Seriennummern

Mit Hilfe der Seriennummernverwaltung ist es möglich, im Zuge des Qualitätsmanagements, Artikel innerhalb des Firmenkreislaufes zurückzuverfolgen.

Somit ist immer gewährleistet, dass ein Artikel vom Wareneingang über die Lieferung bis hin zum Einbau, entsprechend der DIN ISO 9001 Norm, rückverfolgbar ist. Alle relevanten Daten zu den einzelnen Artikeln werden schon beim Wareneingang hinterlegt bzw. automatisch (Lieferant, Lieferscheinnr., Wareneingangsscheinnr. etc.) übernommen.

Anlegen von Seriennummern

Auf dem Register Artikel | Lagerartikel | Seriennummern können Sie nun für jeden Artikel einzelne Seriennummern vergeben.

Seriennummern anlegen

1. Um Seriennummern einzugeben, drücken Sie auf dem Register Artikel | Lagerartikel | Seriennummern die Schaltfläche im Navigator.

   Es wird ein neuer Datensatz angelegt.

2. Tragen Sie nun die Seriennummer zu einem Artikel aus dem Bestand ein.

3. Geben Sie das Eingangsdatum und das Herstellungsdatum sowie einen eventuellen Lagerplatz an.

4. Tragen Sie die Garantiezeit des Lieferanten und, wenn abweichend, Ihre eigene Garantiezeit ein.

5. Wählen Sie den Lieferanten aus.

6. Im Informationsfenster können Sie zusätzlich noch Bemerkungen zum Wareneingang hinterlegen.

7. Zum Speichern klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator.

8. Sollen weitere Seriennummern vergeben werden, so wiederholen Sie die oben angegebenen Schritte.

Vergabe der Seriennummern beim Wareneingang

Auf dem Register Artikel | Wareneingang | Seriennummern können Sie nun für jeden Artikel einzelne Seriennummern vergeben.

Sollten einige Artikel nicht für die Seriennummernverwaltung vorgesehen sein, klicken Sie zuvor die Schaltfläche Seriennummern An / Aus an.

Daraufhin erscheint nachfolgende Sicherheitsabfrage.

Wie Sie aus der Meldung ersehen können, haben Sie nach deren Bestätigung die Möglichkeit Seriennummern zu vergeben.

Auf dem Register Artikel | Wareneingänge | Positionen ist die Option Mit Seriennummernverwaltung aktiviert, wenn die Eingabe von Seriennummern erlaubt ist.

Seriennummer erfassen (Wareneingang)

1. Um Seriennummern einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator.

   Es wird ein neuer Datensatz angelegt.

2. Tragen Sie nun die Seriennummer zu einem Artikel aus dem Warengang ein.

    

   Wird mehr als eine Seriennummer mit einem Lieferavis über die eswawi gesendet, wird die zusätzliche Seriennummern im Feld zus. Seriennummer beim Einlesen gespeichert.

3. Geben Sie das Eingangsdatum und das Herstellungsdatum an.

4. Tragen Sie die Garantiezeit des Lieferanten (Garantie (Lieferant)) und wenn abweichend Ihre eigene Garantiezeit (Garantie (Eigenen)) in Monaten ein.

5. Im Informationsfenster können Sie zusätzlich noch Bemerkungen zum Wareneingang hinterlegen.

6. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche im Navigator.

7. Sollen weitere Seriennummern vergeben werden, so wiederholen Sie die oben angegebenen Schritte.

Haben Ihre Artikel nun alle Seriennummern erhalten, sind Sie damit automatisch gespeichert und können jederzeit wieder abgerufen werden.

Automatische Seriennummernvergabe

Für das Anlegen von Seriennummern steht Ihnen im esoffice auch die Möglichkeit der automatischen Seriennummernvergabe zur Verfügung.

In der Regel liefert ein Lieferant eine durchlaufende Reihe von Seriennummern. Bei der Eingabe der Seriennummern, zum Beispiel beim Wareneingang, kann aus diesem Grunde einfach eine Startseriennummer angegeben werden. Die nachfolgenden Nummern werden daraufhin automatisch generiert.

Beim Wareneingang und bei den Lagerartikeln können dabei Seriennummern bis zu der maximalen Anzahl an vorhandenen Artikeln automatisch erstellt werden.

Hierfür steht Ihnen der Kontextmenüeintrag automatisches Anlegen beim Wareneingang und bei den Lagerartikeln auf den Registern Seriennummern zur Verfügung.

Als Vorgabe legen Sie die Startseriennummer manuell an.

Danach verwenden Sie den Kontextmenüeintrag automatisches Anlegen.

Es erscheint ein neues Fenster, welches die Anzahl der zu erstellenden Seriennummern angibt, die hier von Hand bearbeitet werden, kann und zusätzlich auch als Sicherheitsabfrage zu verstehen ist.

Wird in diesem Dialog auf Generieren gedrückt, werden diese Nummern automatisch angelegt. Es gibt hierbei zwei Möglichkeiten der automatischen Erweiterung:

Generell werden die maximalen nummerischen Stellen von hinten abgeschnitten. Die abgeschnittene Zahl wird nun als Minimum der Inkrementierung benutzt.

Ist das erste Zeichen der abgeschnittenen Zahl eine 0, so wird mit Formatierung gearbeitet, ansonsten ohne.

Es sollen 25 Seriennummern automatisch angelegt werden.

mit Formatierung

Ausgangsseriennummer: 345 0815 - 07.

Es werden die Stellen 07 abgeschnitten und dann die Seriennummern 345 0815 - 08 bis 345 0815 - 32 angelegt.

ohne Formatierung

Ausgangsseriennummer: 345 0815 - 107.

Es werden die Stellen 107 abgeschnitten und dann die Seriennummern 345 0815 - 108 bis 345 0815 - 132 angelegt.

Ausgangsseriennummer: 345 0815 - 7.

Es wird die Stelle 7 abgeschnitten und dann die Seriennummern 345 0815 - 8 bis 345 0815 - 32 angelegt.

Funktionen

Suche Seriennummer

Für die Rückverfolgbarkeit der Artikel nach DIN ISO 9001 kann es notwendig sein, bestimmter Artikel (zum Beispiel Anlagenkomponenten) mit Ihrer Seriennummer zu hinterlegen. Sie haben dazu im esoffice die Möglichkeit, vom Lagereingang bis zum Lagerausgang die Seriennummer jedes einzelnen Artikels zu verwalten und so dessen Weg zurückzuverfolgen.

Um gezielt nach einer Seriennummer zu suchen, um festzustellen, wo sich der Artikel, der zur Seriennummer gehört, gerade befindet, können Sie die Funktion Suche Seriennummer verwenden.

Allgemeines zu Seriennummern

Generell können Seriennummern über den Wareneingang, eine manuelle Lagerbewegung (Einlieferung), auf dem Lager und bei den Anlagenkomponenten (zu diversen Artikeln) angelegt werden.

Aus einem Lager können nur existierende Seriennummern ausgeliefert werden (Lieferschein, manuelle Auslieferung (auf Auftrag), usw.).

Bei Rücklieferungen von einem Auftrag können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch auf diesen Auftrag ausgeliefert wurden.

Bei allen Lagerbewegungen bei denen Seriennummern betroffen sind, wird im Hintergrund immer die Tabelle LAGIOSER mit gebucht.

Bei den Anlagenkomponenten können nur Seriennummern ausgewählt werden, die auch ausgeliefert worden sind.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche Seriennummer. Das Fenster Suchen nach Seriennummern im System wird mit dem Register Liste geöffnet.

Bereich 'Status'

Wählen Sie im Bereich Status aus, in welchen Tabellen mit Seriennummerninformationen gesucht werden soll. Dies ermöglicht, die Anzahl der Artikel mit Seriennummern einzuschränken.

Bei der Option Alle werden alle verfügbaren Seriennummern angezeigt.

Zu jedem ausgewählten Status finden Sie eine entsprechende Nummernspalte in der Tabelle wieder, um eine gezielte Suche vorzunehmen.

Seriennummer über die Artikelnummer suchen

Wenn man nicht sicher ist in welchem Bereich eine Seriennummer gebraucht wurde, hat man hier zusätzlich noch die Möglichkeit über die Artikelnummer zu suchen.

1. Klicken Sie dazu die Spaltenüberschrift Artikelnr. an (1).

   Das Auswahlfeld für die Artikelnummernsuche (2) wird freigeschaltet.

   

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche um den Artikelauswahlassistenten zu öffnen.

   

3. Durch die Eingabe einer Artikelnummer oder die Auswahl über den Artikelauswahlassistenten wird, nachdem die Schaltfläche Artikel übernehmen gedrückt wurde, nach den Artikeln in den Seriennummern gesucht.

   

Über die Schaltfläche Gehe zu kann die allgemeine Sprungfunktion aufgerufen werden. Als Sprungziele stehen der Artikel, der dem Artikel zugeordnete Lieferant und der im Status eingestellte Filter zur Verfügung.

Register 'Historie'

Zusätzlich zur Listenansicht findet sich hier auch noch das Register Historie.

Auf diesem Register werden alle Lagerbewegungen zu einer Seriennummer aufgelistet.

Dabei wird außer der Bewegungsart auch das Buchungsdatum sowie die Nummer des Auftrags, des Liefer- oder Warenscheins angezeigt. Über die Schaltfläche Gehe zu wird die allgemeine Sprungfunktion zu den abhängigen Modulen aktiviert.

Suchen, Sortieren und Filtern

Die Elemente oberhalb der Tabellenansicht ermöglichen es, nach bestimmten Informationen innerhalb der angezeigten Seriennummerndatensätze zu suchen, bestimmte Daten herauszufiltern oder nach einem Kriterium zu sortieren.

Suchen

Im Textfeld Suchen kann in dem unter dem Listenfeld Sortierung eingestellten Datenfeld (zum Beispiel AnlagenNr.) gesucht werden. Es wird dabei bei der Eingabe des Suchbegriffes die Tabellenzeile markiert, welche dem Suchbegriff am nächsten kommt.

Sie können nun eine Sortierung der angezeigten Seriennummern einstellen. Die Möglichkeiten der Sortierung sind abhängig von der Einstellung im Bereich Suchen. Bei den Optionen Lager, Wareneingang, Lieferschein und Anlagen erfolgt die Sortierung über das Sortierfeld. Die Sortiermöglichkeiten (Felder) sind abhängig von der gewählten Tabelle.

Sortierung

Bei Anzeige der Seriennummern aller Tabellen erfolgt die Sortierung über das Anklicken der einzelnen Spaltenüberschriften.

Beispiel für die Spaltenüberschriften

Filter

Um die Anzeige der Datensätze einzuschränken, können Sie die Filterfunktion verwenden, die Sie über die Schaltfläche aufrufen können.

Im Dialogfeld Filter kann eine Selektion über einen Bereich oder einen Wert in einem der angezeigten Felder erfolgen. Es können verschiedene Suchkriterien miteinander kombiniert werden.

Die Eingabemöglichkeiten sind abhängig vom gewählten Feld. Haben Sie die Anzeige mit dem Filter eingeschränkt, wird die Filter Schaltfläche farblich hinterlegt dargestellt .

Lagerartikel kopieren

Es ist möglich, ein Lager nach dem Muster eines anderen Lagers mit Lagerartikeln zu bestücken, indem die Artikel eines Lagers kopiert werden.

Lager kopieren

1. Zunächst wird auf dem Register Artikel | Lagerartikel | Liste in der Lageransicht das Lager gewählt, das über Lagerartikel kopieren bestückt werden soll.

    

   Dieses Lager darf noch keine Artikel enthalten

2. Klicken Sie die Schaltfläche Lagerartikel kopieren an. Es wird ein Fenster zum Kopieren der Lagerartikel geöffnet.

   

   Hier sind zwei Listen verfügbar:

   Lagerartikel übernehmen von Lager (Links)

   Hier wird das Lager ausgewählt, das kopiert werden soll - dabei wird kein Bestand übernommen. Die Artikel werden unabhängig davon, ob und in welcher Höhe der Bestand in dem Lager vorhanden ist, aus dem die Artikel entnommen werden sollen, in das neue Lager kopiert.

   Ware einbuchen aus Lager (Rechts)

   Hier wird das Lager angegeben, aus dem der Bestand abgebucht werden soll. Ist in dem betreffenden Lager nicht genügend Bestand vorhanden, so wird der höchstmögliche Bestand übertragen. Sind die Artikel in dem Lager nicht angelegt, werden die Artikel mit Bestand 0 und den Einstellungen aus Maximal- und Minimalbestand des kopierten Lagers erstellt.

    

   Es darf kein Lager zweimal angegeben werden.

   Wird dies trotzdem versucht, wird eine Fehlermeldung angezeigt:

   

3. Wählen Sie in der linken Liste das Lager aus, aus dem Sie die Lagerartikel kopieren möchten und in der rechten Liste das Lager, aus dem der entsprechende Bestand kopiert werden soll.

Was passiert intern beim Kopieren von Lagerartikeln?

Werden Lagerartikel kopiert, so wird in der Lagerbewegungsübersicht die Anzahl der jeweiligen Artikel negiert und eine Gegenbuchung auf das Gegenlager eingetragen.

Drei Lager sind notwendig, um diese Funktion effektiv nutzen zu können:

1. Ein Lager, in das die Artikelliste und der Bestand kopiert werden soll (zum Beispiel ein neues Fahrzeug).

2. Ein Lager, aus dem die Artikelliste kopiert werden soll (altes Fahrzeug oder Muster-Lager).

3. Ein Lager, aus dem der Bestand übertragen bzw. entnommen werden soll (zum Beispiel Hauptlager).

Manuelle Lagerbewegung

Mit dieser Schaltfläche rufen Sie die Funktion Artikel | Manuelle Lagerbewegung auf.