Kalkulationsarchiv

Mit Hilfe des Kalkulationsarchivs können Sie Kalkulationen als Datei exportieren und importieren.

Kalkulationsarchiv öffnen

Das Kalkulationsarchiv können Sie unter Projekt | Kalkulationen | Liste über die Schaltfläche Archiv öffnen aufrufen.

Sie können im Fenster Kalkulationsarchiv aus einen anderen Archiv importieren oder Sie importieren oder exportieren einzelne Kalkulationen als Datei.

Nachdem einzelne Kalkulationen ins Archiv kopiert oder verschoben wurden, können diese über die Funktionen Import oder Export auf einen beliebigen Datenträger kopiert oder vom Datenträger zurück übertragen werden.

Siehe auch Export einer Kalkulation (Projektarchiv)

Kalkulationsarchiv anlegen

Ist noch kein Kalkulationsarchiv vorhanden, wird unter Projekt | Kalkulationen | Liste die Schaltfläche Archiv öffnen nicht oder nicht auswählbar (ausgegraut) angezeigt.

Klicken Sie zum Anlegen eines Kalkulationsarchivs auf die Schaltfläche Archiv erstellen. Im nächsten Bestätigungs-Dialog klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, um ein neues Archiv anzulegen.

Im nächsten Schritt ist es noch notwendig ein Verzeichnis für die Ablage der Kalkulationsarchivdatei auszuwählen.

Wählen Sie das Laufwerk und das Verzeichnis zum Speichern des Archiv aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche OK.

Wurde die Archiv-Datei verschoben, gelöscht oder anderweitig umbenannt, wird beim Versuch das Archiv zu öffnen eine Abfrage angezeigt und nach deren Bestätigung wird anschließend im zuvor festgelegten Pfad eine neue Archiv-Datei erzeugt.

Über das Kontextmenü haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um mit dem Archiv zu arbeiten. Sie können unter anderem das Archiv löschen, das Verzeichnis ändern oder ein Archiv öffnen.

Weitere Funktionen im Projektarchiv

• Projektarchiv - Import

• Projektarchiv Export

• Kalkulationen in die Kalkulationsverwaltung kopieren

• Archivverzeichnis

Projektarchiv - Import / Export

Import

Nach dem die Schaltfläche Import betätigt wurde, wird folgender Dialog angezeigt:

• In diesem Auswahl-Dialog kann ausschließlich das Laufwerk und das Verzeichnis ausgewählt, aus dem importiert werden soll.

• Nach der Verzeichnisauswahl starten Sie den Import über die Schaltfläche Öffnen.

  Durch Betätigen der Schaltfläche Abbrechen wird die Funktion ohne eine Aktion beendet.

Beim Importieren einer Kalkulation aus einem Archiv mit den Grundeinstellungen Kalkulationsnummer übernehmen und Bestehende Kalkulationen überschreiben wird vor dem Überschreiben einer Kalkulation überprüft, ob diese standardmäßig bearbeitet werden kann. Siehe auch Einstellungen | Allgemein | Kalkulation II.

Wenn dieses nicht der Fall ist, dann erscheint die Abfrage Eine Kalkulation mit der Nummer <Kalkulationsnummer> ist vorhanden und standardmäßig nicht änderbar. Soll diese trotzdem überschrieben werden?, so dass der Anwender entscheiden kann, ob er den Vorgang fortsetzen oder abbrechen möchte.

Export

Nach dem die Schaltfläche Exportieren betätigt wurde, wird folgender Dialog angezeigt:

Wird beim Exportieren ein bestehendes Verzeichnis ausgewählt und sind in diesem Verzeichnis alte Kalkulationsdateien vorhanden, erscheint eine Abfrage, ob die Dateien ersetzt werden sollen.

• In diesem Auswahl-Dialog kann ausschließlich das Laufwerk und das Verzeichnis ausgewählt, in das exportiert werden soll.

• Nach der Verzeichnisauswahl starten Sie den Export über die Schaltfläche Speichern.

  Durch Betätigen der Schaltfläche Abbrechen wird die Funktion ohne eine Aktion beendet.

Archivverzeichnis

Mit Hilfe des Kontextmenüeintrags Archiv Verzeichnis ändern haben Sie die Möglichkeit ein anderes/ neues Archivverzeichnis auszuwählen, in dem Ihre Kalkulationen abgelegt werden. Diese Auswahl ist auch im Nachhinein möglich. Die bestehende Archiv-Datei wird gegebenenfalls in das neue Verzeichnis verschoben.

Klicken sie den Eintrag Archiv Verzeichnis ändern an, wird ein Fenster zur Verzeichnis-Auswahl geöffnet. In diesem Explorerfenster können Sie nun ein Verzeichnis in Ihrem System für das Kalkulationsarchiv auswählen.

Wählen Sie das Verzeichnis aus und betätigen Sie danach die OK Schaltfläche. Das neue Verzeichnis ist damit vom Programm übernommen worden und wird am Kopf der Registerkarte Kalkulationsarchiv angezeigt.

Zu beachten ist folgende Funktion in den Grundeinstellungen:

Unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation II die Option Kalkulationsnummer übernehmen aktiviert, wird versucht, die Kalkulation mit der bereits vorhandenen Kalkulationsnummer in die Kalkulationsverwaltung zu übernehmen. Besteht bereits eine Kalkulation mit dieser Kalkulationsnummer, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

Ist dieses Feld nicht aktiv, vergibt das Programm beim Kopieren in die Kalkulationsverwaltung die nächste anstehende (d.h. die in Nummernkreise vorgesehene) Kalkulationsnummer. Die Nummernkreise lassen sich unter Einstellungen | Referenzen Allgemein | Nummernkreise hinterlegen.