Datenschutzcenter

Um Ihnen den Überblick über datenschutzrechtliche Einstellungen für esoffice, esweb und esmobile zu erleichtern, finden Sie im Datenschutzcenter. Hier können Sie zentral alle Funktionen konfigurieren, die datenschutzrechtliche Relevanz haben. Sie können das Datenschutzcenter unter Tools | Datenschutzcenter aufrufen.

Im Datenschutzcenter finden Sie auch wichtige Hinweise für die Datenverarbeitung mit Unterstützung von Dienstleistern, die Ihren Sitz beispielsweise in den USA haben und für die deshalb andere Datenschutzbestimmungen als in Deutschland gelten.

Das Datenschutzcenter ist thematisch auf mehrere Register unterteilt:

Geolocation

Unter dem Register Geolocation befinden sich derzeit folgende Punkte:

Für die einzelnen Punkte werden die Drittanbieter, die Schnittstelle und die Daten, die für die jeweilige Funktionalität übertragen werden, angezeigt.

 

Mit der Berechtigung 116 - Sicherheit besteht die Möglichkeit, die entsprechenden Funktionalitäten zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

 

Alle Funktionalitäten sind als Voreinstellung NICHT aktiviert.

Adresse <=> GPS

Konvertieren von Adressdaten in GPS-Koordinaten.

Sie haben zu Ihren Kunden, Anlagen & Co noch keine GPS-Daten hinterlegt?

Das können Sie bequem per Mausklick erledigen, wenn Sie über die Berechtigung Sicherheit verfügen.

Über die Schaltfläche Adressen <-> GPS öffnen Sie die Einstellungen zum Konvertieren von Adressdaten in GPS-Koordinaten.

 

Grundsätzlich ist es erforderlich über die Schaltfläche Akzeptieren die Funktionalität zum Konvertieren von Adressdaten in GPS-Daten über den Webservice eines Drittanbieters zu aktivieren. Über den Link unter Benutzungsrichtlinien Datenschutz können die Datenschutzrichtlinien des Anbieter vor der Aktivierung eingesehen werden.

Nach dem Aktivieren der Funktionalität durch Akzeptieren der Datenschutzeinstellungen, werden beim Speichern von gültigen Adressen abhängig vom den Optionen und der Lizenz Dispatching, die GPS-Daten neu bestimmt.

 

Können die GPS-Koordinaten einer Adresse nicht ermittelt werden, überprüfen Sie bitte die folgenden Angaben der Adresse:

  • Schreibweise des Straßennamens

  • Hausnummer

  • Postleitzahl

  • Schreibweise des Ortes

  • Angabe eines Landes

GPS-Daten initialisieren

Für bereits vorhandene Adressdaten kann ein Initialisierungslauf über die Schaltfläche GPS-Daten initialisieren gestartet werden, bei dem Sie festlegen können für welche Adressdaten die GPS-Koordinaten ermittelt werden sollen.

Die Anfragen beim Webservice des Anbieters sind dabei begrenzt. Je nach Menge der Daten kann dieser Vorgang auch schon ein paar Stunden in Anspruch nehmen.

 

Führen Sie die Initialisierung über Nacht durch.

 

Pro Minute werde maximal 55 Anfragen an nominatim (openstreetmap.org) gesendet. (Vorgabe von Nomiatim in den Nutzungsbedingungen: nicht mehr als 1 Aufruf pro Sekunde)

Es kann eine Protokoll-Datei ausgewählt werden, in die für jeden Datensatz das Ergebnis der Initialisierung eingetragen wird.

Im Dialog können allen Adressdaten, die GPS-Koordinaten unterstützen, ausgewählt werden.

Folgende Adressarten sind vorhanden:

  • Geschäftsstelle(n)

  • Personal

  • Geschäftspartner

  • Bedarfer (abhängig von der Lizenz)

  • Kunden

  • Lieferanten

  • Anlagen (abhängig von der Lizenz)

  • Auftragsadressen (abhängig von einer Auftragslizenz)

Wählen Sie die gewünschten Adressarten aus und klicken dann auf die Schaltfläche Initialisieren.

Routenplanung (Dispatching)

Im optionalen Dispatching Modul kann die Entfernung zwischen einen Techniker und der Zieladresse (Kunde / Anlage) über die Routenplanung berechnet werden.

Im Dispatching werden die Optionen, ob die jeweilige Funktionalität im Datenschutz-Center aktiviert wurde, ausgewertet und die entsprechenden Funktionen ggf. ausgeschaltet.

 

Für die Nutzung der Routenplanung im Dispatching-Modul ist es erforderlich über die Schaltfläche Akzeptieren die Funktionalität über den Webservice des Drittanbieters zu aktivieren.

Über den Link unter Benutzungsrichtlinien Datenschutz können die Datenschutzrichtlinien des Anbieter vor der Aktivierung eingesehen werden.

Ist diese Funktion aktiviert, können Sie sich über den Dienst von YOURS (yournavigation.org) die Route berechnen lassen.

esoffice

Im optionalen Dispatching Modul können die Position des Technikers und die Zieladresse (Kunde / Anlage) auf einer Karte angezeigt werden.

 

Für die Nutzung der Funktion zum Anzeigen von Adressen auf einer Karte im Dispatching-Modul ist es erforderlich über die Schaltfläche Akzeptieren die Funktionalität über den Webservice des Drittanbieters zu aktivieren.

Über den Link unter Benutzungsrichtlinien Datenschutz können die Datenschutzrichtlinien des Anbieter vor der Aktivierung eingesehen werden.

esweb

Sie können sich die im esweb vorhandenen Adressen auf einer Karte anzeigen lassen.

 

Für die Nutzung der Funktion zum Anzeigen von Adressen auf einer Karte / Routenplanung im esweb ist es erforderlich über die Schaltfläche Akzeptieren die Funktionalität über den Webservice des Drittanbieters zu aktivieren.

Über den Link unter Benutzungsrichtlinien Datenschutz können die Datenschutzrichtlinien des Anbieter vor der Aktivierung eingesehen werden.

Bei der Aktion Route berechnen kann die Route über den Webservice eines Drittanbieters zwischen der aktuellen Geschäftsstelle und der Adresse berechnet werden

esmobile

Sie können sich in der esmobile-App (iOS / UWP Windows 10) auf dem Auftragsdetail-Register die Anlagenadresse auf einer Karte anzeigen lassen.

 

Für die Nutzung der Funktion zum Anzeigen von Adressen auf einer Karte / Routenplanung im esweb ist es erforderlich über die Schaltfläche Akzeptieren die Funktionalität über den Standardkartendienst des verwendeten Betriebssystems (iOS / Windows 10) zu aktivieren.

Online-Dienste

Bereich SMS

Unter dem Register Online Dienste können im Bereich SMS die Eckdaten für folgende SMS-Anbieter eingesehen werden:

  • SMSTrade

  • aspsms

  • Clickatell

  • cm.telecom

Für die einzelnen Punkte werden die Drittanbieter, die Schnittstelle und die Daten, die für die jeweilige Funktionalität übertragen werden, angezeigt.

Die Konfiguration des jeweiligen SMS-Anbieters wird über das Konfigurationsprogramm des esBusinessservers (esServerConfig) vorgenommen.

Bereich Lieferanten

ITscope

Im Artikelauswahlassistenten können auf dem Register ITscope Artikel online Artikel aus dem Katalogen verschiedener Anbieter ausgewählt und in eine Kalkulationsmappe eingefügt werden. Es wird dabei der Webservice des Anbieters ITscope verwendet.

Die Einstellungen für personalisierte Zugänge können unter Einstellungen | Persönlich | Allgemein - Bereich 'ITscope' vorgenommen werden.

Lizenzen verwendeter Software

Für die einzelnen Bibliotheken werden der Anbieter, die Funktion im esoffice und die Lizenz angezeigt.

Unter dem Register Lizenzen verwendeter Software befinden sich derzeit folgende Punkte:

Open Layers

Die Anwendungsbibliothek OpenLayers wird zum Anzeigen der Karte im optionalen Modul Dispatching verwendet.

Native XML

Die Native XML Anwendungsbibliothek wird beim Import und Export von XML-Dateien verwendet.

Schrift Roboto

Die Schriftart Roboto wird als Standardschriftart für die esoffice Programmoberfläche verwendet. Ist die Schriftart Roboto nicht auf dem PC installiert, auf dem das esoffice ausgeführt wird, wird beim Programmstart die Schrift temporär installiert und beim Beenden wieder deinstalliert.

Datenschutz-Grundverordnung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies betrifft die Nutzung von Software, mit welcher die Speicherung solcher Daten möglich ist. Die folgenden Informationen helfen allen Nutzern von esoffice (BHE office, interkey office) DSGVO-konform zu arbeiten.

Benötigen Sie Hilfe bei der Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung? Gerne ist Ihnen der es2000 Support behilflich.

E-Mail: support@es2000.de

Rufnummer: +49 541 4042-110

 

Bitte beachten Sie, dass es2000 keine Rechtsberatung geben kann, wenden Sie sich in diesem Fall bitte an Ihren Rechtsanwalt.

Den Gesetzestext können Sie hier einsehen: https://dsgvo-gesetz.de/

DSGVO-Programmunterstützung im esoffice

Die DSGVO-Programmunterstützung ist standardmäßig aktiviert.

Bitte überprüfen Sie, ob dies auch bei Ihnen der Fall ist:

DSGVO-Programmunterstützung deaktivieren

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Programmunterstützung für die Datenschutzgrundverordnung ausgeschaltet, d.h. es findet keine Prüfung der personenbezogenen Daten statt.

 

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dies betrifft die Nutzung von Software, mit welcher die Speicherung solcher Daten möglich ist.

 

Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen man eine Person identifizieren kann. Dazu zählen unter anderem der Name, die Anschrift und das Alter.

Besonders sensibel werden diese Daten, wenn beispielsweise Informationen zur Herkunft oder Gesundheit einer Person gesammelt werden. Diese personenbezogenen Daten dürfen Sie nur rechtmäßig verarbeiten (Art. 6 DSGVO). Das bedeutet, dass die Verarbeitung zweckgebunden erfolgen muss, beispielsweise zur (Vor-)Vertragserfüllung, zu Werbe- und Forschungszwecken oder ähnlichem.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten, kann auch durch eine schriftliche Einwilligungserklärung erfüllt werden (Art. 6 Abs. 1a DSGVO).

 

Weitere Informationen finden Sie im Thema 'DSGVO Datenschutz-Grundverordnung.

Marketingattribut Einwilligungserklärung

Unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Marketingattribute kann ein Attribut angelegt werden, welches dazu dient eine schriftliche Einwilligungserklärung in esoffice abzuspeichern und mit dem Ansprechpartner zu verknüpfen.

Dieses Attribut könnte beispielsweise Einwilligungserklärung benannt werden.

Wählen Sie hier das bereits angelegte Marketingattribut aus

Liegt eine schriftliche Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung vor, kann diese dem Ansprechpartner zugeordnet werden.

Über Office | Ansprechpartner | Details - Bereich 'Marketing-Attribute' können Sie das bereits angelegte Marketing-Attribut Einwilligungserklärung (oder ähnlich lautend) auswählen. Auch der Widerruf der Erlaubnis kann auf diesem Wege gespeichert werden.