Dispatching

Ressourcenplanung leicht gemacht

Sie möchten Ihre Mitarbeiter zielgerichtet und nach den vorhandenen Ressourcen bzw. Qualifikationen in den Unternehmensalltag einbinden? Sie möchten außerdem verschiedenste Termine zu Ihren Kunden, Mitarbeitern und Projekten verknüpfen? Dafür ist die richtige Strategie und Aufstellung wichtig. Und eine Software-Lösung, die Sie bei Ihrer Ressourcenplanung unterstützt. So können Sie für eine optimale Auslastung Ihrer Kapazitäten und Ressourcen sorgen und eine hohe Planungsqualität Ihrer Personal- und Zeitressourcen erreichen.

Im Falle einer Störung wünschen Ihre Kunden eine schnelle Lösung. Damit Ihre Techniker zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind, ist das optionale Dispatching-Modul die perfekte Ergänzung zu Ihrer Ressourcenplanungslösung. Übersichtlich sind die Entfernung Ihrer Mitarbeiter zum Einsatzort, die Tages-Termine Ihrer Techniker sowie die Anlagenqualifikation und auch das angegebene Anlagenpersonal zusammengefasst. So können Sie Ihre Ressourcen optimal planen und Ihren Dispositionsaufwand minimieren. Sie begeistern Ihre Kunden mit einer schnellen Technikerverfügbarkeit und der Einhaltung Ihrer Service-Level-Agreements (SLAs).

Voraussetzungen

In den Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I - Bereich 'Auftragsstatus für ...' ist je Auftragsart ein Status für Unterwegs und Vor Ort zugeweisen. Dieser Status gibt an, dass sich ein Techniker auf dem Weg zu einem Auftrag befindet.

Vorbereitung

GPS-Daten

Kunden / Anlagen

Für die Ermittlung der GPS Koordinaten einer Adresse (Kunden / Anlagen) ist es notwendig, jeweils die gültige Anschrift bestehend aus Postleitzahl, Straßenname und Hausnummer beim jeweiligen Vorgang zu hinterlegen.

Ermittlung GPS-Daten / Datenschutz

Damit die Aufträge in der Kartenansicht angezeigt und Entfernungen ermittelt werden können, ist es erforderlich im Datenschutzcenter auf dem Register Geolocation für die folgenden Punkte die GPS-Funktionalität zu aktivieren:

• Adresse <=> GPS

  Über diesen Punkt kann die Umwandlung von Adressdaten in GPS Koordinaten durch einen externen Webservice aktiviert werden.

   

  Nach Aktivierung / Akzeptieren dieses Punktes werden für alle neu angelegten Adressdatensätze die GPS Daten ermittelt und stehen für die Planung zur Verfügung.

  Sind vor Aktivierung bereits Adressdatensätze angelegt worden, ist es notwendig die GPS-Daten über einen Initialisierungslauf für die gewünschten Adressarten zu ermitteln.

  Siehe auch GPS-Daten initialisieren

• Routenplanung (Dispatching)

  Um die Entfernung zwischen zwei Adressen bestimmen zu können, wird ein externer Webservice verwendet. Die Aktivierung dieser Funktionalität ist für die Technikervorverplanung und das Dispatching erforderlich.

• esoffice

  Für die Anzeige von Adressen in einer Karten ist die Aktivierung eines externen Webservice notwendig.

Startadresse Techniker

Als Startpunkt für die Auftragsbearbeitung der einzelnen Techniker wird grundsätzlich die Firmenadresse verwendet, beim Einsatz von Geschäftsstellen wird die dem Techniker zugeordnete Hauptgeschäftsstelle verwendet.

Ist bei einem Techniker im Personalstamm unter Office | Personal | Details I die Option Homeoffice gesetzt, wird die im Personalstamm eingetragene Adresse des Technikers als Startpunkt für die Einsätze angenommen.

Techniker

Damit ein Techniker für das Dispatching zur Verfügung steht, ist es erforderlich im Personalstamm unter Office | Personal | Qualifikation - Bereich 'Einsetzbar' eine der Optionen Montage, Inspektion oder Service für den jeweiligen Mitarbeiter zu aktivieren.

Technikerauswahl / Monteur finden

Um einen Techniker für einen bestimmten Auftrag auszuwählen, der heute zu erledigen ist, ist es im esoffice möglich, diesen Techniker Anhand von verschiedenen Kriterien zu bestimmen. Eine Möglichkeit ist die Berücksichtigung der Entfernung zum Einsatzort.

Hierzu stehen im esoffice zwei Möglichkeiten zur Technikerlokalisierung zur Verfügung. Zum einen kann in der Auftragsbearbeitung über die Schaltfläche Monteur finden oder über den Eintrag Monteur finden im Kontextmenü ein erweiterter Personalauswahldialog aufgerufen werden.

Der angezeigte Text ändert sich abhängig von der Beschriftung für den Ausführenden Techniker (Standard: Monteur finden).

Der Menüpunkt / die Schaltfläche kann nur ausgeführt werden, wenn der Auftrag noch nicht durchgeführt ist, und von dem Mitarbeiter bearbeitet werden kann.

In der Personaleinsatzplanung (mit aktivierter Auftragsübersicht) kann über die Schaltfläche Techn. finden ebenfalls der erweiterte Personalauswahldialog aufgerufen.

Aufruf des erweiterten Personalauswahldialogs in der PEP

Erweiterter Personalauswahldialog

Im erweiterten Personalauswahldialog wird zuoberst die Auftragsart (Service, Wartung oder Projekt) sowie die derzeit gewählte Auftragsnummer angezeigt.

Der erweiterte Personalauswahldialog

Bereich 'Modus'

Beim Aufruf des Dialogs werden das aktuelle Datum und die Uhrzeit angezeigt. Wird das Datum in die Zukunft umgestellt, wird der in den Grundeinstellungen hinterlegte Beginn der Arbeitszeit angezeigt (Einstellungen | Allgemein | Auftrag | Bereich 'Arbeitszeiten Nachkalkulation'.

Im Bereich darunter befindet sich die Modus-Auswahl. Es stehen hier zwei Möglichkeiten zur Auswahl.

Soforteinsatz

Es wird hinter der Datumsauswahl die Uhrzeit angezeigt, die für das Dispatching benutzt wird. Die Uhrzeit regelt welche Termine im Ranking berücksichtigt werden. Beendete Termine (Enddatum und Uhrzeit) kleiner als die Dispatching-Uhrzeit werden nicht mitberücksichtigt.

Planung

Der Modus Planung unterscheidet sich wie folgt vom Modus Soforteinsatz:

1. Die Planung kann erst dann aktiviert werden, wenn das Datum in der Zukunft liegt. Die Datumseinstellung kann hier manuell erfolgen oder auf Grundlage der Zeiten in dem entsprechenden Auftrag.

2. Es werden die Entfernungen für alle Termine eines Mitarbeiters für den Dispatching-Tag berechnet. Im Hinweis der Entfernungsanzeige sind alle Entfernungen sichtbar.

3. In der Rankingtabelle wird für die Entfernung das Minimum alle Entfernung zur Zieladresse angezeigt und für das Ranking mitberücksichtigt.

4. Auf der Karte wird die Zieladresse, alle Termine des in der Rankingtabelle ausgewählten Mitarbeiters und die Standortinformation (Firma / Homeoffice) angezeigt. In den Hinweisen (Popup) zu den Terminen wird die Start- und Endzeit des zugehörigen Termins angezeigt.

5. Es wird die Tagesplanung der Termine des ausgewählten Mitarbeiters oberhalb der Karte mit einer Zeile aus der Personaleinsatzplanung (PEP) angezeigt.

6. Durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü der Zeile aus der Personaleinsatzplanung (PEP) kann ein neuer Termin für den Techniker mit den Daten des Auftrags angelegt werden.

Bereich 'Entfernung berechnen'

In diesem Bereich kann die Entfernung von einem Mitarbeiter zu einem Ziel über die Punkte Luftlinie oder via Routenplanung erfolgen, wobei die Luftlinie immer die kürzeste zum Ziel markiert.

Bereich 'Ranking'

Diese Option ist nur sichtbar, wenn dem Auftrag eine Anlage zugeordnet ist.

Über die Option ohne Anlagenpersonal kann die Berücksichtigung des Anlagenpersonals im Ranking ausgeschaltet werden.

Über die Option ohne Anlagenqualifikation kann die Berücksichtigung der Qualifikation der Anlage im Ranking ausgeschaltet werden.

Aufbau des Rankings

Für das Ranking der Entfernung wird immer ein Minimum von 0 km angenommen.

Für das Ranking der Termindauer, wird immer die Tagesarbeitszeit des betreffenden Mitarbeiters als Maximum und 0 als Minimum angenommen.

Das Anlagenpersonal ist in das Ranking integriert. Dieses Anlagenpersonal wird immer an den ersten Stellen im Ranking angezeigt.

Die Anlagenqualifikation ist ebenfalls in das Ranking integriert. Hat ein Mitarbeiter, die in der Anlage hinterlegte Qualifikation, so werden diese im Ranking oberhalb der Mitarbeiter ohne Qualifikation angezeigt.

Bereich 'Filter'

In diesem Bereich stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Auswahl. Diese Filter können alle miteinander kombiniert werden.

Über den Teamfilter mit Teamauswahl kann aus allen angelegten Teams per Dropdown zugegriffen werden. Dieser Filter ist jedoch nur mit der optionalen Lizenz Teamfähigkeit sichtbar.

Filter nur Anlagenpersonal

Wird diese Option aktiviert, werden nur Mitarbeiter angezeigt, die der im Auftrag hinterlegten Anlage zugeordnet sind.

Siehe auch Service | Anlagen | Details I - Bereich 'Zuständige Mitarbeiter' -> Techniker

Filter nur mit Anlagenqualifikation

Wird diese Option aktiviert, werden nur Mitarbeiter angezeigt, welche die Qualifikation haben, die in der im Auftrag hinterlegten Anlage angegeben ist.

Siehe auch Service | Anlagen | Details I - Qualifikationscode

Bereich 'Adresse'

In diesem Bereich wird die Zieladresse des Auftrags (Adresse der Anlage, Adresse des Kunden oder ggf. die diverse Adresse des Auftrags) angezeigt.

Für die GPS-Positionsbestimmung ist die Straße, die Postleitzahl (PLZ) mit Ort und Land erforderlich. Ansonsten kann die GPS-Position nicht bestimmt werden.

Sind zu dem gewählten Auftrag die Anlagenadresse und die Kundenadresse vorhanden, kann zwischen den beiden Adressen gewählt werden.

Unter dem eventuell vorhandenem Bereich Filter werden in der Liste die möglichen Techniker angezeigt.

Die einzelnen Techniker erhalten aufgrund ihrer aufsummierten Termindauer, ab dem Zeitpunkt des Aufrufs bis Tagesende, ihrem Urlaub / Krank Status und der Entfernung zur Zieladresse, Punkte für ein Ranking. Die Techniker werden in der Reihenfolge dieses Rankings in der Liste angezeigt.

Die aktuelle Position eines Technikers wird anhand folgender Reihenfolge festgestellt.

Aktuelle GPS-Daten aus der esmobile-App, GPS-Daten der Adresse des aktuellen Termins, GPS-Daten der Privatadresse, falls im Personal die Option Homeoffice gesetzt ist, oder den GPS-Daten der Geschäftsstelle, welcher der Techniker angehört. Siehe auch Office | Personal | Details I - Homeoffice

Können keine GPS-Daten zu einem Techniker ermittelt werden, wird die Entfernung zur Adresse mit 0 Punkten bewertet. Die Berechnung der Entfernung der einzelnen Techniker zur Zieladresse wird im Standardfall mittels Luftlinie berechnet. Hier besteht aber auch die Option diese Berechnung via Routenplanung durchführen zu lassen.

Mit der Schaltfläche Techniker übernehmen wird der Techniker als Monteur für den Auftrag eingetragen und es wird das Termineingabeformular geöffnet, damit der entsprechende Termin eingegeben werden kann.

Visualisierung der Techniker Standorte mittels OpenStreetMap

Symbolerklärungen

Zieladresse

Bei der Zieladresse handelt es sich um die im Auftrag hinterlegte Adresse.

Techniker (Termin)

Hier wird der Techniker platziert, wenn er gemäß Kalender aktuell beim Termin vor Ort ist und eine Adresse (Termin, Auftrag, Anlage, Kunde) zugeordnet ist.

Techniker (Firma)

Diese Markierung wird gesetzt, wenn beim Techniker im Personalstamm nicht die Option Homeoffice aktiviert ist und er gemäß Status / Termin oder GPS-Koordinaten nicht unterwegs ist.

Siehe auch Office | Personal | Details I - Homeoffice

Techniker (Vor Ort)

Diese Markierung wird gesetzt, wenn der Techniker zu einem Auftrag als zuständiger Monteur inklusive Auftragstermin eingetragen ist, und dieser Auftrag einen Status hat, welcher unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I | Bereich 'Auftragsstatus für ...' -> Vor Ort für die jeweilige Auftragsart (Projekt, Service, Inspektion, Teil) hinterlegt ist.

Techniker (Privat)

Diese Markierung wird gesetzt, wenn beim Techniker im Personalstamm die Option Homeoffice aktiviert ist und er gemäß Status / Termin oder GPS-Koordinaten nicht unterwegs ist.

Siehe auch Office | Personal | Details I - Homeoffice

Techniker (unterwegs)

Wenn der Techniker zu einem Auftrag als zuständiger Monteur inklusive Auftragstermin eingetragen ist, und dieser Auftrag einen Status hat, welcher unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I | Bereich 'Auftragsstatus für ...' -> Unterwegs für die jeweilige Auftragsart (Projekt, Service, Inspektion, Teil) hinterlegt ist..

Techniker (GPS)

Falls der Techniker der GPS-Standorterkennung auf seinem mobilen Endgerät zugestimmt hat, wird hier der lokalisierte Standort aus dem esmobile angezeigt.

Anlagenqualifikation

Für diese Anlage ist eine bestimmte Qualifikation erforderlich.

Siehe auch Service | Anlagen | Details I - Qualifikationscode

Anlagenpersonal

Bei einer Anlage kann ein zuständiger Techniker hinterlegt werden.

Siehe auch Service | Anlagen | Details I - Bereich 'Zuständige Mitarbeiter' -> Techniker