Arbeitszeiten

Auf dem Register Service | Helpdesk | Arbeitszeiten wird eine detaillierte Auflistung aller erstellten Arbeitszeiten zu dem aktuellen Servicecall angezeigt.

Arbeitszeiterfassung

Bei dem Anlegen eines Servicecalls wird automatisch die Arbeitszeiterfassung für den neuen Servicecall gestartet. Das können Sie am roten Stoppuhr-Symbol in der Statusleiste des Programmfensters erkennen.

Klicken Sie auf das Stoppuhr-Symbol öffnet sich das Fenster Arbeitszeit erfassen. Sie können hier die abgelaufene Arbeitszeit ablesen, die Lohnart ändern und die Arbeitszeit eintragen.

Die zur Verfügung stehenden Lohnarten können Sie unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Lohnarten' in den Feldern Helpdesk - Telefon und Helpdesk - Nachbearbeitung festlegen.

Wenn eine neue Zeiterfassung beginnt, wird die noch aktive Zeiterfassung beendet und gespeichert.

 

Hier können jedoch nur Arbeitszeiten erfasst, bearbeitet und gelöscht werden, solange der Servicecall nicht gelöst oder geschlossen ist.

 

Wenn der Servicecall gelöst oder geschlossen ist, kann mit der entsprechenden Berechtigung (hier gelten ebenfalls die Berechtigungen für die Arbeitsberichte) ein Arbeitsbericht über das Kontextmenü bearbeitet werden.

Arbeitszeiten erfassen

Um hier einen neuen Arbeitszeit-Datensatz für den aktuellen Servicecall anzulegen, verwenden Sie die + Schaltfläche im Navigator.

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Helpdesk / Workflow - Bereich 'Helpdesk' die Option Arbeitszeiten über Arbeitsberichtserfassung nicht kann nur die Telefonzeit und Nachbearbeitungszeit für den aktuellen Benutzer erfasst werden.

Haben Sie unter Einstellungen | Allgemein | Helpdesk / Workflow - Bereich 'Helpdesk' die Option Arbeitszeiten über Arbeitsberichtserfassung aktiviert, wird ein Register zur Erfassung der Arbeitszeiten geöffnet.

Erfassen einer Arbeitszeit

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + des Navigators, um einen neuen Beleg anzulegen.

     

    Falls schon Belege vorhanden sind, wird für den neuen Beleg der Mitarbeiter des zuletzt aktiven Beleges als Voreinstellung übernommen.

  2. Füllen Sie nun die Felder für die Arbeitszeit aus

  3. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche im Navigator

Eingabefelder

Mitarbeiter (Nr. /Name)

Bestimmen Sie zuerst den Mitarbeiter (Monteur) für diesen Bericht. Dies erfolgt über das Auswahlfeld im Nummernfeld oder durch direkte Eingabe der Personalnummer. Der Name des Mitarbeiters wird anschließend automatisch übernommen.

 

Wird bei einem Arbeitsbericht ein Mitarbeiter ausgewählt, so werden die Lohneinstandskosten und die Kilometereinstandskosten aus dem Personalstamm (Office | Personal | Details II - Bereich 'Buchhaltung') mit in den entsprechenden Bericht übernommen. Beim Wechsel eines Mitarbeiters im Arbeitsbeleg werden die Einstandskosten IMMER übernommen, auch wenn sie nicht gefüllt sind.

Datum / Uhrzeit

Nachdem der Monteur bestimmt wurde, tragen Sie die Arbeitszeit in die Felder Datum / Uhrzeit ein.

 

Die Summe der effektiven Arbeitszeit in Minuten und Stunden wird automatisch berechnet. Die resultierenden Summen, wie die Fahrtzeit und die Stundensumme werden automatisch errechnet und eingetragen. Bei der Fahrtzeit besteht aber zusätzlich noch die Möglichkeit, dass sie von Hand eingetragen oder bearbeitet werden kann.

Wenn die Option Nur Nettozeit summieren unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Arbeitsberichte' gesetzt ist, wird als Stundensumme im Arbeitsbericht nur die reine Arbeitszeit (Beginn Netto -Ende Netto) ohne die Fahrzeit eingetragen.

Übernachtung

In den Arbeitszeiten gibt es noch die Option Übernachtung mit dem angegeben werden kann, ob der Mitarbeiter unterwegs übernachtet hat.

Die Einstellungsparameter hierfür werden in den Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III -Bereich 'Arbeitsberichte' und in den Buchhaltungsreferenzen hinterlegt.

Firmenkilometer / Privatkilometer

Tragen Sie, wenn erforderlich, die effektiven Firmenkilometer und Privatkilometer ein.

 

Beachten Sie bitte, dass hier im Gegensatz zur Kalkulation die Gesamtsumme für die Kilometer eingetragen wird, nicht nur für die einfache Strecke.

Arbeitsvorgang (Vorgang)

Wenn erforderlich wählen Sie einen Arbeitsvorgang aus der Auswahlliste aus, die in den Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Arbeitsreferenzen - Arbeitsvorgänge angelegt werden.

Kostencode

Darüber hinaus können Sie bei der Berichtserfassung auch einen Kostencode zuordnen.

Wenn generell mit Kostencodes gearbeitet wird (Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Bereich 'Kostencodes'), können in den Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Arbeitsreferenzen - Lohnarten den einzelnen Lohnarten Kostencodes zugeordnet werden. Beim Ändern der Lohnart in einem Arbeitszeit - Datensatz wird dann automatisch dieser Kostencode in den Datensatz übernommen.

Bei der Ermittlung der bisherigen Kosten in der Auftragsbearbeitung werden auch die Kostencodes für Kfz-Kosten und Spesen gemäß Grundeinstellungen (Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Bereich 'Kostencodes' berücksichtigt.

Sind Kostencodes für Kfz-Kosten und Spesen / Übernachtung hinterlegt, werden die Kilometer bzw. Spesen + Pauschalen - Kosten aller Arbeitsberichte immer diesen Kostencodes zugeordnet. Wenn eines (oder beide) Felder in den Einstellungen leer sind, werden die entsprechenden Kosten pro Arbeitsbericht dem Kostencode, der im Arbeitsbericht hinterlegt ist, zugeordnet.

Siehe auch Kostencodes / Forecast

Gutschreiben

Die Option Gutschreiben kann hier nicht von Hand gesetzt werden, sondern wird über Projekt | Projektaufträge | Arbeitsberichte gesetzt und hier entsprechend angezeigt.

Fakturieren

Sollen die eingetragenen Zeiten auch als Lohnartikel gebucht werden, aktivieren Sie die Option Fakturieren.

Wird mit Vertragskonditionen gearbeitet, können Sie diese Optionen auch schon als Voreinstellung setzen. Die genaue Funktionsweise der Vertragskonditionen entnehmen Sie bitte der Beschreibung unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Vertragskonditionen. Ob mit Vertragskonditionen gearbeitet wird legen Sie in den allgemeinen Grundeinstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragskonditionen' mit der Option Mit Vertragskonditionen fest.

 

Die nächsten Spalten weisen hier bei der Erfassung eine Besonderheit auf. Diese Eingabefelder können nur unmittelbar nach dem Anlegen eines Berichtes bearbeitet werden. Das heißt, solange die Speichern Schaltfläche nach dem Anlegen eines Berichtes noch nicht betätigt wurde, können diese Felder bearbeitet werden. Wird abgespeichert, können diese Felder nicht mehr verändert werden, auch dann nicht, wenn der Datensatz wieder in den Bearbeiten-Modus versetzt wird.

 

Nachdem ein Bericht für die Erfassung angelegt wurde, kann für den ausgewählten Mitarbeiter auch schon ein bereits angelegter Bericht für die Eintragung ausgewählt werden. Ansonsten wird beim Abspeichern eine Nummer aus dem Nummernkreis für diesen Bericht gezogen und mit abgespeichert.

Auftrag

Sie können den Arbeitsbericht einem Auftrag zuordnen. Wählen Sie dafür über das Auswahlfeld eine Auftragsnummer aus.

Bei Auswahl einer Auftragsnummer wird automatisch die erste Gewerknummer (das Gewerk mit der Nummer 1) und der Kunde eingetragen, soweit vorhanden.

Bei der Auswahl der Auftragsnummern haben Sie die Möglichkeit, diese über die Nummer selbst oder über die Auswahl- bzw. Drop-down-Schaltfläche auszuwählen. Falls es sich um einen Serviceauftrag oder um einen Inspektions- Wartungsauftrag handelt, haben Sie auch hier die Möglichkeit, diese über das Auswahlfeld bei der Auftragsnummer auszuwählen. Es werden automatisch die dazugehörige Felder Kundennummer und Firmenname ausgefüllt.

Gewerk

Bei Auswahl einer Auftragsnummer wird automatisch die erste Gewerknummer (das Gewerk mit der Nummer 1) eingetragen. Bei der Auswahl der Nummern haben Sie die Möglichkeit, diese über die Nummer selbst oder über die Auswahl- bzw. Drop-down-Schaltfläche auszuwählen.

Servicezone

Wählen Sie eine Servicezone aus, die Sie dem Bericht zuordnen möchten. Abhängig von der Servicezone können Spesen und Kilometer berechnet werden, siehe auch unter Zuschläge / Pauschalen / Spesen.

Zuschläge / Pauschalen / Spesen

Soweit gewünscht, können nun neben den Zeiten weitere Zuschläge und Pauschalen / Spesen eingetragen werden. Auch hier kann jeweils eine Lohnart hinterlegt werden. (Bei den Spesen bezieht sich die Lohnart nur auf die Diversen Spesen)

Bei den Zuschlägen beziehen sich die angegebenen Stunden immer anteilig auf die Gesamtsumme der Arbeitszeiten.

 

Beträgt die Gesamtarbeitszeit zwei Stunden, so können auch nur für diese zwei Stunden Zuschläge eingetragen werden.

 

Pauschalen

Wird im Auftragsbericht eine Auftragsnummer angegeben und in den Feldern Pauschale I und Pauschale II ein Eintrag vorgenommen, werden die Eintragungen mit in der Auftragsbearbeitung bei der Kalkulation berücksichtigt.

Diese Auftragspauschalen finden sich dann auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Übersicht - Bereich 'Kosten' im Feld Spesen als Gesamtsumme aus Spesen und Pauschalen wieder.

Ohne zugeordnete Auftragsnummer werden die Pauschalen nicht bei der Auftragskalkulation berücksichtigt.

 

Zuordnung Spesen / Kilometer über Servicezonen

Die Zuordnung der Spesen und der Kilometer kann auch automatisch über die Servicezonen erfolgen.

Aktivieren Sie unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Autom. Spesenzuordnung) die Option Über Spesenzone. Bei der Auswahl einer Servicezone werden dann automatisch die Werte für die steuerfreien und steuerpflichtigen Spesen eingetragen.

Unter Einstellungen | Referenzen - Service | Anlagenreferenzen | Servicezonen kann dazu einer Servicezone eine Spesenzone zugeordnet werden.

Das automatische Eintragen der Firmenkilometer in die Arbeitsberichte kann durch Aktivieren der Option Kilometer Servicezoneunter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Automatische Zuordnung' erfolgen. Ist die Option Kilometer Servicezone aktiviert, werden in den Arbeitsberichten, bei der Auswahl einer Servicezone, die in den Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung III - Bereich 'Automatische Zuordnung' eingetragenen Kilometerangaben der einzelnen Zonen in das Feld Firmenkilometer eingetragen.

Arbeitsort

Im Feld Arbeitsort kann die Arbeitsstelle genauer beschrieben werden. Dies dient nur zur Information.

Belegnr.

Das Feld Belegnummer dient zur Eingabe einer eigenen Belegnummer (zum Beispiel Nummerierung des Arbeitsbericht-Vordrucks). Diese wird nicht aus einem Nummernkreis gezogen, sondern kann von Hand eingegeben werden.

Geschäftsstelle

Beim Anlegen eines Berichtes wird als Voreinstellung die aktuelle Geschäftsstelle eingetragen. Die Geschäftsstellennummer (GS-NR.) kann noch geändert werden.

Bemerkung Arbeitszeit

Zu einer Arbeitszeit können Sie über diese Schaltfläche zusätzliche Informationen in einem separaten Fenster hinterlegen.

Beleg kopieren

Mit dieser Funktion wird eine exakte Kopie eines Beleges erstellt mit all seinen Daten, inklusive des Arbeitsortes.

Beleg für Folgetag kopieren

Mit der Schaltfläche Beleg für Folgetag kopieren haben Sie die Möglichkeit wiederkehrende Belegeingaben vom Vortag zu übernehmen.

Betätigen Sie die Schaltfläche Beleg für Folgetag kopieren wird eine Kopie des aktiven Beleges erstellt, wobei das Belegdatum um einen Tag nach vorne geschoben wird.

So kann man zum Beispiel schnell einen Auftrag mit einer ganzen Arbeitswoche belasten. Aktivieren Sie die Schaltfläche auf dem ersten Arbeitsbericht. Dieser Beleg dient danach als Urbeleg und kann für den nächsten Tag übernommen werden, indem Sie nochmals auf die Schaltfläche klicken. Um weitere Belege für den Folgetag zu kopieren, verwenden Sie immer den aktuellen Beleg.

Erledigt An / Aus

Mit Hilfe dieser Schaltfläche wird der Arbeitsbericht auf Erledigt oder auf Nicht Erledigt gesetzt.

Bemerkung

Über die Schaltfläche Bemerkung oder den Kontextmenüeintrag Bemerkung kann eine generelle Bemerkung für den Servicecall hinterlegt werden. Diese wird durch das Klicken auf die Schaltfläche Bemerkung immer aufgerufen, egal auf welchem Arbeitsbericht man sich derzeit befindet.

Funktionen

Servicecall lösen

 

Zum Ausführen der Funktion Servicecall lösen ist die Berechtigung 4426 - Servicecall lösen erforderlich.

Mit der Schaltfläche Servicecall lösen kann man einen Servicecall lösen und damit die beiden Uhren anhalten. Diese Funktion kann verwendet werden, wenn der Mitarbeiter die Berechtigung Servicecall lösen besitzt und der Servicecall einen Status kleiner gelöst hat.

Gelöste Servicecalls können mit der Funktion Servicecall wiederaufnehmenwieder zur Bearbeitung geöffnet werden.

Bearbeiten gelöster Servicecalls

Es mag vorkommen, dass zum Beispiel ein Kunde anruft, der noch etwas zu einem bereits gelösten Servicecall nachzutragen hat.

 

Ein Benutzer benötigt die Berechtigung 4428 - Gelöste Servicecalls ändern um einen gelösten Servicecall über die Schaltfläche Nachtrag bearbeiten zu können.

Ausgabe / Druck

Über die Schaltfläche Ausgabe / Druck können Basisreports aufgerufen werden.

Es öffnet sich hierbei ein separates Fenster, in dem die verschiedenen Reports durch Anklicken ausgewählt werden können.

Standardreportauswahl

Servicecall Übersicht

Hier kann ein Zeitraum als Parameter mit übergeben werden.

Dieser Report gibt alle Servicecalls aus, die in dem eingegeben Zeitraum angelegt wurden.

Folgende Informationen werden zu jedem Eintrag angezeigt:

  • Nummer des Servicecalls

  • Der aktuelle Status des Servicecalls

  • Die aktuelle Priorität des Servicecalls

  • Der Kunde, der den Servicecall ausgelöst hat

  • Die Bearbeitungszeit in Prozent

  • Datum und Uhrzeit, wann der Servicecall angelegt wurde

  • Datum und Uhrzeit, wann der Servicecall gelöst wurde

  • Datum und Uhrzeit, wann der Servicecall geschlossen wurde

Überfällige Calls

Dieser Report gibt alle Servicecalls aus, die noch nicht gelöst sind und deren Lösungszeit schon abgelaufen ist.

Die Ausgabe dieses Reports wird nach zuständigen Teams und Mitarbeiter gruppiert.

Folgende Informationen werden zu jedem Eintrag angezeigt:

  • Nummer und Titel des Servicecalls

  • Aktuelle Priorität des Servicecalls

  • Prozentangabe, um wie viel der Servicecall überfällig ist

Call Historie

Dieser Report bezieht sich auf den aktuell ausgewählten Datensatz (Servicecall) und gibt die komplette Historie zu einem Servicecall aus.

Folgende Informationen werden angezeigt:

  • Nummer und Titel des Servicecalls

  • Problemkategorie

  • Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit der Erstellung

  • Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit der Lösung

  • Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit des Schließens

  • Anzahl der Notizen

  • Anzahl der Weiterleitungen

  • Anzahl der Wiedervorlagen

  • Anzahl der Eskalationen

  • Priorität bei der Erstellung

  • Priorität bei der Lösung

  • Der Verlauf der einzelnen Änderung (siehe auch Servicecallhistorie)

Servicecall erledigen

Mit der Schaltfläche Servicecall erledigen können Sie einen gelösten Servicecall beenden. Damit erhält der Servicecall den Status erledigt und ist in der normalen Arbeitsliste nicht mehr sichtbar.

 

Zum Erledigen eines Servicecalls wird die Berechtigung Servicecall schließen benötigt.

Diese Schaltfläche ist freigegeben, wenn der Servicecall einen Status größer gleich gelöst und kleiner gleich erledigt hat.

Wenn ein Servicecall gelöst, wiederaufgenommen oder erledigt werden soll, der von einem anderen Benutzer gesperrt ist, wird eine Meldung angezeigt, die auf die Sperre hinweist und den Namen des Mitarbeiters ausgibt.

Call-Nr. merken

Über diese Schaltfläche Call-Nr. merken kann der aktuelle Servicecall zum Wiederaufruf zwischengespeichert werden. Wird die Schaltfläche gedrückt, erscheint daneben eine neue Schaltfläche mit der Servicecall-Nr. des eben vermerkten Servicecalls.