Liste

Auf dem Register Service | Helpdesk | Liste werden die vorhandenen Servicecalls angezeigt.

Für die Ansicht der Servicecalls stehen die zwei Unterregister zur Verfügung:

 

Das Layout der Unterregister (Spalten, Sortierung etc.) lässt sich unabhängig von einander festlegen.

 

Zum Öffnen des Helpdesk und zum Bearbeiten der Servicecalls sind Berechtigungen erforderlich, siehe auch Helpdesk - Berechtigungen

Unterregister 'Aktuell'

Auf dem Unterregister Aktuell werden die vorhandenen Servicecalls aufgelistet, bei denen nicht der Status Erledigt gesetzt ist. Über den Filter Erledigt können auch erledigte Servicecall angezeigt werden.

Die Sortierung der Servicecalls erfolgt als Vorgabe nach der Priorität. Sie kann jedoch jederzeit über das Layout geändert werden.

Die Servicecalls können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

Zusätzlich kann die Anzeige auch noch über den Schnellfilter Abteilung eingeschränkt werden. Hierüber können entweder die Datensätze aller Abteilungen, nur der eigenen oder einer ausgewählten angezeigt werden.

Listeneinträge in Fett-Schrift

In der Listenansicht der Servicecalls auf dem Register Service | Helpdesk | Liste werden Servicecalls mit gesetzter Markierung für Verantwortlich bzw. durch Weiterleitung erhaltene Servicecalls mit fetter Schrift in der Liste angezeigt.

Ein Listeneintrag wird in fetter Schrift so dargestellt, wenn:

  • Die Markierung Verantwortlich bei irgendeinem Eintrag in der Servicecallhistorie zu diesem Servicecall (zusammengefasste Servicecalls werden hierbei ebenfalls berücksichtigt) gesetzt ist und der aktuelle Benutzer der Verantwortliche für diesen Servicecall ist.

  • Die Markierung Weiterleitung zu irgendeinem Eintrag in der Servicecallhistorie dieses Servicecalls gesetzt ist und der Servicecall zum aktuellen Benutzer oder zu einem Team weitergeleitet wurde, dem der Benutzer zugeordnet wurde.

In der Servicecallhistorie wird dazu für jeden Eintrag, der veranlasst, dass der Servicecall Fett dargestellt wird, ein rotes Ausrufungszeichen hinter dem Datum und der Uhrzeit angezeigt.

Beim Ändern der Verantwortlichkeit oder der Weiterleitung eines Servicecalls werden alle Info-Markierungen in der Servicecallhistorie der betreffenden Kategorie gelöscht. Nur die neuen Einträge in der Historie erhalten dann ggf. eine Markierung.

Filter Unterregister Aktuell

Filter Mitarbeiter / Team

Stellt ein Mitarbeiter den Filter im Bereich Mitarbeiter/ Team auf Eigene, so erhält er seine persönliche Arbeitsliste.

 

Wenn die Option Filter mit Beachtung verantwortlicher Mitarbeiter unter Einstellungen | Allgemein | Helpdesk / Workflow - Bereich 'Helpdesk' aktiviert, werden Servicecalls, die der Benutzer erstellt hat und denen ein verantwortlicher Mitarbeiter zugeordnet ist, unter der Filtereinstellung Eigene nicht mehr angezeigt.

Stellt er den Filter auf eigene Teams, werden die Servicecalls aller Teams, in der die aktuelle Personalnummer vorkommt, angezeigt. Zusätzlich befinden sich hier noch die zwei Optionen Mitarbeiter - Übersicht und Team - Übersicht.

Mitarbeiter - Übersicht

Ist die Option Mitarbeiter - Übersicht gesetzt, werden zusätzlich zu den Servicecalls, die einem Mitarbeiter direkt zugeordnet sind, auch alle Servicecalls angezeigt, die einem Team, dem dieser Mitarbeiter angehört zugeordnet sind. (Bei Filter nach eigene oder einem bestimmten Mitarbeiter).

Team - Übersicht

Ist die Option Team - Übersicht gesetzt, werden zusätzlich zu den Servicecalls, die dem Team direkt zugeordnet sind, auch alle Servicecalls angezeigt, die den Mitgliedern dieses Teams direkt zugeordnet sind. (Bei Filter nach eigenen Teams oder einem bestimmten Team).

Unterregister 'Adresshistorie'

Auf dem Register Service | Helpdesk | Liste - Adresshistorie werden alle (inklusive der erledigten) Servicecalls zu einer bestimmten Adresse aufgelistet. Der obere Navigator bezieht sich dann auch auf die hier angezeigte Datenmenge.

Filter Unterregister Adresshistorie

Filter Kunde / Adresse

Die Auswahl der Adressen, zu der die Servicecalls angezeigt werden sollen, kann über das Auswahlfeld Kunde erfolgen. Es wird ein Auswahlfenster, in dem eine Adresse bestimmt werden kann.

 

Welche Adressarten für Servicecalls zur Verfügung stehen, können Sie unter Einstellungen | Allgemein | Helpdesk / Workflow - Bereich 'Servicecalls für' festlegen.

Filter Anlage

Über das Auswahlfeld Anlage kann die Anzeige auf die Servicecalls einer Anlage eingeschränkt werden.

 

Wird das Register Service | Helpdesk | Liste - Unterregister Adresshistorie von dem Register Service | Helpdesk | Liste - Unterregister Aktuell aus aufgerufen, wird in die Adressauswahl die Adresse eingetragen, die in dem auf der Liste ausgewählten Servicecall hinterlegt ist.

Beim Wechsel auf das Register Service | Helpdesk | Liste - unterregister Adresshistorie wird auf den aktuellen Datensatz aus der Bearbeitung positioniert, falls dies möglich ist.

Falls nicht, wird eine Meldung angezeigt, dass der Datensatz gewechselt hat.

Filter Angelegt

Als Filter steht auch eine zeitliche Einschränkung der Servicecalls zur Verfügung. Hier können Sie die Anzeige der Servicecalls auf einen Zeitraum von...bis einschränken.

Wechselt Sie vom Unterregister Adresshistorie auf eines der nachfolgenden Register, so werden dort die Daten des hier ausgewählten Servicecalls angezeigt.

Funktionen

 

Weitere Funktionen zur Listenansicht werden unter Tabellen / Listenansicht (Grid) beschrieben.

Funktionen Helpdesk

Ausgabe / Druck

Über die Schaltfläche Ausgabe / Druck können Basisreports aufgerufen werden.

Es öffnet sich hierbei ein separates Fenster, in dem die verschiedenen Reports durch Anklicken ausgewählt werden können.

Standardreportauswahl

Servicecall Übersicht

Hier kann ein Zeitraum als Parameter mit übergeben werden.

Dieser Report gibt alle Servicecalls aus, die in dem eingegeben Zeitraum angelegt wurden.

Folgende Informationen werden zu jedem Eintrag angezeigt:

  • Nummer des Servicecalls

  • Der aktuelle Status des Servicecalls

  • Die aktuelle Priorität des Servicecalls

  • Der Kunde, der den Servicecall ausgelöst hat

  • Die Bearbeitungszeit in Prozent

  • Datum und Uhrzeit, wann der Servicecall angelegt wurde

  • Datum und Uhrzeit, wann der Servicecall gelöst wurde

  • Datum und Uhrzeit, wann der Servicecall geschlossen wurde

Überfällige Calls

Dieser Report gibt alle Servicecalls aus, die noch nicht gelöst sind und deren Lösungszeit schon abgelaufen ist.

Die Ausgabe dieses Reports wird nach zuständigen Teams und Mitarbeiter gruppiert.

Folgende Informationen werden zu jedem Eintrag angezeigt:

  • Nummer und Titel des Servicecalls

  • Aktuelle Priorität des Servicecalls

  • Prozentangabe, um wie viel der Servicecall überfällig ist

Call Historie

Dieser Report bezieht sich auf den aktuell ausgewählten Datensatz (Servicecall) und gibt die komplette Historie zu einem Servicecall aus.

Folgende Informationen werden angezeigt:

  • Nummer und Titel des Servicecalls

  • Problemkategorie

  • Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit der Erstellung

  • Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit der Lösung

  • Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit des Schließens

  • Anzahl der Notizen

  • Anzahl der Weiterleitungen

  • Anzahl der Wiedervorlagen

  • Anzahl der Eskalationen

  • Priorität bei der Erstellung

  • Priorität bei der Lösung

  • Der Verlauf der einzelnen Änderung (siehe auch Servicecallhistorie)

Call-Nr. merken

Über diese Schaltfläche Call-Nr. merken kann der aktuelle Servicecall zum Wiederaufruf zwischengespeichert werden. Wird die Schaltfläche gedrückt, erscheint daneben eine neue Schaltfläche mit der Servicecall-Nr. des eben vermerkten Servicecalls.

Offene Eskalationspunkte

Über die Schaltfläche Offene Eskalationspunkte wird ein separates Fenster geöffnet, in dem gleich nach dem Anlegen eines Servicecalls dessen Eskalationstermine berechnet und angezeigt werden.

Als Voreinstellung wird eine Liste aller nicht gelöster Servicecalls angezeigt, die jedoch über den Schnellfilter auf einen bestimmten Servicecall eingeschränkt werden kann.

In der Liste werden für jeden Servicecall die Eskalationstermine in zeitlicher Reihenfolge angezeigt, wobei unter Zeitpunkt der Termin für die jeweilige Eskalation zu finden ist.

Bei der Berechnung der offenen Eskalationspunkte der Servicecalls wird die Bereitschaftszeit über die Bereitschaftszeitnummer bestimmt.

Mit Hilfe der Schaltfläche Positionieren kann zu dem aktuellen Servicecall gesprungen werden.

Offene Helpdesk E-Mails

Über diese Schaltfläche werden alle offenen und damit noch nicht zugeordneten E-Mails aus einem oder mehreren E-Mail-Konten aufgelistet und können für die Erstellung eines Servicecalls verwendet werden.

Wie diese Konten und die zugehörigen Mail-Gruppen eingerichtet werden, wird unter esBusinessserver | E-Mail-Einstellungen | Mailgruppen beschrieben.

Am Kopf des Fensters werden alle vorhandenen E-Mail-Konten angezeigt. Über die entsprechenden Optionen kann hierbei eine Schnellfilterung stattfinden. Zusätzlich befindet sich noch die Auswahl Alle in der Anzeige, womit alle Mails aus allen Konten aufgelistet werden.

Die jeweils aktuelle und geladene E-Mail wird durch einen roten Punkt am Anfang der Zeile gekennzeichnet. Unterhalb der Liste wird der E-Mailtext angezeigt und darunter ggf. die Anhänge.

Bei der Erstellung eines Servicecalls aus einer E-Mail heraus wird überprüft, ob eine eindeutige Anlagen- und Vertragsnummer existiert, wenn ja werden diese sofort in den Servicecall übernommen. Es wird weiterhin geprüft ob zu diesen Informationen ein Servicelevel vorhanden ist. Wenn einer gefunden wird, wird der Servicecall mit diesem Servicelevel angelegt.

Bei der Kategorisierung eines nur angelegten und noch nicht gestarteten Servicecalls kann der Benutzer die Anlage und den Vertrag sowie die Raum- und Positionsnummer verändern. Der Servicelevel wird nach diesen Informationen neu gesetzt.

Wenn der Benutzer die Berechtigung zur Auswahl eines anderen Servicelevels hat, kann er diesen ebenfalls ändern.

 

Nachdem der Servicecall gestartet ist, ist unter Service | Helpdesk | Annahme die Auswahl Adresse, Anlage und Vertrag für weitere Änderungen gesperrt.

Wird eine E-Mail über die offenen Helpdesk E-Mails als Kontakt angelegt, kann der Gesprächsverlauf im Nachhinein nicht mehr verändert werden, selbst wenn der Texteingabedialog (Memofeld) per Doppelklick geöffnet wird. Hierbei ist das Textfeld schreibgeschützt.

Die Anlagennummer wird ebenfalls beim Anlegen eines Kontakts aus einer E-Mail zu einem Servicecall gefüllt. Es ist dafür erforderlich, dass die Anlage bereits im Servicecall hinterlegt wurde.

Bei dem geöffneten Dialog für Offene Helpdesk E-Mails werden die E-Mails fortlaufend aktualisiert, neue E-Mails werden eine Statusanzeige markiert. Dadurch verliert das aktuell geöffnete Formular nicht den Focus, so dass auch während bzw. nach der Aktualisierung normal weitergearbeitet werden kann.

Über die Schaltfläche Call erstellen wird automatisch ein Servicecall angelegt und das Register Service | Helpdesk | Annahme wird geöffnet. Hier sind bereits die wichtigsten Daten automatisch übernommen worden.

Zu Call hinzufügen

Über die Schaltfläche Zu Call hinzufügen, kann eine Mail einem beliebigen Servicecall zugeordnet werden. Dafür wird ein Fenster mit allen vorhandenen Servicecalls geöffnet. Als Voreinstellung werden nur die unerledigten Servicecalls angezeigt.

 

Die Schaltfläche Unerledigt für die Filterung nach erledigten / unerledigten Servicecalls wird nur angezeigt, wenn dem Benutzer die Berechtigung 4428 - Gelöste Servicecalls ändern zugeordnet wurde.

Servicecallauswahl für die Mailzuordnung

 

Damit das Fenster Offene Helpdesk-E-Mails immer geöffnet bleiben kann, während Sie im Helpdesk weiterarbeiten, wählen Sie unter Einstellungen | Persönlich | Allgemein - Bereich 'Meldungsfenster' die Option sind integriert im esoffice oder als eigenständiges Fenster.

Suche Seriennummer

Für die Rückverfolgbarkeit der Artikel nach DIN ISO 9001 kann es notwendig sein, bestimmter Artikel (zum Beispiel Anlagenkomponenten) mit Ihrer Seriennummer zu hinterlegen. Sie haben dazu im esoffice die Möglichkeit, vom Lagereingang bis zum Lagerausgang die Seriennummer jedes einzelnen Artikels zu verwalten und so dessen Weg zurückzuverfolgen.

Um gezielt nach einer Seriennummer zu suchen, um festzustellen, wo sich der Artikel, der zur Seriennummer gehört, gerade befindet, können Sie die Funktion Suche Seriennummer verwenden.

Allgemeines zu Seriennummern

Generell können Seriennummern über den Wareneingang, eine manuelle Lagerbewegung (Einlieferung), auf dem Lager und bei den Anlagenkomponenten (zu diversen Artikeln) angelegt werden.

Aus einem Lager können nur existierende Seriennummern ausgeliefert werden (Lieferschein, manuelle Auslieferung (auf Auftrag), usw.).

Bei Rücklieferungen von einem Auftrag können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch auf diesen Auftrag ausgeliefert wurden.

Bei allen Lagerbewegungen bei denen Seriennummern betroffen sind, wird im Hintergrund immer die Tabelle LAGIOSER mit gebucht.

Bei den Anlagenkomponenten können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch ausgeliefert worden sind.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche Seriennummer. Das Fenster Suchen nach Seriennummern im System wird mit dem Register Liste geöffnet.

Bereich 'Status'

Wählen Sie im Bereich Status aus, in welchen Tabellen mit Seriennummerninformationen gesucht werden soll. Dies ermöglicht, die Anzahl der Artikel mit Seriennummern einzuschränken.

Bei der Option Alle werden alle verfügbaren Seriennummern angezeigt.

Zu jedem ausgewählten Status finden Sie eine entsprechende Nummernspalte in der Tabelle wieder, um eine gezielte Suche vorzunehmen.

 

In der Tabelle der Anlagen finden Sie hierfür zum Beispiel die Spalte Anlagennummer.

Seriennummer über die Artikelnummer suchen

Wenn man nicht sicher ist in welchem Bereich eine Seriennummer gebraucht wurde, hat man hier zusätzlich noch die Möglichkeit über die Artikelnummer zu suchen.

  1. Klicken Sie dazu die Spaltenüberschrift Artikelnr. an (1).

    Das Auswahlfeld für die Artikelnummernsuche (2) wird freigeschaltet.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche um den Artikelauswahlassistenten zu öffnen.

  3. Durch die Eingabe einer Artikelnummer oder die Auswahl über den Artikelauswahlassistenten wird, nachdem die Schaltfläche Artikel übernehmen gedrückt wurde, nach den Artikeln in den Seriennummern gesucht.

Über die Schaltfläche Gehe zu kann die allgemeine Sprungfunktion aufgerufen werden. Als Sprungziele stehen der Artikel, der dem Artikel zugeordnete Lieferant und der im Status eingestellte Filter zur Verfügung.

Register 'Historie'

Zusätzlich zur Listenansicht findet sich hier auch noch das Register Historie.

Auf diesem Register werden alle Lagerbewegungen zu einer Seriennummer aufgelistet.

Dabei wird außer der Bewegungsart auch das Buchungsdatum sowie die Nummer des Auftrags, des Liefer- oder Warenscheins angezeigt. Über die Schaltfläche Gehe zu wird die allgemeine Sprungfunktion zu den abhängigen Modulen aktiviert.

Suchen, Sortieren und Filtern

Die Elemente oberhalb der Tabellenansicht ermöglichen es, nach bestimmten Informationen innerhalb der angezeigten Seriennummerndatensätze zu suchen, bestimmte Daten herauszufiltern oder nach einem Kriterium zu sortieren.

Suchen

Im Textfeld Suchen kann in dem unter dem Listenfeld Sortierung eingestellten Datenfeld (zum Beispiel AnlagenNr.) gesucht werden. Es wird dabei bei der Eingabe des Suchbegriffes die Tabellenzeile markiert, welche dem Suchbegriff am nächsten kommt.

Sie können nun eine Sortierung der angezeigten Seriennummern einstellen. Die Möglichkeiten der Sortierung sind abhängig von der Einstellung im Bereich Suchen. Bei den Optionen Lager, Wareneingang, Lieferschein und Anlagen erfolgt die Sortierung über das Sortierfeld. Die Sortiermöglichkeiten (Felder) sind abhängig von der gewählten Tabelle.

Sortierung

Bei Anzeige der Seriennummern aller Tabellen erfolgt die Sortierung über das Anklicken der einzelnen Spaltenüberschriften.

Beispiel für die Spaltenüberschriften

Filter

Um die Anzeige der Datensätze einzuschränken, können Sie die Filterfunktion verwenden, die Sie über die Schaltfläche aufrufen können.

Im Dialogfeld Filter kann eine Selektion über einen Bereich oder einen Wert in einem der angezeigten Felder erfolgen. Es können verschiedene Suchkriterien miteinander kombiniert werden.

Die Eingabemöglichkeiten sind abhängig vom gewählten Feld. Haben Sie die Anzeige mit dem Filter eingeschränkt, wird die Filter Schaltfläche farblich hinterlegt dargestellt .