Abrufbestellung

Die Abrufbestellung ist eine Vorstufe der Bestellabrufe. Auf deren Grundlage erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt die Abnahme der einzelnen Artikel beim entsprechenden Lieferanten.

Zusätzliche Informationen erhalten unter Bestellungen.

Im Allgemeinen wird eine Abrufbestellung auf Grundlage eines Auftrages erstellt. Es ist aber auch möglich, eine Abrufbestellung einfach für Artikel durchzuführen, ohne einen Auftrag angelegt zu haben. Im Formular Auftragsauswahl betätigen Sie dazu die Schaltfläche Abbrechen. Ähnlich der manuellen Bestellung werden Sie aufgefordert, einen Lieferanten auszuwählen. Anschließend können die Bestellpositionen manuell erfasst werden.

Auch bei den Abrufbestellungen besteht die Möglichkeit mit verschiedenen diversen Artikeln zu arbeiten. Die Vorgehensweise dafür ist genauso wie bei einem normalen Lagerartikel, nur dass diese Artikel natürlich nicht über den Artikel-Auswahl-Assistenten übernommen werden können.

Anlegen einer Abrufbestellung

Erstellen einer Abrufbestellung

1. Wählen Sie die Bestellart Abrufbestellung durch Anklicken aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator.

   Das Fenster Auftrag auswählen wird geöffnet.

3. Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche OK.

   

    

   Sie können die Ansicht auf eine bestimmten Auftragsart (Projektaufträge, Service- Inspektionsaufträge etc.) einschränken. Zum Anzeigen aller Aufträge wählen Sie die Option Alle Auftragsarten.

   Zusätzlich steht eine Suchfunktion für die Aufträge zur Verfügung. Das Suchkriterium ändern Sie durch Anklicken der gewünschten Spalte in der Auftragsliste.

4. Nach Auswahl eines Auftrages wird der Abrufbestellungsassistent geöffnet.

   

   In der linken Liste wird der Artikelbedarf für den Auftrag angezeigt. Über Filter kann die Auswahl der angezeigten Artikel eingeschränkt werden.

   In der rechten Liste werden die zu bestellenden Artikel angezeigt, durch die gewählten Optionen können weitere Artikel außer dem Auftragsbedarf hinzugefügt werden.

5. Bei der Übernahme eines benötigten Artikels in die zu bestellenden Artikel, wird die zu bestellende Menge und die ggf. zu reservierende Menge berechnet.

   Die Mengen sind von den Optionen abhängig. Sind zu dem Artikel Pack- bzw. Mindestbestellmengen bei den Lieferanten hinterlegt werden ggf. automatisch für jede dieser Mehrmenge zusätzliche Datensätze angelegt.

     Einzelübernahme

   Übernimmt alle Datensätze einer Gruppe oder einen einzelnen Datensatz aus der Liste benötigte Artikel in die Liste zu bestellende Artikel.

   Gesamtübernahme

   Übernimmt alle Datensätze aus der Liste benötigte Artikel in die Liste zu bestellende Artikel.

6. Mit der Schaltfläche Bestellung generieren werden die Bestellungen ersellt.

   Wurden im Auftrag Artikel von verschiedenen Lieferanten verwendet, so wird nun für jeden Lieferanten eine Bestellung angelegt. Alle diese Bestellungen erhalten die gleiche Sitzungsnummer.

    

   Sitzung (Bestellung)

   Eine Sitzung besteht aus allen Bestellungen zu einem bestimmten Auftrag, Vorgang oder Bestellart. Für manche Bestellarten ist die Erstellung von mehreren Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten notwendig, um die notwendigen Artikel zu erhalten. All diese Bestellungen bilden somit eine Sitzung.

7. Sollen nun alle neu erstellten Abrufbestellungen gedruckt werden, markieren Sie auf dem Register Artikel | Bestellungen | Liste alle Bestellungen (einen Datensatz anklicken und er wird markiert (blau hinterlegt), jeden weiteren anklicken mit gedrückter Strg Taste). Über die Schaltfläche Drucken / Senden können die Bestellungen gedruckt bzw. versendet werden.

    

   Sollte einer der Lieferanten kein QM-Lieferant sein, so werden seine Bestellungen nicht ins automatische Drucken mit aufgenommen, sondern es ist notwendig den Druck manuell zu starten. Ein entsprechender Hinweis wird angezeigt.

8. Nun sind die Abrufbestellungen gedruckt und gebucht, können sie unter Artikel | Bestellrückstände eingesehen werden.

   Auf die Abrufbestellungen erfolgen in der Regel zu einem späteren Zeitpunkt die Bestellabrufe.

   Sind zu einer Abrufbestellung schon Bestellabrufe erfolgt, können Sie sich die noch abzurufenden bzw. offenen Positionen bzw. Mengen auf dem Register Artikel | Bestellungen | Positionen über die Schaltfläche Abruf-Info anzeigen lassen.

Bereich 'Filter'

Mit Hilfe des Filters kann über mehrere Felder hinweg gesucht und selektiert werden. Auch hier können mehrere Felder miteinander verknüpft werden.

Alle Auftragsbedarfspositionen anzeigen

Es werden alle Auftragsbestellpositionen (auch schon vollständig bestellte) angezeigt.

Inkl. diverse Artikel anzeigen

Ist die Option Inklusive diverse Artikel anzeigen aktiviert, werden auch diverse Artikel aus der Kalkulation angezeigt (zum Beispiel keine Artikelnummern etc.).

Nur Auftragsbedarfspositionen die zu liefern sind bis [Datum]

Wird ein Datum eingetragen, werden alle Positionen angezeigt bzw. als Bestellung ausgegeben, die ein jüngeres als das angegebene Lieferdatum aufweisen. Folgende Einstellungen werden dabei berücksichtigt:

In der Kalkulationsmappe auf dem Register Tabelle kann bei der Erstellung einer Kalkulationsmappe zu jeder Kalkulationsposition bzw. jedem Titel oder Los ein Lieferdatum vergeben werden (damit zum Beispiel auch größere Projekte, die über einen längeren Zeitraum laufen, entsprechend eingeteilt werden können).

Nur Auftragsbedarfspositionen die zu bestellen sind bis [Datum]

Nur die Auftragsbedarfspositionen, die bis zu diesem Datum spätestens zu bestellen sind, werden angezeigt.

Lieferant

Die Auftragsbedarfspositionen können nach einem bestimmten Lieferanten gefiltert werden.

Bereich 'Optionen'

Die Optionen des Abrufbestellungs-Assistenten sind dieselben, wie unter Optionen des Auftragsbestellungs-Assistenten beschrieben. (siehe dort).

Der Artikelbedarf kann weiter beeinflusst werden, indem die Lagerartikel berücksichtigt werden.

Folgende Einstellungen sind möglich:

Nur Bedarf der ausgewählten Aufträge

Der Bedarf der ausgewählten Aufträge unter Berücksichtigung des Lieferdatums abzüglich der bereits bestellten Menge für die ausgewählten Aufträge (dazu gehören bei laufenden Bestellungen die Bestellmenge und bei erledigten Bestellungen die gelieferte Menge).

Lagerbestand sowie Mindestbestandsmenge bleiben unberücksichtigt.

Ebenfalls werden die Packmenge und die Mindestbestellmenge des jeweiligen Lieferanten berücksichtigt.

Auftragsbedarf - Bestand im Auftragslager

Der Bedarf für den ausgewählten Auftrag in Abhängigkeit vom Lieferdatum wird bei einer Bestellung berücksichtigt abzüglich der bereits bestellten Menge für den ausgewählten Auftrag (dabei wird die noch erwartete Menge aller laufenden Bestellungen berücksichtigt).

• Sind die Artikel im Auftragslager vorhanden, werden diese von der Bestellung abgezogen.

• Zusätzlich werden die Packmenge und die Mindestbestellmenge des jeweiligen Lieferanten berücksichtigt.

Auftragsbedarf - Bestand im Hauptlager

Der Bedarf für den ausgewählten Auftrag in Abhängigkeit vom Lieferdatum wird bei einer Bestellung berücksichtigt abzüglich der bereits bestellten Menge für den ausgewählten Auftrag (dabei wird die noch erwartete Menge aller laufenden Bestellungen berücksichtigt).

• Sind die Artikel am Lager (vorgemerktes Lager = Hauptlager) vorhanden, werden diese von der Bestellung abgezogen.

• Wird die Mindestbestandsmenge des vorgemerkten Lagers unterschritten, wird der Artikel im Lager aufgefüllt.

• Zusätzlich werden die Packmenge und die Mindestbestellmenge des jeweiligen Lieferanten berücksichtigt.

Auftragsbedarf - Bestand in allen Lagern

Das ist die wohl umfassendste Bestellung. Der Bedarf aller ausgewählten Aufträge wird berücksichtigt sowie die bereits bestellte Menge für alle Aufträge (nur aus aktuellen Bestellungen die noch erwartete Menge).

Der Lagerbestand aller Lager wird berücksichtigt sowie die Mindestbestandsmenge aller Lager mit Bestellzugriff.

Die Mindestbestellmenge des jeweiligen Lieferanten sowie die Packmenge werden ebenfalls berücksichtigt.

Auftragsbedarf - Bestand im Hauptlager inkl. Bestand auffüllen

Der Bedarf für den ausgewählten Auftrag in Abhängigkeit vom Lieferdatum wird bei einer Bestellung berücksichtigt abzüglich der bereits bestellten Menge für den ausgewählten Auftrag (dabei wird die noch erwartete Menge aller laufenden Bestellungen berücksichtigt).

• Sind die Artikel am Lager (vorgemerktes Lager = Hauptlager) vorhanden, werden diese von der Bestellung abgezogen.

• Wird die Mindestbestandsmenge des vorgemerkten Lagers unterschritten, wird der Artikel im Lager aufgefüllt.

• Zusätzlich werden die Packmenge und die Mindestbestellmenge des jeweiligen Lieferanten berücksichtigt.

• Der noch vorhandene Bestand wird aufgefüllt. Dabei werden nur dann Artikel aufgefüllt, wenn sie den Mindestbestand unterschritten haben.

Auftragsbedarf - Bestand in allen Lagern inkl. Bestand auffüllen

Wird diese Option gewählt, kann zusätzlich der noch vorhandene Bestand aufgefüllt werden. Dabei werden nur dann Artikel aufgefüllt, wenn sie den Mindestbestand unterschritten haben.

Auftragsbedarf - Bestand im Auftragslager - offene Lagerbestellung

Der Bedarf für den ausgewählten Auftrag in Abhängigkeit vom Lieferdatum wird bei einer Bestellung berücksichtigt abzüglich der bereits bestellten Menge für den ausgewählten Auftrag (dabei wird die noch erwartete Menge aller laufenden Bestellungen berücksichtigt).

• Sind die Artikel im Auftragslager vorhanden, werden diese von der Bestellung abgezogen.

• Offene Lagerbestellungen werden mit berücksichtigt

• Zusätzlich werden die Packmenge und die Mindestbestellmenge des jeweiligen Lieferanten berücksichtigt.

Auftragsbedarf - Bestand im Hauptlager - offene Lagerbestellungen

Der Bedarf für den ausgewählten Auftrag in Abhängigkeit vom Lieferdatum wird bei einer Bestellung berücksichtigt abzüglich der bereits bestellten Menge für den ausgewählten Auftrag (dabei wird die noch erwartete Menge aller laufenden Bestellungen berücksichtigt).

• Sind die Artikel am Lager (vorgemerktes Lager = Hauptlager) vorhanden, werden diese von der Bestellung abgezogen.

• Wird die Mindestbestandsmenge des vorgemerkten Lagers unterschritten, wird der Artikel im Lager aufgefüllt.

• Offene Lagerbestellungen werden berücksichtigt

• Zusätzlich werden die Packmenge und die Mindestbestellmenge des jeweiligen Lieferanten berücksichtigt.

Lager bis zum Maximalbestand auffüllen

Mit dieser zusätzlichen Option werden alle Artikel bis zu ihrem Maximalbestand aufgefüllt, auch wenn sie noch nicht ihren Mindestbestand unterschritten haben.

Bestellung wie zugehörige Kalkulation sortieren

Die Bestellpositionen werden in der gleichen Reihenfolge wie in der zugehörigen Kalkulationsmappe sortiert.

Preise aus dem

Über diese Auswahl können Sie festlegen, ob die Nettopreise aus dem Auftrag oder aus dem Artikelstamm verwendet werden. Standardmäßig werden die Nettopreise aus dem Auftrag geholt, da sie dort auch kalkuliert wurden.

Über die Auswahl Artikelstamm werden beim Erstellen der Bestellung die aktuellen Preise des eingetragenen Lieferanten verwendet. Diese Umschaltung wird benötigt, wenn in der Kalkulationsmappe aus der Einkaufspreis geändert wurde, und der geänderte Einkaufspreis nicht ausgewiesen werden soll (zum Beispiel gegenüber dem Lieferanten - Ausdruck der Bestellung mit Preisen möglich), oder weil beim Bestellen ein anderer Lieferant verwendet werden soll. Für letzteren Umstand gibt es auch die Möglichkeit, die Auftragspreise (Einkaufspreis) mit denen der Bestellung zu überschreiben, siehe Schaltfläche Auftragspreise überschreiben.

Formel anzeigen

Wird die Schaltfläche Formel anzeigen betätigt, wird ein Fenster mit den Berechnungsformeln für die gewählte Auftragsbedarf Einstellung angezeigt.

Funktionen

Lieferant ändern

Nach Anklicken der Schaltfläche geht ein Fenster auf, in dem Sie zwischen den Lieferanten, die für die entsprechenden Artikel angelegt worden sind, auswählen können.

Das Ändern der Lieferantennummer funktioniert aber nur, wenn der ausgewählte Artikel auch im Artikelbedarf (Artikel | Lager vorhanden ist.