Zweck des Moduls esAuftrag ist es, nach Abschluss des Auftrags die tatsächlichen Kosten des Auftrags mit den projektierten Kosten zu vergleichen.
Übersicht Nachkalkulation
Die folgende Grafik soll die Zusammenhänge der Auftragsbearbeitung mit dem Modul esLager sowie mit esoffice darstellen.
Die Grundeinstellungen für die Auftragsverwaltung werden unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten näher beschrieben.
Grundsätzliches zu Auftrag
Über den Menüpunkt Projekt | Projektaufträge gelangen Sie in die Auftragsverwaltung.
Beim Buchen eines Auftrags in der Kalkulationsbearbeitung überträgt esoffice die notwendigen Daten an die Auftragsverwaltung.
Dabei kann die Kontrolle von verschiedenen Gesichtspunkten aus erfolgen.
Sie können folgenden Schritte für einen Auftrag ausführen, es ist jedoch auch möglich, über die Auftragsbearbeitung das Ergebnis einzelner Gewerke eines bestimmten Auftrags einzusehen, bzw. ganze Bauvorhaben (dabei werden mehrere Aufträge zu einem Bauvorhaben zusammengefasst) zu überwachen.
Die Daten, die zur Verfügung stehen, erlauben eine Baustellenüberwachung, d.h. zu jeder Zeit kann eingesehen werden, welche Ware auf einer Baustelle aufgrund einer ergangenen Lieferung (Direktlieferung oder Lagerlieferung) vorhanden ist. Diese Übersicht ermöglicht es ebenfalls, einen Vergleich zwischen der Ware, die bereits auf der Baustelle bzw. dem Auftrag verbucht ist und der projektierten Ware zu erhalten.
Ein Auftrag kann in mehrere Gewerke aufgeteilt werden. Da mag es beispielsweise ein Gewerk für BMA oder EMA, Zugangskontrolle oder Telekommunikation geben:
Ein Auftrag, unabhängig von seiner Größe, hat jedoch immer mindestens ein Gewerk. Bei der ersten Buchung dieses Auftrags wird vom System die Gewerknummer 1 mit den entsprechenden Daten des betreffenden Auftrags angelegt.
Nachträge zu einem Auftrag hingegen werden immer als zum Auftrag gehörend betrachtet und werden somit nicht explizit abgehandelt.
Arbeitszeiten / Arbeitsberichte
Um alle Kosten eines Auftrages aufrechnen zu können, sind neben den Lieferungen auch die Arbeitszeiten, die zu einen Auftrag gebucht werden, zu berücksichtigen.
Werden die Arbeitsnachweise eingegeben, werden diese auch automatisch dem entsprechenden Auftrag zugeordnet.
Diese können auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Arbeitsberichte überwacht werden.
Diverse Kosten
Außerdem ist es möglich, sogenannte diverse Kosten auf einen Auftrag zu buchen. Das Register Projekt | Projektaufträge | Divers ermöglicht das Eingeben, Ändern und Löschen der diversen Kosten.
Materialien / Lieferscheine
Die verwendeten Materialien auf einer Baustelle können automatisch bei der Lieferscheinbuchung auf den Auftrag gebucht werden. Dazu ist es erforderlich, dass unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Allgemein' die Option Mit Auftragskonsolidierung aktiviert wird.
Außerdem besteht die Möglichkeit, die Daten manuell auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Material geliefert / Arbeitszeit einzugeben.
Auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Details in der Auftragsbearbeitung können die einzelnen Felder des Auftrags wie gewohnt bearbeitet werden. Diese Seite steht auch Benutzern zur Verfügung, die nicht das Modul esAuftrag besitzen.
Löschen von Aufträgen
Beim Löschen eines Auftrages werden auch die eingegebenen Fremdleistungskosten sowie die Positionen und das installierte Material mit gelöscht.
Darüber hinaus ist es ebenfalls möglich einzelne Nachträge zu einem Auftrag zu löschen. Alle Nachträge zu einem Auftrag findet man unter dem Register Projekt | Projektaufträge | Vorkalkulation.
Steht man in der Tabelle auf einem Nachtrag, dann wird beim Löschen über die Minus-Taste des Navigators unterhalb der Tabelle nur der ausgewählte Nachtrag gelöscht. (Unabhängig davon ob der Auftrag abgeschlossen ist oder schon Material, Lohn, etc. auf den Auftrag gebucht wurde, da man diese Daten ja nicht ausschließlich auf einen Nachtrag buchen kann.)
Zur eigenen Sicherheit ist noch vor dem eigentlichen Löschen eine Sicherheitsabfrage eingebaut, die auf jeden Fall beantwortet werden muss.
Soll ein gesamter Auftrag mit all seinen Nachträgen gelöscht werden, ist es notwendig den Hauptauftrag auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Liste zu markieren. Es ist erforderlich, dass der Auftrag abgeschlossen / erledigt wurde.
Ist das nicht der Fall, erscheint beim Versuch des Löschens eine entsprechende Meldung:
Achtung, der Auftrag ist noch nicht erledigt! Der Auftrag wird nicht gelöscht.
Ist der Auftrag erledigt, folgen zwei Abfragen. Zuerst ob der Datensatz gelöscht und anschließend ob dieser Auftrag gelöscht werden soll.
Im esoffice kann grundsätzlich nicht mehr auf geschlossene bzw. als erledigt gekennzeichnete Kalkulationsaufträge gebucht werden.
Lizenzen
Wurde die Lizenz esAuftragsbearbeitung nicht mit erworben, werden nur die Register Projekt | Projektaufträge | Liste, Projekt | Projektaufträge | Details, Projekt | Projektaufträge | Info und Projekt | Projektaufträge | Vorkalkulation angezeigt.
Das Register Projekt | Projektaufträge | Bestellungen wird trotz der Lizenz esAuftragsbearbeitung nur dann angezeigt, wenn ebenfalls eine Lizenz für esLager vorhanden ist.
Das Register Projekt | Projektaufträge | Rechnungen wird nur dann angezeigt, wenn auch die Lizenz esFaktura vorhanden ist.
Berechtigungen
Bei fehlender Berechtigung Auftrag ändern kann der Anwender den Auftragsdatensatz sowie die Register Gewerke, Materialbedarf, Divers und Fremdleistung nicht bearbeiten.
Die Berechtigungen Diverse Kosten des Auftrags anzeigen und Diverse Kosten des Auftrags ändern/ eingeben wirken sich auf die Register Divers und Fremdleistung aus.
Für die Berechtigung Material-EK sehen gilt, dass die Spalten für den Einkaufspreis auf dem Register Material geliefert nicht mehr angezeigt werden, sobald die Berechtigung nicht vorhanden ist.