Unter diesem Punkt können einzelne Vertragspositionen definiert werden. Zum Beispiel können Positionsarten für die Wartung bzw. Inspektion oder eine Aufschaltgebühr als Vertrags-Positionsart hinterlegt werden. Die Vertragspositionsarten können dann im Vertragsmanagement individuell zu einem Vertrag kombiniert werden.
Tabelle 'Vertragspositionsarten'
Vertragspositionsart
Tragen Sie eine eindeutige Nummer für die Vertragspositionsart ein.
Wird die Bezeichnung in mehreren Sprachen hinterlegt, ist die Kombination aus Nummer und Sprachcode eindeutig zu wählen.
Matchcode
Tragen Sie nun einen Matchcode für die Vertrags-Positionsart ein, der die Vertragsposition näher identifiziert, zum Beispiel WartBMA für Wartung einer Brandmeldeanlage.
Gegenkonto / Kostenstelle / Kostenträger
Tragen Sie nun in den Feldern Gegenkonto, Kostenstelle und Kostenträger die jeweiligen Nummern ein, die für diesen Zahlungsvorgang als Voreinstellung gelten sollen oder wählen Sie eine Nummer anhand des Listenfeldes aus. Diese Angaben beeinflussen bei Buchung der Rechnung die Summierung bzw. Verteilung auf die angegebenen Konten.
Positionsproduktart
Wählen Sie zu jeder Vertragspositionsart eine Produktart über das Auswahlfeld aus. (Diese Auswahl sollte unbedingt erfolgen, da im Vertragsmanagement die Vertragspositionen nur berechnet werden, wenn eine Produktart eingetragen ist.).
Zur Verfügung stehen Miete, Wartung, Inspektion, Versicherung, Fixpreis, Sonstige, Leistung und Mengen.
Fixpreis
Vertragspositionen mit der Produktart Fixpreis werden fest mit der bei der Position hinterlegten Gebühr berechnet und auf der Rechnung mit der Anzahl 1 ausgewiesen.
Wartung
Beim Fakturieren einer Vertragsrechnung werden Positionen der Produktart Wartung nur dann mitberechnet, wenn diese Rechnung inklusive Wartung ist. Als Vorgabe ist es erforderlich, dass eine Inspektion berechnet wurde, da die Wartung nur als zusätzliche Gebühr auf die Inspektion angerechnet wird.
Die Produktart Wartung ist jedoch nur dann sichtbar, wenn nicht mit den Auszugstools gearbeitet wird, da es dort keine Trennung zwischen Inspektion und Wartung gibt.
Leistung
Für Positionen mit der Produktart Leistung wird die zu fakturierende Anzahl über die Arbeitsberichte bestimmt. Dazu wird auf dem Register VERTRÄGE | LEISTUNGEN im Vertrag den einzelnen Schichten jeweils eine Vertragsposition zugeordnet werden.
Beim Fakturieren werden die Arbeitszeiten zu allen Schichten, denen die Vertragsposition zugeordnet ist, die innerhalb des zu fakturierenden Zeitraums liegen und für welche die Option Fakturieren gesetzt ist, summiert und als Menge in die Vertragsrechnung eingetragen.
Mengen
Positionen mit der Produktart Mengen werden im Zusammenhang mit erbrachten Vertragsleistungen berechnet. Hierbei müssen die entsprechenden Angaben bei den Leistungen und den Schichtdaten auf dem Register Service | Verträge | Leistungen eingetragen werden. Bei der Berechnung wird die Positionsgebühr mit der Menge der vereinbarten und erfüllten Schichten und der Menge der Mitarbeiter multipliziert.
Info auf Rechnung drucken
Mit der Option Info auf Rechnung drucken kann der Anwender bestimmen, ob die jeweils hinterlegte Text im Memofeld Info beim Drucken mit ausgegeben wird oder nicht.
Den Text können Sie über die Schaltfläche Info für die jeweilige Positionsart aufrufen.
GS-Nr.
Soll die Vertragsgebührenart auf eine bestimmte Geschäftsstelle eingeschränkt werden, wählen Sie hier die gewünschte Geschäftsstelle aus.
Siehe auch Vertragspositionsart ist nicht auswählbar
Kein Skonto
Mit der Option Kein Skonto geben Sie an, ob die jeweilige Positionsart Skonto fähig ist oder nicht. Aktivieren Sie diese Option, wenn für diese Positionsart kein Skonto gewährt werden soll.
Anhand dieser Option werden beim Drucken einer Rechnung die möglichen Skontobeträge bei Verwendung von SkontoSatz1 bzw. SkontoSatz2 berechnet.
Tabelle 'Bezeichnung pro Positionsart'
In der Tabelle Bezeichnungen werden die Beschriftungen für den in der Tabelle Vertragspositionsarten markierten Eintrag hinterlegt.
Sprachcode
Wählen Sie einen Sprachcode aus der Referenztabelle Sprachen aus. Der Sprachcode bezieht sich dabei auf die Sprache, die bei den Eintragungen im Feld Bezeichnung verwendet wird.
Für die Mehrsprachfähigkeit des Programms wird die Lizenz 0110340 Mehrsprachlabel benötigt.
Bezeichnung
Tragen Sie eine Bezeichnung gemäß dem eingestellten Sprachcode ein.
Schaltfläche 'INFO'
Sie können in diesem Memo- / Textfeld beliebige Informationen zu der markierten Vertragspositionsart eintragen. Sind in der Tabelle Bezeichnungen Einträge in verschiedenen Sprachen hinterlegt, markieren Sie den Eintrag in der gewünschten Sprache und tragen anschließend den Text ein.
Der Inhalt des Info-Feldes kann beim Druck der Vertragsrechnung mit ausgegeben werden, aktivieren Sie dazu die Option Info auf Rechnung drucken bei der jeweiligen Vertragspositionsart.