Offene Posten

Unter dem Menüpunkt Buchhaltung | Offene Posten werden fällige Kundenrechnungen verwaltet, Zahlungseingänge gebucht sowie Raten- und Teilzahlungen von Rechnungen angelegt. Auf dem Register Buchhaltung | Offene Posten können die Kunden bzw. Konten ausgewählt werden, zu denen alle Debitorenrechnungen angezeigt werden sollen, die für den Zahlungseingang zur Verfügung stehen.

 

Sollte Ihnen der Platz für die Zahlungseingangsliste nicht ausreichen, können Sie mit der Maus über einen Splitter die Rechnungsliste verkleinern und die Zahlungsliste vergrößern.

Dieser Splitter befindet sich unterhalb des Scrollbalkens bei der Rechnungsliste und wird angezeigt sobald Sie den Mauszeiger über den entsprechenden Bereich halten.

Bereich 'Rechnungen'

Im Bereich Rechnungen werden alle Debitorenrechnungen aufgeführt, die für den Zahlungseingang zur Verfügung stehen.

Erledigte Rechnungen werden in grauer Schrift dargestellt, Rechnungen mit einer Mahnstufe werden in roter Schrift dargestellt. Diese Anzeige kann durch einen Filter begrenzt sein. In diesem Fall werden nur die Rechnungen angezeigt, welche dem Filterkriterium entsprechen (siehe oben).

Außerdem kann über den Filter Kunde oder Konto die Kundenanzeige bzw. Kontenanzeige (je nach Einstellung der Filter) bestimmt werden, ob jeweils die Rechnungen aller oder ein einzelner Debitor (Kunden) bzw. Konten in der Tabellenansicht zu sehen sein sollen.

Anzeige eines Kunden, Zuordnung über Kunde

Anzeige eines Kunden, Zuordnung über Konto

Ist die Anzeige auf einen Kunden bzw. Konto beschränkt, wird der Kundenname oder die Kontonummer rechts neben dem Anzeigekriterium angezeigt.

Für die in der Tabellenansicht markierte Rechnung wird eine Übersicht mit Rechnungsnummer, Kundennummer, Kundenname und Offener Betrag angezeigt. Der offene Betrag (Schriftfarbe Rot) wird aber nur dann angezeigt, solange die Rechnung nicht auf erledigt gesetzt ist.

Eine eventuelle Überzahlung einer Rechnung (Schriftfarbe Grün) wird jedoch auch dann angezeigt, wenn die Rechnung auf erledigt gesetzt ist.

Werden Gutschriften auf erledigt gesetzt, so werden eventuell noch offene Beträge nicht mit angezeigt.

Sollte der offene Betrag höher sein als der Rechnungsbetrag, so könnte es daran liegen, dass im offenen Betrag bereits die Mahnentgelte, sofern welche angefallen sind, enthalten sind. Um einen Überblick über die Höhe der Mahnentgelte zu erhalten, steht in der oberen Tabelle die Spalte Mahnbetrag zur Verfügung.

Funktionen

 

Weitere Funktionen zur Listenansicht werden unter Tabellen / Listenansicht (Grid) beschrieben.

Aufteilung

Über die Schaltfläche Aufteilung kann die Aufteilung auf Erlöskonten der ausgewählten Rechnung eingesehen werden. Die Aufteilung kann an dieser Stelle lediglich eingesehen werden, Änderungen sind hier nicht möglich, da die Zuordnung bereits beim Buchen in der Kalkulationsmappe erfolgt.

Anlegen und Verwalten von Ratenzahlungen

Ist für eine Rechnung eine Teil- oder Ratenzahlung vereinbart worden, können Sie über die Schaltfläche Raten entsprechende Raten mit einem beliebigen Betrag und Fälligkeitsdatum anlegen. Außerdem können Raten für den Lastschrifteneinzug markiert werden, die über den Menüpunkt Buchhaltung | Datenträgeraustausch eingezogen werden können.

Raten anlegen

  1. Markieren Sie eine Rechnung in der Rechnungsliste, für die Sie Raten anlegen möchten.

  2. Klicken Sie auf die + Schaltfläche im Navigator, um eine neue Rate zu erfassen.

    Es wird automatisch eine Laufende Nummer (Feld LfdNr) vergeben.

  3. Geben Sie nun den Betrag und das Fälligkeitsdatum für die erste Rate ein. Den noch aufzuteilenden Betrag können Sie unten im Dialogfeld ablesen, der offene Rechnungsbetrag wird oben zusammen mit der Rechnungsnummer angezeigt.

  4. Soll die Rate per Lastschrift per Datenträgeraustausch eingezogen werden, markieren Sie die Option Einziehen.

  5. Um eine weitere Rate zu erfassen, klicken Sie wieder auf die + Schaltfläche im Navigator und geben die weiteren Daten der Rate ein.

  6. Wiederholen Sie den Vorgang, bis der aufzuteilende Betrag 0,00 aufweist.

  7. Speichern Sie die letzte Rate mit der Schaltfläche des Navigators.

 

Automatische Aufteilung der Raten

Sie können alternativ zur manuellen Eingabe aller Raten auch über die Schaltfläche Raten generieren alle Raten automatisch erzeugen lassen.

Es ist dafür erforderlich die erste Rate anzulegen.

Betätigen Sie dann die Schaltfläche Raten generieren.

Das Programm erzeugt nun aufgrund der markierten Rate solange neue Raten, bis der aufzuteilende Betrag 0,00 entspricht. Die Fälligkeit der automatisch generierten Raten richtet sich nach der markierten Rate, ist die Fälligkeit zum Beispiel zum 01.07. angegeben, werden die weiteren Raten jeweils zum 01. jeden Monats angelegt.

Um einzelne Raten zu löschen, markieren Sie diese und klicken die – (Minus) Schaltfläche des Navigators.

Bereich 'Zahlungseingänge bisher'

Sind bereits Zahlungseingänge zu einer offenen Rechnung gebucht worden, können diese im Bereich Rechnung abgelesen werden.

Im Bereich Zahlungseingänge bisher können Sie die Auflistung der einzelnen Zahlungseingänge einer Rechnung mit Datum der Zahlung, Betrag, Skontobetrag, BelegNr., Text, Banknummer, Bank/ Kasse, MwSt.-Satz, Geschäftsstellennummer (GS-Nr. ) und laufender Nummer (LfdNr.) ablesen.

Unter Summen werden die Summe der Zahlungsbeträge, die Summe der Skontobeträge und die Gesamtsumme aller Zahlungseingänge einer Rechnung angezeigt.

 

Entspricht die Gesamtsumme der Zahlungseingänge dem Offenen Betrag (Rechnungsbetrag), wird die Rechnung automatisch geschlossen (auf erledigt gesetzt).

 

Zahlungen zu bereits erledigten Rechnungen können nicht mehr gelöscht werden.

Rechnung Schließen

Soll die Rechnung trotz eines offenen Betrages auf erledigt gesetzt werden, können Sie dies über die Schaltfläche Rechnung Schließen erreichen.

Wenn Sie versuchen, eine Rechnung trotz eines vorhandenen offenen Betrages zu schließen, wird eine entsprechende Warnmeldung angezeigt. Klicken Sie in der Meldung auf die Schaltfläche Ja, wenn die Rechnung trotz offenen Betrages auf erledigt gesetzt werden soll.

 

Beim Setzen einer Rechnung auf Erledigt, wird im Hintergrund das Datum der Erledigung in der Rechnung protokolliert (Feld ErledigtDat).

Rechnung Öffnen

Eine bereits als erledigt gekennzeichnete Rechnung kann über die Schaltfläche Rechnung öffnen wieder auf nicht erledigt gesetzt werden.

Bereich 'Zahlungseingang'

Im Bereich Zahlungseingang können die Zahlungseingänge für die Debitorenrechnungen gebucht werden.

Zahlungseingang verbuchen

  1. Markieren Sie eine Rechnung in der Rechnungsliste, für die Sie einen Zahlungseingang eingeben möchten.

  2. Geben Sie im Feld am das Datum der Buchung ein. Sie können dies vom Kontoauszug übernehmen. Nach dem Verlassen des Datumsfeldes (zum Beispiel mit TAB) wird der entsprechende Skontosatz rechts neben dem Datumsfeld angezeigt (nach Vorgabe der Zahlungsbedingungen in der Rechnung).

    Über die Schaltfläche können Sie sich die Zahlungsbedingungen der ausgewählten Rechnung anzeigen lassen.

  3. Im Feld Betrag geben Sie nun den Zahlbetrag ein, wie er auf dem Kontoauszug steht.

  4. Sie können nun den erwünschten Skontosatz im Feld Skontobetrag (weiß hinterlegt) eingeben. Der Skontobetrag wird beim Verlassen des Feldes berechnet.

  5. Geben Sie im Feld Text eine Beschreibung des Zahlungseinganges ein, um die Buchung auf dem Kontoauszug wiederzufinden oder verwenden Sie eine nähere Erläuterung der Buchung.

     

    Beim Buchen eines Zahlungseingangs können im Bereich Text maximal 40 Zeichen eingetragen werden.

  1. Im Feld Schecknummer können Sie eben diese vermerken, wenn Rechnungen mit einem Scheck beglichen werden. Nachdem eine Schecknummer eingetragen wurde, kann im Feld Bank eine Banknummer ausgewählt werden, bei der dieser Scheck eingelöst werden soll.

  2. Im Feld BelegNr können Sie die Nummer des Kassenbeleges oder die Kontoauszugsnummer eintragen.

  3. Mit der Schaltfläche Buchen wird der Zahlungseingang verbucht und der Offene Betrag entsprechend der Buchungssumme reduziert.

     

    Ist der Zahlungseingang höher als der Offene Betrag, werden Sie zur Sicherheit gebeten dies zu bestätigen, um Fehlbuchungen zu vermeiden (zum Beispiel Tippfehler).

  4. Nach dem Buchen einer Zahlung wird der Cursor in das Feld Suchen gesetzt, damit direkt die nächste Nummer eingegeben werden kann.

    Die Tabulatorenreihenfolge ist außerdem so eingestellt, dass vom Navigator direkt zum Zahlungseingang gesprungen wird.

Zahlungseingang - Betrag aufteilen

Sie haben die Möglichkeit über die Option Betrag aufteilen einen Zahlungseingang auf mehrere Rechnungen aufzuteilen.

 

Die Option Betrag aufteilen wird nur angezeigt, wenn der Filter Kunde auf einen Kunden beschränkt wurde und somit nur die entsprechenden Rechnungen zur Verfügung stehen.

Um eine Aufteilung vorzunehmen, aktivieren Sie zuerst die Option Betrag aufteilen.

Danach können Sie mit der Taste Strg- und der linken Maustaste die entsprechenden Rechnungen markieren.

Anschließend verfahren Sie wie beim normalen Zahlungseingang verbuchen.

 

Betrag aufteilen / Skonto

Ist der Zahlungseingang für mehrere Rechnungen aufgrund von gewährten Skonti geringer als der offene Betrag, erfolgt die Berechnung wie nachfolgend beschrieben.

Sind mehrere Rechnungen markiert, dann wird beim Buchen der Zahlung für die Rechnung, die nicht mehr komplett bezahlt wurde, der anteilige Skontobetrag gemäß folgender Formel aus dem eingegebenen Zahlbetrag und Skontoprozentwert berechnet:

Skontobetrag = ((100*Zahlbetrag)/(100-Skontoprozent))-Zahlbetrag.

Wenn bei der Eingabe des Zahlbetrags das Feld Skontoprozent leer ist, wird automatisch der Prozentwert gemäß Zahlungsbedingung als Standard eingetragen.

Nicht bezahlte Mahnentgelte

Wenn die Option Mahnentgelte ausbuchen aus den Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Bereich 'Zahlungseingänge' aktiviert wird, erfolgt beim Buchen eines Zahlungseingangs eine Abfrage, ob die Rechnung automatisch auf erledigt gesetzt werden soll, wenn der noch offene Betrag kleiner oder gleich den ausgewiesenen Mahnentgelten ist.

Offener Betrag ist kleiner gleich den Mahnentgelte.

Soll die Rechnung auf Erledigt gesetzt werden?

Ja Nein

Wird diese Abfrage mit Ja bestätigt, wird die Rechnung auf erledigt gesetzt.

 

Dabei wird gleichzeitig ein Datensatz in der Tabelle der Mahnungshistorie geschrieben. Dieser Datensatz wird mit Mahnstufe = -1 und Betrag = (Rechnungsbetrag + Mahnentgelte – Zahlbetrag) * –1 gebucht.

Somit kann der Forderungsverlust, der durch das Ausbuchen entsteht mit an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Funktionen

In der Listenansicht können über die rechte Maustaste je nach Modul zwei verschiedene Kontextmenüs zur Verfügung:

Funktionen zur Ansicht / Layout

Das Kontextmenü mit Funktionen zur Ansicht / Layout wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über der Überschriftenzeile gedrückt wird. Je nach Modul stehen auch modulabhängige Funktionen im Kontextmenü zur Verfügung.

Kontextmenü in der Listenansicht (Beispiel Artikel / Leistungen)

Modulabhängige Funktionen

Das Kontextmenü mit modulabhängigen Funktionen wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über einer Datenzeile / Datensatz gedrückt wird.

Layout

 

Bei den jeweiligen Layout-Funktionen des Kontextmenüs auf dem Register Liste ist zu beachten, dass bei den Funktionen Layout laden, Layout speichern und Layout zurücksetzen das Layouts einer Liste / Tabelle zusätzliche Filtereinstellungen wie die Geschäftsstelle, Verkäufer, der Status, etc. ebenfalls mitberücksichtigt werden.

Layout laden

Mit der Funktion Layout laden kann ein gespeichertes Listenlayout erneut aufgerufen werden. Dieses individuell geänderte Layout (Spaltenbreite und Reihenfolge) wird geladen und auch bei einem Fensterwechsel automatisch beibehalten. Auch hier erfolgt der Aufruf der Funktion über die rechte Maustaste in den einzelnen Tabellen.

Layout speichern

Werden im esoffice Daten in Listen- bzw. Tabellenform angezeigt (zum Beispiel Register Office | Kunden | Liste), ist es möglich, die Reihenfolge und die Spaltenbreite der jeweiligen Liste zu verändern.

Mit der Funktion Layout speichern kann das geänderte Listenlayout gespeichert werden. Das geänderte Layout wird für jeden Benutzer getrennt verwaltet. So ist es möglich, eine individuelle Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die Menüpunkte für die Layoutspeicherung und das Laden von Layouteinstellungen wird jedoch nicht in diesem Menüpunkt aktiviert, sondern erfolgt direkt über die einzelnen Tabellen im Programm esoffice.

Über die rechte Maustaste erscheint in den einzelnen Tabellen ein Kontextmenü, über das die Speicherung vorgenommen werden kann. Das Speichern eines Listenansicht-Layoutes funktioniert auch bei den Standard-Auswahldialogen im Programm esoffice.

 

Zusätzlich zur Speicherung des Listen Layouts (Layout speichern) werden auch noch folgende Einstellungen mitgespeichert:

  • Spaltenreihenfolge

  • Angezeigte Spalten

  • Geschäftsstellenfilter

  • Filter Eigene Personalnummer

  • Such-Operator

  • Ausgewähltes Feld für die Suche (Suchfeld)

  • Suchmodus

  • Einstellung für die Automatische Suche

Layout zurücksetzen (Originalformat)

Mit der Funktion Layout zurücksetzen ist es möglich, das Original-Tabellenformat (Spaltenbreite und Reihenfolge) wiederherzustellen. Auch die Filter- und Sucheinstellungen werden wieder auf die Basiswerte zurückgesetzt.

 

Individuell eingestellte Tabellenformate gehen dabei nicht verloren und können über Layout laden erneut aufgerufen werden. Jedoch lässt sich bei jeder Tabelle nur ein individuelles Format hinterlegen.

Gehe zu

Über die Schaltfläche / den Menüeintrag Gehe zu oder das Symbol in der Symbolleiste kann zu den verschiedenen anderen abhängigen Modulen gesprungen werden (abhängig von Lizenz und Berechtigung).

Siehe auch Sprungfunktion / Gehe zu

Zurück

Über die Schaltfläche Zurück oder das Symbol in der Symbolleiste kann nach einem erfolgten Sprung zum jeweils vorhergehenden Formular / Modul zurückgesprungen werden.

Der letzte Sprung wird ganz oben in der Liste angezeigt.

 

Es stehen maximal 10 Formulare / Module für die Zurück-Funktion zur Verfügung.

Siehe auch Sprungfunktion / Gehe zu

Export (Liste speichern als ...)

In der Listenansicht der einzelnen Module (Register Liste, zum Beispiel Office | Bedarfer | Liste) können die angezeigten Datensätze als Datei zur beliebigen Weiterverarbeitung gespeichert werden.

Dabei können die Daten wie sie in der Listenansicht zu sehen sind (Spalten, Filter, Suchergebnis, Sortierung), in die zur Verfügung stehenden Dateiformate exportiert werden.

 

Für die Verwendung dieser Funktion wird die Berechtigung 400 - Listengitterexport benötigt.

 

Wir empfehlen den Export an dieser Stelle immer mit einer gefilterten Liste vorzunehmen. Ein Massenexport von Daten sollte direkt von Ihrem Administrator über die Datenbank erfolgen.

Weitere Hinweise dazu finden Sie hier: esdbm | SQL Abfrage - Abfrageergebnis speichern.

Siehe auch Datenexport / Listengitter-Export

Oberhalb der Register werden verschiedene Filtermöglichkeiten bereit gestellt, um die angezeigte Datenmengen einzuschränken.

Bei der Nutzung der Geschäftsstellen-Funktionalität werden im Bereich Filter Geschäftsstellenfilter als Schaltfläche angezeigt.

 

Um Geschäftsstellen anlegen und nutzen zu können, ist je Geschäftsstelle eine Lizenz esGeschäftsstelle erforderlich.

Es gibt eine Schaltfläche zum Filtern nach der aktuellen Geschäftsstelle (ist beim Öffnen der jeweiligen Ansicht standardmäßig aktiviert) und eine Schaltfläche zum Filtern nach allen eigenen Geschäftsstellen, denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist.

Der Zustand der Geschäftsstellenfilter wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern)

Aktuelle Geschäftsstelle

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

 

Standard ab esoffice Version 12.50

Wird ein Modul oder eine Liste aufgerufen, in dem noch kein Layout gespeichert wurde, wird als Voreinstellung der Filter Aktuelle Geschäftsstelle gesetzt. Dies erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit, da nur die Daten einer Geschäftsstelle geladen werden.

Bei Bedarf können Sie den Filter ändern und mit dem Layout speichern.

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Alle (eigenen) Geschäftsstellen

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

 

Wenn unter Einstellungen | Allgemein | Adresse - Bereich 'Geschäftsstelle') keine Geschäftsstelle hinterlegt ist oder keine weitere Geschäftsstelle vorhanden ist bzw. Geschäftsstelle 0 (Null) ausgewählt wurde, wird der Geschäftsstellenfilter nicht mehr angezeigt.

Siehe auch Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer

Schnellfilter

Schnellfilter helfen Ihnen – wie der Name schon sagt – dabei, die gesuchten Informationen schneller zu finden. Es werden also nur die Datensätze angezeigt, welche die hinterlegten Kriterien wie zum Beispiel den Kundenstatus erfüllen.

Filter-Einstellung

In den esoffice-Grundeinstellungen unter Einstellungen | Persönlich - Darstellung Filter können Sie einstellen, wie sich die Schnellfilter verhalten sollen.

 

Die Filtereinstellung kann jeder Mitarbeiter individuell für seine Anforderung anpassen.

Dabei haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:

mit 'aktiv' Schalter und automatisch Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird die Option und damit der Schnellfilter aktiviert.

mit 'aktiv' Schalter und manuellem Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, ist die manuelle Aktivierung des Schnellfilters durch Anklicken der Option erforderlich.

ohne 'aktiv' Schalter

Es wird keine Option zum Aktivieren des Schnellfilters vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird der Filter sofort angewandt.

Es stehen die Optionen gleich (=), ungleich (<>), kleiner (<), kleiner gleich (<=), größer (>) und größer gleich (>=) zur Verfügung.

Wählen Sie anschließend das gewünschte Kriterium aus, nach dem gefiltert werden soll (Beispiel Kunden-Status). Je nach persönlicher Filter-Einstellung wird der Filter durch Auswahl des Kriteriums sofort aktiviert.

Standardmäßig ist kein Filter gesetzt.

Filter

Geschäftsstellenfilter

Unterhalb des Navigators haben Sie die Möglichkeit einen Filter auf die Geschäftsstellen zu setzen. Wählen Sie die Aktuelle Geschäftsstelle, so werden Ihnen alle Rechnungen zu der Geschäftsstelle angezeigt, in der Sie im Moment angemeldet sind.

Wählen Sie Alle Geschäftsstellen, so werden Ihnen auch alle Rechnungen von Ihren zugänglichen Geschäftsstellen angezeigt.

Filter Kunde / Konto

Weiter kann die Zuordnung der Rechnungen entweder auf den Kunden (über die Kundennummer) und / oder auf ein Konto (über Kontonr.) erfolgen. Ist die Auswahl auf Kunden gesetzt, kann die Anzeige auf einen bzw. alle Kunden eingeschränkt werden. Wird dagegen die Anzeige auf die Konten beschränkt, können Sie zwischen der Anzeige eines und aller Konten wählen.

Filter Erledigt

Es werden beim Öffnen des Registers zunächst alle Rechnungen angezeigt. Sie können die Anzeige der Ausgangsrechnungen über diesen Filter auf Erledigte (Erledigt -> Ja) und Unerledigte Rechnungen einschränken.

Weitere Filteroptionen

Außer den Basis-Filtern, stehen Ihnen auch erweiterte komplexe Filteroptionen zur Verfügung, siehe auch Filter bearbeiten

Es besteht die Möglichkeit zwischen inkrementeller und Filter Suche zu wechseln.

 

In einigen Modulen (zum Beispiel Service | Helpdesk) steht auch noch die Volltextsuche für die Suche in den Fließtextfeldern zur Verfügung.

Filter Suche

Bei der Filter Suche wird die Anzeige der Datenmenge auf Datensätze mit entsprechenden Treffern eingeschränkt.

Die Filter Suche bietet mehrere Suchoperatoren, die bei der Suche angewandt werden können.

Die zur Verfügung stehenden Operatoren sind abhängig von Feldtyp.

Das Suchfeld und der Such-Operator werden beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern)

Die folgenden (Kriterium-) Operatoren können eingesetzt werden:

 

Abhängig von Typ des ausgewählten Feldes sind nur bestimmte Operatoren verfügbar.

 

Mehrere Suchbegriffe durch Leerzeichen getrennt

Soll nach einem Suchbegriff mit exakt aufeinander folgenden und durch Leerzeichen getrennten Begriffen gesucht werden, ist es notwendig diese Begriffe in Anführungszeichen (") / Hochkommata (') zu setzen.

Beispiel:

"es2000 Osnabrück"

ist gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (exakte Übereinstimmung).

ist ungleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist nicht gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (keine Übereinstimmung).

ist kleiner als

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist kleiner / gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist größer

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist größer / gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes leer ist.

ist nicht leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes nicht leer ist.

beginnt mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

beginnt nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

enthält beliebige

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit ODER verknüpft.

enthält alle

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit UND verknüpft.

 

Unterschied von enthält beliebige und enthält alle

Suche nach Hallo Welt im Feld Matchcode):

enthält beliebige

Findet alle Datensätze, die entweder Hallo oder Welt im Feld Matchcode beinhalten.

enthält alle

Findet nur Datensätze in denen im Feld Matchcode beide Teilwörter (Hallo, Welt) vorkommen.

enthält nicht

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes enthält dem eingegebenen Text nicht als Teiltext.

endet mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

endet nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

entspricht (Muster)

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht dem eingegebenen Muster.

 

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

entspricht nicht (Muster)

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht nicht dem eingegebenen Muster.

 

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

Filter Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Filter Suche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag als Filter.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Groß- / Kleinschreibung beachten

Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird bei der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung des Suchbegriffs beachtet. Nur wenn die Groß- / Kleinschreibung des Suchbegriffs mit dem Feldinhalt übereinstimmt, wird dieser als Suchergebnis angezeigt.

Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), wird der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung nicht beachtet.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Automatisch suchen (Verzögerung x Sekunde(n))

Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird die Suche mit einer Verzögerung automatisch während der Eingabe des Suchbegriff gestartet.

Unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche kann je Tabelle die Suchverzögerung im Feld Verzög. (ms) in Millisekunden eingetragen werden. Ist dort kein Wert eingetragen, wird eine Suchverzögerung von 1 Sekunde verwendet. Siehe auch Verzög. (ms) Suchverzögerung.

Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), kann die Suche durch Betätigen des Lupen-Symbols oder durch die Enter-Taste gestartet werden.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Filter Suche stehen zusätzlich die Feldauswahlen Alle Felder, Alle Textfelder, Alle Nummernfelder und Alle Datumsfelder zur Verfügung. Diese Felder können je Tabelle individuell ausgeblendet werden. Aktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche die Option Keine Muster.

Siehe auch Keine Muster.

Das ausgewählte Feld wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Volltextsuche

Bei der Volltextsuche kann in den Fließtextfelder nach einem oder mehreren Suchbegriffen gesucht werden. Die Suchergebnisse werden in einem separaten Fenster angezeigt.

Die Volltextsuche steht zum Beispiel im Modul Service | Helpdesk für die Suche innerhalb der Servicecalls zur Verfügung.

Volltext-Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Volltextsuche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag Volltext.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Volltextsuche wird automatisch in den allen Fließtextfeldern gesucht.

Operatoren Volltextsuche

Bei der Volltextsuche steht nur der Operator Beinhaltet zur Verfügung, dabei wird der Feldinhalt nach dem eingegebenen Text als Teiltext durchsucht.

Suchtext

Hier kann der zu suchende Text eingegeben werden. Ist kein Text eingegeben wird der Text Suchen ... angezeigt.

Um die Suche zu starten, können Sie die <Enter>-Taste drücken oder klicken Sie auf das Lupen-Symbol .

Nach dem Start der Volltextsuche wird ein separates Dialogfenster mit vorbelegtem Suchbegriff und weiteren Suchoptionen geöffnet.

Suchbegriffe

Tragen Sie im Feld Suchbegriffe die zu suchenden Begriffe ein. Sollen gleichzeitig mehrere Suchbegriffe eingegeben werden, sind diese durch eine Leerstelle voneinander zu trennen.

Suchart

Mit der Suchart können Sie noch festlegen, ob alle eingegebene Suchbegriffe für ein Suchergebnis erforderlich sind (Option Alle Begriffe sollen vorhanden sein) oder ob ein Suchbegriff für ein Suchergebnis ausreicht (Option Mindestens ein Begriff soll vorhanden sein).

Suche starten / Schaltfläche Suchen

Über die Schaltfläche Suchen startet der Suchlauf in allen relevanten Daten- und Textfeldern.

Werden entsprechende Eintragungen in der Datenbank mit den eingegebenen Suchbegriff gefunden, werden diese innerhalb Suchfenster unterhalb der Optionen als Liste angezeigt.

Ergebnis der Tabelle … anzeigen

Im Auswahlfeld Ergebnis der Tabelle … anzeigen werden alle Datenbank-Tabellen aufgelistet, in denen die Suchbegriffe enthalten sind.

Durch einfaches Anklicken der entsprechenden Tabelle wird diese aufgerufen. Nun kann man in den entsprechenden Memo-Feldern durch einen Doppelklick dessen Text aufrufen und betrachten.

Zum Datensatz springen

Über die Schaltfläche Zum Datensatz springen wird der aktuelle Datensatz geöffnet.

Die Suchergebnisse bleiben so lange erhalten und können zum Beispiel durch erneutes Drücken der Suchen-Schaltfläche wieder aufgerufen werden, bis man die Schaltfläche Schließen drückt.

Filter (Suchergebnis filtern)

Werden zu viele Ergebnisse angezeigt, kann die erstellte Liste über weitere Filter eingeschränkt werden. Hierfür stehen die Filter Datum und die Datensatzanzahl beschränken zur Verfügung.

Datum von / bis

Über das Datum kann eine Selektion nach dem Angelegt am-Datum erfolgen. Hierfür stellen Sie entweder einen Zeitraum von – bis ein oder einen bestimmten Tag (gleiches Datum in beiden Feldern). Wird nur ein Datum in einem der beiden Felder eingetragen, so wird entweder vom eingetragenen bis zum heutigen Datum oder nur bis zum eingetragenen Datum im bis-Feld gesucht.

Datensatzanzahl beschränken

Zusätzlich kann die Datensatzanzahl über die nächste Option eingeschränkt werden. Tragen Sie hierfür eine bestimmte Anzahl ins Eingabefeld ein.

Sollen die Filterkriterien angewendet werden, aktivieren Sie die entsprechenden Optionen und klicken Sie erneut auf die Suchen-Schaltfläche.

Um die Datensätze nach identischen Datensätzen einer Spalte zu gruppieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Variante 1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltenkopf und wählen den Eintrag Gruppierungsfeld.

Ziehen Sie nun die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste in das Gruppierungsfeld.

Variante 2

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü Nach dieser Spalte gruppieren aus.

Bei beiden Varianten werden die Daten nun nach dem gewählten Kriterium gruppiert dargestellt. Mit der rechten Maustaste kann im Gruppierungsfeld ein Kontextmenü mit weiteren Funktionen aufgerufen werden.

 

Module werden immer ohne Gruppierung geöffnet

Gruppierung erweitern

Sie können eine Gruppierung erweitern indem Sie bereits gruppierte Daten mit weiteren Kriterien weiter unterteilen. Ziehen Sie dazu weitere Spaltenüberschriften in das Gruppierungsfeld oder verwenden Sie den Kontextmenüeintrag Nach dieser Spalte gruppieren.

Die Werte einer Spalte können durch Klicken auf den Tabellenspaltenkopf auf- oder absteigend sortiert werden.

Kontextmenü

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf, stehen Ihnen im Kontextmenü weitere Funktionen zur Sortierung zur Verfügung.

Aufsteigend sortieren / Absteigend sortieren

Eine weitere Möglichkeit die Daten in der Listenansicht zu sortieren ist mit einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf im Kontextmenü Aufsteigend sortieren / Absteigend sortieren auszuwählen.

Sortierung entfernen

Hebt alle getroffenen Sortierungen auf.

Mehrfachsortierung von Spalten

Es können mehrere Spalten für die Sortierung ausgewählt werden, wenn bei der Auswahl der einzelnen Spalten die Shift -Taste gedrückt hält.

Die Reihenfolge der Spalten kann jeder Benutzer individuell festlegen. Zum Verschieben einer Spalte ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los (Drag-and-drop).

Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen.

Mit dieser Funktion kann die aktuell ausgewählte Spalte aus der Listen- / Tabellenansicht entfernt werden. Verwenden Sie die Funktion Layout speichern um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

 

Wird nach dem Ausblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte wieder angezeigt.

Ausgeblendete Spalten können über den Spalteneditor wieder eingeblendet werden.

Mit dieser Funktion können Sie ausgeblendete Spalten wieder in die Listen- / Tabellenansicht übernehmen. Dazu wird ein weiteres Fenster (Anpassen) angezeigt, in dem alle ausgeblendeten Spalten angezeigt werden.

Ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los ( Drag-and-drop). Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen. Die Spalte wird dann an der Position unter dem Mauszeiger eingefügt.

Zum Ausblenden einer Spalte ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste in den Spalteneditor.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

 

Wird nach dem Einblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte nicht mehr angezeigt.

Bei Währungsfeldern kann noch die Ausrichtung der dargestellten Werte innerhalb Spalte eingestellt werden (Linksbündig, zentriert, rechtsbündig).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Ausrichtung dauerhaft zu speichern.

 

Wird nach dem Ändern der Ausrichtung einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Ausrichtung der Spalte zurückgesetzt.

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

 

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Optimale Breite (Alle Spalten)

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt für alle Spalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite (Alle Spalten).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

 

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Gruppierungssummen

Es kann eine Fußzeile zu den einzelnen Gruppierungen eingeblendet werden. In dieser können Anzahl der Datensätze und bei numerischen Feldern auch Summe / Minimalwert (Minwert) / Maximalwert (Maxwert) und Durchschnitt angezeigt werden.

Summenzeile anzeigen

Unter jeder Spalte kann in der Listenansicht eine Spaltenzusammenfassung angezeigt werden. Zum Konfigurieren dieser Spaltenzusammenfassung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü Summenzeile anzeigen aus. Unter der Datenliste wird ein Summenfeld angezeigt.

Mit einem Rechtsklick in dieses Feld kann der anzuzeigende Wert für diese Spalte ausgewählt werden. In dieser können Anzahl der Datensätze und bei numerischen Feldern auch Summe / Minwert / Maxwert und Durchschnitt angezeigt werden.

 

Weitere Funktionen zur Listenansicht werden unter Tabellen / Listenansicht (Grid) beschrieben.