DMS

Werkzeuge | DMS

In dieser Beschreibung wird der Umgang mit Dokumenten im integrierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) des eserps eingegangen.

Bei einem Dokumentenmanagement handelt es sich um die Datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten. Das Dokumentenmanagement in eserp wurde mit dem Ziel geplant eine homogene Dokumentenablage für alle Geschäftsvorfälle zu ermöglichen.

Varianten / Lizenz

Für die Nutzung des DMS sind zwei Varianten verfügbar.

Lizenz 0120120 - Dokument

• Keine Versionierung

• Datei ersetzen ermöglicht

• Kein Revisionssicherheit (Ausnahme sind Druckdokumente)

• Beim Öffnen einer Datei wird gefragt, ob sie ausgecheckt werden soll. Falls ja, wird die Datei ausgecheckt und beim Ersetzen wieder eincheckt

• Je Vorgang ist ein Register Dokumente verfügbar

Lizenz 0120125 - Dokument II

• Globales Dokumentenmanagementsystem (DMS)

• Versionierung

Ohne Dokument Lizenz

Sind die Lizenzen 0120120 - Dokument oder 0120125 - Dokument II nicht vorhanden, sind folgende Funktionen gegeben:

• Es können nur Druckdokumente über eine entsprechende Schaltfläche in den Dokumenten angezeigt werden

• Im Kontaktmanagement / Kontakteinträge können Dokumente hinzugefügt werden, um diese zu versenden

Dokumente ins DMS übernehmen

Ein Dokument kann auf drei Arten in das DMS gelangen:

1. Durch Drucken eines Reports, wenn in der Reportverwaltung beim Report die Option mit DMS Ablage gesetzt ist.

2. Durch einen neuen Kontakt im Kontaktmanagement.

    

   Beim Import einer E-Mail werden die Datei-Anhänge bei Kontakterstellung in das DMS gespeichert.

3. Durch das manuelle Hinzufügen eines Dokuments

   • in einem Vorgang = Adressen (direkte Vorgangszuordnung oder Kontakt zu Vorgang)

   • in einem Vorgang = Adressen (Sonstige / Kontakt)

   • im DMS Modul im freien Ordnerbereich

DMS - Was ist ein Dokument?

Ein Dokument besteht aus Dokumentenkopf (Dokument) und einzelnen Versionen (Dokumentversionen).

Einzelne Dokumentversionen können einem bis mehreren Vorgängen zugeordnet sein.

Eine Dokumentversion repräsentiert eine physikalische Datei, d.h. für jede Dokumentversion existiert eine physikalische Datei.

Ein Dokument kann an verschiedenen Stellen in eserp mit oder ohne Vorgangsbezug abgespeichert werden.

Dokumenteigenschaften

Name

Name des Dokuments

Beschreibung

Kurze Beschreibung zu einem Dokument

Autor

Benutzer, der das Dokument erstellt

Erstellungsdatum

Datum wann das Dokument im DMS angelegt wurde (nicht tatsächlicher Erstellungsdatum der physikalischen Datei)

Hauptvorgang

Dem Dokument (und allen zugehörigen Versionen) zugeordneter Vorgang

Version-Eigenschaften

Kommentar

Sie können in diesem Änderungen oder weitere Kommentare zur neuen Version dokumentieren.

Erstellungsdatum

Tatsächliches Erstellungsdatum der physikalischen Datei bzw. Erstellungsdatum das manuell beim Laden der Datei angegeben wird.

Übernahmedatum

Datum wann die ausgewählte Version im DMS angelegt wurde, dass bedeutet, wann die physikalische Datei im DMS geladen wurde (nicht tatsächliches Erstellungsdatum der physikalischen Datei).

Zuletzt bearbeitet von

Benutzer, der die ausgewählte Version der Datei erstellt / bearbeitet hat.

Aufbewahren bis

Lebenszeit einer Dokumentversion. Ist das Aufbewahrungsdatum nicht erreicht, kann die Dokumentversion nicht gelöscht werden. Mit entsprechender Berechtigung kann die Aufbewahrungsfrist bearbeitet werden, um die Dokumentversion löschen zu können.

 

Löschen von Druckdokumenten

Druckdokumente (Rechnungen, Aufträge, Angebote etc.) können auch mit entsprechender Berechtigung nicht gelöscht werden.

Sie können die Funktion Dokument verbergen verwenden, um Dokumente auszublenden.

Vorgangszuordnung

Versionsspezifische Vorgangszuordnungen. Der dem Dokument zugrunde liegende Hauptvorgang wird hier ebenfalls aufgelistet. Es können weitere Vorgänge zugeordnet werden.

Weitere Informationen

Siehe auch

• Anwendungsfälle

• Dokumente

• Programmmodul

• DMS - Technische Funktionsweise