Mahnverfahren

Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Referenzen | Mahnverfahren

Bevor für einen offenen Betrag eine Mahnung erstellt werden kann, ist es erforderlich einige grundlegende Einstellungen für das Mahnverfahren vorzunehmen.

Nachdem die entsprechenden Mahnungsreferenzen (Mahnverfahren, Mahnstufen, Zeiträume, Gebühren, Zinsen und Texte) angelegt sind, können Sie unter Buchhaltung | Mahnungen einen Mahnlauf zum Erstellen von Mahnungen starten.

Bereich Allgemein

Mahngruppe

Wählen Sie eine bereits angelegte Mahngruppen aus.

Mahnstufe

Für jedes Mahnverfahren können Sie nun Mahnstufen anlegen.

Mahngruppe / Mahnstufen

Beachten Sie, dass die Kombination aus Mahngruppe und Mahnstufe eindeutig erstellt wird.

Bezeichnung

Tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für die Mahnstufe ein.

Bereich Daten

Frist in Tagen

Im Feld Frist in Tagen geben Sie an, nach wie viel Tagen, ausgehend vom aktuellen Tagesdatum, der offene Betrag zu bezahlen ist, bevor die Mahnung nächste erstellt wird.

Bei der Anzeige der fälligen Mahnungen werden diese Verzugstage ausgewertet, d.h. eine bereits angemahnte Rechnung wird erst wieder angezeigt, wenn die Zahlfrist der Mahnung überschritten ist.

Jahreszins / Mahngebühr

Tragen Sie eine eventuelle Mahngebühr und den Jahreszins (Prozentwert) ein.

Bereich Optionen

Mit persönlicher Anrede

Mit der Option Mit persönlicher Anrede können Sie bestimmen, ob die Serienbrief-Anrede aus dem Kundenstammdaten übernommen wird (Office | Kunden | Details - Serienbrief Anrede 1).

Ist das Feld Serienbrief Anrede1 beim Kunden gefüllt, wird die komplette erste Zeile des Mahntextes gegen die Serienbriefanrede aus dem Kunden ausgetauscht. Ansonsten wird der Mahntext wie gewohnt ausgegeben. D.h. man kann in der ersten Zeile des Mahntextes eine Standardanrede hinterlegen die verwandt wird, wenn beim Kunden keine spezielle Anrede hinterlegt ist.

Zinzeszinnsberechnung

Markieren Sie die Option Zinseszinsberechnung, falls Sie eine solche Berechnung für dieses Mahnverfahren durchführen möchten.

Mahnung als Kontoauszug

Wird die Option Mahnung als Kontoauszug aktiviert, können Rechnungen in dieser Mahnstufe Bestandteil eines Kontoauszuges sein. Dabei werden mehrere Rechnungen von einem Kunden auf dem Ausdruck zusammengefasst. Andernfalls werden sie allein angemahnt.

Bereich Texte

Mahnvortext / Mahnschlusstext

Sie können jeweils einen Mahnvortext und Mahnschlusstext in dem entsprechenden Eingabefeld für jede angelegte Mahnstufe hinterlegen. Sie können selbstverständlich Texte aus der Windows-Zwischenablage in den Mahntext einfügen.

Der Mahnvortext wird, falls vorhanden, im Report nach der Anschrift und vor dem Band mit den Rechnungsdaten gedruckt.

Für die Erfassung steht Ihnen ein Erweiterter Texteditor zur Verfügung, mit dem Sie unter anderem Felder mit Daten aus den Vorgängen einfügen können.

Erweiterter Texteditor

Für die Erfassung der Zahlungsbedingungstexte steht Ihnen ein Texteditor mit erweiterten Funktionen zur Verfügung.

Wählen Sie dazu in der Tabelle Bezeichnungen / zugehörige Bezeichnungen eine Sprache aus und erfassen anschließend im Texteditor den Inhalt des Textes der gewählten Sprache.

Texte können als Plain Text (<< ohne Formatierung) oder als RichText (Mit Formatierung >>) je nach Einsatzzweck hinterlegt werden.

<< Ohne Formatierung

Bei dieser Einstellung wird nur der reine Text (Plain Text) ohne eine Textformatierung (Fett, Kursiv etc.) verwendet. Die erweiterten Funktionen (Felder, Hyperlinks, Dokumentenlinks etc.) stehen im Modus << Ohne Formatierung nicht zur Verfügung.

Mit Formatierung >>

Bei Texten im RichText-Format haben Sie die Möglichkeit die Texte wie in einem Textbearbeitungsprogramm (zum Beispiel Microsoft Word) zu formatieren (Schriftarten, Schriftattribute, Absatzformatierungen etc.), dazu stehen in der Symbolleiste des Textbearbeitungsfenster entsprechende Funktionen zur Verfügung.

Folgende Funktionen können im Texteditor auch noch verwendet werden:

Feld einfügen (Funktionen, Operatoren, Felder und Konstanten)
Hyperlink-Feld einfügen
Dokumentenlink einfügen (Dokumente aus dem DMS)

Für weitergehende Bearbeitungsmöglichkeiten können Sie über die Schaltfläche Seitenansicht einen erweiterten Editor aufrufen und den Text dort entsprechend bearbeiten.

Funktionen Formatierte Texte (Richtext)

Handelt es sich um einen Text mit Formatierung werden Funktionen zur Textbearbeitung in der Symbolleiste des Textfensters angezeigt.

Über die Schaltfläche Mit Formatierung >> kann Text mit Formatierungen (RichText) bearbeitet werden. Mit der Schaltfläche << Ohne Formatierung wird auf das reine Textformat (Plain Text) umgeschaltet, die Symbolleiste mit den Textbearbeitungsfunktionen wird ausgeblendet.

Kontextmenü

Zusätzlich zu den Funktionen in der Symbolleiste stehen beim formatierten Text auch noch weitere Funktionen im Kontextmenü innerhalb des Textfeldes bereit. Das Kontextmenü können Sie mit der rechten Maustaste aufrufen.

Wechsel der Formate

Der Wechsel von Text ohne Format in formatierten Text ist ohne weiteres möglich.

Beim Wechsel von formatierten Text in Text ohne Format gehen die Formatierungen und eingefügte Elemente verloren, es wird eine entsprechender Hinweis angezeigt.

Rückgängig

Die letzte Aktion rückgängig machen.

Wiederherstellen

Die letzte Aktion wiederholen oder den letzten Rückgängig Schritt wiederherstellen.

Ausschneiden

Markierten Text ausschneiden und in die Zwischenablage übernehmen.

Kopieren

Markierten Text in die Zwischenablage kopieren.

Einfügen

Fügt Text aus der Zwischenablage in das Textfeld an Cursorposition ein.

Bereich 'Schrift'

Im Bereich Schrift können Sie Text auf verschiedene Arten formatieren, darunter Größe, Farbe und vieles mehr.

Schriftart

Wählen Sie eine der auf ihrem System installierte Schriftart aus.

Bei der Auswahl der Schriftart sollte berücksichtigt werden, dass diese auch auf allen PC zur Verfügung steht, auf denen eserp verwendet wird.

Größe

Gibt einen Schriftgrad in Punkt an. Wählen Sie in der Liste einen Schriftgrad aus. Um die Lesbarkeit für die meisten Dokumente und Benutzer sicherzustellen, verwenden Sie eine Größe von acht Punkten oder größer.

Schriftfarbe

Gibt die Farbe des markierten Texts an. Wählen Sie im Feld eine Farbe aus.

Textauszeichnung

Gibt die Textauszeichnung für den markierten Text an (zum Beispiel Fett oder kursiv).

Fett

B -> Bold

Kursiv

I -> Italic

Unterstreichung

Gibt an, ob der markierte Text unterstrichen wird. Der Unterstrich hat dabei die gleiche Farbe wie die Schrift.

Weitere Textattribute stehen über den Kontextmenüeintrag Schriftart zur Verfügung.

Durchgestrichen

Zeichnet eine Linie durch den markierten Text.

Tiefergestellt

Verringert den markierten Text unterhalb der Grundlinie und ändert den markierten Text in einen kleineren Schriftgrad, wenn eine kleinere Größe verfügbar ist.

Hochgestellt

Löst den markierten Text oberhalb der Grundlinie aus und ändert den markierten Text in einen kleineren Schriftgrad, wenn eine kleinere Größe zur Verfügung steht.

Bereich 'Absatz'

In dem Bereich Absatz legen Sie die Textausrichtung und Aufzählungen / Listenformate fest.

Ausrichtung

Links

Wählen Sie Links aus, damit der Text linksbündig mit rechtem Flatterrand ausgerichtet wird (oder drücken Sie die Tastenkombination STRG + L).

Zentriert

Wählen Sie Zentriert aus, damit der Text mit linkem und rechtem Flatterrand zentriert wird (STRG + E).

Rechts

Wählen Sie Rechts aus, damit der Text rechtsbündig mit linkem Flatterrand ausgerichtet wird (STRG + R).

Blocksatz

Wählen Sie Blocksatz aus, damit der Text links- und rechtsbündig ausgerichtet und Leerraum zwischen den Wörtern hinzugefügt wird (STRG + J).

Aufzählungszeichen

Verwandeln Sie Textzeilen in eine Aufzählung, indem Sie den Text markieren und dann auf Listenpunkte oder Nummerierung auswählen. Jede Zeile oder jeder Absatz wird in der Liste zu einem Aufzählungszeichen.

Bei der Auswahl Nummerierung wird eine fortlaufende Ziffer voran gestellt, bei der Auswahl Listenpunkte ein Aufzählungszeichen.

Informationen zur Rechtschreibprüfung

Rechtschreibprüfung im eserp

Im eserp werden für die Rechtschreibprüfung die open-source Wörterbücher von Hunspell verwendet.

Weitere Informationen dazu finden Sie unter folgender Adresse: https://github.com/hunspell/hunspell

Hunspell ist eine Open Source Rechtschreibprüfung, die in LibreOffice, OpenOffice, Firefox, Thunderbird, Google Chrome sowie in Produkten wie OS X, Adobe InDesign oder Opera verwendet wird.

Für die Rechtschreibprüfung gibt es für viele Sprachen Wörterbücher.

Bei der Installation von eserp werden Wörterbücher für einige Sprachen, wie Deutsch und Englisch (inklusive einiger Sprachvarianten) im Verzeichnis dictionaries des Installationsordners abgelegt.

Werden bei der Rechtsschreibprüfung Begriffe / Wörter hinzugefügt, werden diese in die benutzerdefinierten Wörterbücher gespeichert.

Die benutzerdefinierten Wörterbücher liegen unter : "C:\Users\<username>\AppData\Local\es2000 Errichter Software GmbH\"

Wörterbücher für Sprachvarianten, wie Canadian English, andere Sprachen wie Italienisch oder Französisch können zum Beispiel von der OpenOffice Website geladen werden. Für einige Branchen sind auch Ergänzungs-Wörterbücher verfügbar.

Wählen Sie dazu folgenden Link: https://extensions.openoffice.org/ (Dictionaries)

Permanente Rechtschreibprüfung

Beim Schreiben des Textes wird bereits eine Rechtschreibprüfung durchgeführt. Wörter, die nicht im Wörterbuch gefunden werden, werden mit einer gewellten roten Linie unterstrichen.

Mit dem Rechtsklick können Sie sich Vorschläge aus dem Wörterbuch anzeigen lassen, das Wort ins Wörterbuch aufnehmen oder das beanstandete Wort ignorieren.

Rechtschreibprüfung prüfen

In Textfeldern, dem erweiterten Texteditor und im Kontextmenü der Textfelder steht die Funktion Rechtschreibprüfung prüfen zur Verfügung.

Mit dieser Funktion können Sie die Rechtschreibung eines Textes prüfen lassen.

Seitenansicht

Öffnet den Text in einem erweiterten Editor. Hier haben Sie die Möglichkeit den Text zu drucken, zu speichern und weitere Elemente (Bilder, Tabellen , Symbole etc.) einzufügen.

Bereich 'Spezielle Aktionen'

Dokumentenlink einfügen

Mit dieser Funktion können Sie einen Link zu einer Datei im Dokumentenmanagementsystem (DMS) einfügen. Zur Auswahl wird die Dateisuche des DMS aufgerufen.

Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken dann auf die Schaltfläche Übernehmen.

Bei der Texten ohne Formatierung wird ein Link im Format eso://Document?id=29 eingefügt, bei Texten mit Formatierung wird ein anklickbarer Link erzeugt (unterstrichen, farbige Schrift).

Über die Funktion Hyperlink-Feld bearbeiten kann ein Dokumentenlink nachträglich noch bearbeitet werden.

Hyperlink-Feld einfügen

Mit dieser Funktion können Hyperlinkfelder in den Texten / Textbausteinen angelegt werden. Die Hyperlink-Felder werden beim Versenden per E-Mail ausgewertet.

Beim Anlegen können folgende Angaben gefüllt werden:

Ausdruck-Url

Der Ausdruck, der angibt wie der dynamische Teil der URL für den Hyperlink berechnet wird. Kann auch die komplette URL Die URL (Uniform Resource Locator) ist die Adresse einer einzelnen Webseite. Sie kann direkt in die Adressleiste im Browser eingegeben werden. Dabei ist die URL nicht mit der Domain gleichzusetzen. Denn die Domain ist nur ein Bestandteil der URL. enthalten.

Über die Stift Schaltfläche kann der Ausdruck-Editor zum Einfügen / Bearbeiten von Funktionen, Operatoren, Felder und Konstanten aufgerufen werden.

Die unter Felder zur Verfügung stehenden Daten sind abhängig von jeweiligen Einsatz des Text-Editors und der zugeordneten Vorgangsart.

[Object.KundenNr]

Basis-Url

Der statische Teil des Hyperlinks. Ist die Basis URL gefüllt, wird diese vor dem dynamischen Teil eingefügt:

http://helpdesk.es2000.de/servcall=

Ausdruck Anzeige

Der Ausdruck um den anzuzeigenden Text zu berechnen.

www.es2000.de/servcallNr + [Object.KundenNr]

Über die Stift Schaltfläche kann der Ausdruck-Editor zum Einfügen / Bearbeiten von Funktionen, Operatoren, Felder und Konstanten aufgerufen werden.

Standardtext, der angezeigt wird, wenn die Informationen aus den Feldern noch nicht verfügbar sind.

Standardwert Url Ausdruck

Der Standardwert, der für Ausdruck Url verwendet wird, wenn die Feldwerte noch nicht zur Verfügung stehen.

Hyperlink-Feld bearbeiten

Haben Sie im Text ein Hyperlink-Feld / Dokumentenlink markiert, können Sie die Eigenschaften des Feldes über diese Funktion bearbeiten.

Feld einfügen

In einen Textbaustein können Felder eingefügt werden, die beim Einsatz des Textbausteins durch Daten aus dem Vorgang / der Adresse gefüllt werden. Zusätzlich zu den Daten aus dem Vorgang / der Adresse können Funktionen, Operatoren und Konstanten verwendet werden.

Um einen entsprechenden Platzhalter in einen Textbaustein einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Feld einfügen, das Formular Feld bearbeiten wird geöffnet.

Ausdruck

Im Feld Ausdruck kann über die Stift Schaltfläche der Ausdruck-Editor zum Einfügen / Bearbeiten von Funktionen, Operatoren, Felder und Konstanten aufgerufen werden.

Die unter Felder zur Verfügung stehenden Daten sind abhängig von jeweiligen Einsatz des Text-Editors und der zugeordneten Vorgangsart.

Standardwert

Tragen Sie hier einen Wert (Bezeichnung) ein, der als Platzhalter angezeigt werden soll, wenn das Feld noch nicht mit Daten aus einen Vorgang gefüllt ist.

Nach dem Sie die Felder Ausdruck und Standardwert ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Angaben im Feld Ausdruck werden dabei auf Syntaxfehler überprüft.

Eingefügte Felder werden durch einen farbigen Hintergrund gekennzeichnet, es wird die Bezeichnung aus dem Feld Standardwert für die Anzeige verwendet.

Sie können sich Details zum eingefügten Feld anzeigen lassen, in dem Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken und im Kontextmenü den Eintrag Feldfunktionen auswählen.

Feld bearbeiten

um ein Feld nachträglich zu bearbeiten, klicken Sie es an und wählen dann die Funktion Feld bearbeiten.

Ausdruck

Im Feld Ausdruck kann über die Stift Schaltfläche der Ausdruck-Editor zum Einfügen / Bearbeiten von Funktionen, Operatoren, Felder und Konstanten aufgerufen werden.

Die unter Felder zur Verfügung stehenden Daten sind abhängig von jeweiligen Einsatz des Text-Editors und der zugeordneten Vorgangsart.

Standardwert

Tragen Sie hier einen Wert (Bezeichnung) ein, der als Platzhalter angezeigt werden soll, wenn das Feld noch nicht mit Daten aus einen Vorgang gefüllt ist.