Assistent Geliefertes Auftragsmaterial

Über diesen Assistenten können Positionen zum Beispiel für die Berechnung in eine Kalkulation übernommen werden. Dabei werden in diesem Assistenten alle Artikel auf der Positionsseite angezeigt, die sich auch bei der entsprechenden Auftragsart auf dem Register Material geliefert wiederfinden lassen.

Über diesen Menüpunkt kann man zum Beispiel Serviceaufträge oder einzelne Positionen davon, in die bestehende Kalkulation übernehmen. Alternativ dazu kann man auch aus der Serviceauftragsbearbeitung heraus (Menü Service | Serviceaufträge), über die Schaltfläche Kalkulation erstellen eine neue Kalkulation aus dem dort ausgewählten Auftrag erstellen.

Wird über diese Schaltfläche eine Kalkulation erstellt, wird im Rechnung erstellen-Dialog in der Kalkulationsbearbeitung der Leistungszeitraum ggf. so vorbelegt, dass er die Durchführungs-Datum (DatReparatur) aller zugehörigen Serviceaufträge bzw. die Erledigt-Datum (DatErledigt) aller zugehörigen Inspektionsaufträge umfasst.

Wird der Leistungszeitraum in der Kalkulation nicht manuell angegeben, wird trotzdem implizit beim Buchen der Rechnung der Leistungszeitraum immer auf das Durchführungsdatum der entsprechenden Aufträge gesetzt.

Auftragspositionenauswahl-Assistent aufrufen

1. Um eine neue Kalkulation anzulegen, klicken Sie im Register Projekt | Kalkulation auf die Schaltfläche im Navigator (1).

   

2. Das Fenster Kunden auswählen (2) wird geöffnet. Markieren Sie den gewünschten Kunden und klicken anschließend auf die Schaltfläche OK.

    

   Im Kundenauswahlfenster haben Sie auch die Möglichkeit die neue Kalkulation einem Bedarfer zuzuordnen. Wechseln Sie dazu auf das Register Bedarfer und wählen einen Bedarfer aus.

3. Eine neue Kalkulationsmappe wird geöffnet, die Daten des Kunden / Bedarfers sind bereits übernommen worden. Für neu angelegte Kalkulationen wird die Geschäftsstellennummer ebenso wie die Host-Nummer des Kunden, der bei der Neuanlage ausgewählt wurde, übernommen.

4. Wechseln Sie auf das Register Tabelle. Es wird Ihnen eine leere Kalkulation angezeigt.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Menü und wählen den Punkt Geliefertes Auftragsmaterial... Das Fenster Geliefertes Auftragsmaterial auswählen (Auftragspositionenauswahl-Assistent) wird geöffnet.

   

6. Auf dem Register Aufträge werden Ihnen alle Aufträge zu dem von Ihnen ausgewählten Kunden angezeigt, die Anzeige der Aufträge kann über Filter auf eine bestimmte Auftragsart eingeschränkt werden.

   Filter 'Aufträge'

   Die Bedeutung der vier Filter:

   Alle Auftragsarten

   Es werden alle Auftragsarten des Kunden angezeigt (Projekt- sowie die Service- und Inspektionsaufträge).

   Projektaufträge

   Wird diese Option angewählt, so werden nur die Aufträge des Kunden angezeigt, die durch eine Kalkulation als Projektauftrag gebucht worden sind.

   Serviceaufträge

   Alle Serviceaufträge des Kunden werden angezeigt.

   Inspektionsaufträge

   Die Inspektionsaufträge des Kunden werden angezeigt

   Im Assistenten stehen Ihnen eine Suchen-Funktion sowie verschiedene Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung. In der Sortierliste erscheinen die Felder jeweils mit den Bezeichnungen der zugehörigen Liste.

   Darüber hinaus finden Sie hier diverse Schnellfilter wie zum Beispiel die Einschränkung der Datensatzanzeige auf den aktuellen Kunden(Schaltfläche Akt. Kunde oben rechts neben dem Navigator).

   Zusätzlich können Sie die Anzeige noch nach erledigten, unerledigten oder allen Datensätzen (Erledigte / Unerledigte) selektieren.

   Sie können sich hier auch die Aufträge und deren Positionen nach ganz speziellen Kriterien anzeigen lassen. Dafür stehen Ihnen außer der Anlagenummer (Anlage) auch der Auftragsstatus (Status), der Auftragstyp und der Termin zur Verfügung sowie eine Kombination aus allen.

7. Haben Sie nun Ihren benötigten Auftrag ausgewählt, können Sie sich die Auftragspositionen auf dem Register Positionen anzeigen lassen.

   Nach dem Kontrollieren der Positionen des Auftrags können der Kalkulation alle oder nur ausgesuchte Positionen zugewiesen werden. Hierzu können Sie auf dem Register Aufträge den aktuellen Auftrag mit all seinen Positionen mit der Schaltfläche Hinzufügen übernehmen.

   Einzelne Positionen übernehmen

   Sollen nur einzelne Positionen in die Kalkulation aufgenommen werden, markieren Sie diese auf dem Register Positionen.

    

   Mehrfachauswahl / Markieren von Datensätzen

   Bei gedrückter Strg-Taste können in der Liste mehrere Einträge mit der linken Maustaste selektiert werden.

   Ein erneutes Ausführen dieses Vorgangs löscht die Markierung wieder.

8. Nach dem Markieren lassen sich diese Positionen mit der Schaltfläche Hinzufügen in die Kalkulation übernehmen.

9. Nach dem Schließen des Fensters sehen Sie die übernommenen Artikel in der Kalkulation.

Optionen

Parameter übernehmen

Die Option Parameter übernehmen wird bei einer leeren Kalkulation (keine Kalkulationspositionen) abgeblendet, so dass es nicht geschaltet werden kann.

Wird jedoch beim Hinzufügen von Serviceauftragspositionen mit der Option Parameter übernehmen gearbeitet, wird auch, falls vorhanden, die Anlagennummer mit übernommen.

Auftrags-Text einfügen

Als weitere Funktion steht ihnen hier die Option Auftrags-Text einfügen zur Verfügung. Diese Funktion arbeitet ähnlich der Funktion bei den Lieferscheintexten.

Wenn Serviceaufträge z. B. als Serienrechnung gebucht bzw. Positionen aus verschiedenen Serviceaufträgen in einer Kalkulation jeweils mit Auftragsdaten (zum Beispiel Leistungsdatum) fakturiert werden sollen, hilft Ihnen hierbei diese Option.

Auftragspositionsauswahlassistent

Beim Hinzufügen eines Auftrages oder dessen Positionen mit der Option Auf.-Text einf. wird der Kalkulation ein weiterer Artikel hinzugefügt.

Voraussetzung für diese Programmfunktionalität ist, dass in den Artikel / Leistungen ein Artikel mit der Artikelnummer ESText-Proj-Auf vorhanden ist

Mengen summieren

Wenn im Auftragspositionenauswahl-Assistenten die Option Mengen summieren ausgewählt ist, dann werden die Mengen aller hinzugefügten Positionen titelweise über die Artikelnummer aufsummiert.

Außerdem können zum Beispiel auf dem Register Aufträge die zugehörigen Serviceaufträge nach Losen sortiert und über die Filteroption auch auf ein Los eingeschränkt werden. Es werden dann nur die entsprechenden Aufträge angezeigt bzw. hinzugefügt.

Register 'Aufträge'

In diesem Fenster haben Sie wieder die Suchen-Funktion, um schnell an bestimmte Aufträge zu gelangen. Daneben finden Sie das bekannte Durchsuchen und Filter Schaltflächen. Auf diesem Register sehen Sie bei entsprechender Einstellung eine Auflistung aller vorhandenen Aufträge.

Navigator

Über den Navigator neben der Filter-Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, zwischen den einzelnen Datensätzen hin und her zu wechseln bzw. zum ersten oder letzten Datensatz zu springen.

Hinzufügen

Mit Hilfe der Schaltfläche Hinzufügen können Sie den ausgewählten Auftrag in die Kalkulation übernehmen.

Parameter übernehmen

Durch Setzen der Option Parameter übernehmen im Auftragsauswahl-Assistenten werden folgende Felder in der Kalkulation gesetzt:

• Kundennummer

• Kalkulationsbezeichnung

• Auftragsnummer

• Auftragsart

• Personalnummer Sekretär(in)

• Kostenstelle

• Kostenträger

Felder im Serviceauftrag

• Kalkulationsnummer

• Änderungsdatum

Filter

Die Aufträge können über die Filter Status und Auftragstyp am Fuß des Registers eingeschränkt werden. Angelegt werden sie in den Auftrags-Referenzen.

Zusätzlich können auch die Filter Anlage und Termine verwendet werden um die Liste weiter einzuschränken.

Register 'Positionen'

Auf diesem Register werden alle zum Auftrag zugehörigen Positionen aufgeführt. Durch Markieren einzelner Positionen und Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen oder durch Doppelklicken auf die Position wird diese der Kalkulation übergeben.

Ihnen stehen die Suchen-Funktionen sowie der Navigator zur Verfügung.

Die Auftragspositionen können über den Filter Artikelart eingeschränkt werden. Zur Auswahl stehen Nur Material, Nur Lohn oder Alle Positionen.

Beim Hinzufügen von Artikeln über den Auftragsauswahl-Assistenten, bzw. beim Erstellen einer Kalkulation zum Beispiel aus einem Serviceauftrag heraus, wird die Angabe unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter II - Listenpreiscode aus für die Auftragsart Service wie folgt ausgewertet.

Optionen

Kunde

Es wird die gleiche Logik, wie bei der Bestimmung der Preise in der Kalkulation angewendet.

Der Preis wird gemäß der kompletten Kalkulationslogik, unter Berücksichtigung aller speziellen Preise (zum Beispiel Artikel-Kundenpreise) die es für den Kunden gibt, ermittelt.

Vertrag

Es wird die gleiche Logik, wie bei einem Wartungsauftrag angewendet.

Dabei wird der hinterlegte Listenpreis aus dem Service | Verträge | Fakturierung verwendet. Ist dort nichts hinterlegt, wird der Preis gemäß Kalkulationslogik ermittelt.

Auftragsart

Die Rabatte werden erst über den Vertrag, ansonsten wie bei einer Kalkulation bestimmt. Der Preis wird über den Listenpreis in der Auftragsart bestimmt.

Ist der Preis gleich 0, so wird der beim Kunden hinterlegte Listenpreis für Service (wenn die Option Mit Listenpreis / Rabatt unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I - Auftragsart Service gesetzt ist, ansonsten der Listenpreis für Montage) oder der Listenpreis 1 zur Preisfindung herangezogen.

Ist in einem Serviceauftrag ein kaskadierter Artikel hinterlegt, werden bei der Übernahme dieses Artikels in eine Kalkulation, automatisch alle seine untergeordneten Positionen gemäß Artikelstamm, hinzugefügt.