Lagerverwaltung
In der zeitgemäßen Betriebsführung hat die Lagerverwaltung einen hohen Stellenwert. Die Verfügbarkeit von Material kann ausschlaggebend sein für die Auftragserteilung, auf der anderen Seite können hohe Lagerkosten die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens unterhöhlen.
Trotz dieser unterschiedlichen Betrachtungsweise gibt es in der Regel in jedem Betrieb ein Lager oder einen Lagerraum. Bei einigen Unternehmen ist die Anzahl der gelagerten Artikel jedoch so gering, dass es nicht nötig erscheint, das Lager bezüglich seines Bestandes zu führen. Die Arbeit mit dem System eserp schreibt deshalb eine Lagerverwaltung nicht zwingend vor. Man kann mit dieser Verwaltungssoftware genauso arbeiten, wie man es ohne die Datenverarbeitung per Computer tun würde. Allerdings erleichtert dieses Verwaltungssystem den Einstieg in die Lagerführung. Das Modul esLager - und seine Erweiterungen - fügt sich nahtlos in das Office-System ein und übernimmt die nötige Verwaltung der Lagerdaten.
Die Verwaltung der Lagerdaten ist aus verschiedenen Gründen getrennt von der eigentlichen Verwaltung der Projekte, Angebote und Artikel. Im eserp besteht die Möglichkeit der eingeschränkten Lagerführung, bei der nicht jeder Artikel im Lager geführt wird. Die Anzahl der Datensätze wäre unnötig hoch, würden alle Artikel im Lager verwaltet, die auch bei der Projektierung zur Verfügung stehen.
In jedem Lager können Artikel aus dem Artikelstamm als Lagerartikel angelegt werden. Diese stehen dann für die Lagerverwaltung zur Verfügung.
Außerdem sollte es möglich sein, je nach Unternehmensstruktur eine Reihe von Lagern zu führen, die nach unterschiedlichen Kriterien arbeiten sollen. Besonders für überregionale Betriebe kann zum Beispiel die Errichtung von Unterlagern wie Inspektionsfahrzeuge oder Filialen notwendig sein. Diese Kriterien schließen eine herkömmliche Lagerführung direkt im Artikelstamm, wie sie bei Software von der Stange üblich ist, aus. Nur eine in sich abgeschlossene Verwaltung, perfekt eingearbeitet in das eserp Paket, ist dazu in der Lage und kann den vielfältigen Anforderungen der Errichter Branche gerecht werden.
Es gibt gut fundierte betriebswirtschaftliche Theorien, nach denen ein Lager geführt werden soll, um wettbewerbsfähig und wirtschaftlich effizient arbeiten zu können. Außerdem soll durch eine computerunterstützte Lagerverwaltung die Qualitätssicherung gewährleistet werden. Diese und viele weitere Prinzipien sind im Erweiterungsmodul esLager der eserp Anwendung eingearbeitet.
Die Verwaltung der Lagerdaten ist aus verschiedenen Gründen getrennt von der eigentlichen Verwaltung der Kalkulationen, Angebote und Artikel.
Methoden der Lagerführung
Es gibt verschiedene Arten der Lagerführung in esLager. Man könnte diesen unterschiedlichen Prinzipien Aufwandsstufen zuteilen, um verständlich zu machen, in welcher Situation ein Wechsel zu einem anderen Prinzip der Lagerführung erforderlich ist. Es wird grundsätzlich zwischen zwei Stufen unterschieden: das normale Modell und das professionelle Lagermodell.
Normale Lagerführung
Das normale Modell erlaubt alle gängigen Lagerbewegungen. Es berücksichtigt bei einer Belieferung den Lagerbestand; es handelt Lieferrückstände ab und erlaubt deshalb nur eine Auslieferung der Materialien, die tatsächlich auf Lager sind. Im Folgenden werden wir diese Methode als die normale Lagerführung bezeichnen.
Professionelle Lagerführung
Die professionelle Lagerführung schließt alle Funktionen des normalen Modells ein, aber dokumentiert zudem noch den Weg des einzelnen Artikels. Das heißt, es wird nicht nur ein Artikel in seinem Gesamtbestand verwaltet, sondern das einzelne Stück. Somit ist bei dieser Methode auch die Seriennummernverwaltung möglich.
Das ist besonders wichtig, wenn man auch erbaute Anlagen per Software verwalten möchte.
Es liegt auf der Hand, dass mit der professionellen Methode die Abläufe in der Lagerverwaltung viel automatischer und weit reichender abgehandelt werden können. Das erfordert natürlich mehr Aufwand und Sorgfalt bei der Einführung und Pflege der Daten.
Festlegen der Lagerführung
In den Einstellungen für die Lagerverwaltung kann man das gewünschte Modell der Lagerführung festlegen.
Wählen Sie für die professionelle Lagerführung unter Einstellungen | Artikel | Artikelverwaltung | Einstellungen | Bereich 'Allgemein' Mit Seriennummernverwaltung die Option Vollständig aus.
Inventur
Ob einfache Lagerführung oder mit Rückstandsverwaltung, jede der Methoden erfordert bei ihrer Einführung eine erste Inventur, denn die Bestände der jeweiligen Artikel müssen erfasst werden.
Egal für welches Prinzip der Lagerführung man sich entscheidet, eine genaue computergestützte Lagerführung ist nur möglich, wenn alle Lagerbewegungen unverzüglich und korrekt elektronisch erfolgen. Eine perfekte Steuerung der Lagerausgänge ist nur gewährleistet, wenn auch die Lagereingänge perfekt eingegeben werden. Eine Lagerverwaltung per Software ist nur so aktuell und korrekt wie ihre Datenpflege.
Normale Lagerführung
Haben Sie sich für die normale Lagerführung entschieden, haben Sie einen Eins-zu-eins-Stand des geführten Lagers im eserp und des tatsächlichen Lagers. Jeder Zeit können Sie im eserp die Lagerbestände einsehen.
Artikel, die Sie im Lager führen möchten, werden im Modul esLager automatisch im Hintergrund angelegt, wenn der Bestand eines Artikels bei der Erst-Inventur eingetragen wird. Von nun an kennt das System die vorhandenen Bestände und kann bei Erstellen eines Lieferscheins an den Kunden von den Lagerdaten Gebrauch machen.
Bei Lageraus- und eingängen werden statistische Werte geführt. So wird zum Beispiel der Umsatz eines Artikels, sein Ein- und Ausgang zum / aus dem Lager und viele weitere Informationen geführt und stehen für diverse Auswertungen zur Verfügung.
Bereits bei der Erstellung einer Auftragsbestätigung werden Lagerartikel reserviert und damit für eine Lieferung vorgesehen. Ein manuelles Eingreifen ist natürlich jederzeit möglich. Beim Lieferschein bedeutet das, dass nur im Lager vorhandene Artikel angezeigt werden.
Wenn die zurückgestellten Positionen durch Eintreffen bestellter Ware zur Lieferung bereitstehen, kann eine automatische Nachlieferung der erforderlichen Ware erfolgen.
Für die Bestellung von Artikel steht ein sehr umfassender und komfortabler Assistent zur Verfügung, der sowohl für Projektbestellungen als auch Lagerbestellungen detaillierte Bestellvorschläge erstellt.
Die Voraussetzungen, die ein Betrieb gemäß der Qualitätssicherung nach ISO 9000 erfüllen muss, erfordern eine Prüfung der in das Lager eingehenden Artikel. Auch diese ist in esLager möglich. Die Wareneingänge können protokolliert und geprüft werden und die Lagerzuweisung kann entsprechend der Lager-Organisation vorgenommen werden.
Professionelle Lagerführung
Der zusätzliche Aspekt bei dieser Art der Lagerführung ist, dass pro Artikel ein Datensatz existiert, der über Herkunft und Gewährleistung des Herstellers des Artikels informiert. Das ermöglicht eine äußerst sorgfältige Lagerverwaltung, die als höchste Priorität die Qualitätssicherung ansieht. Bei dieser Methode ist es möglich, jeweils zuerst die älteste Ware zu verbrauchen (FIFO
First In First Out). Außerdem erlaubt sie die Kontrolle und Überstellung von Artikeln in Errichter-Anlagen. Hierbei sind Ablauf-, Garantiezeiten und Seriennummern eine gute Hilfe bei Wartungen und Inspektionen.
Unter Einstellungen | Artikel | Lagerverwaltung | Einstellungen können sämtliche Voreinstellungen und Konfigurationen für die Lagerverwaltung unter eserp vorgenommen werden.
Referenzen und Wertevorräte für den Bereich Lagerverwaltung werden unter Einstellungen | Artikel | Lagerverwaltung | Referenzen verwaltet.
Lagerorganisation
Die nun folgende Beschreibung folgt nicht dem Aufbau des Menüs, sondern versucht den organisatorischen Lauf nachzuvollziehen. Alle Vorgänge, die das Lager in irgendeiner Weise betreffen, werden in ihrem Ablauf beschrieben und zwar in der Reihenfolge, in der sie in einem durchschnittlichen Betrieb zumeist ablaufen.
Ein Projekt durchwandert im Lauf seiner Existenz mehrere Stationen. Aus einer Kalkulationsmappe können Sie ein Angebot und einen Auftrag erstellen, Sie können darüber eine Bestellung veranlassen, einen Lieferschein / Rückschein an den Kunden erstellen und letztendlich hoffentlich darüber eine Rechnung stellen.
Um ein Lager führen zu können, ist es erforderlich zuerst die grundlegenden Daten eines Lagers zu erfassen.
Da in der Lagerverwaltung von eserp verschiedene Lager abgehandelt werden können, können Sie unter dem Menüpunkt Artikel | Lager einen Lager-Datensatz ändern, ein Lager auflösen oder / und neue Lager hinzufügen.
Der Artikelbestand und andere lagerbezogene Artikelinformationen stehen in einer weiteren grundlegenden Tabelle zur Verfügung, damit sind Sie jederzeit über die Verfügbarkeit von Artikeln informiert.
Siehe auch Artikel | Lagerartikel
Bei der Kalkulation eines Projektes können Sie sich bereits darüber informieren, ob ein benötigter Artikel überhaupt auf Lager ist, oder welche alternativen Lieferanten in Frage kommen könnten. Diese erste Referenz auf das Lager ist hier aber nur lesend, d.h. es werden keine Daten verändert.
Ganz anders hingegen ist die Situation, nachdem Sie für ein Angebot den Auftrag erhalten haben. Sie können jetzt die beauftragten Artikel im Lager reservieren, bzw. Information darüber abzuspeichern, so dass im Rahmen der im Auftrag vermerkten Termine diese Artikel im Lager vorhanden sind.
Da das System die Aufteilung eines Betriebes in Zentral- und Filialorganisation unterstützt, sind im logischen Ablauf nun die Konsolidierung der Aufträge anzusiedeln. In der Filiale erstellte Aufträge können zur Zentrale hochgefahren werden.
Im nächsten Schritt können Sie projektbezogene Bestellungen auslösen die lagerorientierte Bestellmethode verwenden
Nächste sinnvolle Station ist dann der Wareneingang oder die Anlieferung der Ware der Lieferanten.
Sind die benötigten Artikel im Lager vorhanden, können diese über einen Lieferschein an den Kunden ausgeliefert werden.
Am Schluss der Betrachtung sollten noch außerordentliche oder Ausnahme-Aktionen wie die Inventur und manuelle Lagerbewegung besprochen werden.
Siehe auch