Lieferadresse

Auf dem Register Service | Serviceaufträge | Lieferadresse können eine oder mehrere zu der Auftragsadresse (Kunde, Kalkulation) abweichende Adresse als Lieferadresse eingegeben werden.

Angelegt werden diese Adressen mit der Schaltfläche des Navigators unterhalb der Adressliste.

Adressdaten

Anrede

Im Feld Anrede ist es möglich eine Adressanrede einzugeben oder eine Anrede aus der entsprechenden Referenztabelle auszuwählen.

Anreden können unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Anreden angelegt werden.

Titel

Tragen Sie hier den Titel einer Person ein oder wählen einen aus der Referenztabelle Titel aus.

Titel können unter Einstellungen | Referenzen - Office | Adressreferenzen | Titel angelegt werden.

Firma / Name / Vorname

Für den Namen einer Firma bzw. einer Adresse sind drei Felder vorgesehen, wobei die Felder Firma / Name und Vorname auch in der Listenansicht angezeigt werden.

Der Eintrag im ersten Feld Firma / Name gleicht einem Suchkriterium. Bei Privatpersonen wird in diesem Felder der Nachnamen eingetragen.

Legen Sie vor der Eingabe fest, wie Adressdaten einheitlich erfasst werden sollen.

Ein Mitarbeiter schreibt Hermann Stahl GmbH in das Feld Firma / Name.

Ein zweiter Mitarbeiter sucht nach Stahl, findet keinen Eintrag und erfasst die Adresse noch einmal unter Stahl GmbH (im Feld Firma / Name) und Hermann im Feld Vorname.

Weitere Namensfelder

Neben dem Feld Firma stehen noch zwei weitere Eingabefelder für den Namen / Firmenbezeichnung einer Adresse bereit.

Zu Händen

Das Feld Zu Händen ermöglicht Ihnen, ein Schreiben einer speziellen Person zukommen zu lassen.

Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift

Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll, auch ob die Felder Abteilung oder Region innerhalb der Anschrift verwendet werden.

Straße

Tragen Sie hier den Straßennamen und die Hausnummer für die Adresse ein.

PLZ / Ort

Diese beiden Felder sind für die Postleitzahl und den Ortsnamen der Adresse vorgesehen.

Land

Tragen Sie hier das Länderkürzel ein, zum Beispiel D für Deutschland oder wählen Sie ein Land aus der Referenztabelle Nationen aus. Länder werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen angelegt.

Das Land wird nur gedruckt (zum Beispiel im Angebot / Auftrag aus der Kalkulationsmappe), wenn das ausgewählte Land von dem, in den Einstellungen des Betriebssystems abweicht. Um die Einstellung zu ändern, wechseln Sie in das Menü von Windows. Dort klicken Sie auf das Feld Einstellungen, Systemsteuerung, Ländereinstellung.

Es ist erforderlich, dass das Feld Land mit einem Wert gefüllt ist. Ist das Feld beim Speichern eines Datensatzes leer, wird vorgeschlagen den Standardwert zu verwenden.

Siehe auch Geschäftsstellen / Adresse

Postfach / Postfach-PLZ / Ort

Bei Angabe eines Postfachs mit der dazugehörigen Postleitzahl und des Ortes wird bei einem Ausdruck (Angebot, Auftrag, Rechnung, usw.) nicht mehr die Straßen Anschrift, sondern das Postfach und die entsprechende Postleitzahl mit dem Ort.

Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift

Region

Die Region ist in einigen Ländern Bestandteil der Postanschrift. Die Region kann entweder aus der vorhandenen Liste ausgewählt oder auch manuell eingetragen werden.

Regionen können unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Ländereinstellungen | Regionen angelegt werden.

Aufbau Postanschrift / Postfachanschrift

Distrikt

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Darstellung III - Adresse das Adressformat auf USA oder Großbritannien eingestellt, wird zusätzlich das Feld Distrikt eingeblendet.

Abteilung

Das Feld Abteilung ermöglicht Ihnen, ein Schreiben einer bestimmten Abteilung zukommen zu lassen, falls zum Beispiel im Feld Zu Händen keine spezielle Person angeführt ist.

Aufbau Postanschrift

Unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Nationen können Sie je Land angeben wie die Postanschrift aufgebaut sein soll, auch ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.

Informationen

Weitere Notizen zur Adresse können Sie in diesem Feld hinterlegen.

Unter diesem Feld befindet sich das Informationsmemofeld. Mit einem Doppelklick kann das Memofeld zur erleichterten Bearbeitung in einem separaten Fenster geöffnet werden.

Dieses Memofeld ist ein RichText-Feld und der einzugebende Text kann entsprechend Ihren Bedürfnissen formatiert werden. (zum Beispiel Schriftfarbenwahl, Unterstreichenfunktion, etc.).

Kennzeichen

Wird im Auftrag die erste Lieferadresse angelegt, so erhält diese automatisch das Standard Kennzeichen. Alle weiteren Lieferadressen erhalten das Kennzeichen Zusatz.

Ist dem Auftrag eine Standardlieferadresse zugeordnet, so wird diese beim Erstellen eines Lieferscheins mit Auftragsbezug benutzt, wenn den Bedarfspositionen keine eigene Lieferadresse zugeordnet ist.

Im Materialbedarfsassistenten können nur noch Lieferadressen mit dem Kennzeichen Zusatz ausgewählt werden.

Als Standardadresse eintragen

Unter dem Kennzeichen befindet sich die Schaltfläche Als Standardadresse eintragen, über den die Standardadresse nachträglich festgelegt werden kann.

Lager

Es kann hier auf diesem Register auch ein Lager eingetragen werden, diese hat aber derzeit keine weitere Funktion und wird in keinem Modul ausgewertet. Es dient also derzeit als reine Information.

Telefonnummer

Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein. Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein.

Sie können im Feld Telefon eine Telefonnummer direkt der Adresse zuordnen.

Je nach Adressart können in einer Zusatztabelle weitere Telefonnummern, zum Beispiel mit Mobilnummern, Durchwahlen etc., hinterlegt werden.

Telefax

Hinterlegen Sie hier eine zentrale Telefaxnummer für die Adresse.

E-Mail

In diesem Feld kann eine zentrale E-Mail-Adresse für den Adress-Datensatz eingetragen werden. Weitere E-Mail-Adressen können entweder über die Zusatztabelle erfasst werden oder sie werden bei den zugeordneten Ansprechpartner hinterlegt.

Funktionen

Adr. kopieren (Adresse kopieren)

Kopiert die aktuelle Adresse in die Zwischenablage. Die so kopierte Adresse kann aus der Zwischenablage in eine beliebige Anwendung als Text eingefügt werden oder nutzen Sie die Funktion Adresse einfügen um die Adresse in einem esoffice-Adressformular einzufügen.

Wird eine Adresse aus einem Adressformular kopiert, so werden auch die Felder Region, E-Mail und Homepage mit in die Zwischenablage übernommen und beim Einfügen der Adresse mit der Schaltfläche Adresse einfügen werden diese Felder auch gefüllt.

Dies gilt ebenfalls für eine Übernahme in eine externe Anwendung, wie zum Beispiel Microsoft Word, da sich die Adresse in der Windows-Zwischenablage Die Zwischenablage ist ein Windows-Zwischenspeicher, in dem Daten, die in einer Windows-Anwendung ausgeschnitten oder kopiert werden, zwischengespeichert werden, damit sie mit dem Befehl Einfügen an einer anderen Position in demselben oder einem anderen Textfeld eingefügt werden können. befindet.

Adr. kopieren (Adresse kopieren)

Lieferadresse auswählen

Sie können auf eine bereits erfasste Adresse zurückgreifen und diese als Lieferadresse für den Serviceauftrag verwenden.

Adresse zuweisen

Zum Zuweisen einer bestehenden Adresse klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator unter der Adressliste.

Ein neuer Datensatz wird angelegt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Lieferadresse auswählen.

Ein Fenster zur Adressauswahl wird geöffnet. Hier haben Sie Zugriff auf die Adressen von Kunden, Bauvorhaben, Anlagen und den zusätzlichen Lieferadressen aus den Aufträgen.
Wählen Sie eine Adresse aus und klicken auf die Schaltfläche OK.
Speichern Sie die Adresse mit der Schaltfläche im Navigator unterhalb der Adressliste.

Monteur finden

Mit dem optionalen Dispatching können die Standorte ihrer Mitarbeiter aufgrund ihrer Entfernung ermittelt werden und zusätzlich können ihnen Termine und Aufgaben übertragen werden. Somit können sie jederzeit sehen, wo sich ihre mobilen Mitarbeiter gerade befinden und sie effizienter zu ihren Einsatzorten leiten.

Siehe auch Dispatching

Technisch erledigen

Dieser Kontextmenüeintrag bzw. diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten - Parameter I - Bereich 'Auftragsstatus für ...' ein Statuswert für Technisch erledigt (Auftragsart: Service) hinterlegt ist.

Durch Anklicken der Schaltfläche oder Ausführen des Menüeintrags wird der hinterlegte Auftragsstatus eingetragen. Ist im Datumsfeld Technisch erledigt am (Register Ausführung) noch kein Wert hinterlegt, so wird das aktuelle Datum eingetragen. Sollte schon ein Datum angegeben sein, bleibt dieses erhalten.

Kalkulation erstellen

Rechnungen für Serviceaufträge können Sie über die Kalkulationen (Projektbearbeitung) erfassen und ausdrucken. Sie gelangen in die Kalkulation, indem Sie die Schaltfläche Kalkulation erstellen betätigen oder den entsprechenden Kontextmenüeintrag.

Eine weitere Möglichkeit bietet der Assistent Geliefertes Auftragsmaterial in der Kalkulationsmappe.

Wird über diese Schaltfläche eine Kalkulation erstellt, wird im Rechnung erstellen-Dialog in der Kalkulationsmappe der Leistungszeitraum ggf. so vorbelegt, dass er die Durchführungsdaten aller zugehörigen Serviceaufträge umfasst.

Der Leistungszeitraum wird nicht in der Kalkulation gespeichert.

Wird der Leistungszeitraum in der Kalkulationsmappe nicht manuell angegeben, wird trotzdem implizit beim Buchen der Rechnung der Leistungszeitraum immer auf das Durchführungsdatum der entsprechenden Aufträge gesetzt.

Ist dem Serviceauftrag eine Anlage zugeordnet, wird diese auch in die Kalkulation übernommen. Das Gleiche gilt auch beim Hinzufügen von Service- oder Inspektionsauftragspositionen über den Assistent Geliefertes Auftragsmaterial mit der Option Parameter übernehmen.

Wird aus einem Auftrag eine Kalkulation erstellt, werden die übernommenen Positionen beim Buchen einer entsprechenden Rechnung als fakturiert gekennzeichnet. Beim Buchen einer Rechnung wird zusätzlich der Auftrag als fakturiert gekennzeichnet.

Beim Stornieren einer Rechnung zu einem Auftrag werden die Felder Fakturiert, das Datum der Fakturierung und beim zugehörigen Material das Feld Fakturiert zurückgesetzt. Dadurch lässt sich dieser Auftrag wieder bearbeiten.

Verwendung des Artikels 'ESText-Proj-Auf'

Beim Erstellen einer Kalkulation aus einem Serviceauftrag wird der Artikel mit der Artikelnummer ESText-Proj-Auf aus dem Artikelstamm automatisch als erste Position hinzugefügt.

Voraussetzung für diese Programmfunktionalität ist, dass unter Artikel | Artikel / Leistungen ein Artikel mit entsprechenden Vorgaben angelegt worden ist.

Die Vorgaben sind unter ESText-Proj-Auf beschrieben.

Mit diesem Artikel können Daten aus dem Serviceauftrag (Serviceauftragsnummer, Termin, Anlagenort etc.) in die Kalkulation übernommen und damit auf der Rechnung ausgegeben werden, eine manuelle Übernahme der Werte entfällt.

Erledigte Aufträge können nicht mehr bearbeitet und bebucht werden.

Erledigen An / Aus

Ist ein Serviceauftrag abgearbeitet, können Sie diesen über die Schaltfläche Erledigen An / Aus auf Erledigt setzen. Genauso können Sie einen bereits erledigten Auftrag mit dieser Schaltfläche auf nicht erledigt setzen.

Es können keine Arbeits- oder Wochenberichte zu bereits auf erledigt gesetzte Service-und Inspektionsaufträge angelegt bzw. bearbeitet werden. Es kann auch kein Material mehr auf diese Belege gebucht werden, es sei denn unter Einstellungen | Allgemein | Service II – Bereich 'Servicemanagement' ist die Option Bearbeiten von Material bei fakturierten Aufträgen zulassen) aktiviert.

Ein Serviceauftrag kann automatisch auf erledigt gesetzt werden, sobald die Rechnung für diesen Auftrag erstellt wurde. Dafür ist es erforderlich, dass im Rechnung-erstellen-Dialog in der Kalkulationsmappe mit der Option Auftrag abschließen ( Tastenkombination Alt + X) gebucht wird.

Siehe auch Rechnung drucken / buchen