweise im Falle einer rechtlichen Untersuchung, Manipulationen unterbunden werden können. Die Bearbeitung eines Ansprechpartners kann mit der Option Sperrvermerk unterbunden werden.

 

Zum Setzen und Aufheben des Sperrvermerks benötigt der Benutzer die Berechtigung Ansprechpartner sperren.

 

Auch das Setzen und Entfernen des Sperrvermerks wird in der Datenbank protokolliert. Bitte beachten Sie, dass sowohl die Kontaktaufnahme mit dem Ansprechpartner, als auch das Löschen und Bearbeiten von Kontakten weiterhin möglich ist. Daher empfiehlt es sich unter Umständen zusätzlich zur Sperrung eine Datenbank-Sicherung zu erzeugen.

Hauptadresse

Ansprechpartner können beliebig vielen Adress-Datensätzen zugeordnet werden, eine von diesen Zuordnungen ist dabei die Hauptadresse. Sie haben hier die Möglichkeit die Zuordnung für die Hauptadresse vorzunehmen. Die Hauptadresse kann aus den folgenden Adressen ausgewählt werden:

  • Kunden
  • Bedarfer
  • Geschäftspartner
  • Lieferanten
  • Anlagen
  • Adressen

 

Die Zuordnung von weiteren Adressen erfolgt unter Office | Adressen | Ansprechpartner | Sonstiges - Bereich zugeordnete Adressen.

Tabelle 'Weitere Nummern'

In dieser Tabelle können weitere Telefon- / Faxnummern / E-Mail-Adressen erfasst werden.

Bezeichnung

Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung für die zusätzliche Nummer ein. Bei der Auswahl eines Telefonart-Codes wird die dort hinterlegte Bezeichnung in dieses Feld übernommen.

Telefonnummer

In diesem Feld hinterlegen Sie die zusätzliche Nummer. Dabei kann es sich um eine Telefonnummer, Mobilnummer, Telefaxnummer oder eine zusätzliche E-Mail-Adresse handeln. Um welchen Typ Nummer es sich handelt, legen Sie über die Auswahl im Feld Telefonart Code fest.

Telefonart Code

Wählen Sie einen Telefonart Code aus der entsprechenden Referenztabelle für die zusätzliche Nummer aus. Es wird die bei der Telefonart hinterlegte Beschreibung in das Feld Bezeichnung übernommen. Für die Telefonart wird festgelegt um was für einen Typ Telefonnummer / E-Mail-Adresse es sich handelt, zum Beispiel um eine Mobilnummer oder eine Durchwahl.

Da bestimmte Programmfunktionalitäten über die Telefonart gesteuert werden, sollte jeder Zusatznummer eine Telefonart zugewiesen werden.

 

Eine Vorbelegung der Telefonarten für Adressen können Sie unter Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Bereich 'Telefonarten' vornehmen.

Bereich 'Profil'

Befindet sich ein Datensatz im Bearbeitungsmodus, werden die verfügbaren Funktionen angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Bildelement / Foto fahren:

Die folgenden Funktionen stehen für Fotos / Grafikdateien zur Verfügung:

Bilddatei auswählen

Um ein Bild auszuwählen, klicken Sie auf das Öffnen Symbol.

Im folgenden Dialog haben Sie die Möglichkeit eine Bilddatei im Format *.BMP, *.JPG, *.GIF oder *.PNG auszuwählen.

Bild löschen

Um ein vorhandenes Bild wieder zu löschen, klicken Sie auf das Löschen Symbol.

Das Bild wird nun entfernt und gegen das Platzhalterbild / Defaultbild ausgetauscht.

Bild speichern

Um das Bild für eine weitere Verwendung zu speichern, wählen Sie das Speichern / Disketten-Symbol.

Im folgenden Dialog können Sie den Dateinamen und den Speicherpfad auswählen.

Bild ausschneiden (Zwischenablage)

Ein Bild kann ausgeschnitten und an anderer Stelle wieder eingefügt werden.

Das Bild wird entfernt, in die Zwischenablage eingefügt und gegen ein Platzhalterbild getauscht.

Aus der Zwischenablage können Sie es nun wieder an jeder anderen Stelle einfügen.

Bild kopieren (Zwischenablage)

Eine weitere Möglichkeit ist das Kopieren von Bildern.

Beim Kopieren wird das aktuelle Bild in die Zwischenablage kopiert.

Aus der Zwischenablage können Sie es nun wieder an jeder anderen Stelle einfügen.

Bild einfügen (Zwischenablage)

Um ein Bild aus der Zwischenablage einzufügen, wählen Sie das Einfügen-Symbol.

Sofern sich in der Zwischenablage eine Bilddatei befindet, kann dieses über das Einfügen-Symbol eingefügt werden.

Das aktuelle Bild wird dann mit dem aus dem Zwischenspeicher ausgetauscht.

Bildschirmfoto von Kamera

Ist eine Kamera am PC angeschlossen, können Sie über diese Funktion Bilder mit der Kamera aufnehmen und als Grafik im Datensatz speichern. Je nach Kamera-Modell stehen unterschiedliche Auflösungen und Einstellungen im Dialog zur Verfügung.

Foto mit einer Webcam erfassen

  1. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Bildelement, es wird ein Menü mit den verfügbaren Funktionen angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Kamera-Schaltfläche. Wenn Sie eine integrierte Webcam besitzen, wird sie automatisch verwendet. Bei einer externen Webcam ist es erforderlich, diese zuerst an den Computer anzuschließen und gegebenenfalls zu installieren.

  3. Es wird zunächst ein Livebild angezeigt. Über das Zahnradsymbol in der rechten oberen Ecke rufen Sie die Einstellungen auf. Hier können Sie beispielsweise die Auflösung für die Fotos festlegen.

  4. Mit der Schaltfläche Erfassen können Sie das angezeigte Bild festhalten.

    Passt der Bildausschnitt nicht verwenden Sie die Schaltfläche Versuchen Sie es noch einmal.

  5. Mit der Schaltfläche Speichern kann das Bild in den Datensatz übernommen werden.

Geburtstag

Hier können Sie das Geburtsdatum des Ansprechpartners eintragen oder über das Datumsauswahl-Steuerelement auswählen.

 

Über Kundenindividuelle Reports kann diese Information ausgewertet werden.

Sprache

Wählen Sie die Sprache des Ansprechpartners aus der Referenztabelle Sprachen aus.

Anredeart

Aus der Referenztabelle Anredearten können Sie hier einen Eintrag für den Ansprechpartner auswählen. In den Anredearten können Anreden mit Formatierungsvorschrift für den Schriftverkehr angelegt werden.

Personalart

Die Personal-Arten erlauben eine Aufschlüsselung der Mitarbeiter nach Tätigkeiten oder Abteilungen, wählen Sie einen entsprechenden Eintrag aus der Referenztabelle Personalart aus.

Die Personalarten werden unter Einstellungen | Office | Adressen | Personalarten angelegt.

Rolle

Wählen Sie hier die Rolle aus, die der Ansprechpartner bei Entscheidungen im Unternehmen spielt. Die CRM-Rollen werden unter Einstellungen | Office | CRM | Rollen definiert.

Einfluss

Aus der Referenztabelle Einflüsse können Sie an dieser Stelle für den CRM-Prozess einen Eintrag auswählen, der definiert welchen Einfluss auf Entscheidungen der Ansprechpartner hat.

Einflüsse werden unter Einstellungen | Office | CRM | Einflüsse angelegt.

Haltung

An dieser Stelle können Sie für den CRM Prozess eine Haltung des Ansprechpartners gegenüber den Lösungen / Dienstleistungen Ihres Unternehmens auswählen. Die CRM -Haltungen werden unter Einstellungen | Office | CRM | Haltungen definiert.

Autorisiert für Servicecalls

Aktivieren Sie diese Option, wenn der Ansprechpartner autorisiert ist, Servicecalls zu melden.

Nach Outlook Adressbuch übertragen

Bei der Verwendung des optionalen esOutlook-AddIn können einzelne Ansprechpartner mit dem Outlook Adressbuch synchronisiert werden. Aktivieren Sie diese Option wenn der Ansprechpartner ins Outlook Adressbuch des aktuell angemeldeten eserp-Benutzers übertragen werden soll.

 

Für die Übertragung von Ansprechpartner in das Outlook Adressbuch sind einige Einstellungen erforderlich, diese werden unter Ansprechpartner importieren und Ansprechpartner exportieren näher beschrieben.

Informationen

Weitere Notizen zu dem Ansprechpartner können Sie im Feld Informationen eingeben.

Eingeschränkter Empfänger

Aktivieren Sie diese Option, werden nicht alle Benachrichtigungen zu einer Servicecall -Statusänderung an den Empfänger weitergeleitet.

Bei der Änderung eines Servicecallstatus können Empfänger über die Servicecallstatus Änderungsevents benachrichtigt werden. Durch die Option Beschränkte Empfänger kann in jedem Servicecallstatus-Änderungsevent der Kreis der Empfänger eingeschränkt werden. Damit kann vermieden werden, dass ein Empfänger zu viele oder unpassende Benachrichtigungen erhält.

Die Option Eingeschränkter Empfänger kann für Kunden, Bedarfer, Geschäftspartner, Lieferanten, Mitarbeiter (Personal) auf dem Register Adresse aktiviert werden. Für Ansprechpartner kann die Option unter Office | Ansprechpartner | Informationen aktiviert werden.

 

Ist in einer Personenart die Option Eingeschränkter Empfänger gesetzt, wird zusätzlich geprüft, ob in einem weiteren abhängigen Datensatz (zum Beispiel Ansprechpartner) auch die Option gesetzt wurde. Wurde in einem von beiden die Option gesetzt, wird das Event unterdrückt.

Funktionen / Symbolleisten

In den Symbolleisten (Ribbon / Ribbonbar) oberhalb des Registers stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung.

Der Aufbau der Symbolleisten ist abhängig von aktuellen Modul / Register.

 

Einige Symbolleisten werden nur bei der Bearbeitung bestimmter Felder eingeblendet, wie zum Beispiel die Symbolleiste Text bei RichText-Feldern.

Bereich 'Datensatz editieren'

Bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten um das Formular in den Bearbeitungsmodus zu versetzen.

Im Bearbeitungsmodus stehen dann die üblichen Eingabe-Elemente zur Verfügung.

Existieren geänderte Daten und das Formular wird geschlossen oder der Datensatz wird gewechselt erscheint eine Quengelabfrage, ob die geänderten Daten übernommen- oder verworfen werden sollen.

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen Rückgängig gemacht werden.

 

Detaildatensätze können auch direkt im Bearbeiten-Modus geöffnet werden. Deaktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | System Einstellungen - Bereich 'Programmverhalten' die Option Detaildaten nicht automatisch bearbeiten.

Siehe auch Datensatz bearbeiten

Übernehmen

Geänderte Daten können immer aktiv gespeichert werden, indem die Schaltfläche Übernehmen angeklickt wird.

Übernehmen und Schließen

Mit der Funktion Übernehmen und Schließen können Sie in einem Schritt die geänderten Daten speichern und das Eingabe-Formular / Modul schließen.

Änderungen verwerfen

So lange Eingaben nicht aktiv gespeichert wurden, das Formular nicht geschlossen oder der Datensatz gewechselt wurde, können Änderungen durch die Schaltfläche Änderungen verwerfen rückgängig gemacht werden.

Bereich 'Datensatz wechseln'

Jede Detailansicht erhält eine Kopie der aktuellen Listenansicht des Moduls. Sichtbar ist diese unter dem Register Liste in der Detailansicht. Dadurch kann auch in der Detailansicht mit Hilfe der Navigationsschaltflächen durch die ursprüngliche Liste navigiert werden.

Ist beim Öffnen der Detailansicht ein Filter oder eine Suche aktiv, wird sich dieses auch auf die Anzeige auf dem Register Liste aus.

Erster

Springt zum ersten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Vorheriger

Blättert zum vorherigen Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Nächster

Blättert zum nächsten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Letzter

Springt zum letzten Datensatz in der Liste. Es wird dabei die Sortierung auf dem Register Liste beachtet.

Bereich 'Sonstiges'

Gehe zu

Im eserp ist eine allgemeine Sprungfunktion zu jeweils abhängigen Modulen vorhanden.

Über die Gehe zu / Sprungfunktion kann zu anderen Modulen gesprungen werden, die mit dem aktuellen Vorgang in Verbindung stehen.

 

Sie können direkt aus einem Kundendatensatz zu den Anlagen oder Verträgen des Kunden springen.

Zum Ausführen der Sprungfunktion gibt es in der Symbolleiste Navigation die Schaltfläche Gehe zu.

Klicken Sie auf das Symbol innerhalb der Schaltfläche, es werden die zur Verfügung stehenden Sprungziele angezeigt.

Wenn Sie einen Eintrag in der Liste anklicken, wird das entsprechende Modul mit dem verknüpften Datensatz aufgerufen.

Gehe zu im Kontextmenü

Die Sprungfunktion steht auch an vielen Stellen im Programm über die rechte Maustaste im Kontextmenü zur Verfügung.

Schließen

Schließt das aktuelle Formular / Modul.

 

Sind noch ungespeicherte Änderungen vorhanden, werden Sie in einer Meldung darauf hingewiesen.

Sie können dann entscheiden, ob die Änderungen gespeichert (Ja), nicht gespeichert (Nein) oder das Schließen abgebrochen werden soll (Abbrechen).

 

Für das Customizing ist die Lizenz Customize (0110250) erforderlich.

Mit dem optionalen esCustomize können folgende Steuerelementeigenschaften angepasst werden:

  • Die Reihenfolge und Sichtbarkeit von Eingabe- und Steuerelementen
  • Die Beschriftung von Steuerelementen
  • Das Layout von Beschriftungen (Farbe; Schriftbreite)
  • Der Kurzhinweistext von Steuerelementen
  • Die Datenbindung von Steuerelementen

Außerdem können auch neue Felder angelegt und dem Formular hinzugefügt werden.

Customizing starten

Durch Klicken auf die Schaltfläche Customizing starten wird das aktuelle Formular in den Customizing Modus gesetzt.

 

Das Formular wird immer im Kontext der aktuell verwendeten Rolle (siehe Rollenzuordnung) angepasst.

Wie sie die Rolle wechseln können, erfahren Sie hier: Rollenzuordnung

 

Für das Customzing von Formularen ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Allgemeine Referenzen - Formulare customizen erforderlich.

Siehe auch Formular anpassen

Customizing aus Rolle übernehmen

Für die Übernahme von Customizing Einstellungen für das aktuelle Formular, die bereits für eine andere Rolle definiert wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Customizing aus Rolle übernehmen. Sie erhalten eine Auswahl der in anderen Rollen definierten Customizing-Eigenschaften.

Felder bearbeiten

Mit der Funktion Felder bearbeiten, können Sie bestimmte Eigenschaften (Pflichtfeld, Schriftfarbe, Hintergrundfarbe und Standardwerte) der Eingabefelder eines Formulars / Moduls bearbeiten. Siehe auch Pflichtfelder und Standardwerte.

Es besteht auch die Möglichkeit eigene Felder und benutzerdefinierte Datenmengen anzulegen, siehe auch Eigene Felder anlegen.

Rollen Verwaltung

Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Verwaltung der Customizing-Rollen.

Customizing-Rollen können unter Einstellungen | Allgemein | Customizing | Referenzen | Customizing - Rollen angelegt und verwaltet werden.

Funktionen bei laufenden Customizing-Vorgang

Nach dem Start des Customizing werden drei weitere Schaltflächen angezeigt:

Übernehmen

Mit dieser Funktion wird das temporäre Customizing gespeichert und der Customizingmodus wird beendet.

 

Damit die geänderten Einstellungen beim Benutzer sichtbar werden, ist es erforderlich das Programm zu beenden und neu zu starten.

Abbrechen

Über diese Schaltfläche kann der Customizingvorgang abgebrochen werden. Der Customizingmodus wird beendet ohne dass die Änderungen an den Formularen gespeichert werden.

Zurücksetzen

Mit dieser Einstellung wird das Customizing zurückgesetzt und es werden die Standardeinstellungen für das Formular geladen. Vor dem Zurücksetzen wird noch eine Sicherheitsabfrage angezeigt, erst nach der Bestätigung wird der Vorgang durchgeführt.

 

Die aktuellen Customizing Einstellungen werden durch das Zurücksetzen unwiderruflich gelöscht.

 

Für das Zurücksetzen des Customizings ist die Berechtigung Allgemein | Administration | Formular Customizing zurücksetzen erforderlich.