Details

Auf dem Register Service | Anlagen | Details können weitere Angaben zu einer Anlage hinterlegt werden.

Bereich 'Anlage'

An Kopf des Registers werden die folgenden Informationen zur Anlage angezeigt.

Anlagennummer

Bei der Neuanlage wird automatisch eine Anlagennummer aus den Nummernkreisen eingetragen.

Die Startnummer der Anlagennummerierung bzw. die nächste Anlagennummer können Sie unter dem Punkt Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Nummernkreise unter dem Code ANL mit der Bezeichnung Anlagen festlegen.

Matchcode

Hier wird der Matchcode der Anlage angezeigt. Der Matchcode wird auf dem Register Service | Anlagen | Anlagenort -Details vergeben.

Anlagenart

Hier wird die Anlagenart angezeigt, die der Anlage auf dem Register Service | Anlagen | Details | Bereich 'Anlagentyp' im Feld Art zugewiesen wurde.

Bereich 'Anlagentyp'

Art

Wählen Sie eine Anlagenart aus.

Anlagenarten können unter Einstellungen | Referenzen – Service | Konfigurationsmanagement – Tabelle 'Anlagen-Arten' angelegt werden.

Anlagenarten können einer Anlage auf dem Register Service | Anlagen | Details | Bereich 'Anlagentyp' im Feld Art zugewiesen werden.

System

Zusätzlich können Sie hier auch noch, nach dem oben beschriebenen Schema, ein Anlagensystem auswählen, welches der ausgewählten Anlagenart zugeordnet ist.

Die Anlagenarten und Systeme werden im Konfigurationsmanagement unter dem Punkt Einstellungen | Referenzen - Service | Konfigurationsmanagement – Systeme angelegt.

Qualifikationscode

Über den zugeordneten Qualifikationscode ist es möglich beim Erstellen eines Serviceauftrages zu der Anlage, die Anzeige der zuständigen bzw. zugelassenen Techniker auf die Mitarbeiter zu beschränken, die ebenfalls die zugehörige Qualifikation besitzen.

Dies ist abhängig von der aktivierten Option Auswahl des zuständigen Technikers über Qualifikationscode unter Einstellungen | Allgemein | Service II - Bereich 'Servicemanagement'.

Beim Einsatz des optionalen Dispatching-Moduls kann der hier hinterlegte Qualifikationscode Anlagenqualifikation für die Auftragsplanung für die Auswahl entsprechend qualifizierter Mitarbeiter verwendet werden.

Qualifikationscodes können unter Einstellungen | Referenzen – Office | Personalreferenzen | Qualifikationen angelegt werden.

Die Qualifikationscodes werden einem Mitarbeiter unter Office | Personal | Qualifikation im Bereich geschulte Systeme zugeordnet. Jedem Mitarbeiter können dabei beliebig viele Codes zugeordnet werden.

Qualifikationscodes im Personal (geschulte Systeme)

Bereich 'Zuständige Mitarbeiter'

In der Anlagenverwaltung können einer Anlage drei Mitarbeiter zugeordnet werden.

Beim Einsatz des optionalen Dispatching-Moduls kann der hier hinterlegte Mitarbeiter die Auftragsplanung über den Filter Anlagenpersonal für Einsätze ausgewählt werden.

Bereich 'Bezirk / Tour'

Tragen Sie im Bereich Bezirk / Tour die entsprechenden Angaben zur Tour- und Bezirkszuordnung der Anlage ein.

Bezirknr. / Tournr.

Über die Auswahlfelder Bezirknr und Tournr können Sie einen Bezirk oder eine Tour auswählen, die zuvor in den Service-Referenzen (Einstellungen | Referenzen - Service | Anlagenreferenzen | Touren und Einstellungen | Referenzen - Service | Anlagenreferenzen | Bezirke) hinterlegt worden ist.

Bezirk / Tour / Reihenfolge

Die Felder Bezirk, Tour und Reihenfolge sind für eine flexible Tour- und Bezirksplanung vorhanden. Über benutzerdefinierte Reports ist dann der Ausdruck einer Tour- und Bezirksliste möglich.

Bereich 'Datum'

Im Bereich Datum können Sie verschiedene Daten zur Anlage als Information eintragen. Die Daten können Sie bequem über die Datumsfelder eingeben.

Die Angaben können über kundenindividuelle Reports ausgewertet werden.

Fertigstellung am

Tragen Sie hier das Fertigstellungsdatum der Anlage ein.

Abnahme am

Hier können Sie das Datum der Abnahme eintragen.

Aufschaltung am

Tragen Sie hier das Datum ein, wann die Aufschaltung (Alarmzentrale, Polizei etc.) erfolgte.

Garantie bis

Besteht eine die Garantiefrist für die Anlage, tragen Sie das Ende der Garantie hier ein.

Gewährleistung bis

Das Ende einer Gewährleistungsfrist können Sie in diesem Feld hinterlegen

Ablauf Anerkennung

Tragen Sie hier das Datum ein, wann die Systemanerkennung der Anlage abläuft.

Bereich 'Status' (Anlagenstatus)

Jeder Anlage kann im entsprechenden Eingabefeld ein Status zugeordnet werden.

In den Anlagenreferenzen unter Einstellungen | Referenzen – Service | Anlagenreferenzen | Anlagenstatus können Sie jedem Anlagenstatus eine eigene Hintergrundfarbe zuordnen.

Über den Status-Schnellfilter können auf dem Register Service | Anlagen | Liste ebenfalls die Anlagen vorgefiltert werden.

Bereich 'Gebiet'

GS-Nr.

Wählen Sie die zuständige Geschäftsstellennummer (GS-Nr.) für die Anlage aus.

Lager

Sollen Inspektionsaufträge vorzugsweise aus einem bestimmten Lager mit Artikeln versorgt werden, wählen Sie hier das gewünschte Lager aus. Dieses Lager wird dann im Inspektionsauftrag entsprechend vorbelegt und dadurch bei Lagerbuchungen (Material geliefert) als Vorgabe eingetragen.

Lager werden unter Artikel | Lager | Liste angelegt.

Kostenstelle

Wählen Sie eine Kostenstelle aus.

Bundesland

Wählen Sie ein Bundesland für die Anlage aus.

Bundesländer werden unter Einstellungen | Referenzen – Allgemein | Ländereinstellungen | Bundesländer angelegt.

Das Bundesland wird ausschließlich mit dem optionalen Modul Wachplanung verwendet.

Gebäude

Sie können außerdem die Anlage über das Listenfeld einem Gebäude (Anlagengruppe) zuordnen.

Die Gebäude werden unter dem Punkt Service | Anlagengruppen | Liste angelegt.

Einem Gebäude können mehrere verschiedenartige Anlagen, wie zum Beispiel Brandmelde- und Einbruchmeldeanlagen, zugeordnet werden.

Die Zuordnung einer Anlage zu einem Gebäude kann auch über die Gebäudeverwaltung erfolgen (Menüpunkt Service | Anlagengruppen | Details).

Siehe auch Anlagen einem Gebäude zuordnen

Servicezone

Im Eingabefeld Servicezone kann eine von Ihnen in den Service-Referenzen angelegte Servicezone ausgewählt werden. Servicezonen werden unter Einstellungen | Referenzen - Service | Anlagenreferenzen | Servicezonen angelegt.

Die Zuordnung einer Servicezone wird bei der Generierung von Leistungsartikeln innerhalb der Serviceaufträge ausgewertet.

Spesenzone

Zusätzlich können Sie unter Spesenzone eine vorher unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Buchhaltungsreferenzen | Spesenzonen angelegte Spesenzone auswählen.

Mit der Zuordnung einer Spesenzone können bei Aufträgen die zugeordneten Spesen in den Arbeitsbericht übernommen werden.

Entfernung

Im Eingabefeld Entfernung können Sie Ihre Angaben hinsichtlich der Entfernung zur Anlage hinterlegen. Diese Angaben werden bei der Generierung von Leistungsartikeln in den Serviceaufträge verwendet.

Die Entfernung wird in der Kalkulationsmappe bei einer zugeordneten Anlage auch auf dem Register Projekt | Kalkulationsmappe | Adresse - Anlage eingeblendet.

Pauschale

Zusätzlich können Sie bei einer Anlage auch noch eine Pauschale hinterlegen. Diese Pauschalen können über die Auswahlfelder bestimmt werden.

Angelegt werden sie in den Einstellungen | Referenzen-Service | Anlagenreferenzen | Pauschalen.

Ist einer Anlage eine Pauschale zugeordnet, so werden die Leistungsartikel für Fahrtkostenpauschale und Auslösungspauschale erstellt.

Fabriknummer

Im Bereich Fabriknummer kann im Eingabefeld zum Beispiel die eindeutige Identifikationsnummer für einen Aufzug hinterlegt werden.

Bereich 'Auftrag'

Auftrag

Hier können Sie den Auftrag auswählen, der für die Errichtung der Anlage verwendet wurde.

Weitere Optionen

Inaktiv

In der Anlagenverwaltung ist ein Informationsfeld vorhanden, mit dem eine Anlage als aktiv oder inaktiv gekennzeichnet werden kann. Dieses Feld wird auf dem Register Service | Anlagen | Liste in der Tabelle angezeigt und kann auf diesem Register über das Feld Inaktiv eingestellt werden. In der Listenansicht werden inaktive Anlagen in blauer Schrift dargestellt.

Extern-Vertrag

Mit dem Feld Extern-Vertrag geben Sie an, ob es sich bei dem Vertrag um einen externen Vertrag handelt, der nicht in der Vertragsverwaltung von esoffice verwaltet wird.

Fremdanlage

Mit der Option Fremdanlage können Sie angeben, ob es sich um eine eigene oder von einer Fremdfirma errichte Anlage handelt (reines Infofeld).

Gehört zu einer Anlagengruppe

Die Option Gehört zu einer Anlagengruppe weist Sie nach seiner Aktivierung darauf hin, dass es sich bei dieser Anlage nicht um eine einzelne handelt, sondern dass sie Bestandteil einer Anlagengruppe ist. Diese Angabe ist besonders hilfreich in Bezug auf Inspektionen und Wartungen, da die ganze Anlagengruppe zum Beispiel in einem Arbeitseinsatz gewartet werden kann.

Hinweis bei Auftragsannahme

Wird die Option Hinweis bei Auftragsannahme aktiviert, kann in der Reparaturannahme zu dieser Anlage ein Hinweis angezeigt werden. Die entsprechenden Hinweise können auf dem Register Service | Anlagen | Details II in den zwei Infofeldern hinterlegt werden.

Unerledigte Anlagenerweiterung

Sollten im Nachhinein noch einmal Änderungen bzw. Erweiterungen von Daten in den Anlagenkomponenten durchgeführt werden, kann die Option Unerledigte Anlagenerweiterung aktiviert werden. Ist die Option aktiviert, wird die Anlage auf dem Register Service | Anlagen | Liste in roter Schrift angezeigt.

Funktionen Anlagenverwaltung

Adr. kopieren (Adresse kopieren)

Kopiert die aktuelle Adresse in die Zwischenablage. Die so kopierte Adresse kann aus der Zwischenablage in eine beliebige Anwendung als Text eingefügt werden oder nutzen Sie die Funktion Adresse einfügen um die Adresse in einem esoffice-Adressformular einzufügen.

Wird eine Adresse aus einem Adressformular kopiert, so werden auch die Felder Region, E-Mail und Homepage mit in die Zwischenablage übernommen und beim Einfügen der Adresse mit der Schaltfläche Adresse einfügen werden diese Felder auch gefüllt.

Dies gilt ebenfalls für eine Übernahme in eine externe Anwendung, wie zum Beispiel Microsoft Word, da sich die Adresse in der Windows-Zwischenablage Die Zwischenablage ist ein Windows-Zwischenspeicher, in dem Daten, die in einer Windows-Anwendung ausgeschnitten oder kopiert werden, zwischengespeichert werden, damit sie mit dem Befehl Einfügen an einer anderen Position in demselben oder einem anderen Textfeld eingefügt werden können. befindet.

Adr. einfügen (Adresse einfügen)

Fügt eine zuvor kopierte Adresse (Funktion Adresse kopieren) aus der Zwischenablage in das aktuelle Adressformular ein.

Erweiterung An / Aus

Auf dem Register Service | Anlagen | Details - Weitere Optionen kann die Option Unerledigte Anlagenerweiterung aktiviert werden, wenn noch Arbeiten an der Anlage erforderlich sind. Ist diese Option gesetzt, wird die Anlage in der Listenansicht mit roter Schrift dargestellt.

Die Option kann auch über die Schaltfläche oder Kontextmenüeintrag Erweiterung erledigt An / Aus je nach Zustand aktiviert oder deaktiviert werden. Vor einer Änderung ist noch eine zusätzliche Bestätigung notwendig.

Ansprechpartner

Bei größeren Firmen und Konzernen gibt es oft einen Ansprechpartner für mehrere Vorgänge.

Ein Ansprechpartner kann beliebig vielen Adressen und Vorgängen (inklusive Anlagen und Bauvorhaben) zugeordnet werden.

Ansprechpartner können dadurch auch direkt zu einer Anlage oder einem Bauvorhaben angelegt werden, ohne auch beim zugehörigen Kunden hinterlegt zu sein.

Wird in einer Adresse oder einem Vorgang die Schaltfläche oder der Menüeintrag Ansprechpartner ausgewählt, werden die zu dem aktuellen Datensatz zu geordneten Ansprechpartner in einem separaten Fenster angezeigt.

Alternativ können Sie sich unter Office | Ansprechpartner | Liste alle bereits angelegten Ansprechpartner anzeigen lassen.

Weitere Informationen zu Ansprechpartnern finden Sie unter:

• Ansprechpartner | Liste

• Ansprechpartner | Adresse

• Ansprechpartner | Details

• Ansprechpartner | Kontakte

Suche Seriennummer

Für die Rückverfolgbarkeit der Artikel nach DIN ISO 9001 kann es notwendig sein, bestimmter Artikel (zum Beispiel Anlagenkomponenten) mit Ihrer Seriennummer zu hinterlegen. Sie haben dazu im esoffice die Möglichkeit, vom Lagereingang bis zum Lagerausgang die Seriennummer jedes einzelnen Artikels zu verwalten und so dessen Weg zurückzuverfolgen.

Um gezielt nach einer Seriennummer zu suchen, um festzustellen, wo sich der Artikel, der zur Seriennummer gehört, gerade befindet, können Sie die Funktion Suche Seriennummer verwenden.

Allgemeines zu Seriennummern

Generell können Seriennummern über den Wareneingang, eine manuelle Lagerbewegung (Einlieferung), auf dem Lager und bei den Anlagenkomponenten (zu diversen Artikeln) angelegt werden.

Aus einem Lager können nur existierende Seriennummern ausgeliefert werden (Lieferschein, manuelle Auslieferung (auf Auftrag), usw.).

Bei Rücklieferungen von einem Auftrag können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch auf diesen Auftrag ausgeliefert wurden.

Bei allen Lagerbewegungen bei denen Seriennummern betroffen sind, wird im Hintergrund immer die Tabelle LAGIOSER mit gebucht.

Bei den Anlagenkomponenten können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch ausgeliefert worden sind.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche Seriennummer. Das Fenster Suchen nach Seriennummern im System wird mit dem Register Liste geöffnet.

Bereich 'Status'

Wählen Sie im Bereich Status aus, in welchen Tabellen mit Seriennummerninformationen gesucht werden soll. Dies ermöglicht, die Anzahl der Artikel mit Seriennummern einzuschränken.

Bei der Option Alle werden alle verfügbaren Seriennummern angezeigt.

Zu jedem ausgewählten Status finden Sie eine entsprechende Nummernspalte in der Tabelle wieder, um eine gezielte Suche vorzunehmen.

Seriennummer über die Artikelnummer suchen

Wenn man nicht sicher ist in welchem Bereich eine Seriennummer gebraucht wurde, hat man hier zusätzlich noch die Möglichkeit über die Artikelnummer zu suchen.

1. Klicken Sie dazu die Spaltenüberschrift Artikelnr. an (1).

   Das Auswahlfeld für die Artikelnummernsuche (2) wird freigeschaltet.

   

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche um den Artikelauswahlassistenten zu öffnen.

   

3. Durch die Eingabe einer Artikelnummer oder die Auswahl über den Artikelauswahlassistenten wird, nachdem die Schaltfläche Artikel übernehmen gedrückt wurde, nach den Artikeln in den Seriennummern gesucht.

   

Über die Schaltfläche Gehe zu kann die allgemeine Sprungfunktion aufgerufen werden. Als Sprungziele stehen der Artikel, der dem Artikel zugeordnete Lieferant und der im Status eingestellte Filter zur Verfügung.

Register 'Historie'

Zusätzlich zur Listenansicht findet sich hier auch noch das Register Historie.

Auf diesem Register werden alle Lagerbewegungen zu einer Seriennummer aufgelistet.

Dabei wird außer der Bewegungsart auch das Buchungsdatum sowie die Nummer des Auftrags, des Liefer- oder Warenscheins angezeigt. Über die Schaltfläche Gehe zu wird die allgemeine Sprungfunktion zu den abhängigen Modulen aktiviert.

Suchen, Sortieren und Filtern

Die Elemente oberhalb der Tabellenansicht ermöglichen es, nach bestimmten Informationen innerhalb der angezeigten Seriennummerndatensätze zu suchen, bestimmte Daten herauszufiltern oder nach einem Kriterium zu sortieren.

Suchen

Im Textfeld Suchen kann in dem unter dem Listenfeld Sortierung eingestellten Datenfeld (zum Beispiel AnlagenNr.) gesucht werden. Es wird dabei bei der Eingabe des Suchbegriffes die Tabellenzeile markiert, welche dem Suchbegriff am nächsten kommt.

Sie können nun eine Sortierung der angezeigten Seriennummern einstellen. Die Möglichkeiten der Sortierung sind abhängig von der Einstellung im Bereich Suchen. Bei den Optionen Lager, Wareneingang, Lieferschein und Anlagen erfolgt die Sortierung über das Sortierfeld. Die Sortiermöglichkeiten (Felder) sind abhängig von der gewählten Tabelle.

Sortierung

Bei Anzeige der Seriennummern aller Tabellen erfolgt die Sortierung über das Anklicken der einzelnen Spaltenüberschriften.

Beispiel für die Spaltenüberschriften

Filter

Um die Anzeige der Datensätze einzuschränken, können Sie die Filterfunktion verwenden, die Sie über die Schaltfläche aufrufen können.

Im Dialogfeld Filter kann eine Selektion über einen Bereich oder einen Wert in einem der angezeigten Felder erfolgen. Es können verschiedene Suchkriterien miteinander kombiniert werden.

Die Eingabemöglichkeiten sind abhängig vom gewählten Feld. Haben Sie die Anzeige mit dem Filter eingeschränkt, wird die Filter Schaltfläche farblich hinterlegt dargestellt .