Textbausteine

An vielen Stellen im esoffice werden vorher definierte Textbausteine verwendet, um oft verwendete Texte bereitzustellen. Dies wird insbesondere an den Stellen verwendet, an denen automatisiert Texte versendet werden sollen, zum Beispiel Versand von E-Mails (Eskalations-Benachrichtigungen im Helpdesk, Benachrichtigungen an den Techniker).

Im Elektronischen Dokumentenversand können Textbausteine verwendet werden um den E-Mail-Betreff, den E-Mail-Text und den Dateinamen der Dokumentendateien festzulegen.

In der oberen Liste legen Sie zunächst das Textbaustein-Grundgerüst mit einem Textnamen an.

In der unteren Liste Zeilen wird der eigentliche Text hinterlegt, zusätzlich wählen Sie einen Sprachcode aus und fügen eine Beschreibung in der gewählten Sprache ein.

Textbaustein anlegen

1. Öffnen Sie den Menüpunkt Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Textbausteine - Textbausteine.

    

   Zum Anlegen / Ändern von Textkategorien und Textbausteinen wird die Berechtigung 275 - Textbausteine benötigt.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator unterhalb der oberen Liste.

3. Ein neuer Datensatz wird erstellt und automatisch eine eindeutige Textnr. vergeben. Die Textnummer kann noch geändert werden.

4. Wählen Sie im Feld Kategorienr. eine vorher angelegte Textkategorie aus. An manchen Stellen im Programm können nur Textbausteine einer vorher festgelegten Textkategorie ausgewählt werden. Wird keine Textkategorie gewählt, wird die 0 (Null = keine Kategorie) eingetragen.

   Textkategorien werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Textbausteine - Textkategorien angelegt und verwaltet.

    

5. Soll der Textbaustein nur für eine bestimmte Geschäftsstelle verfügbar sein, wählen Sie im Feld GS-Nr. eine Geschäftsstelle aus. Bei der Auswahl der Geschäftsstelle 0 (Null) steht der Textbaustein in allen Geschäftsstellen zur Verfügung.

6. Sie können den Textbaustein für einen einzelnen Mitarbeiter verfügbar machen, in dem Sie im Feld Personalnr. den entsprechenden Mitarbeiter aus dem Personalstamm auswählen. Bei der Auswahl der Personalnummer 0 (Null) steht der Textbaustein allen Mitarbeitern zur Verfügung.

7. Vergeben Sie im Feld Textname eine Bezeichnung für den Textbaustein.

8. Speichern Sie den Datensatz über die Schaltfläche im Navigator unterhalb der oberen Liste.

    

   Nachdem Sie Ihre Eingaben in der oberen Tabelle getätigt haben, können Sie in der unteren Tabelle Ihre Texte hinterlegen. Hierbei ist zu beachten, dass Sie für jede angelegte Textart nur einen Text je Sprachcode hinterlegen können.

   Das bedeutet, dass es erforderlich ist die Kombination aus Textnr und Sprachcode eindeutig zu wählen.

   Möchten Sie zum Beispiel mehrere Textbausteine mit Ihrem Sprachcode für den Textbaustein Angebot hinterlegen, ist es erforderlich, dass Sie in der oberen Liste auch mehrere Textbausteine für das Angebot definieren.

9. Klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator unterhalb der unteren Liste.

10. Wählen Sie unter Sprache einen Sprachcode aus. Dieser Sprachcode bezieht sich auf die nachfolgende Beschreibung und den Inhalt des Textbausteins (Zeilen).

11. Fügen Sie eine Beschreibung in der gewählten Sprache ein.

12. Mit einen Doppelklick im Feld Zeilen wird ein Editorfenster zum Bearbeiten des Textbaustein-Inhalts geöffnet. Sie können hier Text, Datenbankfelder und Variablen / Platzhalter einfügen.

    

    Sichern Sie die Eingaben im Textfenster über den Menüpunkt Datei | Speichern und Schließen.

13. Speichern Sie den Datensatz über die Schaltfläche im Navigator unterhalb der unteren Liste.

Filterkriterien

Über das Auswahlfeld Kategorie am Kopf des Registers kann die Anzeige der Textbausteine auf eine bestimmte Textkategorie eingeschränkt werden. Jedem Textbaustein können Sie eine Textkategorie zuordnen, um die Textbausteine nach Einsatzzweck zu kennzeichnen.

Textkategorien werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Textbausteine - Textkategorien angelegt und verwaltet.

Weitere Filter (rechts neben dem Navigator)

Hier kann zum Beispiel die Anzeige der Textbausteine durch Aktivieren einer oder mehrerer Filteroptionen eingeschränkt werden. Durch ein erneutes Anklicken wird der Filter aufgehoben.

Geschäftsstellen-Filter

Filter 'Eigene Personalnummer'

Wird der Filter durch Drücken der Schaltfläche aktiviert, wird die Anzeige der Datensätze auf die Daten eingeschränkt, bei denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist, zum Beispiel als Verkäufer.

Der Zustand de Filters wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern)

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Bereich 'Textbaustein' (obere Liste)

Textnr.

Im Feld Textnummer wird eine fortlaufende Nummer für alle angelegten Texte geführt. Dabei richtet sich die Nummer nicht nach der jeweils ausgewählten Textkategorie, sondern nach allen Kategorien und allen dort angelegten Texten.

Kategoriennr.

Die Kategoriennummer wird automatisch nach der jeweils ausgesuchten Textkategorie eingetragen. Jedem Textbaustein können Sie eine Textkategorie zuordnen, um die Textbausteine nach Einsatzzweck zu kennzeichnen. An manchen Stellen im Programm können nur Textbausteine einer vorher festgelegten Textkategorie ausgewählt werden.

Siehe auch Textkategorien

GS-Nr.

Textbausteine können für jede Geschäftsstelle separat angelegt werden.

Bei der Neuanlage eines Textbausteins wird die Geschäftsstellennummer mit 0 (Null) vorbelegt, bei dieser Einstellung kann der Textbaustein in allen Geschäftsstellen verwendet werden. Die Geschäftsstellennummer kann nachträglich geändert werden.

Personalnr.

Textbausteine können für jeden Mitarbeiter individuell angelegt werden.

Bei der Neuanlage eines Textbausteins wird die Personalnummer als Voreinstellung mit 0 (Null) vorbelegt, bei dieser Einstellung kann der Textbaustein von allen Mitarbeitern verwendet werden. Die Personalnummer kann nachträglich geändert werden, über das Auswahlfeld kann eine angelegte Personalnummer ausgewählt werden.

Textname

Hier kann ein von Ihnen frei definierbarer Name hinterlegt werden. Trotzdem sollte der Name so gewählt sein, dass er jede Textart treffend bezeichnet.

Bereich 'Zeilen' (untere Liste)

Sprache

Bestimmen Sie hier den Sprachcode für den jeweiligen Textbaustein.

Sprachen mit den entsprechenden Sprachcodes werden unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Länderreferenzen | Sprachen angelegt.

Beschreibung

Vergeben Sie hier eine kurze sprechende Beschreibung für den Textbaustein.

Zeilen

Hier geben Sie den Inhalt des Textbausteines ein.

Mit einen Doppelklick im Feld Zeilen wird ein Editorfenster zum Bearbeiten des Textbaustein-Inhalts geöffnet. Sie können hier Text, Datenbankfelder und Variablen / Platzhalter einfügen.

Siehe auch Einsatz von Textvariablen

Sichern Sie die Eingaben im Textfenster über den Menüpunkt Datei | Speichern und Schließen.

Filter Aktuelle Sprache

Ist der Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt) werden nur Textbausteine in der Sprache des angemeldeten Benutzers angezeigt. Die Sprache eines Mitarbeiters wird unter Office | Personal | Details I festgelegt.

Einsatz von Textvariablen

{ProjectNo} : Kalkulationsnummer

{QuotationNo}: Angebotsnummer

{OrderNo} : Auftragsnummer

{DeliveryNo} : Lieferscheinnummer

{ReturnNo} : Rückscheinnummer

{InvoiceNo} : Rechnungsnummer

{CreditNo} : Gutschriftnummer

{AttnName}: Zu Händen-Text ohne Frau, Herr oder Herrn

Bei Textbausteinen können noch mit der Variablen {AttnName} auf Informationen aus dem Zu Händen-Feld einer Adresse zugegriffen werden. Es ist möglich Teile aus dem Zu Händen-Angaben, wie zum Beispiel Herr, Herrn oder Frau wegzulassen.

Syntax {AttnName}

Die Dokumentvariable {AttnName} hat folgende Syntax :

{AttnName:[patfl]}

p = Anrede

a = Titel oder Anrede

t = Titel

f = Vorname

l = Nachname

Zur automatischen Erkennung von Anrede und Titel werden die Tabellen AdrAnred, AnredArt und Adr_Tit ausgewertet.

{IIf(AttnSex = "f", "Wahr-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner weiblich ist.

{IIf(AttnSex = "f", "Wahr-Text", "Falsch-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner weiblich ist; sonst wird der Falsch-Text gedruckt (zum Beispiel {IIf(AttnSex = "f", "geehrte Frau", "geehrter Herr"})

{IIf(AttnSex = "m", "Wahr-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner männlich ist

{IIf(AttnSex = "m", "Wahr-Text", "Falsch-Text")}

Der Wahr-Text wird gedruckt, wenn der Zu Händen-Ansprechpartner männlich ist; sonst wird der Falsch-Text gedruckt

{DateAdd("d", Anzahl Tage, DocDate)}

Dokumentdatum plus Anzahl Tage

{DateAdd("m", Anzahl Monate, DocDate)}

Dokumentdatum plus Anzahl Monate

Seitenumbruch einfügen

Sie können im Textbaustein für die Vortexte / Schlusstexte einen erzwungenen Seitenumbruch mit Eingabe des Textes \page einfügen.

Datenbankfelder

Zusätzliche Felder können in der Form {DB:<Tabelle>.<Feld>} ebenfalls verarbeitet werden, und zwar aus allen Tabellen mit den folgenden Feldnamen als Primärschlüssel (Index):

• ProjektNr

• KundenNr

• AnlagenNr

• VertragNr

• AngebotNr

• AuftragIdNr

• KundenBankNr

Summenwerte

Die folgenden Summenwerte für die Darstellung in den Texten möglich:

• {SumMaterial}

  Material (Brutto oder Netto in Abhängig der Darstellung)

• {SumLabour}

  Lohn (Brutto oder Netto in Abhängig der Darstellung)

• {SumTotal}

  Total (Brutto oder Netto in Abhängig der Darstellung)

Mit diesen Variablen können auch einfache berechnete Ausdrücke erstellt werden, wie zum Beispiel {SumTotal/100}.

E-Mail-Betreff / E-Mail-Text

Bei der Nutzung des Elektronischen Dokumentenversands können Textbausteine für den E-Mail-Betreff und den E-Mail Text angelegt werden.

In diesen Textbausteinen können auch Textvariablen verwendet werden, um auf Daten aus dem jeweiligen Vorgang zugreifen zu können.

Textbausteine Elektronischer Dokumentenversand

<SQL.SELECT 
CASE WHEN A.FORMATBRIEF IS NOT NULL 
THEN A.FORMATBRIEF 
ELSE '' END || ' ' || 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME || ' ' 
ELSE '' END || P.FIRMA1 
FROM ANSPPART P LEFT JOIN ANREDART A ON A.ANREDECODE = P.ANREDECODE AND A.SPRACHCODE = P.SPRACHCODE 
WHERE P.ANSPPARTNR = :AnspPartNr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN A.FORMATBRIEF IS NOT NULL 
THEN A.FORMATBRIEF 
ELSE '' END + ' ' + 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME + ' ' 
ELSE '' END + P.FIRMA1 
FROM ANSPPART P LEFT JOIN ANREDART A ON A.ANREDECODE = P.ANREDECODE AND A.SPRACHCODE = P.SPRACHCODE 
WHERE P.ANSPPARTNR = :AnspPartNr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME || ' ' ELSE '' END || P.FIRMA1 
FROM PERSONAL P JOIN ANGEBOT A ON A.PERSNRVK = P.PERSONALNR 
WHERE A.AngebotNr = :Nr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN P.VORNAME IS NOT NULL 
THEN P.VORNAME + ' ' ELSE '' END + P.FIRMA1 
FROM PERSONAL P JOIN ANGEBOT A ON A.PERSNRVK = P.PERSONALNR 
WHERE A.AngebotNr = :Nr>

<SQL.SELECT G.FIRMA1 FROM GESCHFT G JOIN ANGEBOT A ON A.GSNR = G.GSNR WHERE A.AngebotNr = :Nr>

<sql.select angebotnr from angebot where angebotnr = :nr>

<sql.SELECT CASE WHEN VariantenNr=0 
THEN 'Angebot_'||AngebotNr 
ELSE 'Angebot_'||AngebotNr||'_'||VariantenNr END 
AS Variante FROM Angebot WHERE AngebotNr = :nr AND VariantenNr = :SubNr>

<SQL.SELECT 
CASE WHEN VariantenNr = 0 
THEN 'Angebot_' + CAST(AngebotNr AS VARCHAR) 
ELSE 'Angebot_' + CAST(AngebotNr AS VARCHAR) + '_' 
+ CAST(VariantenNr AS VARCHAR)  END AS Variante 
FROM Angebot WHERE AngebotNr = :Nr AND VariantenNr = :SubNr>

<SQL.SELECT 
'Auftrag_' || Auftrag.AuftragNr || 
CASE WHEN AuftNach.NachtragNr = 0 THEN '' 
ELSE '_' || AuftNach.NachtragNr END AS Dateiname 
FROM Auftrag LEFT JOIN AuftNach ON (AuftNach.AuftragIdNr = Auftrag.AuftragIdNr) AND (AuftNach.NachtragNr = :SubNr) 
WHERE Auftrag.AuftragIdNr = :Nr>

<SQL.SELECT 
'Auftrag_' + CAST(Auftrag.AuftragNr AS VARCHAR) + 
CASE WHEN AuftNach.NachtragNr = 0 THEN '' 
ELSE  '_' + CAST(AuftNach.NachtragNr AS VARCHAR) END AS Dateiname 
FROM Auftrag LEFT JOIN AuftNach 
ON (AuftNach.AuftragIdNr = Auftrag.AuftragIdNr) 
AND (AuftNach.NachtragNr = :SubNr) WHERE Auftrag.AuftragIdNr = :Nr>

<sql.select firma1 from personal where personalnr in (select persnrvk from angebot where angebotnr = :nr)>

Bei Fragen zur Rechnung wenden Sie sich bitte direkt an: 
<sql.select vorname 
from personal 
where personalnr in (select persnrvk from rechausg where rechnungnr = :nr)> 
<sql.select firma1 
from personal 
where personalnr in (select persnrvk from rechausg where rechnungnr = :nr)>
<sql.select email 
from personal 
where personalnr in (select persnrvk from rechausg where rechnungnr = :nr)>

Ihre <sql.SELECT CASE 
WHEN RechnungArt='PGS' 
THEN 'Gutschrift' 
ELSE 'Rechnung' END AS RecArt 
FROM RechAusg 
WHERE Rechnungnr = :nr> mit der Nummer <RechAusg.RechnungNr>

Dateinamen

Bei der Nutzung des Elektronischen Dokumentenversandes werden die Druckausgaben von zum Beispiel Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. als E-Mail-Anhang versendet. Um den Aufbau des Dateinamens beeinflussen zu können, kann dieser über die Textbausteine definiert werden. Sie können dabei auf Variablen / Platzhalter der jeweiligen Vorgangsart zurückgreifen.

Siehe auch Elektronischer Dokumentenversand

Variablen / Platzhalter

In den Textbausteinen für Dateinamen können mittels der Syntax <Tabellenname.Feldname> Platzhalter für Datenbankfelder definiert werden.

Folgende Tabellennamen stehen dabei für die einzelnen Vorgangsarten zur Verfügung

Angebot

• Angebot

• Projekte

• Adresse (Alias ADRESSE)

   

  Alias ADRESSE

  Mit dem Alias ADRESSE können Sie auf die dem Angebot zugeordnete Adresse (Kunde, Bedarfer etc.) zugreifen.

  Mit der Textvariable <Adresse.Firma1> wird bei einem Angebot der (Firmen-) Namen der zugeordneten Adresse ausgeben.

   

  Beispiel Dateiname für Angebote mit Variablen / Platzhalter

  Angebot_<Angebot.angebotnr>_<Angebot.variantennr>

  Ergebnis: Angebot_20210321_1.pdf

Auftrag

• Auftrag (Aufträge)

• AuftNach (Nachträge zu den Aufträgen)

• Projekte

• Kunden

Rechnung

• RechAusg (Ausgangsrechnungen)

• Projekte

• Kunden

• Anlagen

• AnlgVtrg (Verträge)

Bestellung

• Bestell (Bestellungen)

• Liefer (Lieferanten)

• Wartungsbenachrichtigung

• Auftrag

• AuftInsp (Inspektionsaufträge)

• Anlagen

• AnlgVtrg (Verträge)

Arbeitsberichte

Folgende Tabellen stehen für Arbeitsberichte zur Verfügung:

• ArbBeri

• RechAusg

• Projekte

• Kunden

• Anlagen

• AnlgVtrg

Wartungsbenachrichtigung

• Auftrag

• AuftInsp

• Anlagen

• AnlgVtrg

SELECT FORMAT(Auftragdat,'yyyy-MM-dd') AS AuftDat 
FROM AuftNach 
WHERE AuftragIdNr = 8

SELECT extract(year from AuftragDat)
||'-'||lpad(extract(month from AuftragDat), 2, '0')
||'-'||extract(day from AuftragDat) as AuftDat 
FROM AUFTNACH 
where auftragidnr = 8

Gibt das Datum 2023-09-23 für das Auftragsdatum 23. September 2023 aus.

Textbausteine für Abwesenheitsbenachrichtigungen

Für den Versand von Abwesenheitsanträgen per E-Mail können Textbausteine verwendet werden, bei diesen über die Variablenlogik (<Tabellename.Feldname>) auf Felder aus der esoffice-Datenbank zugegriffen werden.

Unter Einstellungen | Allgemein | Parameter I - Bereich 'Abwesenheitsanträge' kann jeweils ein Textbaustein für den Betreff und Text der zu sendenden E-Mail hinterlegt werden.

Dabei stehen folgenden Tabellen für die Variablen zur Verfügung

• UrlbAntr (Abwesenheitsanträge / Urlaubsanträge)

• Personal

• Personal.Status (Personal Status -> Personal über PersNrStatus in UrlbAntr)

• UrlbArt (Abwesenheitsart / Urlaubsart)

• UrlbArtB (Beschriftung Abwesenheitsart / Urlaubsart)

• Termine

Hier kann auch die <sql. ... > Logik verwendet werden.

Beim Versand der E-Mails über den esBusinessserver-Dienst gibt es die Möglichkeit in den Variablen der über den Platzhalter <sql.> ein SQL-Statement einzubetten.

Dabei wird der auf SQL. folgende Text als SQL-Befehl interpretiert. Es ist notwendig, dass der Parameter :lfdnr (laufende Nummer des Abwesenheitsantrags aus der Tabelle UrlbAntrg) im SQL enthalten ist.

An der entsprechenden Stelle werden die Ergebnisfelder des SQL-Befehls aneinandergereiht ausgegeben.

Folgendes Beispiel sollen dies verdeutlichen:

<sql.select beginndat, endedat from urlbantr where lfdnr = :lfdnr>

Siehe auch SQL-Variablen erstellen und testen

Textbaustein-Beispiele für Abwesenheitsanträge / Urlaubsanträge

<Personal.Vorname> <Personal.Firma1> hat vom <urlbantr.beginndat> bis zum <urlbantr.endedat> <urlbartb.bezeichnung> beantragt.

Der <urlbartb.bezeichnung> vom <urlbantr.beginndat> 
bis zum <urlbantr.endedat> wurde 
<sql.SELECT CASE 
  WHEN Status = 1 THEN 'angelegt'
  WHEN Status = 2 THEN 'abgelehnt'
  WHEN Status = 3 THEN 'teilweise genehmigt'
  WHEN Status = 4 THEN 'genehmigt'
  WHEN Status = 5 THEN 'widerrufen'
 END AS Urlaubsstatus
FROM URLBANTR
WHERE LfdNr = :LfdNr>

<sql.Select max(urlangrp.datgeprueft),urlangrp.persnrgeprueft,personal.firma1  from urlangrp,personal
where lfdnr = (select lfdnr from URLBANTR WHERE LFDNR = :LFDNR)
and urlangrp.PERSNRGEPRUEFT=personal.PERSONALNR
group by urlangrp.persnrgeprueft,personal.firma1
order by max(urlangrp.datgeprueft) desc>

<sql.Select max(urlangrp.datgeprueft),personal.firma1  from urlangrp,personal
where lfdnr = (select lfdnr from URLBANTR WHERE LFDNR = :LFDNR)
and urlangrp.PERSNRGEPRUEFT=personal.PERSONALNR
group by personal.firma1
order by max(urlangrp.datgeprueft) desc>