Angebotsübermittlung und Bestellstatusabruf
Die Artikeldaten aus der eswawi sind nahtlos über den Artikelauswahlassistenten einsehbar und können wie gewohnt zu einer Angebotskalkulation hinzugefügt werden.
Der Artikelauswahlassistent zeigt immer die aktuellen Artikeldaten des Lieferanten, inklusive Verfügbarkeit und gegebenenfalls kundenindividuelle Preise sowie Sortiment. Über den Artikelauswahlassistenten sind mehrere Texte, Bilder und Datenblätter zu einem Artikel einsehbar.
Artikelauswahlassistent mit Artikeldateien (Daten unkenntlich gemacht)
Wird für das erstellte Angebot eine Bestellung gebucht, erfolgt die Übermittlung der Bestellung über die Senden-Schaltfläche in der Bestellbearbeitung von esoffice. Ein Ausdrucken oder separates Versenden der Bestellung über E-Mail ist nicht notwendig. Die Bestellung steht dem Distributor sofort zur Verfügung.
Eine Beschreibung der eswawi -Registrierung finden Sie unter eswawi - Einrichtung / Registrierung.
Allgemeine Informationen zur eswawi finden Sie unter eswawi-Anbindung.
Bestellstatusabruf
Der Abruf von Bestellbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen wird aus esoffice heraus über die Bestellstatus prüfen-Schaltfläche in der Bestellbearbeitung ausgelöst werden (siehe Abbildung 4).
Die ausgelöste Aktion aktualisiert alle Bestellungen über die eswawi, legt für hinterlegte Lieferscheine ungebuchte Wareneingänge an und importiert ZUGFeRD-Rechnungen als ungebuchte Kreditorenrechnungen. Die Bestellung wird gegebenenfalls um ein bestätigtes Lieferdatum und einen bestätigten Preis vom Distributor auf Positionsebene ergänzt. Abweichende Preise werden rot bei teureren bzw. grün bei einem günstigeren Preis hervorgehoben.
Abbildung 4 esoffice Bestellbearbeitung mit einer Bestellung über die eswawi
Können nicht alle Positionen vom Lieferanten bedient werden, hinterlegt der Lieferant Informationen bei der jeweiligen Position, die über die Bestelldetails abgerufen werden können. Auch auf Bestellebene kann der Lieferanten allgemeine Informationen zur Bestellung angeben.
Bestellstatus
Eine Bestellung über die eswawi kann fünf unterschiedliche Status annehmen:
Übermittelt
Die Bestellung ist erfolgreich übertragen worden und wird vom Lieferanten geprüft / verarbeitet.
Absprache notwendig
Die Bestellung ist vom Lieferanten geprüft worden, konnte aber nicht (weiter) verarbeitet werden. Info-Felder werden nicht gefüllt oder von esoffice verarbeitet. Rücksprache mit dem Lieferanten ist notwendig.
Abgelehnt
Der Lieferant hat die Bestellung abgelehnt.
Bestätigt
Die Bestellung ist verarbeitet und bestätigt worden.
Abgeschlossen
Die Bestellung ist abgeschlossen.
Der Status kann vom Lieferanten bei Bedarf mit einer weiteren Bestellbestätigung aktualisiert werden und ist in esoffice ersichtlich, sobald die Aktion Bestellstatus prüfen über die oben genannte Schaltfläche ausgelöst worden ist.
Es empfiehlt sich den Bestellstatus mehrmals am Tag zu prüfen, um für alle Bestellungen regelmäßig Aktualisierungen abzurufen.
Der Bestellstatus wird zudem in der Liste der Bestellungen angezeigt, um auf einen Blick den Status einer Bestellung erfassen zu können.