Adresse

Auf dem Register Office | Geschäftspartner | Adresse ist es möglich, Kontakt- und Adressinformationen zu einem Geschäftspartner zu erfassen.

Für das Navigieren innerhalb der Datensätze und für einige Funktionen steht ihnen der Navigator oberhalb der Register zur Verfügung.

Eine Beschreibung der Navigator-Schaltflächen und deren Funktionen finden Sie unter Datensatz-Navigator.

Die komplette Funktionalität des Navigators (Anlegen, Löschen etc.) steht Ihnen nur auf den Registern Liste, Adresse, Details zur Verfügung.

Neuen Geschäftspartner anlegen

Für die Neuanlage eines Geschäftspartners ist die Berechtigung 1202 - Geschäftspartner - Neuanlage erforderlich.

Geschäftspartner anlegen

Klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator .
Es wird ein neuer Geschäftspartnerdatensatz angelegt und das Register Office | Geschäftspartner | Adresse wird zur Vervollständigung der Daten aufgerufen. Es wird dabei eine fortlaufende Geschäftspartnernummer aus den Nummernkreisen (Nummernkreis-Code GPA) vergeben.
Haben Sie die Geschäftspartnerdaten vervollständigt, speichern Sie den Datensatz mit der Schaltfläche des Navigators.

Nummer (Geschäftspartnernummer )

Bei der Neuanlage eines Datensatzes wird eine eindeutige Nummer aus den Nummernkreisen vergeben, eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich.

Siehe auch Nummernkreise

Matchcode

Für eine Adresse oder einen Vorgang können Sie einen zusammengesetzten eindeutigen Suchbegriff (Matchcode) vergeben, dies kann die Suche erleichtern. Der Aufbau des Matchcode kann dabei frei gestaltet werden, auch die automatische Erzeugung des Matchcodes beim Neuanlegen oder Ändern eines Datensatzes nach einen individuell festgelegten Aufbau ist möglich.

Es ist sinnvoll, den Aufbau des Matchcodes vor Beginn der Arbeit mit esoffice festzulegen.

Aufbau des Matchcode

Die Zusammensetzung erfolgt folgendermaßen:

Inhalt von Feld Firma1, dann ein Komma, der erste Buchstabe des Vornamens (wenn gefüllt) mit Punkt und Komma und dann der Ort.

Den Aufbau des automatisch generierten Matchcodes legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Parameter I - Bereich 'Adressen' fest.

Der Matchcode kann auch mit der Funktion Matchcode füllen im Kontextmenü auf dem Register Liste oder Adresse vergeben werden, es wird dabei der in den Einstellungen hinterlegte Aufbau berücksichtigt.

Anrede

Im Feld Anrede ist es möglich eine Adressanrede einzugeben oder eine Anrede aus der entsprechenden Referenztabelle auszuwählen.

Anreden können unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Anreden angelegt werden.

Titel

Tragen Sie hier den Titel einer Person ein oder wählen einen aus der Referenztabelle Titel aus.

Titel können unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Titel angelegt werden.

Firma / Name / Vorname

Für den Namen einer Firma bzw. einer Adresse sind drei Felder vorgesehen, wobei die Felder Firma / Name und Vorname auch in der Listenansicht angezeigt werden.

Der Eintrag im ersten Feld Firma / Name gleicht einem Suchkriterium. Bei Privatpersonen wird in diesem Felder der Nachnamen eingetragen.

Legen Sie vor der Eingabe fest, wie Adressdaten einheitlich erfasst werden sollen.

Ein Mitarbeiter schreibt Hermann Stahl GmbH in das Feld Firma / Name.

Ein zweiter Mitarbeiter sucht nach Stahl, findet keinen Eintrag und erfasst die Adresse noch einmal unter Stahl GmbH (im Feld Firma / Name) und Hermann im Feld Vorname.

Weitere Namensfelder

Neben dem Feld Firma stehen noch zwei weitere Eingabefelder für den Namen / Firmenbezeichnung einer Adresse bereit.

Zu Händen

Das Feld Zu Händen ermöglicht Ihnen, ein Schreiben einer speziellen Person zukommen zu lassen.

Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift

Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll, auch ob die Felder Zu Händen, Abteilung , Ortsteil oder Region innerhalb der Anschrift verwendet werden.

Straße

Tragen Sie hier den Straßennamen und die Hausnummer für die Adresse ein.

PLZ / Ort

Diese beiden Felder sind für die Postleitzahl und den Ortsnamen der Adresse vorgesehen.

Land

Tragen Sie hier das Länderkürzel ein, zum Beispiel D für Deutschland oder wählen Sie ein Land aus der Referenztabelle Nationen aus. Länder werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen angelegt.

Das Land wird nur gedruckt (zum Beispiel im Angebot / Auftrag aus der Kalkulationsmappe), wenn das ausgewählte Land von dem, in den Einstellungen des Betriebssystems abweicht.

Die Ländereinstellungen sind unter Windows in den Einstellungen unter Zeit und Sprache > Sprache und Region im Unterpunkt Land oder Region zu finden.

Es ist erforderlich, dass das Feld Land mit einem Wert gefüllt ist. Ist das Feld beim Speichern eines Datensatzes leer, wird vorgeschlagen den Standardwert zu verwenden.

Siehe auch Geschäftsstellen / Adresse

Postfach / Postfach-PLZ / Ort

Bei Angabe eines Postfachs mit der dazugehörigen Postleitzahl und des Ortes wird bei einem Ausdruck (Angebot, Auftrag, Rechnung, usw.) nicht mehr die Straßen Anschrift, sondern das Postfach und die entsprechende Postleitzahl mit dem Ort.

Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift

Ortsteil

In einigen Ländern ist es notwendig, hinter dem Ortsnamen oder dem Postfach noch den Ortsteil anzugeben.

Region

Die Region ist in einigen Ländern Bestandteil der Postanschrift. Die Region kann entweder aus der vorhandenen Liste ausgewählt oder auch manuell eingetragen werden.

Regionen können unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Ländereinstellungen | Regionen angelegt werden.

Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift

Distrikt

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Darstellung III - Adresse das Adressformat auf USA oder Großbritannien eingestellt, wird zusätzlich das Feld Distrikt eingeblendet.

Abteilung

Das Feld Abteilung ermöglicht Ihnen, ein Schreiben einer bestimmten Abteilung zukommen zu lassen, falls zum Beispiel im Feld Zu Händen keine spezielle Person angeführt ist.

Aufbau Postanschrift

Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen können Sie je Land angeben wie die Postanschrift aufgebaut sein soll, auch ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.

Informationen

Weitere Notizen zur Adresse können Sie in diesem Feld hinterlegen.

Unter diesem Feld befindet sich das Informationsmemofeld. Mit einem Doppelklick kann das Memofeld zur erleichterten Bearbeitung in einem separaten Fenster geöffnet werden.

Dieses Memofeld ist ein RichText-Feld und der einzugebende Text kann entsprechend Ihren Bedürfnissen formatiert werden. (zum Beispiel Schriftfarbenwahl, Unterstreichenfunktion, etc.).

Referenznr.

Hier kann der Bezug zu einer anderen Adresse mit der gleichen Adressart hergestellt werden.

Hier kann der Bezug zwischen einem Kunden Arztpraxis und dem Privatkunden Arzt hergestellt werden.

Die Referenz-Adresse wird über das Auswahlfeld festgelegt.

Über die Sprungfunktion Gehe zu in der Symbolleiste oder das Kontextmenü kann zur ausgewählten Adresse (Referenzgeschäftspartner) gewechselt werden.

Telefonnummer

Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein. Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein.

Sie können im Feld Telefon eine Telefonnummer direkt der Adresse zuordnen.

Je nach Adressart können in einer Zusatztabelle weitere Telefonnummern, zum Beispiel mit Mobilnummern, Durchwahlen etc., hinterlegt werden.

Telefax

Hinterlegen Sie hier eine zentrale Telefaxnummer für die Adresse.

E-Mail

In diesem Feld kann eine zentrale E-Mail-Adresse für den Adress-Datensatz eingetragen werden. Weitere E-Mail-Adressen können entweder über die Zusatztabelle erfasst werden oder sie werden bei den zugeordneten Ansprechpartner hinterlegt.

Homepage

Tragen Sie hier die Webadresse (URL Die URL (Uniform Resource Locator) ist die Adresse einer einzelnen Webseite. Sie kann direkt in die Adressleiste im Browser eingegeben werden. Dabei ist die URL nicht mit der Domain gleichzusetzen. Denn die Domain ist nur ein Bestandteil der URL.) zum Webauftritt / Homepage des Adressdatensatzes ein. Durch einen Doppelklick auf dieses Feld wird der Standardbrowser mit der Homepage-URL aufgerufen

Tabelle 'Weitere Nummern'

In dieser Tabelle können weitere Telefon- / Faxnummern / E-Mail-Adressen erfasst werden.

Bezeichnung

Vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung für die zusätzliche Nummer ein. Bei der Auswahl eines Telefonart-Codes wird die dort hinterlegte Bezeichnung in dieses Feld übernommen.

Nummer

In diesem Feld hinterlegen Sie die zusätzliche Nummer. Dabei kann es sich um eine Telefonnummer, Mobilnummer, Telefaxnummer oder eine zusätzliche E-Mail-Adresse handeln. Um welchen Typ Nummer es sich handelt, legen Sie über die Auswahl im Feld Code fest.

Code

Wählen Sie einen Telefonart Code aus der entsprechenden Referenztabelle für die zusätzliche Nummer aus. Es wird die bei der Telefonart hinterlegte Beschreibung in das Feld Bezeichnung übernommen. Für die Telefonart wird festgelegt um was für einen Typ Telefonnummer / E-Mail-Adresse es sich handelt, z.B. um eine Mobilnummer oder eine Durchwahl.

Da bestimmte Programmfunktionalitäten über die Telefonart gesteuert werden, sollte jeder Zusatznummer eine Telefonart zugewiesen werden.

Telefonart-Codes können unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS-Referenzen | Telefonarten anlegt werden. Die Zuordnung einer Funktionalität zu den einzelnen Telefonart-Codes legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Telefonartcodes' fest.

Privat

Sobald eine Adresse als privat markiert wurde, ist erforderlich einen Datenerhebungszweck (Feld Verwendungszweck) anzugeben, da es sich um personenbezogene Daten handelt (siehe auch DSGVO Datenschutz-Grundverordnung).

Kontakt

Mit der Option Kontakt können Sie der Adresse ein weiteres Attribut zuweisen. Dieses Attribut kann zum Beispiel durch Kundenindividuelle Reports ausgewertet werden.

Überregional

Die Option Überregional steuert die Anzeige der Adresse bezogen auf die Geschäftsstellen. Wird diese Option aktiviert, kann diese Adresse auch bei anderen Geschäftsstellen eingesehen werden.