Artikelauswahlassistent

Mit Hilfe des Artikelauswahlassistenten können Artikel gesucht und der Kalkulation hinzugefügt werden.

Layout anpassen

Sie haben die Möglichkeit, den Aufbau der Artikelliste zu ändern, indem Sie auf die Spaltennamen klicken und dabei die linke Maustaste gedrückt halten. Nun ziehen Sie die Spalte an die von Ihnen gewünschte Stelle in der Tabelle. Verfahren Sie so mit allen von Ihnen zu ändernden Spalten. Wenn die Tabelle Ihren Anforderungen entspricht, können Sie über den Menüpunkt Datei | Layout speichern die Änderungen am Layout speichern. Das geänderte Layout wird beim erneuten Öffnen des Artikelauswahlassistenten in der Kalkulationsmappe angezeigt.

Um das Ursprungslayout wieder zu laden, verwenden Sie den Menüeintrag Datei | Standardlayout.

Siehe auch Menü 'Datei'

Titelleiste

In der Titelleiste des Artikelauswahlassistenten wird außer dem Matchcode einer Kalkulation auch noch die derzeit aktuelle Dokumentart angezeigt.

Filter

Im Artikelauswahlassistenten können die Artikel und Lieferanten auch (über das Feld GSNr in der Tabelle ArtMLie) nach der aktuellen oder den eigenen Geschäftsstellen gefiltert werden. Dabei werden unter anderem die Artikel angezeigt, die einer Geschäftsstelle im Artikelstamm zugeordnet sind.

Wegen der Trennung von Zentral- und Filialartikeln werden, analog zum Artikelstamm beim Filtern nach Geschäftsstelle, nicht nur die Datensätze der aktuellen / eigenen Geschäftsstelle, sondern auch alle Artikel, die keiner Geschäftsstelle zugeordnet sind angezeigt.

Im esoffice wird der Artikelauswahlassistent an verschiedenen Stellen verwendet, je nachdem aus welchem Modul / Formular der Assistent aufgerufen wird, sind unterschiedliche Funktionen verfügbar.

Die Titelleiste des Assistenten zeigt zu welchem Formular der Assistent aktuell gehört.

Modi des Artikelauswahlassistenten

Es gibt zwei verschiedene Modi für den Artikelauswahlassistenten je nach Modul / Formular (siehe Beispiele unten):

Einzelauswahl -> Sichtbare Schaltflächen

Übernehmen

Übernahme der Artikelnummer.

Schließen

Schließt den Assistenten.

Mehrfachauswahl (Gitterauswahl) -> Sichtbare Schaltflächen

Hinzufügen

Neue Position zur Kalkulationsmappe einfügen, Übernahme der Artikelnummer in die neue Position.

Übernehmen

Übernahme der Artikelnummer in die aktuelle Kalkulationsposition.

Schließen

Schließt den Assistenten.

Artikelstamm

Kalkulationsmappe - Artikel hinzufügen

In der Kalkulationsmappe auf dem Register Tabelle kann über das Auswahlfeld (Artikelnummer) der Artikelauswahlassistent aufgerufen werden.

Kalkulationsmappe - Artikel aus Materialkatalog hinzufügen

Über die Schaltfläche Materialkatalog im Artikelauswahlassistenten wird das Fenster Materialkatalogartikel auswählen geöffnet. Hier können Artikel aus dem Materialkatalog ausgewählt und in die Kalkulationsmappe übernommen werden, ohne vorher diese in Materialstamm zu übernehmen.

Bestellung (Bestellart = manuell)

Siehe auch Artikel | Bestellungen | Positionen

Bestellung (Materialkatalogsartikel bestellen)

Über die Schaltfläche Materialkatalog im Artikelauswahlassistenten wird das Fenster Materialkatalogartikel auswählen geöffnet. Hier können Artikel aus dem Materialkatalog ausgewählt und in die Bestellung übernommen werden, ohne vorher diese in Materialstamm zu übernehmen.

Lieferschein 'ohne Bezug'

Aufruf des Artikelauswahlassistenten

Der Artikelauswahlassistent lässt sich folgendermaßen aufrufen:

• Durch die Eingabe eines unvollständigen Suchbegriffes im Artikel-Auswahlfeld und dem anschließenden Betätigen der Tabulator Taste, wenn der Artikelsuch-Assistent voreingestellt ist.

• Durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste in das Artikel-Auswahlfeld, wenn der Artikelsuch-Assistent voreingestellt ist.

• Durch die Auswahl aus dem Kontextmenü vom Artikel-Auswahlfeld, dass durch einen Klick mit der rechten Maustaste oder dem Betätigen der Taste Menü geöffnet wird.

  

Nach dem ersten Aufruf in einer Kalkulation wird das oben abgebildetes Fenster angezeigt.

Um auf die Liste Ihrer Artikel zugreifen zu können, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• Geben Sie im Suchen-Feld eine Artikelnummer ein (Artikelnummer ist als Suchkriterium voreingestellt)

• Menüpunkt Datensätze | Filter entfernen

Nun sehen Sie Ihre Artikel in Listenform auf dem Bildschirm.

Funktionsweise des Artikelauswahlassistenten

Artikel hinzufügen

Durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf einen Artikel in der Tabelle oder dem Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen wird der ausgewählte Artikel mit der im Feld Menge angegebenen Menge der Kalkulation hinzugefügt. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, mit der Enter-Taste den Artikel, auf den Sie positioniert haben, einzufügen. Ob der Artikel ein- oder angefügt wird, hängt davon ab, ob die Taste Einfügen oder Anfügen ausgewählt (schwarz umrandet) ist.

Veraltete / gesperrte Artikel

Wenn ein Artikel hinzugefügt werden soll, der den Artikelstatus 1 oder 4 hat, erscheint eine Sicherheitsabfrage, die lautet: Der ausgewählte Artikel ist kein aktueller Artikel. Soll er trotzdem hinzugefügt werden?.

Wenn innerhalb der Bestellbearbeitung oder der Serviceaufträge im Artikelauswahlassistenten ein als alt markierter Artikel (Schrift weiß) selektiert wird, bekommt man bei der Übernahme des Artikels ebenfalls die oben beschriebene Meldung angezeigt, dass es sich nicht um einen aktuellen Artikel handelt.

Vor dem Hinzufügen eines Artikels mit gesperrtem Qualitätsmanagement erscheint die Sicherheitsabfrage: Beim ausgewähltem Artikel ist das Qualitätsmanagement gesperrt. Soll er trotzdem hinzugefügt werden?.

Vor dem Hinzufügen eines Artikels, bei dessen ausgewählten Lieferanten kein Qualitätsmanagement zugelassen ist, erscheint die Sicherheitsabfrage: Beim ausgewählten Lieferanten ist kein Qualitätsmanagement zugelassen. Soll der Artikel trotzdem hinzugefügt werden?.

Spezielle Preise / Rabatte

Beim Hinzufügen eines Artikels wird auch überprüft, ob für den Kunden spezielle Preise oder Rabatte vorhanden sind. Wenn dieses der Fall ist, dann wird ein Dialogfenster angezeigt, in dem der Anwender den gewünschten Preis bzw. Rabatt auswählen kann.

Beim Hinzufügen eines Artikels mit kundenspezifischem Preis, werden die Werte für Miete, Wartung und Versicherung genau dann übernommen, wenn in der Kalkulation keine Mietparameter eingestellt sind.

Lagerbestand / Lagerbestände

Über die Schaltfläche Lagerbestand / Lagerbestände oder den entsprechenden Kontextmenüeintrag ist es jederzeit möglich, sich zu dem ausgewählten Artikel die aktuellen Lagerbestände anzeigen zu lassen.

Die im Bild unten angezeigten Reservierungen werden nur angezeigt, wenn im Programm mit Artikelreservierungen gearbeitet wird. (Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Bestellung').

Am Kopf des Registers wird die aktuelle Artikelnummer für die Lagerbestände angezeigt. Darunter können bei entsprechender Einstellung die Mengen der offenen Angebote, sowie die Umsatzmengen vom aktuellen Jahr und vom Vorjahr angezeigt werden.

Aktivieren Sie hierfür unter Einstellungen | Allgemein | Artikel - Bereich 'Parameter Artikel' die Option Lagerbestandsdialog mit Angebots- und Umsatzmengen.

Im Fenster der Lagerbestände befindet sich noch ein Kontextmenü mit erweiterten Funktionen.

Über dieses Kontextmenü der Lagerbestände können Sie sich ebenfalls die vorhandenen Reservierungen (Lager und Auftrag) sowie die offenen Bestellungen für den jeweiligen Artikel anzeigen lassen. Dafür wird das Anzeigefenster um die jeweiligen Informationen erweitert, wie im nachfolgenden Bild ersichtlich.

Erweitertes Lagerbestandsfenster

Das Feld für Meldebestand (Meld.-Best.), welches bei den Lagerartikeln gefüllt werden kann, wird hier im Lagerbestandsdialog mit angezeigt. Unterschreitet der Bestand den Meldebestand, so wird die Datenzeile mit gelben Hintergrund dargestellt.

Sie finden hier auch die Spalte offener Bedarf unter Reservierungen für Aufträge.

Zusätzlich haben sie hier auch den Filter alle Bedarfspositionen unter den Reservierungen (Auftrag). Ist dieser gesetzt, dann werden zusätzlich alle Aufträge mit Bedarfspositionen der aktuellen Artikelnummer und deren offener Bedarf (Summe) angezeigt.

Wird ohne Reservierungen gearbeitet, ändert sich das Aussehen des Lagerbestandsdialog wie folgt:

Im Kontextmenü ändern sich die Einträge:

Werden beide Optionen im Kontextmenü aktiviert, sehen sie die Bestellungen sowie den Materialbedarf.

Wird ohne Artikelreservierung gearbeitet erhält der Auftragsbedarf die Überschrift Materialbedarf. Die Option alle Bedarfspositionen wird ausgeblendet und gesetzt.

Schaltfläche 'Materialkatalog'

Über die Schaltfläche Materialkatalog im Artikelauswahlassistenten wird das Fenster Materialkatalogartikel auswählen geöffnet. Hier können Artikel aus dem Materialkatalog ausgewählt und in die Kalkulationsmappe übernommen werden, ohne vorher diese in Materialstamm zu übernehmen.

Unterregister 'Lieferanten'

Auf diese Unterregister werden die Lieferantendaten für den ausgewählten Artikel, der mit seiner Artikelnummer und der Artikelbezeichnung am Kopf des Fensters steht, angezeigt.

Außer der Lieferantennummer, Name, Ort werden auch noch die Bestellbezeichnung und die Bestellnummer sowie der Einkaufspreis (EK-Preis) und der Nettopreis angezeigt.

Menü Artikelauswahlassistent

In der Menüleiste gibt es sechs Einträge: Datei, Bearbeiten, Ansicht, Datensätze, Optionen und Fenster.

Menü 'Datei'

Im Menü Datei können Sie das Layout speichern oder ein gespeichertes wieder laden.

Layout speichern

Mit dem Menüpunkt Layout speichern können die Veränderungen (Spalten verkleinern / vergrößern, Spaltenreihenfolge ändern) in der Anzeige der Tabelle zu speichern.

Folgende Veränderungen können vorgenommen werden:

• Spalten können verkleinert bzw. vergrößert werden, indem man mit der Maus auf den Titelbalken der Tabelle geht.

• Bewegt man die Maus von einem Spalten-Titel zu einem anderen, ändert sich das Mauszeichen kurz. Klickt man nun die linke Maustaste an und zieht nach rechts oder links, kann man so die Spaltenbreite vergrößern oder verkleinern.

• Klickt man einen Spalten-Titel an und lässt die linke Maustaste gedrückt, kann man die Spalte verschieben.

Layout laden

Stellt das gespeicherte Format (wenn vorhanden) wieder her. Wurde ein vom Standard abweichendes Format abgespeichert, lädt sich dieses Format automatisch beim Aufruf des Artikelauswahlassistenten.

Standardlayout

Stellt das ursprüngliche Tabellenformat wieder her (wenn Veränderungen vorgenommen wurden).

Menü 'Bearbeiten'

Im Menüpunkt Bearbeiten haben Sie die allgemeinen Suchfunktionen sowie Kopier- und Einfügefunktionen.

Suchen

Tasten Strg + F

Sucht nach einem Datensatz, auf den das eingegebene Kriterium zutrifft (siehe Durchsuchen).

Suche wiederholen

Taste F3

Wiederholt die Suche, die unter Suchen aufgenommen wurde und springt zum nächsten vorhandenen Datensatz (sofern vorhanden - wenn nicht vorhanden erscheint eine Meldung).

Gehe zu

Ermöglicht das Springen zum ersten, letzten, nächsten und vorherigen Datensatz.

Menü 'Ansicht'

Erweiterte Symbolleiste

Im Menüpunkt Ansicht können Sie die erweiterte Symbolleiste einschalten.

Siehe auch Erweiterte Symbolleiste

Artikelauswahlassistent mit erweiterter Symbolleiste

Artikelauswahlassistent ohne erweiterte Symbolleiste

Lieferant / Hersteller

Hier können Sie noch festlegen, ob im Artikelauswahlassistenten die Artikelliste nach dem Lieferanten oder dem Hersteller gefiltert werden kann. Je nach Auswahl wird auch die Beschriftung des Filters entsprechend angepasst.

Menü 'Datensätze'

Im Menüpunkt Datensätze können Sie unter anderem die Sortierung einstellen.

Sortierung

Zur Auswahl stehen die aufsteigende und die absteigende Sortierung der Datensätze.

Filter entfernen

Nach Auswahl dieses Menüeintrages zeigt die Tabelle nach dem ersten Öffnen alle Artikel in Listenform an.

Anzeige aktualisieren

Mit dem Menüeintrag Anzeige aktualisieren können Sie das Standardlayout wiederherstellen, wenn Sie zwischenzeitlich etwas daran geändert haben (Tabellenspalten verschoben etc.).

Dabei bezieht sich das Standardlayout auf die eingestellte Überschrift im Suchenfeld.

Menü 'Optionen'

Im Menüpunkt Optionen können Sie die Suchen- und die Filterfunktion noch weiter verfeinern, sowie allgemeine Einstellungen vornehmen.

Anlagensysteme n. Pos sortieren

Die Option bezieht sich auf die Sortierung der Anzeige bei der erweiterten Symbolleiste (siehe weiter unten).

Datensatzanzahl...

Die beiden Einträge Datensatzanzahl... und Suche mit... beziehen sich auf die Suchfunktion.

Ist die Funktion Suche mit Einschränkung aktiviert, so wird die allgemeine Suchfunktion dahingehend beschnitten, dass nur noch Artikel angezeigt werden, die der Eingabe im Selektionsfeld entsprechen, sowie alle Nachfolgenden.

Wird dazu noch der Menüeintrag Datensatzanzahl beschränken aktiviert, werden die nachfolgenden Artikel nicht mehr mit angezeigt.

Suchverzögerung: ...

Über die Option Suchverzögerung: ... kann die Zeit, bis die automatische Suche nach einer Änderung im Eingabefeld Suche startet, ausgewählt werden. Über das Menü können Werte zwischen 400 und 1600 Millisekunden in 300er-Schritten eingestellt werden.

Die nächsten beiden Einträge werden in Verbindung mit der Filterfunktion verwendet.

Filter mit Groß- / Kleinschreibung

Wird in der Suchzeile im Feld Text ein Filterkriterium eingegeben und danach der nebenstehende Filterknopf gedrückt, so wird nach dieser Eingabe gefiltert. Soll dabei auch noch auf die Groß-/ Kleinschreibung geachtet werden, aktivieren Sie diesen Menüeintrag.

Filter über alle Lieferanten

Der Filter über alle Lieferanten ist als Voreinstellung aktiviert.

Bestelldaten / Lagerdaten

Die beiden Optionen Bestelldaten... und erweitern die Anzeige der Tabellenfelder. Somit kann zum Beispiel auch nach der Bestellnummer eines Artikels gesucht werden.

Nur Kunden-Artikel anzeigen

Über den Eintrag Nur Kunden-Artikel anzeigen können nur die kundenspezifischen Artikel angezeigt werden (im Kundenstamm auf dem Register Office | Kunden | Details – Unterregister Artikel). Zusätzlich wird dann die Kunden-Artikelnummer in der Liste angezeigt, über die auch gesucht werden kann.

Fremdsprachige Texte anzeigen

Mit Hilfe der Option Fremdsprachige Texte anzeigen können auch die Artikelbezeichnungen in einer hinterlegten Fremdsprache zur Anzeige gebracht werden.

Dabei ist die Anzeige der fremdsprachigen Texte Benutzerabhängig. Das bedeutet, dass hinterlegte, fremdsprachige Texte nur dann angezeigt werden, wenn der angemeldete Mitarbeiter sich mit dem entsprechenden Sprachcode anmeldet.

Der Schalter Fremdsprachige Texte anzeigen ist standardmäßig gesetzt, wenn beim aktuellen Mitarbeiter ein anderer Sprachcode als in den Grundeinstellungen hinterlegt ist.

Indexspalte nach links schieben

Mit dem Menüeintrag Indexspalte nach links schieben wird das Hauptsuchkriterium in die erste Spalte der Liste gestellt.

Memos im Datengitter anzeigen

Im Artikelauswahlassistenten werden in der Liste (Datengitter) Blob-Felder (zum Beispiel Langtext) nur dann angezeigt, wenn die Option Memos im Datengitter anzeigen ausgewählt ist und die Datenmenge nicht über mehrere Tabellen geht (mit Bestelldaten, mit Lagerdaten, etc).

Bilder übernehmen

Mit der letzten Funktion Bilder übernehmen werden bei der Übernahme von Artikeln auch deren vorhandenen Produktbilder mit übernommen.

Das heißt, ein Produktbild wird dann angezeigt und ausgedruckt, wenn die Kalkulationsposition ein Bild enthält und übernommen wurde und ein Dokumentfeld Produktbild in den Kalkulationsformularen angelegt wurde.

Siehe auch

• Produktbild wird nicht angezeigt

• Projekt | Kalkulationen | Kalkulationsmappe | Positionseditor - Produktbild

Menü 'Fenster'

Im Menüpunkt Fenster steht Ihnen der Eintrag Immer im Vordergrund zur Verfügung. Ist er aktiviert, so wird das Fenster des Artikelauswahlassistenten immer im Vordergrund stehen bleiben und verschwindet erst durch Schließen desselben. Bei Nichtaktivierung wird Ansonsten jedes neu geöffnete Fenster über das Fenster des Artikelauswahlassistenten gelegt.

Suchleiste

Über die Bestimmung einer Indexspalte kann die Sortierreihenfolge, in der die Artikel angezeigt werden, eingestellt werden. Der Name der Indexspalte wird im Auswahlfeld Suchen in angezeigt.

Durch Eingabe von Text in das Feld Suchen erfolgt eine sofortige Positionierung auf den ersten Artikel, dessen Feldinhalt (Feld gemäß Sortierreihenfolge) mit der Zeichenfolge beginnt.

Wird im Suchfeld als erstes Zeichen ein * eingegeben, erfolgt eine Wildcard-Suche innerhalb des derzeitigen Indexfeldes. Das funktioniert aber nur, wenn ebenfalls im Menüpunkt Optionen die Funktion Datensatzanzahl beschränken markiert ist.

Durch Eingabe von Text in das Feld Text und anschließendem Betätigen der Umschalttaste Filter werden nur noch die Artikel angezeigt, deren Feldinhalt (Feld gemäß Sortierreihenfolge) die Zeichenfolge enthält. Dabei wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Platzhalter

Die Zeichen _ (Unterstrich) und % dienen als Platzhalter für ein bzw. beliebig viele Zeichen. Um diese als normale Zeichen einzugeben, ist es notwendig jeweils ein \ (Backslash) voranzustellen.

Bei Angabe des Zeichens ^wird nach exakter Übereinstimmung am Textanfang gesucht

Mit dem Zeichen $ wird am Textende nach exakter Übereinstimmung gesucht.

Lieferant / Hersteller

Im Eingabefeld Lieferant kann ein bestimmter Lieferant eingegeben oder über das Drop-down-Feld ausgesucht werden. Es werden nun alle zu diesem Lieferanten zugehörigen Artikel angezeigt, auch die, bei denen er nur Nebenlieferant (diese Artikel werden in grauer Schrift dargestellt) ist.

Im Menü 'Ansicht' können Sie das Feld zwischen Lieferant und Hersteller umschalten. Bei der Auswahl Hersteller können die Artikel nach einem bestimmten Hersteller gefiltert werden.

Erweiterte Symbolleiste

Ist im Menü 'Ansicht' die Option Erweiterte Symbolleiste aktiviert, können ebenfalls Artikel gesucht und in die Kalkulation als Position übertragen werden. Hier haben Sie allerdings noch die Möglichkeit über das Konfigurationsmanagement Artikel zu suchen, bzw. die angezeigten Anlagen in eine Kalkulation zu übernehmen.

Das Konfigurationsmanagement lässt sich über die beiden Felder Anlagenart und System aktivieren.

Im Feld Anlagenart wird eine Anlage ausgewählt, aus welcher im Feld System ein Anlagensystem ausgewählt wird, dessen Artikel angezeigt werden.

Allerdings ist dabei zu beachten, dass der Artikel bei aktiviertem Konfigurationsmanagement in jedem Fall im aktuellen Titel anhand seiner Konfigurationsposition eingefügt wird.

Filter Anlagenart / System

Die Artikel, die angezeigt werden, können eingeschränkt werden auf die Anzeige der im Konfigurationsmanagement definierten Systeme.

Das bedeutet es werden nur die Artikel angezeigt, die als zu dem System gehörend definiert wurden. Das erleichtert die Auswahl dieser Artikel. Dazu wird zunächst eine Anlagenart (zum Beispiel EMA - Einbruchmeldeanlage; BMA Brandmeldeanlage ...) ausgewählt; zu jeder Anlagenart können diverse Systeme in dem Konfigurationsmanagement definiert worden sein. Durch Anklicken des Feldes System werden alle Systeme der entsprechenden Anlagenart angezeigt. Bei einer Auswahl werden nur die Artikel, die zu diesem System gehören, angezeigt.

Filter 'Kurzbez.'

Eine weitere Möglichkeit, die angezeigten Artikel einzuschränken, um einen bestimmten Artikel leichter zu finden, ist die Kurzbezeichnung. Durch Auswahl einer Kategorie (zum Beispiel Alarmglas, Glasbruchmelder, Bildermelder, Druckmelder, Energieversorgung ...) werden nur die Artikel angezeigt, die diese Artikelkurzbezeichnung enthalten.

Filter Warengruppe

Die Artikel können auch auf Grund der eingetragenen Warengruppen eingeschränkt werden. Dafür steht ebenfalls ein separates Auswahlfeld zur Verfügung.

Register Artikel / Lieferant

Der Artikelauswahlassistent mit Auswahlleiste verfügt ebenfalls über zwei Registerkarten:

Das Register Artikelauswahlassistent | Artikel, auf der die Artikel angezeigt werden, auch die Anzeige des Einkaufspreises (dabei wird jedoch die Berechtigung des Anwenders berücksichtigt: Hat er beispielsweise keine Berechtigung, die Einkaufspreise zu sehen, erscheinen sie nicht in der Tabelle).

Das Register Artikelauswahlassistent | Lieferant. Hier werden zu dem Artikel, auf dem der Zeiger in der Tabelle steht, alle eingetragenen Lieferanten angezeigt. So kann auch in Bezug auf den Lieferanten eine Auswahl getroffen werden, wenn vom Hauptlieferant abgewichen werden soll.

Weitere Register

Sind noch Verbindungen zu Onlinekatalogen (eswawi, ITscope etc.) hinterlegt, werden noch weitere Register im Artikelauswahlassistenten angezeigt.

Siehe auch

• eswawi

• ITscope-Echtzeit-Preisvergleich

• Diverser Artikel