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Artikel | Material-Schnittstelle | Excel

Nachfolgend wird beschreiben, wie Sie Artikeldaten im Microsoft Excelformat (*.XLS oder *.XLSX) in einen Materialkatalog einlesen können.

Aus dem Materialkatalog können die Artikeldaten in einem zweiten Schritt in den Artikelstamm übertragen werden.

In der Kalkulationsmappe kann auch direkt auf die Artikeldaten in einem Materialkatalog zugegriffen werden.

Für den Excelimport von Artikeldaten in der Materialschnittstelle wird eine Exceltabelle im Format *.XLS oder *.XLSX erwartet.

Der Import von Artikeldaten beginnt ab der zweiten Zeile der Exceltabelle.

In der ersten Zeile der Exceltabelle werden die Kopfdaten (Spaltenbezeichnungen) erwartet. Da die Spaltenbezeichnungen auch später bei der Zuordnung in der Materialschnittstelle unter Quelle angezeigt werden, sollten diese einen eindeutig benannt werden.

In der Tabelle Feldtyp / Feldgröße werden alle Felder angezeigt, die im eserp mit entsprechenden Werten aus der Exceltabelle belegt werden können. In der Spalte Feld sind die Namen der Felder zu sehen wie diese auch beim Zuordnen in der Materialschnittstelle unter Ziel zu sehen sind. Die Feldbezeichnung beschreibt kurz die Funktion dieses Feldes.

Im Idealfall, zum Beispiel bei der Artikelbezeichnung, schneidet die Materialschnittstelle die Zeichen über die Maximale Feldgröße hinaus ab. Die Exceltabelle sollte so aufgebaut sein, dass die Feldgrößen der einzelnen Werte nicht überschritten werden.

Gleiches gilt für den Feldtyp. Sofern ein Feldwert von falschem Typ importiert werden soll, würde die Schnittstelle an dieser Stelle abbrechen bzw. den Datensatz überspringen. Soll also zum Beispiel die Preiseinheit mit einem alphanumerischen Wert gefüllt werden, würde es zu einer Fehlermeldung kommen.

Feldtyp

Die möglichen Feldtypen sind folgende:

String

alphanumerische Werte

Integer 16 bit

Ein Wert kleiner oder gleich 32 767 ohne führende Nullen

Integer 32 bit

Ein Wert kleiner oder gleich 2 147 483 647 ohne führende Nullen

Fließkomma

Ein Wert welcher führende Nullen und Nachkommastellen enthalten darf (zum Beispiel Preis)

Datum

Ein achtstelliger Datumswert ohne Uhrzeit

Zusatz in der Feldbezeichnung

• (Pflichtfeld)

  Der Wert ist für den Import erforderlich

• (Auto)

  Wird automatisch beim Import durch die Materialschnittstelle gefüllt.

Einige der Felder (zum Beispiel Produktbild, Grafikanbindung etc.) sind für den Excelimport nicht relevant, werden aber der Form halber dennoch mit aufgeführt.

Feldtyp / Feldgröße

Detailinformationen zu den einzelnen Feldern in der Materialkatalog-Tabelle entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle:

Feld	Feldbezeichnung	Weitere Informationen	Feldtyp	Max. Feldgröße
ARTIKELNR	Artikelnummer (Pflichtfeld)	Artikelnummer des Lieferanten bzw. des Herstellers	String	80
LIEFERANTNR	Lieferantennummer (Auto)	Nummer des Lieferanten (eserp Lieferantenstamm)	Integer 32bit	4
MATCHCODE	Matchcode	Sofern vom Lieferanten / Hersteller geliefert, kann dieses Feld mit einem gängigen Begriff für die Suche belegt werden.	String	40
EANR	EANr (für Strichcode)	EAN Der Begriff European Article Number wird heute nur noch als Akronym EAN verwendet und bezieht sich auf den Strichcode aus der EAN/UPC-Symbologie. Früher wurde mit EAN auch die enthaltene global eindeutige Artikelnummer bezeichnet, die 2009 in Global Trade Item Number (GTIN) umbenannt wurde.[2] Trotz der Umbenennung hat sich die Bezeichnung EAN im Sprachgebrauch als Synonym für den Strichcode (EAN) sowie die enthaltene Identifikation (GTIN) erhalten. / GTIN Die Global Trade Item Number (GTIN) ist eine aus dem GS1-System (vormals EAN-System) stammende Identifikationsnummer, mit der Handelseinheiten ausgezeichnet werden können. GS1 stellt ein weltweit eindeutiges Identifikationssystem zur Verfügung und hat weite Verbreitung in der Wirtschaft, um Waren, Dienstleistungen, Lokationen, Transporteinheiten etc. zu identifizieren. GTIN ist die aktuelle Bezeichnung für die bis 2005 gebräuchliche European Article Number (EAN). In der Praxis wird die GTIN meist mit dem Strichcode, in dem die Nummer kodiert wird, gleichgesetzt. Die GTIN ist eine weltweit eindeutige Identifikationsnummer. Notwendig, wenn die Identifizierung identischer Artikel bei mehreren Lieferanten gewünscht ist.	String	16
ARTIKELBEZ1	Artikelbezeichnung 1	Die Bezeichnung des Artikels.	String	80
ARTIKELBEZ2	Artikelbezeichnung 2	Ergänzende Artikelbezeichnung	String	80
GUELTIGABDAT	Datum gültig ab	Datum ab dem die Preise gültig sind	Datum	8
LANGTEXT	Langtext	Ausführliche Beschreibung des Artikels oder die Aufnahme von gelieferten Artikelbezeichnungen, die mehr als 80 Zeichen beinhalten.	String	2147483647
DIMENSIOSTEXT	Dimensionstext	Beschreibung von technischen Informationen zum Artikel	String	2147483647
AUSSCHREIBUNGSTEXT	Ausschreibungstext	Ausführliche Beschreibung des Artikels für Ausschreibungen	String	2147483647
PRLISTTEXT	Preislistentext	Ausführliche Beschreibung des Artikels für Preislisten	String	2147483647
PRODUKTBILD	Produktbild	Wird für den Excelimport nicht verwendet. Der Import eines Produktbildes ist ausschließlich über die Datanorm-Schnittstelle möglich. Bilder können jederzeit sowohl im Materialkatalog als auch im Artikelstamm zum Artikel hinterlegt werden. In Materialkatalog eingefügte Bilder können bei der Übernahme des Artikels in den Artikelstamm mit übernommen werden.	Byte[]	Nicht verfügbar
MEEINH	Mengeneinheit	Mengeneinheit, in welcher der Artikel geliefert wird	String	6
WARENGRUPPE	Warengruppe	Zugeordnete Warengruppe (esoffice)	String	10
BRPREIS	Bruttopreis	Preis des Lieferanten (Nettopreis ohne MwSt.) Listenpreis des Artikels (ggfs. in Fremdwährung)	Fließkomma	8
NEPREIS	Nettopreis	Listenpreis des Lieferanten abzüglich Ihres Rabattes (ggfs. in Fremdwährung).	Fließkomma	8
EKPREIS	Einkaufspreis	Ihr Einkaufspreis in EURO (in der Regel identisch mit NePreis / Nettopreis).	Fließkomma	8
AUFSCHLAG	Aufschlag		Fließkomma	8
VKPREIS1	Verkaufspreis 1	Empfohlener Verkaufspreis (ggfs. identisch mit BrPreis / Bruttopreis).	Fließkomma	8
VKPREIS2	Verkaufspreis 2		Fließkomma	8
PREINHEIT	Preiseinheit		Integer 16bit	2
CUGWMK	Kupfer Gewichtsmerker		Integer 32bit	4
CUGEWICHT	Kupfer Gewicht		Fließkomma	8
CUKENNZ	Kupfer Kennzeichen		Fließkomma	8
BESTELLNR	Bestellnummer	Relevante Artikelnummer für die Bestellung beim Lieferanten (ggfs. identisch mit Artikelnr).	String	80
BESTELLBEZ	Bestellbezeichnung 1	Bezeichnung des Artikels für die Bestellung beim Lieferanten (ggfs. identisch mit der Artikelbz1).	String	80
BESTELLBEZ2	Bestellbezeichnung 2	Erweiterte Bezeichnung des Artikels für die Bestellung beim Lieferanten (ggfs. identisch mit der Artikelbz2).	String	80
WARENGRLIEF	Warengruppe Lieferant	Zugeordnete Warengruppe (Lieferant)	String	10
RABATTGR	Rabattgruppe		String	8
LIEFRABATT	Lieferanten Rabatt		Fließkomma	8
PACKMENGE	Packmenge		Fließkomma	8
BESTELLMENGE	Mindestbestellmenge		Fließkomma	8
LIEFERZEITTG	Lieferzeit in Tagen		Integer 16bit	2
STRLIEFARTIKELNR	Artikelnummer Streckenlieferant	Abweichende Bestellungen bei Streckenbestellungen	String	80
MONTAGEMIN	Montage Minuten		Fließkomma	8
STROMAUFN	Stromaufnahme		Fließkomma	8
KURZCODE	Kurzcode		String	6
KLASSE1	VDS Klasse 1		String	2
ANERKNR1	VDS Anerkennungsnummer 1		String	16
KLASSE2	VDS Klasse 2		String	2
ANERKNR2	VDS Anerkennungsnummer 2		String	16
LANGTEXTNR	Langtextnummer		String	15
HERSTARTNR	Hersteller Artikelnummer	Die Artikelnummer des Herstellers, wenn nicht identisch mit Artikelnummer.	String	80
NCUAUFSCHLAG	Rohstoffaufschlag (nicht Kupfer) Transportkosten		Fließkomma	8
VERARBKZ	Verarbeitungskennzeichen		Integer 16bit	2
STATUS	Status		Integer 16bit	2
UNTERWARENGR	Unterwarengruppe		String	10
UEBERNAHMEKZ	Übernahmekennzeichen		String	1
LIEFPREFIX	Artikelpräfix Lieferant		String	3
GRAFIKANBINDNR	Nummer zur Bildanbindung	Wird für den Excelimport nicht verwendet.	String	15

Excel-Tabelle importieren

1. Wählen Sie aus dem Menüpunkt Artikel | Materialschnittstelle aus. Damit starten Sie das Programm esmaterial.

2. Für das Einlesen einer Excel-Datei ist ein Set / Katalog erforderlich. Um ein neues Set anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator, wählen Sie den Lieferanten und geben Sie einen Katalognamen ein.

    

   Bei diesem Katalognamen ist zu beachten, das mit einem Buchstaben begonnen wird. Alle weiteren (bis 12 Zeichen) können Ziffern oder Buchstaben sein. Umlaute und Sonderzeichen wie ß oder ä sind nicht erlaubt.

3. Rechts können Sie die Währung wählen und entscheiden, ob alle Artikel oder nur Artikel bestimmter Warengruppen eingelesen werden sollen.

   Die Option Feld VKPreis1 füllen sagt aus, ob direkt beim Einlesen der Verkaufspreis1 mit dem Bruttopreis (unter Berücksichtigung der Währung) gefüllt werden soll.

4. Wechseln Sie auf das Register dBase / Excel.

5. Klicken Sie im Menü auf den Eintrag Datei | Öffnen. Es wird ein Dateiauswahl-Dialog geöffnet.

6. Wählen Sie die Exceltabelle mit den Artikeldaten aus, zum Beispiel Excel-Daten.xls.

    

   Es ist erforderlich, dass die letzte Zeile der Exceltabelle leer ist, da die jeweils letzte beschriebene Zeile einer Excel-Tabelle nicht eingelesen wird.

   Quelle

   Im Bereich Quelle werden die Spaltennamen aus der Excel-Tabelle angezeigt.

   Ziel

   Im Bereich Ziel werden die im Materialkatalog vorhandenen Felder angezeigt.

    

   Beachten Sie auch die Hinweise für die Feldzuordnung unter Bereich 'Zuordnung'

7. Anschließend legen Sie für die Datenkonvertierung fest, welches Feld aus QUELLE (Excel) in welches Feld in ZIEL (Materialkatalog) übertragen werden soll. Markieren Sie dazu ein Feld im Bereich Quelle und das entsprechende Feld im Bereich Ziel.

   Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Felder zuordnen.

   Im Bereich Zuordnung wird dann die getroffene Feldzuordnung angezeigt (Materialkatalog (links) = Exceltabelle (rechts).

    

   Im Bereich Zuordnung kann eine bereits existierende Zuordnungsdatei über die Schaltfläche Zuordnung laden eingelesen werden, zum Beispiel Excel-Daten.txt.

8. Sind alle Zuordnungen vorgenommen worden, können Sie mit der Schaltfläche Artikel / Texte in der Symbolleiste oben oder dem Menüeintrag Einlesen | Artikel / Text einlesen den Importvorgang starten.

9. Kontrollieren Sie die Meldungen, die beim Importvorgang angezeigt werden. Sie können einen Speicherort für die Protokolldatei angeben. Ist das Einlesen beendet, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

    

   Das zwei Zeilen weniger als Gesamtanzahl eingelesen werden, liegt daran, dass die erste Zeile die Spaltenüberschriften beinhaltet und nicht eingelesen wird. Bei der letzte Zeilen handelt es sich eine Leerzeile handelt, die auch nicht eingelesen wird.

Bereich 'Zuordnung'

Wurde eine Feldzuordnung von Quelle und Ziel vorgenommen, wird in diesem Bereich die Zuordnung der Quell- und Zielfelder angezeigt

Die linken Feldnamen beziehen sich auf den Materialkatalog und sind entsprechend den Feldnamen in der Materialkatalogstabelle benannt. Die rechten Feldnamen sind die Spaltenüberschriften aus der Excel-Quell-Datei und können sich von Datei zu Datei unterscheiden.

Anschauungsmuster eines Datensatzes in einer Excel-Quelldatei.

Felder zuweisen

Felder zuordnen

1. Legen Sie für die Datenkonvertierung fest, welches Feld aus der QUELLE (Excel-Tabelle) in welches Feld im ZIEL (eserp-Datenbank) übertragen werden soll.

   Markieren Sie dazu ein Feld im Bereich Quelle und das entsprechende Feld im Bereich Ziel. Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder zuordnen.

2. Wiederholen Sie diese Vorgehensweise bis die Zuordnungstabelle die gewünschten Zuordnungen enthält.

    

   Diese Zuordnung kann als Textdatei über die Schaltfläche Zuordnung speichern für eine spätere Verwendung abgespeichert werden.

Zuordnung speichern / Zuordnung laden

In der Materialschnittstelle können die Feldzuordnungen zu einem Katalog als Datei gespeichert werden. Das System erzeugt dazu eine *.txt-Datei deren Namen und Speicherort frei vergeben werden kann.

Protokollierung des Imports

Die Ereignisse des Importvorgangs werden in einer Protokolldatei gespeichert. Sie werden vor dem Importvorgang nach einem Namen und Ablageort für die Protokolldatei gefragt.

Die Protokolldatei ist eine *.txt-Datei. Diese Textdatei enthält unter anderem Warnungen und Fehlerhinweise zum Importvorgang. Sollten Ihnen im Materialkatalog Artikel fehlen oder fehlerhaft sein, können Sie mit Hilfe dieser Datei die Ursache ermitteln.