Neben den allgemeinen Beschreibungen zu eswawi gibt es auch noch Lieferantenspezifische Anleitungen.
Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie unter eswawi FAQ.
Die Artikeldaten aus der eswawi sind nahtlos über den Artikelauswahlassistenten einsehbar und können wie gewohnt zu einer Angebotskalkulation hinzugefügt werden.
Der Artikelauswahlassistent zeigt immer die aktuellen Artikeldaten des Lieferanten, inklusive Verfügbarkeit und gegebenenfalls kundenindividuelle Preise sowie Sortiment. Über den Artikelauswahlassistenten sind mehrere Texte, Bilder und Datenblätter zu einem Artikel einsehbar.
Artikelauswahlassistent mit Artikeldateien (Daten unkenntlich gemacht)
Wird für das erstellte Angebot eine Bestellung gebucht, erfolgt die Übermittlung der Bestellung über die Senden-Schaltfläche in der Bestellbearbeitung von esoffice. Siehe auch Bestellungen
Ein Ausdrucken oder separates Versenden der Bestellung über E-Mail ist nicht notwendig. Die Bestellung steht dem Lieferanten sofort zur Verfügung.
Bestellstatusabruf
Der Abruf von Bestellbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen wird aus esoffice heraus über die Schaltfläche eswawi Abgleich in der Bestellbearbeitung ausgelöst werden.
Die ausgelöste Aktion aktualisiert alle Bestellungen über die eswawi, legt für hinterlegte Lieferscheine ungebuchte Wareneingänge an und importiert ZUGFeRD-Rechnungen als ungebuchte Kreditorenrechnungen. Die Bestellung wird ggf. um ein bestätigtes Lieferdatum und einen bestätigten Preis vom Distributor auf Positionsebene ergänzt. Abweichende Preise werden rot bei teureren bzw. grün bei einem günstigeren Preis hervorgehoben.
esoffice Bestellbearbeitung mit einer Bestellung über die eswawi
Können nicht alle Positionen vom Lieferanten bedient werden, hinterlegt der Lieferant Informationen bei der jeweiligen Position, die über die Bestelldetails abgerufen werden können. Auch auf Bestellebene kann der Lieferanten allgemeine Informationen zur Bestellung angeben.
Mit dem automatischen Anlegen von Wareneingängen auf Basis der Lieferscheine vom Lieferanten, werden Seriennummern bei den Positionen hinterlegt – insofern mit aktivierter Seriennummernverwaltung gearbeitet wird. esoffice warnt, wenn Seriennummern hinterlegt sind, aber nicht mit aktiver Seriennummernverwaltung gearbeitet wird.
Über die eswawi wird gegebenenfalls ein Hyperlink zur Sendungsverfolgung im Info-Feld des Wareneingangs hinterlegt. Dieser kann in einem Webbrowser geöffnet werden.
Bestellstatus
Eine Bestellung über die eswawi kann fünf unterschiedliche Status annehmen:
Übermittelt
Die Bestellung ist erfolgreich übertragen worden und wird vom Lieferanten geprüft / verarbeitet.
Absprache notwendig
Die Bestellung ist vom Lieferanten geprüft worden, konnte aber nicht (weiter) verarbeitet werden. Info-Felder werden nicht gefüllt oder von esoffice verarbeitet. Rücksprache mit dem Lieferanten ist notwendig.
Abgelehnt
Der Lieferant hat die Bestellung abgelehnt.
Bestätigt
Die Bestellung ist verarbeitet und bestätigt worden.
Abgeschlossen
Die Bestellung ist abgeschlossen.
Der Status kann vom Lieferanten bei Bedarf mit einer weiteren Bestellbestätigung aktualisiert werden und ist in esoffice ersichtlich, sobald die Aktion eswawi Abgleich über die oben genannte Schaltfläche ausgelöst worden ist.
Siehe auch Artikel | Bestellungen | Details
Es empfiehlt sich den Bestellstatus mehrmals am Tag zu prüfen, um für alle Bestellungen regelmäßig Aktualisierungen abzurufen.
Der Bestellstatus wird zudem in der Liste der Bestellungen angezeigt, um auf einen Blick den Status einer Bestellung erfassen zu können.
Dokumente mit Bestellung übertragen
Sie können mit einer Bestellung eine zusätzliche Datei übertragen.
Die Datei können Sie über das 
Auswahlfeld Zusatzdatei auf dem Register Artikel | Bestellungen | Details auswählen.
Möchten Sie mehrere Dateien übertragen, ist es notwendig diese als *.zip-Datei zu packen.
Das Feld Zusatzdatei wird nur bei OpenTrans oder eswawi Bestellungen angezeigt.