Zahlungen

Auf dem Register Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Zahlungen werden bereits erfolgte Zahlungen (Überweisungen) zu einer Kreditorenrechnung angezeigt.

Hier können Zahlungen erfasst und gebucht werden.

Im oberen Tabellen- / Listenbereich des Registers Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Zahlungen werden unter anderem alle Kreditorenrechnungen aufgeführt, die für den Zahlungsausgang zur Verfügung stehen.

Die Tabelle enthält die gleichen Angaben wie auf das Register Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Liste, wobei auch die getätigten Einstellungen der Rechnungszuordnung übernommen werden.

Die Option Fibu zeigt an, dass die Rechnung an die Finanzbuchhaltung übertragen wurde. Ist eine Rechnung bereits vollständig bezahlt worden, zum Beispiel in bar oder per Überweisung, ist die Option Bezahlt aktiviert.

Diese Anzeige kann durch einen Filter begrenzt sein. In diesem Fall werden nur die Rechnungen angezeigt, welche dem Filterkriterium entsprechen (siehe Filter unten).

Für die in der Tabellenansicht markierte Rechnung wird eine Übersicht mit Laufender Nummer, Rechnungsnummer, Lieferantennummer, Lieferantenname und Offener Betrag angezeigt.

Bereich 'Zahlungsausgänge bisher'

Sind bereits Zahlungsausgänge zu einer offenen Rechnung gebucht worden, können diese im Bereich Rechnung auf dem Register Eingangsrechnungen | Zahlungen abgelesen werden.

Im Bereich Zahlungsausgänge bisher können Sie die Auflistung der einzelnen Zahlungsausgänge einer Rechnung mit Datum der Zahlung, Betrag, Skontobetrag, BelegNr usw. ablesen. Es wird auch der Name der Bank / Kasse angezeigt, auf die der Betrag gebucht wurde.

Unter Summen werden die Summe der Zahlungsbeträge, die Summe der Skontobeträge und die Gesamtsumme aller Zahlungsausgänge einer Rechnung angezeigt.

Rechnung Schließen

Soll die Rechnung trotz eines offenen Betrages auf erledigt gesetzt werden, können Sie dies über die Schaltfläche Rechnung schließen erreichen. Wenn Sie versuchen, eine Rechnung trotz eines vorhandenen offenen Betrages zu schließen, erhalten Sie eine entsprechende Warnmeldung:

Wählen Sie Ja, wenn die Rechnung trotz offenen Betrages auf erledigt / bezahlt gesetzt werden soll.

Rechnung Öffnen

Eine bereits als erledigt gekennzeichnete Rechnung kann über die Schaltfläche Rechnung öffnen wieder auf nicht erledigt / nicht bezahlt gesetzt werden.

Schaltfläche 'Scheck drucken'

Über die Schaltfläche Scheck drucken kann nachträglich Scheck zu einem bereits gebuchten Zahlungsausgang gedruckt werden.

Zahlungsausgänge löschen

Zahlungsausgänge zu Rechnungen, die bereits als Bezahlt markiert sind, können nicht mehr gelöscht werden (Die Minus-Schaltfläche im Navigator ist nicht vorhanden).

Es erscheint eine entsprechende Meldung, wenn versucht wird eine bezahlte / erledigte Eingangsrechnung zu löschen.

Zahlungsausgänge buchen

Im Bereich Zahlungsausgang auf diesem Register können die Zahlungsausgänge für die Kreditorenrechnungen gebucht werden.

Zahlungsausgang erfassen / buchen

1. Markieren Sie eine Rechnung in der Rechnungsliste, für die Sie einen Zahlungsausgang eingeben möchten.

2. Geben Sie im Datumsfeld am das Datum der Buchung ein. Sie können das Datum vom Kontoauszug übernehmen.

3. Im Feld Betrag geben Sie nun den Zahlbetrag ein, wie er auf dem Kontoauszug steht.

4. Sie können nun den gewährten Skontobetrag im Feld Skontobetrag eingeben. Dies geschieht im größeren der beiden Felder. An dieser Stelle ist es auch möglich einen Skontosatz einzutragen. Dies geschieht in dem kleineren Feld. Wird nach einer Eingabe dieses Feld wieder verlassen, wird der entsprechende Skontobetrag automatisch errechnet.

    

   Berechnung Skontobetrag

   Beim Ändern des Zahlbetrags oder des Skontoprozentwertes wird der Skontobetrag analog zu den Debitoren / Offene Posten nach der Formel:

   Skonto = (100 * Betrag / (100 - Prozent) - Betrag) berechnet.

   Wenn noch kein Zahlbetrag eingegeben ist, wird bei Eingabe des Prozentwertes auch der Zahlbetrag automatisch nach der Formel:

   Betrag = (OffenerBetrag * (100 - Prozent) / 100) berechnet.

5. Geben Sie im Feld Text eine Beschreibung des Zahlungsausganges ein, um die Buchung auf dem Kontoauszug wiederzufinden oder verwenden Sie eine nähere Erläuterung der Buchung.

6. Im Feld BelegNr. können Sie die Nummer des Kassenbeleges oder die Kontoauszugsnummer eintragen.

7. Mit der Schaltfläche Buchen wird der Zahlungsausgang verbucht und der Offene Betrag entsprechend der Buchungssumme reduziert. Ist der Zahlungsausgang höher als der Offene Betrag, werden Sie zur Sicherheit gebeten, dies zu bestätigen, um Fehlbuchungen zu vermeiden (zum Beispiel Tippfehler).

    

   Wenn der Zahlbetrag dem offenen Betrag entspricht, wird die Rechnung geschlossen (auf erledigt gesetzt).

Scheck drucken

Ein Scheck kann zusammen mit dem Buchen eines Zahlungsausgangs auf diesem Register gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Scheck drucken.

Im Feld ScheckNr kann zusätzlich die Schecknummer eingeben werden. Diese wird beim Buchen des Zahlungsausgangs ins Zahlbuch übernommen. Über diese ScheckNr kann dann später über Kassenbuch / Kontobewegungen die Zuordnung der bereits gebuchten Zahlung zum Bankkonto vorgenommen werden.

Nachdem eine Schecknummer eingetragen wurde, kann im Feld Bank eine Bankverbindung ausgewählt werden, bei der dieser Scheck abgebucht werden soll.

Vor dem Drucken eines Schecks, wird eine Bestätigungsabfrage angezeigt, ob der Scheck mit der Nr. ... gedruckt werden soll. Dies soll den Benutzer darauf aufmerksam machen, auch den richtigen Scheck in den Drucker zu legen.

Schaltflächen und Symbole

Gehe zu

Über die Schaltfläche / den Menüeintrag Gehe zu oder das Symbol in der Symbolleiste kann zu den verschiedenen anderen abhängigen Modulen gesprungen werden (abhängig von Lizenz und Berechtigung).

Siehe auch Sprungfunktion / Gehe zu

Zurück

Über die Schaltfläche Zurück oder das Symbol in der Symbolleiste kann nach einem erfolgten Sprung zum jeweils vorhergehenden Formular / Modul zurückgesprungen werden.

Der letzte Sprung wird ganz oben in der Liste angezeigt.

 

Es stehen maximal 10 Formulare / Module für die Zurück-Funktion zur Verfügung.

Siehe auch Sprungfunktion / Gehe zu

Export (Liste speichern als ...)

In der Listenansicht der einzelnen Module (Register Liste, zum Beispiel Office | Bedarfer | Liste) können die angezeigten Datensätze als Datei zur beliebigen Weiterverarbeitung gespeichert werden.

Dabei können die Daten wie sie in der Listenansicht zu sehen sind (Spalten, Filter, Suchergebnis, Sortierung), in die zur Verfügung stehenden Dateiformate exportiert werden.

 

Für die Verwendung dieser Funktion wird die Berechtigung 400 Listengitterexport (Reihenfolge 1010) benötigt.

Siehe auch Datenexport / Listengitter-Export

Bereich 'Filter'

Oberhalb der Register werden verschiedene Filtermöglichkeiten bereit gestellt, um die angezeigte Datenmengen einzuschränken.

Bei der Nutzung der Geschäftsstellen-Funktionalität werden im Bereich Filter Geschäftsstellenfilter als Schaltfläche angezeigt.

 

Um Geschäftsstellen anlegen und nutzen zu können, ist je Geschäftsstelle eine Lizenz esGeschäftsstelle erforderlich.

Es gibt eine Schaltfläche zum Filtern nach der aktuellen Geschäftsstelle (ist beim Öffnen der jeweiligen Ansicht standardmäßig aktiviert) und eine Schaltfläche zum Filtern nach allen eigenen Geschäftsstellen, denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist.

Aktuelle Geschäftsstelle

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Alle (eigenen) Geschäftsstellen

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

 

Wenn unter Einstellungen | Allgemein | Adresse - Geschäftsstelle) keine Geschäftsstelle hinterlegt ist oder keine Geschäftsstelle eingestellt ist bzw. Geschäftsstelle '0' ausgewählt wurde, wird der Geschäftsstellenfilter nicht mehr angezeigt.

Siehe auch Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer

Wird der Filter durch Drücken der Schaltfläche aktiviert, wird die Anzeige der Datensätze auf die Daten eingeschränkt, bei denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist, zum Beispiel als Verkäufer.

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Schnellfilter

Schnellfilter helfen Ihnen – wie der Name schon sagt – dabei, die gesuchten Informationen schneller zu finden. Es werden also nur die Datensätze angezeigt, welche die hinterlegten Kriterien wie zum Beispiel den Kundenstatus erfüllen.

Filter-Einstellung

In den esoffice-Grundeinstellungen unter Einstellungen | Persönlich - Darstellung Filter können Sie einstellen, wie sich die Schnellfilter verhalten sollen.

 

Die Filtereinstellung kann jeder Mitarbeiter individuell für seine Anforderung anpassen.

Dabei haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:

mit 'aktiv' Schalter und automatisch Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird die Option und damit der Schnellfilter aktiviert.

mit 'aktiv' Schalter und manuellem Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, ist die manuelle Aktivierung des Schnellfilters durch Anklicken der Option erforderlich.

ohne 'aktiv' Schalter

Es wird keine Option zum Aktivieren des Schnellfilters vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird der Filter sofort angewandt.

Es stehen die Optionen gleich (=), ungleich (<>), kleiner (<), kleiner gleich (<=), größer (>) und größer gleich (>=) zur Verfügung.

Wählen Sie anschließend das gewünschte Kriterium aus, nach dem gefiltert werden soll (Beispiel Kunden-Status). Je nach persönlicher Filter-Einstellung wird der Filter durch Auswahl des Kriteriums sofort aktiviert.

Standardmäßig ist kein Filter gesetzt.

Filter

Filter Eingangsrechnungen

In der Tabelle werden alle Eingangs- / Kreditorenrechnungen aufgeführt, die für den Zahlungsausgang zur Verfügung stehen. Dabei werden verschiedene Informationen in der Tabelle angezeigt, wie zum Beispiel Lieferantennummer, Lieferantenname, Rechnungsnummer, Betrag etc.

Diese Anzeige kann durch einen Filter begrenzt sein. In diesem Fall werden nur die Rechnungen angezeigt, welche dem Filterkriterium entsprechen.

Folgende Filter stehen zur Verfügung:

1. Geschäftsstellenfilter (Aktuelle / Eigene)

2. Filter Eigene Personalnummer

3. Lieferanten-Filter

4. Konto-Nummern-Filter

5. Filter Bezahlt Ja / Nein

6. Filter Freizugebene

 

Bei den Filtern Lieferant, Konto und Bezahlt wird zuerst der Filter über die entsprechende Option aktiviert, anschließend können noch weitere Filterkriterien ausgewählt werden (zum Beispiel Konto oder Lieferant).

Weitere Filteroptionen

Außer den Basis-Filtern, stehen Ihnen auch erweiterte komplexe Filteroptionen zur Verfügung, siehe auch Filter bearbeiten

Suchfunktion

Es besteht die Möglichkeit zwischen inkrementeller und Filter Suche zu wechseln.

 

In einigen Modulen (zum Beispiel Service | Helpdesk) steht auch noch die Volltextsuche für die Suche in den Fließtextfeldern zur Verfügung.

Filter Suche

Bei der Filter Suche wird die Anzeige der Datenmenge auf Datensätze mit entsprechenden Treffern eingeschränkt.

Die Filter Suche bietet mehrere Operatoren, die bei der Suche angewandt werden können.

Die zur Verfügung stehenden Operatoren sind abhängig von Feldtyp.

Operatoren Filter Suche

Die folgenden (Kriterium-) Operatoren können eingesetzt werden:

 

Abhängig von Typ des ausgewählten Feldes sind nur bestimmte Operatoren verfügbar.

 

Mehrere Suchbegriffe durch Leerzeichen getrennt

Soll nach einem Suchbegriff mit exakt aufeinander folgenden und durch Leerzeichen getrennten Begriffen gesucht werden, ist es notwendig diese Begriffe in Anführungszeichen (") / Hochkommata (') zu setzen.

Beispiel:

"es2000 Osnabrück"

gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (exakte Übereinstimmung).

ungleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist nicht gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (keine Übereinstimmung).

kleiner als

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

kleiner als oder gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

größer als

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

größer als oder gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes leer ist.

ist nicht leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes nicht leer ist.

beginnt mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

beginnt nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

beinhaltet

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit ODER verknüpft.

beinhaltet immer

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit UND verknüpft.

 

Unterschied von Beinhaltet und Beinhaltet immer

Suche nach Hallo Welt im Feld Matchcode):

Beinhaltet

Findet alle Datensätze, die entweder Hallo oder Welt im Feld Matchcode beinhalten.

Beinhaltet immer

Findet nur Datensätze in denen im Feld Matchcode beide Teilwörter (Hallo, Welt) vorkommen.

beinhaltet nicht

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes enthält dem eingegebenen Text nicht als Teiltext.

endet mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

endet nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

ist wie

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht dem eingegebenen Muster.

 

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

ist nicht wie

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht nicht dem eingegebenen Muster.

 

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

Filter Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Filter Suche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag als Filter.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Groß- / Kleinschreibung beachten

	Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird bei der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung des Suchbegriffs beachtet. Nur wenn die Groß- / Kleinschreibung des Suchbegriffs mit dem Feldinhalt übereinstimmt, wird dieser als Suchergebnis angezeigt.
	Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), wird der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung nicht beachtet.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Automatisch suchen (Verzögerung x Sekunde(n))

Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird die Suche mit einer Verzögerung automatisch während der Eingabe des Suchbegriff gestartet. Unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche kann je Tabelle die Suchverzögerung im Feld Verzög. (ms) in Millisekunden eingetragen werden. Ist dort kein Wert eingetragen, wird eine Suchverzögerung von 1 Sekunde verwendet. Siehe auch Verzög. (ms) Suchverzögerung.

Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), kann die Suche durch Betätigen des Lupen-Symbols oder durch die <Enter>-Taste gestartet werden.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Filter Suche stehen zusätzlich die Feldauswahlen Alle Felder, Alle Textfelder, Alle Nummernfelder und Alle Datumsfelder zur Verfügung. Diese Felder können je Tabelle individuell ausgeblendet werden. Aktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche die Option Keine Muster.

Siehe auch Keine Muster.

Das ausgewählte Feld wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Volltextsuche

Bei der Volltextsuche kann in den Fließtextfelder nach einem oder mehreren Suchbegriffen gesucht werden. Die Suchergebnisse werden in einem separaten Fenster angezeigt.

Die Volltextsuche steht zum Beispiel im Modul Service | Helpdesk für die Suche innerhalb der Servicecalls zur Verfügung.

Volltext-Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Volltextsuche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag Volltext.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Volltextsuche wird automatisch in den allen Fließtextfeldern gesucht.

Operatoren Volltextsuche

Bei der Volltextsuche steht nur der Operator Beinhaltet zur Verfügung, dabei wird der Feldinhalt nach dem eingegebenen Text als Teiltext durchsucht.

Suchtext

Hier kann der zu suchende Text eingegeben werden. Ist kein Text eingegeben wird der Text Suchen ... angezeigt.

Um die Suche zu starten, können Sie die <Enter>-Taste drücken oder klicken Sie auf das Lupen-Symbol .

Nach dem Start der Volltextsuche wird ein separates Dialogfenster mit vorbelegtem Suchbegriff und weiteren Suchoptionen geöffnet.

Suchbegriffe

Tragen Sie im Feld Suchbegriffe die zu suchenden Begriffe ein. Sollen gleichzeitig mehrere Suchbegriffe eingegeben werden, sind diese durch eine Leerstelle voneinander zu trennen.

Suchart

Mit der Suchart können Sie noch festlegen, ob alle eingegebene Suchbegriffe für ein Suchergebnis erforderlich sind (Option Alle Begriffe sollen vorhanden sein) oder ob ein Suchbegriff für ein Suchergebnis ausreicht (Option Mindestens ein Begriff soll vorhanden sein).

Suche starten / Schaltfläche Suchen

Über die Schaltfläche Suchen startet der Suchlauf in allen relevanten Daten- und Textfeldern.

Werden entsprechende Eintragungen in der Datenbank mit den eingegebenen Suchbegriff gefunden, werden diese innerhalb Suchfenster unterhalb der Optionen als Liste angezeigt.

Ergebnis der Tabelle … anzeigen

Im Auswahlfeld Ergebnis der Tabelle … anzeigen werden alle Datenbank-Tabellen aufgelistet, in denen die Suchbegriffe enthalten sind.

Durch einfaches Anklicken der entsprechenden Tabelle wird diese aufgerufen. Nun kann man in den entsprechenden Memo-Feldern durch einen Doppelklick dessen Text aufrufen und betrachten.

Zum Datensatz springen

Über die Schaltfläche Zum Datensatz springen wird der aktuelle Datensatz geöffnet.

Die Suchergebnisse bleiben so lange erhalten und können zum Beispiel durch erneutes Drücken der Suchen-Schaltfläche wieder aufgerufen werden, bis man die Schaltfläche Schließen drückt.

Filter (Suchergebnis filtern)

Werden zu viele Ergebnisse angezeigt, kann die erstellte Liste über weitere Filter eingeschränkt werden. Hierfür stehen die Filter Datum und die Datensatzanzahl beschränken zur Verfügung.

Datum von / bis

Über das Datum kann eine Selektion nach dem Angelegt am-Datum erfolgen. Hierfür stellen Sie entweder einen Zeitraum von – bis ein oder einen bestimmten Tag (gleiches Datum in beiden Feldern). Wird nur ein Datum in einem der beiden Felder eingetragen, so wird entweder vom eingetragenen bis zum heutigen Datum oder nur bis zum eingetragenen Datum im bis-Feld gesucht.

Datensatzanzahl beschränken

Zusätzlich kann die Datensatzanzahl über die nächste Option eingeschränkt werden. Tragen Sie hierfür eine bestimmte Anzahl ins Eingabefeld ein.

Sollen die Filterkriterien angewendet werden, aktivieren Sie die entsprechenden Optionen und klicken Sie erneut auf die Suchen-Schaltfläche.

Funktionen Eingangsrechnungen

Freigabeprozess starten / Freigabe erteilen

Diese Schaltflächen sind nur sichtbar, wenn der Freigabeprozess für Eingangsrechnungen aktiviert wurde.

Sind die Schaltflächen grau dargestellt, ist entweder kein Freigabeschritt für den angemeldeten Benutzer für die markierte Rechnung vorhanden oder der Benutzer hat für die Funktion nicht die benötigte Berechtigung.

Eine detaillierte Beschreibung des Freigabeprozesses für Eingangs- / Kreditorenrechnungen finden Sie unter Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Freigabeprozess Eingangsrechnungen.

Dokument hinzufügen

Bei der Erfassung von Eingangs- / Kreditorenrechnungen besteht die Möglichkeit einen Scan des Originaldokuments im pdf-Format in der Dokumentenablage des esoffice abzulegen. Die so hinterlegte Rechnung im pdf-Format steht Ihnen in allen Registern bei den Kreditoren | Eingangsrechnungen zur Verfügung, zum Beispiel bei der Rechnungskontrolle / Freigabe.

Markieren Sie die Eingangsrechnung in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Dokument hinzufügen, es wird ein Dateiauswahlfenster geöffnet. Sie können nun eine PDF-Datei (Scan oder aus einem E-Mail-Anhang gespeichert) auswählen.

Rechnungsdokument

Markieren Sie die Eingangsrechnung in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Rechnungsdokument, es wird ein Fenster mit den bereits zugeordneten pdf-Dateien (Scan der Eingangsrechnung oder aus einem E-Mail-Anhang gespeichert) angezeigt. Rechnungsdokumente können mit der Schaltfläche Dokument hinzufügen einer Eingangsrechnung zugeordnet werden.

Mit einem Doppelklick oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste -> Öffnen) können die pdf-Dateien im Standard Anzeigeprogramm für diesen Dateityp angezeigt werden.

Bemerkung

Zu jeder Eingangsrechnung können noch erweiterte Informationen hinterlegt werden, die zum Beispiel die für die Rechnungsprüfung relevant sind oder Reklamationen.

Markieren Sie die Eingangsrechnung in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Bemerkung, es wird ein Textfenster geöffnet, in dem Sie die Informationen erfassen können.

Die so erfassten Bemerkungen stehen Ihnen in allen Registern bei den Buchhaltung | Eingangsrechnungen zur Verfügung.