GFTWAWI

Streckengeschäft über die GFT mit der GFTWAWI

Prozessbeschreibung Beschaffungsprozess

Mit der GFTWAWI lässt sich der Beschaffungsprozess von Material im Streckengeschäft vereinfachen: Die Auswahl der Artikel, die Anfertigung der Bestellung und der Empfang der Rechnung kann aus esoffice heraus vollelektronisch mit der GFT abgewickelt werden. Der Import des GFT-Artikelkatalogs ist nicht erforderlich. Die Artikeldaten werden über die es2000 Errichter Software GmbH GFTWAWI bereitgestellt und werden bedarfsgerecht in den esoffice Artikelstamm übernommen.

Damit löst die GFTWAWI die vorherige Praxis über den FTP-Client ab und bietet damit die genannten Vorteile.

Bestellprozess und Rechnungsempfang zwischen Ihrem ERP-System und der GFT

Die Grafik zeigt einen Überblick über den Ablauf: esoffice bezieht über die GFTWAWI allgemeine Artikeldaten (1) sowie Preise, welche in esoffice bedarfsgerecht bei der Angebotserstellung übernommen werden.

Aus einem kalkulierten Angebot kann eine Bestellung (2) erzeugt werden.

Dabei wird die im esoffice erzeugte Bestellung an die GFT und an den GFT-Lieferanten übermittelt:

1. Übermittlung an die GFT (2.1) zur Kenntnisnahme und späteren korrekten Fakturierung, welche direkt über die GFTWAWI ins GFT-System eingespielt wird.

2. Übermittlung an den GFT-Lieferanten (2.2).

   Die Bestellung für den GFT-Lieferanten wird je nach esoffice Einstellungen entweder, wie gehabt via E-Mail oder Ausdruck von Ihnen übermittelt.

   Verwendet der GFT-Lieferant ebenfalls eine GFTWAWI, wie beispielsweise die KOMSA AG, übermittelt esoffice die Bestellung vollelektronisch an die GFTWAWI der KOMSA.

    

   Informationen zur Bestellung erhalten sie vom GFT-Lieferanten direkt. Die Abrechnung der Bestellung erfolgt zwischen der GFT und dem GFT-Lieferanten und die GFT stellt die finale Rechnung für Sie über die GFT bereit.

Einrichtung und Registrierung

Um die GFTWAWI nutzen zu können, ist es erforderlich bei dem GFT-Lieferanten auf dem Register Office | Lieferanten | Details die Lieferantenart GFT auszuwählen.

Voreinstellungen

Mengeneinheiten nach UN/ECE 20

Bei der Übermittlung elektronischer Daten im Geschäftsverkehr werden Mengeneinheiten gemäß dem UN/ECE 20-Standard verwendet.

Für die Nutzung von openTrans, OCI-Schnittstelle, eswawi, GFTWAWI und xRechnung ist es erforderlich in den Mengeneinheiten in der Spalte Mengeneinheit nach UN/ECE 20 entsprechende Einträge vorzunehmen.

Wichtige Mengeneinheiten sind zum Beispiel

Quelle: CEN MUG auf Basis UN/CEFACT Recommendation 20

Registrierung

Ist die korrekte Lieferantenart ausgewählt, wird die Registrieren-Schaltfläche angezeigt, über welche die Registrierung bei der GFT für die Nutzung der GFTWAWI möglich ist.

In dem nachfolgenden Dialog werden die Bedingungen des Lieferanten angezeigt. Für die Nutzung ist die Bestätigung (Akzeptieren) erforderlich. Dabei wird eine Vereinbarung zwischen Mitgleid und GFT abgeschlossen, auf die es2000 keinen Einfluss hat. Während der Registrierung werden die Stammdaten des Mitglieds aus der aktuellen esoffice Geschäftsstelle übertragen, wie Name und Anschrift.

UPDATE EINLIEFART 
    SET WAWIURL = 'https://eswawi.gft-eg.de/api'
    WHERE LIEFERANTART = 1;

Nach Eingang der Registrierung erhält die GFT eine Benachrichtigung und wird eine Freischaltung veranlassen, oder den Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Der aktuelle Registrierungsstatus wird auf dem Register Office | Lieferanten | Details oder in der Statusleiste des Artikelauswahlassistenten für den Lieferanten angezeigt.

Die GFT hat die Möglichkeit den Zugang zu sperren.

Artikelauswahlassistent mit Registrierungsstatus

Für die Zuordnung der Artikel von der GFTWAWI zum Lieferanten, wird nach Abschluss der Registrierung automatisch ein online-Materialkatalog angelegt. Dieser Materialkatalog kann unter Artikel | Materialkataloge konfiguriert werden.

Damit im nachfolgenden Prozess Artikeldaten aus dem Artikelauswahlassistenten korrekt dem richtigen GFT-Lieferanten zugeordnet werden können, ist es notwendig die GFT-Lieferanten als Lieferanten im esoffice unter Office | Lieferanten anzulegen und zu konfigurieren.

Folgende Einstellungen sind erforderlich:

1. Wählen Sie auf dem Register Office | Lieferanten | Details II - Bereich 'Streckengeschäfte' die GFT (mit Lieferantenart GFT und als Streckenlieferant konfigurierter Lieferant) als zuständigen Streckenlieferant aus.

2. Hinterlegen Sie im gleichen Bereich im Feld Kundennummer die GFT-Lieferantennummer. Eine Liste der Lieferantennummern können Sie über die GFT beziehen, oder im Artikelauswahlassistenten in der Kalkulation einsehen (Register GFT, beliebiger Artikel, Schaltfläche Lieferanten)

GFT-Lieferanten konfigurieren

Änderungen der Registrierungsbedingungen

Es besteht die Möglichkeit, dass die Registrierungsinformationen von der GFT anpasst werden. Erfolgen umfangreiche Änderungen der Bedingungen, kann die GFT veranlassen, dass es erforderlich ist, die geänderten Bedingungen bis zu einem gewissen Stichdatum erneut zu akzeptieren. Im Artikelauswahlassistenten oder im jeweiligen Lieferanten werden Sie durch einen Dialog über neu verfügbare Registrierungsinformationen informiert. Im Dialog haben Sie die Möglichkeit die aktualisierten Bedingungen zu akzeptieren.

Angebotserstellung und Bestellübermittlung

Die Artikeldaten aus der GFTWAWI sind nahtlos über den Artikelauswahlassistenten einsehbar und können wie gewohnt zu einer Angebotskalkulation hinzugefügt werden. Der Artikelauswahlassistent zeigt immer die aktuellen Artikeldaten der GFT an.

Artikelauswahlassistent mit Artikeldateien

Ist die Hinzufügen-Schaltfläche ausgegraut und eine Warnmeldung in der Info-Leiste des Artikelauswahlassistenten wird angezeigt (siehe Abbildung oben), dann ist der GFT-Lieferant über den der Artikel bezogen werden kann, nicht korrekt konfiguriert. Gehen Sie wie in der Einrichtung beschrieben vor und hinterlegen Sie als Kundennummer beim Streckenlieferanten die angezeigte Lieferantennr. (GFTWAWI).

Wird für das erstellte Angebot eine Bestellung gebucht, erfolgt die Übermittlung der Bestellung über die Senden-Schaltfläche in der Bestellbearbeitung von esoffice. Siehe auch Auftragsbestellung

Ein Ausdrucken oder separates Versenden der GFT-Bestellung über E-Mail ist nicht notwendig. Wie das Duplikat der Bestellung gehandhabt wird, ist von der Konfiguration abhängig, wie einleitend erläutert. Sie können das Duplikat wie gewohnt versenden.

Datenverarbeitung und Support

es2000 hat auf die verarbeiteten Daten der GFTWAWI keinerlei Zugriff, insofern der Lieferant diesen nicht explizit einräumt.