Materialkataloge

Über die Materialschnittstelle eingelesene Artikelkataloge der verschiedenen Lieferanten können über diesen Menüpunkt aufgerufen und angesehen werden. Die einzelnen Kataloge werden dabei als eigene Tabelle gespeichert, um die Performance des Programms nicht unnötig zu belasten.

Der Vorteil liegt darin, dass auf diesem Wege auf verschieden viele bzw. große Kataloge zugegriffen werden kann. Im Materialkatalog selbst ist es dann zum Beispiel möglich einzelne Artikel in den Artikelstamm zu übernehmen und / oder in einer Kalkulationsmappe.

Das Programm zum Einlesen von Materialkatalogen ist so strukturiert, dass auch Unterwarengruppen von den Lieferanten mit eingelesen werden können. Dies bezieht sich auf das Einlesen von Materialkatalogen in den Datanorm-Versionen 4.0 und 5.0.

Beim Einlesen werden die Informationen hinsichtlich der Warengruppen in einer separaten Tabelle gespeichert, und können in den Artikel-Referenzen unter Einstellungen | Referenzen - Artikel | Artikelreferenzen | Lief.-Warengruppen eingesehen werden. Hier lassen sich auch alle Hauptwarengruppen mit ihren Unterwarengruppen anlegen.

Zusätzlich werden das Importdatum und die Personalnummer eines Materialkatalogs auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Einstellungen angezeigt. eswawi

Das Änderungsdatum und die Personalnummer eines Artikels werden auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Details / EK-Preise angezeigt.

Sollen nun von den Materialkatalogen aus Artikel ins Programm esoffice übernommen werden, so werden auch hier die vorhandenen Unterwarengruppen mit in den Artikelstamm eingetragen. Auf dem Register Artikel | Artikel / Leistungen | Lieferanten sind die entsprechenden Informationen sichtbar.

Beim Aufruf des Menüpunktes wird erst einmal die Maske der Materialkataloge geöffnet.

Auswahl Materialkatalog (1)

Suchen Sie sich im Anschluss daran zuerst einen Katalog aus, auf den Sie zugreifen wollen.

Die Auswahl erfolgt im Bereich Katalog (1) über die Explorer-Schaltfläche.

 

Geschäftsstellenfilter

Die Auswahl der Materialkataloge und damit der Materialkatalogsartikel kann über die Geschäftsstellenfilter eingeschränkt werden.

Als Filterkriterium wird dabei die Geschäftsstelle des im Katalog hinterlegten Lieferanten verwendet.

Zusätzlich werden bei gesetztem Geschäftsstellenfilter auch Kataloge zu Lieferanten angezeigt, wenn beim Lieferanten die Geschäftsstelle leer oder die Option Überregional gesetzt ist.

In der Liste werden immer alle die Artikel angezeigt, die Ihren Suchbedingungen entsprechen.

Es erscheint zum Beispiel folgendes Fenster.

Über die Schaltfläche Filter kann auf die angezeigte Datenmenge noch ein Filterkriterium hinzugefügt werden. Somit können zum Beispiel nur alle Artikel einer bestimmten Rabattgruppe angezeigt werden oder es wird nur nach einer Warengruppe des Lieferanten gefiltert. Darüber hinaus wird ein gesetzter Filter bei Verwendung der Option Nur vorhandene Artikel aktualisieren ebenfalls mitberücksichtigt.

Wenn man nach einer Filterung die normale Suchen-Funktion benutzt oder eine der Übernehmen- / Aktualisieren-Schaltflächen verwendet, bleibt die vorher festgelegte Filterung bestehen.

 

Berechtigungen Preise

Die Einkaufpreise in den Materialkatalogen werden abhängig von der Berechtigung Material - EK sehen angezeigt.

Ist diese Berechtigung nicht vorhanden, werden in der Liste die Felder Bruttopreis, Nettopreis, EK-Preis, Rabatt, und RabattGr ausgeblendet.

Das Register Artikel | Materialkataloge | Details / EK-Preise wird dann in Artikel | Materialkataloge | Details / EK-Preise umbenannt.

Auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Details werden ebenfalls die Felder ausgeblendet, die auch schon in der Liste ausgeblendet wurden und zusätzlich die Staffelpreis-Liste.

Auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Einstellungen ist darüber hinaus die Option für Rabatt und auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Vorbelegungen das Feld für Rabatt ausgeblendet.

Funktionen

Übernehmen

Mit dieser Schaltfläche wird der derzeitig aktuell ausgewählte Artikel in den Artikelstamm übernommen.

 

Für diese Funktion wird die Berechtigung 76 - Materialkataloge einlesen benötigt.

Sollen mehrere Artikel übernommen werden, können diese per Mehrfachselektion auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Artikelliste ausgewählt werden (Taste Shift und linke Maustaste).

Im Anschluss daran können die durch die Mehrfachmarkierung gekennzeichneten Artikel in einem Zuge in die Artikeldatenbank übernommen werden.

 

Wenn bei der Übernahme beim Materialkatalog ein Fehler auftritt, wird dieser ins Fehlerprotokoll geschrieben und nicht automatisch abgebrochen. Nach dem Durchlauf wird eine Meldung mit den Fehlern angezeigt.

Nach Bestätigung der Fehler kann das Fehlerprotokoll gespeichert werden.

Alle Übernehmen

Mit dieser Schaltfläche werden alle in der Liste angezeigten Artikel aus dem Materialkatalog in den Artikelstamm übernommen. Wurde ein Filter gesetzt, so werden auch nur die gefilterten Artikel übernommen.

 

Für diese Funktion wird die Berechtigung 76 - Materialkataloge einlesen benötigt.

 

Diese Funktion ist nur auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Artikelliste aktiv.

 

Wenn bei der Übernahme beim Materialkatalog ein Fehler auftritt, wird dieser ins Fehlerprotokoll geschrieben und nicht automatisch abgebrochen. Nach dem Durchlauf wird eine Meldung mit den Fehlern angezeigt.

Nach Bestätigung der Fehler kann das Fehlerprotokoll gespeichert werden.

 

Artikel können auch automatisch beim Start des esoffice übernommen werden. Eine Beschreibung dazu finden Sie unter Automatische Übernahme

Nur vorhandene Artikel aktualisieren

Mit dieser aktivierten Option werden bereits in den Artikelstamm übernommene Artikel eines Lieferanten aktualisiert, sofern ein neuer Materialkatalog mit veränderten Daten des Artikels eingelesen wird.

 

Für diese Funktion wird die Berechtigung 76 - Materialkataloge einlesen benötigt.

Das Feld VKPreis2 wird allerdings nur überschrieben, wenn im Materialkatalog ein Wert dafür vorliegt.

Die Rabattgruppe wird überschrieben, wenn Sie auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Einstellungen - Überschreiben die Option Rabatt überschreiben ausgewählt haben.

Artikel mit dem Verarbeitungskennzeichen 3 (Geändert) werden bei der Aktualisierung auf das Verarbeitungskennzeichen 4 (Unverändert) gesetzt, sofern auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Optionen die Option von geändert auf ... gesetzt ist.

 

Es werden jedoch nur solche Artikel mit dem Artikelstamm abgeglichen, die gefiltert sind, dass bedeutet, wenn nur einige Artikel gefiltert sind, dann gilt die Programm-Funktion auch nur für diese gefilterten Artikel und nicht für alle Datensätze.

Dies ist zum Beispiel relevant, wenn nur die Artikel eines Lieferanten aus einem GFT-Katalog aktualisiert werden sollen.

Alte Artikel markieren

Über die Schaltfläche Alte Artikel markieren werden alle Artikel, dessen einziger Lieferant, der gerade ausgewählte ist und in der ausgewählten Material-Tabelle nicht vorhanden ist, auf den Artikelstatus, der auf dem Register Artikel | Materialkataloge | Optionen im Bereich Artikelstatus für gelöschte Artikel definiert wurde, gesetzt.

Wenn der Vorgang abgebrochen wird (durch den Benutzer oder einen Fehler), werden die Änderungen rückgängig gemacht.

 

Für diese Funktion wird die Berechtigung 76 - Materialkataloge einlesen benötigt.

Online Katalog anlegen

Online-Kataloge werden für Lieferanten verwendet, die eine eswawi Anbindung unterstützen.

Um einen Materialkatalog für einen Lieferanten mit eswawi-Unterstützung anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Online Katalog anlegen.

Wählen Sie einen eswawi Lieferanten aus. Ob ein Lieferant zur Auswahl steht ist abhängig von der Lieferantart, die Sie je Lieferanten unter Office | Lieferanten | Details festlegen.

Die Setnr. und der Katalogname werden vom esoffice vorgeschlagen.

Unter Materialkatalog | Vorbelegungen kann ein Artikelnummern-Präfix angegeben werden.

Es ist erforderlich unter Einstellungen | Referenzen – Artikel | Artikelreferenzen | Mengeneinheiten bei den verwendeten Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach Edifact entsprechende Werte einzutragen, zum bei Stck den Wert C62.

Mengeneinheiten nach UN/ECE 20

Bei der Übermittlung elektronischer Daten im Geschäftsverkehr werden Mengeneinheiten gemäß dem UN/ECE 20-Standard verwendet.

Für die Nutzung von openTrans, OCI-Schnittstelle, eswawi, GFTWAWI und xRechnung ist es erforderlich in den Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach UN/ECE 20 entsprechende Einträge vorzunehmen.

Beim Speichern der Mengeneinheiten findet eine Überprüfung statt, ob die eingegebene Mengeneinheit nach UN/ECE 20 valide ist. Die Prüfung wird ausgelöst, wenn die eingetragene Mengeneinheit nach UN/ECE 20 nicht leer ist oder mindestens eine eswawi / GFTWAWI aktiv ist.

Sind für eine Mengeneinheit keine oder fehlerhafte Werte nach UN / ECE 20 wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

Keine Mengeneinheit nach UN / ECE 20 eingetragen

Meldung bei fehlerhafte Schreibweise (auch Groß- / Kleinschreibung)

Vor dem Drucken / Senden einer Bestellung (openTrans-Format, eswawi, GFTWAWI, ITScope ) wird geprüft, ob alle Positionen eine Mengeneinheit haben und für diese eine gültige UN/ECE-20 Mengeneinheit bestimmt werden kann.

Falls nicht wird ein Dialog in dem das Ergebnis der Überprüfung angezeigt wird, wenn eine Bestellung erzeugt werden soll. Sollen mehrere Bestellungen auf in einen Durchgang erzeugt werden, wird diese Bestellung bei der Erzeugung übergangen und im Protokolldialog wird ein entsprechender Fehler angezeigt.

Wichtige Mengeneinheiten sind zum Beispiel

Mengeneinheit

Bedeutung

Mengeneinheit nach UN/ECE 20

%

Prozent

P1

Anz.

Anzahl Artikel

NAR

kg

Kilogramm

KGM

km

Kilometer

KMT

kWh

Kilowattstunde

KWH

l

Liter

LTR

m

Meter

MTR

m2

Quadratmeter

MTK

m3

Kubikmeter

MTQ

min

Minute

MIN

mm

Millimeter

MMT

mm2

Quadratmillimeter

MMK

pausch.

Pauschale

LS

Pr.

Anzahl Paare

NPR

Set(s)

Set

SET

St.

Eins (Stück)

C62

Stck.

Eins (Stück)

C62

Std.

Stunde

HUR

Stück

Eins (Stück)

C62

t

Tonne (metrisch)

TNE

Tag(e)

Tag

DAY

Woche(n)

Woche

WEE

 

Mengeneinheiten werden mit den entsprechenden Bezeichnungen (auch in weiteren Sprachen) unter Einstellungen | Referenzen - Artikel | Artikelreferenzen | Mengeneinheiten angelegt.

Quelle: CEN MUG auf Basis UN/CEFACT Recommendation 20

Eine Beschreibung der eswawi -Registrierung finden Sie unter eswawi - Einrichtung / Registrierung.

Allgemeine Informationen zur eswawi finden Sie unter eswawi-Anbindung.