Funktionen

In den Inspektionsaufträgen steht an vielen Stellen ein Kontextmenü zur Verfügung, welches mit der rechten Maustaste aufgerufen werden kann.

Einige Funktionen stehen zusätzlich über Schaltflächen zur Verfügung.

Kontextmenü-Funktionen

Gehe zu

Die Funktion Gehe zu (Sprungfunktion) wird unter Sprungfunktion / Gehe zu beschrieben.

Erstellen

Über diesen Eintrag können die Inspektionsaufträge auf Grundlage entsprechender Verträge (zum Beispiel Wartungsverträge) erstellt werden.

Dieser Eintrag besitzt die gleiche Funktionalität wie die Schaltfläche Erstellen auf dem Register Service | Inspektionsaufträge | Liste.

Das Erstellen von Inspektionsaufträgen wird unter Service | Inspektionsaufträge | Inspektionsaufträge erstellen beschrieben.

Alle löschen

Über diesen Eintrag haben Sie die Möglichkeit Aufträge zu löschen, die Sie vorher ausgewählt wurden.

Auswahl filtern

  1. Liste der Aufträge durch Filter einschränken

  2. Kontextmenüeintrag Alle löschen auswählen

  3. Sicherheitsabfrage bestätigen

Manuelle Auswahl

  1. Die zu löschenden Aufträge per Mehrfachmarkierung in der Liste markieren

     

    Mehrfachauswahl / Markieren von Datensätzen

    Bei gedrückter Strg-Taste können in der Liste mehrere Einträge mit der linken Maustaste selektiert werden.

    Ein erneutes Ausführen dieses Vorgangs löscht die Markierung wieder.

  2. Kontextmenüeintrag Alle löschen auswählen

  3. Sicherheitsabfrage bestätigen

Historie

Über diesen Eintrag können alle Inspektions- und Wartungsaufträge angezeigt werden, die zu dem Vertrag, der Anlage oder dem Kunden gehören, je nachdem welche Option am Kopf des Fensters aktiviert ist.

Die Anzeige der Inspektionen kann dabei weiter eingeschränkt werden. Klicken Sie auf die Option Erledigte, um nur bereits ausgeführte Inspektionen angezeigt zu bekommen oder auf Offene, um eben diese zu sehen. Die Option Alle zeigt hingegen erledigte und unerledigte Inspektionen.

Über die Schaltfläche Gehe zu wird wieder die allgemeine Sprungfunktion zu den abhängigen Modulen aufgerufen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Information, wird für den markierten Inspektionsauftrag Meldungs-Text von dem Register Service | Inspektionsaufträge | Annahme angezeigt.

Inspektionsauftragshistorie

Benachrichtigungen erstellen

Über diesen Eintrag können Inspektionsaufträge, die sich in der Verwaltung befinden, benachrichtigt/ angemahnt werden.

Eine Beschreibung der Vorgehensweise finden Sie unter Service | Inspektionsaufträge | Benachrichtigungen.

In Kalender eintragen

Sie können Termine für Inspektionsaufträge mit dieser Funktion in den Kalender des zuständigen Monteurs eintragen werden.

Verwenden Sie dazu den Kontextmenüeintrag In Kalender eintragen.

Was

Als Standard wird hier Inspektionsauftrag als Terminbeschreibung eingetragen, eine Änderung ist möglich.

Wie die Beschreibung Termine ermittelt wird, können Sie unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter II - Bereich 'CAS' für die Auftragsart Inspektion im Bereich Terminbeschreibung festlegen.

Von / Bis

Als Zeitvorgabe (Von / Bis) im Termineingabefenster werden die Angaben aus den Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Bereich 'Arbeitszeiten Nachkalkulation' verwendet, sofern unter Service | Inspektionsaufträge | Ausführung keine andere Zeitangabe als Beginn eingetragen wurde.

Zuständig

Der zuständige Monteur wird auf dem Register Service | Inspektionsaufträge | Ausführung festgelegt.

Kunde

Der Kunde aus dem Auftrag Service | Inspektionsaufträge | Annahme ist hier schon ausgewählt.

Aktivitätsart

Die Aktivitätsart und die entsprechende Beschriftung sind bereits festgelegt, können bei Bedarf noch geändert werden.

Die Aktivitätsart für den Termineintrag können Sie unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter II - Bereich 'CAS' für die Auftragsart Inspektion im Feld Aktivitätsart Termine festlegen.

Priorität

Die Priorität aus dem Auftrag Service | Inspektionsaufträge | Annahme ist hier schon eingetragen, eine Änderung ist noch möglich.

 

Da Sie die Möglichkeit haben aus dem Terminkalender heraus Individual-Reports zu erstellen, werden intern noch die Kundennummer als AdressNr und die Auftragsnummer als EinzelAktNr übergeben. Somit können Sie bei Ihren selbst erstellten Auswertungen auf alle Kunden- und Auftragsdaten zurückgreifen.

Siehe auch FAQ | Interne Codes und IDs | Termine

Terminbeschreibung

Wird aus der Serviceauftragsbearbeitung ein Termin in den Kalender eingetragen, so werden zusätzlich zu den oben aufgeführten Einträgen auch die auszuführende Tätigkeit, die Kundenangaben (Kundennummer, Kundenname und Matchcode) sowie die Anlagendaten (Anlagennummer, Matchcode, komplette Adresse und Anlagentelefonnummer) eingetragen.

 

Den Aufbau der bereitgestellten Daten zum Serviceauftrag können Sie über die Textdatei ServAuftr.SMS festlegen.

Die Datei wird für das Eintragen von Serviceauftragsterminen und für den Versand von E-Mails / SMS-Nachrichten an den Techniker verwendet.

Siehe auch Aufbau ServAuftr.SMS

Wird bei den Inspektionsaufträgen mit Lieferadressen gearbeitet, die auf dem Register Service | Inspektionsaufträge | Lieferadresse hinterlegt werden, werden diese statt den normalen Kundendaten auf dem Register Notiz in den Kalender eingetragen.

Termin speichern

Zum Eintragen und Speichern des Termins klicken Sie auf die Speichern Schaltfläche.

Beim Eintragen eines Termins in den Kalender wird geprüft, ob Termine für den Auftrag vorhanden sind. Ist noch kein Termin vorhanden, wird der Termin angelegt.

Sind schon Termine für den Auftrag vorhanden, haben Sie die Wahl einen vorhandenen Termin zu bearbeiten oder einen neuen Termin anzulegen. Die vorhandenen Termine werden in einem separaten Fenster angezeigt.

Wird ein Termin oder eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter eingetragen, besteht zusätzlich noch die Möglichkeit im Termineingabefenster diesen Termin oder diese Aufgabe als Info-E-Mail zu versenden. Dafür steht die Schaltfläche Info als E-Mail zur Verfügung, mit welcher der Termin mit Bezeichnung als Betreff und InfoMemo als Text versendet werden kann.

Die gesendeten E-Mails werden zusätzlich protokolliert. Dies verhindert, dass mehrere E-Mails pro Termin versendet werden.

Monteur finden

Mit dem optionalen Dispatching können die Standorte ihrer Mitarbeiter aufgrund ihrer Entfernung ermittelt werden und zusätzlich können ihnen Termine und Aufgaben übertragen werden. Somit können sie jederzeit sehen, wo sich ihre mobilen Mitarbeiter gerade befinden und sie effizienter zu ihren Einsatzorten leiten.

Siehe auch Dispatching

Technisch erledigen

Dieser Kontextmenüeintrag bzw. diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten - Parameter I - Bereich 'Auftragsstatus für ...' ein Statuswert für Technisch erledigt (Auftragsart: Inspektion) hinterlegt ist.

Durch Anklicken der Schaltfläche oder Ausführen des Menüeintrags wird der hinterlegte Auftragsstatus eingetragen. Ist im Datumsfeld Technisch erledigt am (Register Ausführung) noch kein Wert hinterlegt, so wird das aktuelle Datum eingetragen. Sollte schon ein Datum angegeben sein, bleibt dieses erhalten.

Es kann nun die entsprechende Vertragsrechnung erstellt werden.

Soll ebenfalls die Option 'Fakturieren' automatisch mit gesetzt werden, aktivieren Sie die Option Technisch erledigen inkl. Fakturieren unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten - Parameter I - Bereich 'Erledigen''.

Zu einem durchgeführten Inspektionsauftrag kann, je nach Grundeinstellung, noch eine Rechnung über die Kalkulation erstellt werden. Ist der Inspektionsauftrag auf Erledigt gesetzt worden, so kann keine Aktion mehr zu dem Inspektionsauftrag erfolgen.

Kalkulation erstellen

Rechnungen für Inspektionsaufträge können Sie über die Kalkulationen (Projektbearbeitung) erfassen und ausdrucken. Sie gelangen in die Kalkulation, indem Sie die Schaltfläche Kalkulation erstellen betätigen oder den entsprechenden Kontextmenüeintrag.

Eine weitere Möglichkeit bietet der Assistent Geliefertes Auftragsmaterial in der Kalkulationsmappe.

Wird über diese Schaltfläche eine Kalkulation erstellt, wird im Rechnung erstellen-Dialog in der Kalkulationsmappe der Leistungszeitraum ggf. so vorbelegt, dass er die Durchführungsdaten aller zugehörigen Serviceaufträge umfasst.

 

Der Leistungszeitraum wird nicht in der Kalkulation gespeichert.

Wird der Leistungszeitraum in der Kalkulationsmappe nicht manuell angegeben, wird trotzdem implizit beim Buchen der Rechnung der Leistungszeitraum immer auf das Durchführungsdatum der entsprechenden Aufträge gesetzt.

Ist dem Serviceauftrag eine Anlage zugeordnet, wird diese auch in die Kalkulation übernommen. Das Gleiche gilt auch beim Hinzufügen von Service- oder Inspektionsauftragspositionen über den Assistent Geliefertes Auftragsmaterial mit der Option Parameter übernehmen.

Wird aus einem Auftrag eine Kalkulation erstellt, werden die übernommenen Positionen beim Buchen einer entsprechenden Rechnung als fakturiert gekennzeichnet. Beim Buchen einer Rechnung wird zusätzlich der Auftrag als fakturiert gekennzeichnet.

Beim Stornieren einer Rechnung zu einem Auftrag werden die Felder Fakturiert, das Datum der Fakturierung und beim zugehörigen Material das Feld Fakturiert zurückgesetzt. Dadurch lässt sich dieser Auftrag wieder bearbeiten.

 

Erledigte Aufträge können nicht mehr bearbeitet und bebucht werden.

Erledigen An / Aus

Ist ein Inspektionsauftrag abgearbeitet, können Sie diesen über die Schaltfläche Erledigen An / Aus auf Erledigt setzen. Genauso können Sie einen bereits erledigten Auftrag mit dieser Schaltfläche auf nicht erledigt setzen.

 

Es können keine Arbeits- oder Wochenberichte zu bereits auf erledigt gesetzte Service-und Inspektionsaufträge angelegt bzw. bearbeitet werden. Es kann auch kein Material mehr auf diese Belege gebucht werden, es sei denn unter Einstellungen | Allgemein | Service II – Bereich 'Servicemanagement' ist die Option Bearbeiten von Material bei fakturierten Aufträgen zulassen) aktiviert.

Ausgabe / Druck

Über die Schaltfläche Ausgabe / Druck oder den entsprechenden Kontextmenüeintrag können Inspektionsaufträge ausgegeben / ausgedruckt werden.

Als weitere Auswahlmöglichkeit steht Ihnen hier auch noch die Option des Drucks nur des aktuellen Datensatzes zur Verfügung. Dies ist gleichzeitig die Voreinstellung beim Öffnen dieses Fensters.

Die Standardeinstellung beim Aufruf der Funktion Ausgabe / Druck:

  • Nur die Datensätze, die noch kein Druckdatum haben, werden gedruckt.

  • Nur unerledigte Aufträge werden gedruckt.

  • Wird die Option Nur Datensätze der Anzeige aktiviert, wird der Druck auf die Datensätze, die auf dem Register Service | Inspektionsaufträge | Liste angezeigt werden, beschränkt. Dabei kann die Anzeige mit Hilfe des Filters individuell eingeschränkt werden.

  • Wird jedoch die Option Nur aktuellen Auftrag aktiviert, so wird auch nur der aktive Datensatz aus der Inspektionsauftragsbearbeitung gedruckt.

Weiterhin ist noch wählbar, ob von den bei der Selektion angegebenen Datensätzen alle oder nur die noch nicht gedruckten beachtet werden sollen.

Bereich 'Sortierung'

Abhängig von der aktivierten Optionen im Bereich Auswahl kann die Reihenfolge des Ausdrucks über die Kriterien in diesem Bereich festgelegt werden.

Bereich 'Auswahl'

Beim Aufruf ist die Auswahl auf die Option nur aktuellen Auftrag eingestellt.

Nun haben Sie die Möglichkeit die Auswahl Ihren Bedürfnissen anzupassen.

Beim Sammeldruck ist es zum Beispiel möglich, die Auswahl auf die Geschäftsstelle oder auf den Techniker (Mitarbeiter) etc. zu beschränken. Bei der zeitlichen Selektion kann gewählt werden, ob der vereinbarte Termin (Vereinbart), der vorgeschlagene Termin (Vorschlag) oder der Termin für Technisch erledigen bis (Frist bis) verwendet werden soll. Dafür wird in den Datumskomponenten einmal der Terminvorschlag des aktuellen Auftrags als Voreinstellung gewählt und zum anderen das aktuelle Datum.

Darüber hinaus können Sie die Auswahl auch auf einen Kunden beschränken, sowie die Sortierung nach Kunden aktivieren. Dabei ist die Sortierung immer sichtbar bis auf die Auswahl Tour, da dort immer nach Tour-Reihenfolge der Anlage sortiert wird.

Wird hierbei die Auswahl Alle getroffen, wird der Eingabedialog um weitere Optionen erweitert.

Bereich 'Zuweisen'

In diesem Bereich können Sie auch einen Monteur und / oder eine Tour eintragen, die bei der Ausgabe den Inspektionsaufträgen zugewiesen werden sollen.

  • Beim Zuweisen eines Monteurs wird zusätzlich der Auftragsstatus auf den Status Gesendet aus den Grundeinstellungen (Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I – Bereich 'Auftragsstatus für ...') gesetzt (Auftragsart Inspektion).

  • Beim Zuweisen einer Tour wird vorab geprüft, ob bereits Aufträge existieren, denen diese Tour zugeordnet ist. Falls ja erscheint ein entsprechender Hinweis mit der Option den Druck abzubrechen.

Bereich 'Optionen'

Nur Datensätze der Anzeige

Wird die Option Nur Datensätze der Anzeige aktiviert, wird der Druck auf die Datensätze, die auf dem Register Service | Inspektionsaufträge | Liste angezeigt werden, beschränkt. Dabei kann die Anzeige mit Hilfe des Filters individuell eingeschränkt werden.

Nur ungedruckte Aufträge

Es werden nur die Datensätze gedruckt /ausgegeben, bei denen noch kein Druckdatum eingetragen worden ist

Nur unerledigte Aufträge

Wird diese Option aktiviert, werden nur Aufträge gedruckt /ausgegeben, die noch nicht als Erledigt gekennzeichnet worden sind.

 

Bei Ausdrucken für erledigte Aufträge wird ein Erledigt-Balken auf dem Ausdruck ausgegeben. Bei bereits ausgedruckten Aufträgen wird ein Hinweis angezeigt, dass dieses Dokument bereits gedruckt wurde mit der Angabe des letztmaligen Druckdatums.

Nur zuweisen nicht drucken

Ist die Option Nur zuweisen nicht drucken aktiviert, werden beim Betätigen der Schaltfläche Weiter in die ausgewählten Aufträge nur der Monteur und die Tour wie angegeben eingetragen. Ein Ausdruck der Aufträge findet nicht statt.

 

Diese Option ist nur verfügbar, wenn im Bereich Zuweisen ein Monteur oder eine Tour angegeben ist und im Bereich Auswahl nicht die Option Nur aktueller Datensatz gewählt wurde.

Informationen zum internen Inspektionsauftragsreport

Innerhalb des internen Reports der Inspektionen können auch Angaben zu den drei Wachgesellschaften einer Anlage (Wachgesellschaft für Alarm, Störung und Scharf/ Unscharf) mit ausgegeben werden, sowie Angaben zur Anlagenart und zum System (inkl. Bezeichnung).

Dafür stehen alle Felder aus den jeweiligen Tabellen im Reportgenerator zur Verfügung. Somit kann der interne Report individuell gestaltet werden. Genauso verhält es sich auch mit dem Feld Termin Anfrage, das in der Tabelle QRYPRINT enthalten ist, und vielen anderen Feldern, die zu den Inspektionen gehören.

Tabellen mit Feldern die für die Druckausgabe zur Verfügung stehen

Alle Felder, die innerhalb des Reports angesprochen werden können, stehen in einem extra Fenster zur Verfügung. Durch Anklicken des Plus-Zeichens vor den einzelnen Tabelleneinträgen öffnen sich die einzelnen Tabellen mit ihren Feldern, die für die Druckausgabe verwendet werden können.

Drucken

Diese Schaltfläche ruft die Standard-Druckkomponente auf.