Faktura

Office | Kunden | Faktura

Auf diesem Register werden die allgemeinen Fakturierungsdaten des jeweiligen Kunden hinterlegt.

Bereich 'Fakturierung'

Fakturierungs-Kundennr.

Sie können hier dem Kunden eine Kundenadresse zuordnen, an welche die Rechnungen versendet werden sollen. Es werden aber nur die Kunden angezeigt, die Faktura-Kunden sind.

Die Festlegung, ob die Kontonummer der Fakturierungsadresse verwendet werden soll, wird unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Allgemein - Bereich 'Allgemein' mit der Option Kontonr. der Fakturierungsadr. verwenden festgelegt.

Welcher Kundenstatus einen Kunden als Faktura-Kunden kennzeichnet, kann unter Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Bereich 'Kunden' ausgewählt werden.

Fakturierungskunde für

Bei einem Klick auf die Schaltfläche Anzeigen öffnet sich ein Dialog, in dem die Kundendatensätze angezeigt werden für die dieser Kunde als Fakurierungsadresse fungiert.

Kontonummer

Im Feld Kontonummer kann eine eigene FiBu-Kontonummern hinterlegt werden. (Verbindung zur Finanzbuchhaltung).

Host-Nr.

Im Feld Host-Nr. kann eine Hostnummer hinterlegt werden, zum Beispiel um diese an nachgelagerte Systeme (Finanzbuchhaltung etc.) zu übergeben.

Die Hostnummer wird auch zum Beispiel für die Erstellung von Rechnungen benötigt, wenn in den Einstellungen unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Allgemein - Bereich 'Allgemein' die Option Host-Nr angeben aktiviert ist.

Ist die Option aktiviert, gilt folgendes:

• Beim Erstellen einer Wartungsrechnung wird die Host-Nr des Anlagenkunden mit ins Rechnungsausgangsbuch übernommen.
• Bei Rechnungen zu einer Fakturierungsgruppe wird jeweils die Host-Nr des Kunden der ersten Anlage übernommen.
• Bei Rechnungen mit Fakturierungskunden wird auch die Host-Nr des Fakturierungskunden ins Rechnungsausgangsbuch übernommen.
• Beim Erstellen einer Rechnung über den Fakturaserver, wird abhängig vom Grundeinstellungsschalter geprüft, ob die Hostnummer beim Kunden gesetzt ist. Ist dies nicht der Fall, wird die Erstellung abgebrochen.

Ust-IdNr.

Tragen Sie im Feld USt-IdNr. die Umsatzsteuer-ID-Nummer des Kunden ein. Die Umsatzsteueridentnummer wird unter anderem für den elektronischen Rechnungsversand benötigt.

Wenn in den Ländereinstellungen für das Land des Kunden die Prüfung der Steuernummer konfiguriert ist, wird geprüft, ob die eingegebene Nummer eine gültige deutsche Steuernummer ist. Falls die Überprüfung fehlschlägt wird abhängig von den Einstellungen entweder ein Warnhinweis angezeigt oder das Speichern des Datensatz ist nicht möglich.

Steuernr.

Im Feld Steuernr. wird die Steuernummer des Kunden eingetragen. Die Steuernummer wird unter anderem für den elektronischen Rechnungsversand benötigt.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID wird für den elektronischen Rechnungsversand von xRechnungen an öffentliche Stellen benötigt.

Da xRechnungen auf unterschiedlichen Wegen eingereicht werden können, ist als eindeutiges Identifikationsmerkmal eine Leitweg-ID erforderlich.

Unabhängig vom Übertragungsweg ermöglicht es die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. die Weiterleitung von eingegangenen elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Stellen des öffentlichen Auftraggebers.

Siehe auch xRechnung

Sammelkonto

In diesem Feld geben Sie das Sammelkonto in der Finanzbuchhaltung (Stichwort Diamant) an.

Wählen Sie ein entsprechendes Konto aus.

Konten können unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Referenzen | Konten angelegt werden.

Kreditlimit

Im Eingabefeld Kreditlimit legen Sie eine Obergrenze für offene Posten für den Kunden fest.

Säumiger Zahler

Handelt es sich beim aktuellen Kunden um einen säumigen Zahler, kann auch noch das entsprechende Optionsfeld aktiviert werden. In der Serviceauftragsbearbeitung wird dieses Feld zum Beispiel beim Anlegen eines Auftrages ausgewertet und Sie erhalten dort einen diesbezüglichen Hinweis.

Dieses Feld kann auch automatisch bei den Kunden über einen entsprechenden Prüflauf in der Symbolleiste Navigation gesetzt werden.

Bereich 'Fakturierung'

Steuerschlüssel

Wählen Sie für die Adresse einen Steuerschlüssel / Mehrwertsteuersatz aus. Als Vorgabe wird bei der Neuanlage einer Adresse der Steuerschlüssel 1 eingetragen.

Die Steuerschlüssel (Mehrwertsteuer / Vorsteuer) werden unter Einstellungen | Buchhaltung | Allgemein | Referenzen | Steuerschlüssel angelegt.

Zahlungsbedingungen

Bei der Neuanlage einer Adresse wird die Zahlungsbedingung 1 als Vorgabe zugeordnet, Sie können eine andere Zahlungsbedingung aus der Liste auswählen.

Die bei der Adresse hinterlegte Zahlungsbedingung wird in den Kalkulationsmappen als Vorgabe eingetragen, kann aber für jede Kalkulation noch geändert werden.

Zahlungsbedingungen mit den entsprechenden Zahlungszielen und Skonto Bedingungen legen Sie unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Referenzen | Zahlungsbedingungen an.

Mahnverfahren

Das Feld Mahnverfahren wird bei der Neuanlage eines Kunden mit dem Wert 1 vorbelegt und kann hier mit der entsprechenden Berechtigung verändert werden. Dabei kann aus den angelegten Mahnverfahren aus den Einstellungen ausgewählt werden.

Mahnverfahren werden unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Referenzen | Mahnverfahren angelegt.

Bereich 'Bankverbindungen'

Tragen Sie im Bereich Bankverbindung über den Navigator das Institut sowie die Bankleitzahl und die Kontonummer des Kunden ein. Hierbei können Sie für jeden Kunden mehrere Bankverbindungen hinterlegen, wobei jedoch eine Bank immer als Hauptbank gekennzeichnet wird.

Diese erkennt man an der fett gedruckten Schrift. Die erste angelegte Bank wird als Voreinstellung immer als Hauptbank definiert. Über die Option Hauptbank können Sie jedoch jede angelegte Bank als Hauptbank deklarieren. Es ist jedoch nur eine Hauptbank je Kunde zulässig. Darüber hinaus können Sie für jede Bank die IBAN und BIC für den internationalen Zahlungsverkehr hinterlegen.

Bereich 'SEPA-Mandate'

In diesem Bereich werden die Mandate eines Kunden für SEPA-Lastschriften angezeigt.

SEPA Mandate können auf der dem Register Office | Kunden | Faktura über die Symbolleiste Faktura oder über Buchhaltung | SEPA Mandate angelegt werden.

Ein SEPA-Mandat benötigen Sie für den Einzug einer SEPA-Lastschrift. Auf diesem bestätigt der Kunde (Zahlungspflichtiger) per Unterschrift, dass Sie (Gläubiger) sein Konto belasten dürfen.

Ein SEPA-Lastschrift-Mandat enthält u. a. die folgenden Informationen:

• Gläubiger-ID (stellt Ihnen die Bundesbank oder Ihre Bank zur Verfügung)

• Eindeutige Mandatsreferenz

MANDATSVARIANTEN

Bei SEPA-Mandaten wird unterschieden zwischen Einzelmandaten und Mehrfachmandaten:

Einzelmandat

Ein Einzelmandat, auch Einfachlastschrift genannt, ist nur für einen Vorgang gültig. Hierbei kann es sich beispielsweise um eine einmalige Zahlung für eine Ware handeln. Wird es innerhalb von 36 Monaten nach Erteilung nicht genutzt, gilt es als erloschen.

Mehrfachmandat

Ein Mehrfachmandat gilt so lange, bis es widerrufen wird. Auch hier gilt: Das Mandat muss binnen 36 Monaten nach Erteilung genutzt werden, ansonsten erlischt es. Das Mehrfachmandat kann eine große Anzahl von SEPA-Lastschriften umfassen.

MANDATART

Darüber hinaus wird zwischen Basislastschriften und Firmenlastschriften unterschieden. Eine Firmenlastschrift ist auf den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen ausgelegt und darf somit nur im B2B- Bereich eingesetzt werden. Die Basislastschrift hingegen kommt im Zahlungsverkehr zwischen Firmen und privaten Verbrauchern zum Einsatz.

Bereich 'Konditionen / Preise'

Im Bereich Konditionen / Preise werden weitere Angaben zu den individuellen Kundenpreisen hinterlegt. Das Konditionsfeld ist dabei ein Memofeld, in dem ein Freitext hinterlegt werden kann. Die hier hinterlegten Informationen finden Sie in der Kalkulationsmappe wieder.

Es gibt im eserp mehrere Möglichkeiten, dem Kunden einen speziellen Preis zuzuordnen, der zum Beispiel in der Kalkulationsmappe verwendet werden kann:

Kunden-Rabattgruppen / Preisgruppe

Dem Kunden kann eine bestimmte Preisgruppe zugeordnet werden, für die spezielle Rabatte gelten:

1. Aktivieren Sie die Option Kunden-Rabattgruppen.

2. Über das Auswahlfeld Preisgruppe eine entsprechende Preisgruppe ausgewählt werden.

3. Jedem Artikel kann auf dem Register Artikel | Artikel / Leistungen | Details I - Artikel im Feld KD-Rabattgruppe eine Rabattgruppe zugeordnet werden.

Die entsprechenden Rabattgruppen für die Auswahl beim Artikel legen Sie unter Einstellungen | Artikel | Artikelverwaltung | Referenzen | Kundenrabattgruppen mit Material- und Lohnrabatt fest. Für jede Rabattgruppe können dabei mehrere Preisgruppen mit unterschiedlichen Rabatten zugeordnet werden.

Die Preisgruppen definieren Sie unter Einstellungen | Artikel | Artikelverwaltung | Referenzen | Preisgruppen.

Jedes Mal, wenn dann der entsprechende Kunde einen Artikel benötigt, bei dem die entsprechende Preisgruppe vermerkt wurde, wird der Artikel zu den speziellen Konditionen berechnet.