Kalkulationsmappen

Im Menüpunkt Projekt - Kalkulationen findet die eigentliche projektbezogene Arbeit statt.

Hier werden Angebote, Aufträge, Rechnungen etc. erstellt und können verändert und ausgedruckt werden. Dabei können Angebote nicht nur für Kunden, sondern unter anderem auch für Bedarfer erstellt werden.

Sollen in den Ausdruck Bilder integriert werden, ist das auch kein Problem. esoffice unterstützt folgende Bildformate: Bitmaps, JPEGs, Icons, Windows Metafiles und Enhanced Metafiles. Es können sowohl Anlagenbilder als auch Produktbilder eingebunden werden.

Nähere Informationen zu Anlagenbildern siehe Thema Schaltfläche Vor- und Schlusstext; für Produktbilder siehe Positionseditor.

Zweiter / ermäßigter Mehrwertsteuersatz

Die Kalkulationsbearbeitung unterstützt vollständig den zweiten Mehrwertsteuersatz gemäß den Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Bereich 'Mehrwertsteuer'.

Innerhalb einer Kalkulation können einzelne Artikel auch zum ermäßigten Mehrwertsteuersatz berechnet werden. Dazu ist es erforderlich, dass für die gewünschten Artikel im Artikelstamm auf dem Register Artikel | Artikel / Leistungen | Details II die Option Ermäßigte Mehrwertsteuer aktiviert worden ist. Der Satz der als ermäßigter Mehrwertsteuersatz verwendet werden soll, wird unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II hinterlegt.

Adressformat

In der Kalkulationsbearbeitung werden die Adressen auch in Abhängigkeit vom eingestellten Adressformat formatiert. Das gilt zurzeit für die Adressformate UK / GB, CA und USA.

Beim Formatieren einer weiteren Kalkulationsadresse wird ggf. auch deren Feld ZuHaenden verwendet.

Grundsätzliches

Dokumentenart

Über den Registern in den Kalkulationsmappen kann die Dokumentart ausgewählt werden.

Folgende Dokumentarten stehen zur Verfügung:

• Angebote

• Aufträge

• Ausschreibungen

   

  Bei Auswahl der Dokumentart Ausschreibung haben Sie die Wahl, ob alle in der Kalkulation vorhandenen Artikeltexte als Ausschreibungstexte neu geladen werden sollen.

• Gutschriften

• Rechnungen

• Lieferschein

   

  Die Dokumentenart Lieferschein steht nur im Programm interkeyoffice Eine spezielle Variante des esoffice für Mitglieder des Interkey-Verbandes (Sicherheits- und Schlüsselfachgeschäfte). zur Verfügung, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation II - Option für Sicherheits- und Schlüsselfachgeschäfte die Option Mit Dokumentart Lieferschein aktiviert ist.

  Siehe auch esKasse / Lieferschein

Dokumentennummer

Das Feld Nr. rechts neben der Dokumentenart zeigt die Dokumentnummer an (zum Beispiel die Angebotsnummer). Diese Nummer wird automatisch beim Buchen aus den Nummernkreisen gezogen.

Solange das Feld weiß hinterlegt ist, können Sie vor dem Buchen die Nummer auch manuell vorbelegen. Wenn eine Dokumentnummer automatisch gezogen wird, dann wird überprüft, ob diese Nummer schon einmal verwendet wurde. Ist das der Fall, so wird die Nummer nicht in der Kalkulation gespeichert, sondern es wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt.

Nachträge buchen

Wird ein Angebot oder ein Auftrag mehrmals gebucht, behält dieses immer die gleiche Nummer. Soll hingegen ein Nachtrag erstellt werden, ist es erforderlich eine neue Kalkulation anzulegen, wobei im Auswahldialog neben der Dokumentart auf dem Register Tabelle das Angebot oder der Auftrag eingetragen wird, für den ein Nachtrag erstellt werden soll. Beim Buchen wird dann die entsprechende Vorgangsnummer mit einer Nachtragsnummer versehen.

Für die Dokumentart Auftrag ist im Auftragsauswahldialog die Schaltfläche Akt. Kunde vorhanden, über die der Filter für den aktuellen Kunden ausgeschaltet werden kann.

Bei aktivierten Filter wird die Schaltfläche farblich hinterlegt dargestellt.

Nachtragsnummer

Die Nachtragsnummer steht im Feld hinter der Dokumentnummer. Eine Besonderheit besteht dabei bei den Aufträgen. Wird ein Auftrag gebucht, erhält dieser eine eindeutige Nummer aus dem Nummernkreis. Wird nun ein Nachtrag gebucht (es sollen zum Beispiel noch weitere Positionen erfasst werden), erhält dieser Auftrag eine Nachtragsnummer. Der erste Nachtrag erhält die Nachtragsnummer 01, der Zweite die Nachtragsnummer 02 etc. In der Auftragsbearbeitung stehen nun sowohl der ursprüngliche Auftrag als auch seine Nachträge zur Verfügung und können dort, wie in der Auftragsbearbeitung beschrieben, behandelt werden.

Um nachzuverfolgen, wann zuletzt an der Kalkulation gearbeitet wurde, wird beim Ändern der weiteren Auftragsdaten, einer Kalkulationsadresse, einer Kalkulationsposition oder einer zusätzlichen Dienstleistung die Informationen bezüglich der letzten Änderung in der Kalkulation aktualisiert.

Bereits abgeschlossene Aufträge stehen nicht mehr bei der Dokumentartauswahl in der Kalkulation zur Verfügung, da diese unter keinen Umständen überbucht werden dürfen.

Außerdem ist es nicht möglich, Wochenberichte oder andere Buchungen, die sich auf die Gesamtübersicht dieser Aufträge auswirken, vorzunehmen.