Neuerungen in Version 13.00

Verbesserung der Usability

Die Benutzerfreundlichkeit ist an vielen Stellen erhöht worden.

Beispiele:

• Optimierung des Farbkontrasts

• Neue Suchfunktionen in älteren Formularen

• Mehr Gehe zu Operationen

Weitere Änderungen

Voreinstellung Geschäftsstellenfilter

Wird Beim Einsatz von Geschäftsstellen ein Modul oder eine Liste aufgerufen, in dem noch kein Layout gespeichert wurde, wird als Voreinstellung der Filter Aktuelle Geschäftsstelle gesetzt. Dies erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit, da nur die Daten einer Geschäftsstelle geladen werden. Bei Bedarf können Sie den Filter ändern und mit dem Layout speichern.

Format Kostenstellen-Felder

Ab der esoffice Version 12.50 können in den Kostenstellenfeldern auch alphanumerische Werte (Buchstaben und Ziffern) eingetragen werden.

Sachbearbeiter im Vertrag

In der Vertragsverwaltung auf dem Register Service | Verträge | Details - Bereich 'Zuständige Mitarbeiter' kann jetzt auch ein zuständiger Sachbearbeiter für einen Vertrag hinterlegt werden.

Beim Erstellen von Inspektionsaufträgen wird der Sachbearbeiter des Vertrags in das Feld Sachbearbeiter im Auftrag (Service | Inspektionsaufträge | Ausführung - Bereich 'Abteilung / zuständige Mitarbeiter') übernommen.

Der Sachbearbeiter des Vertrags wird im Freigabeprozess für Kreditorenrechnungen für Freigabepunkte mit der Funktion Sachbearbeiter ebenfalls berücksichtigt.

Gebühr -> Entgelt

Der Begriff Gebühr wurde im esoffice durch Entgelt ersetzt.

Register Eigenschaften für Adressen und Personal

Die Adresseigenschaften können jetzt auch für Personal (Mitarbeiter) auf dem Register Office | Personal | Eigenschaften verwendet werden. Für Personal Adresseigenschaften ist die Adressart Mitarbeiter verfügbar.

Für Artikel können nun auch zusätzliche Eigenschaften auf dem Register Artikel | Artikel / Leistungen | Eigenschaften verwaltet werden. Für Artikel Eigenschaften ist die Adressart Artikel verfügbar.

Die entsprechenden Eigenschaftsformulare können Sie unter Einstellungen | Referenzen - Office | CAS Referenzen | Adresseigenschaften anlegen.

eswawi Bestellhistorie

Dank der eswawi Bestellhistorie können Sie alle Veränderungen Ihrer eswawi-Bestellungen einsehen. Sie erkennen so beispielsweise Preisänderungen. Weiterhin sehen Sie auf einen Blick, wann etwa Rechnungen importiert worden sind.

Siehe auch Artikel | Bestellungen | Details

Neue Berechtigungen

• 751 - Kalkulation - Einkaufspreis ändern

  Bei einer Kalkulation können Einkaufspreise vom Benutzer nur noch geändert werden, wenn die Berechtigung 751 - Einkaufspreise in Kalkulation ändern zugewiesen wurde.

  Ist diese nicht vergeben, werden die Einkaufspreise auf nur lesen gesetzt.

  Im Dialog Einkaufspreise pflegen sind dann außerdem nur noch die Kalkulationsarten Nur Parameter neu zuweisen, Einkaufspreise aus den Artikelstammdaten neu laden und Einkaufspreise online neu laden verfügbar.

• 551 - Kunden löschen - inkl. Detaildaten

  Wenn die Berechtigung 551 - Kunden löschen - inkl. Detaildaten einem Benutzer zugeordnet wurde, kann dieser einen Kunden mit allen Detaildatensätzen löschen.

  Ist einen Benutzer die Berechtigung 551 - Kunden löschen inkl. Detaildaten zugewiesen, werden beim Löschen des Kunden folgende Daten unter bestimmten Bedingungen gelöscht bzw. anonymisiert.

   

  Grundsätzlich werden Kunden nicht gelöscht, bei denen folgende Bedingungen erfüllt sind: 

  Zusätzliche Bedingungen:

  • Der Kunde ist nicht bei anderen Datensätzen als Fakturierungskunde eingetragen

  • Zu diesem Kunden sind Rechnungen vorhanden, bei denen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (2023: zur Zeit 10 Jahre) noch nicht abgelaufen ist.

  • Verträge

    Beim Löschen eines Kunden wird geprüft, ob die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (2023: zur Zeit 6 Jahre) für die Verträge des Kunden noch nicht abgelaufen ist. Dabei werden nur gekündigte Verträge mit entsprechendem Kündigungsdatum gelöscht.

    Sind Verträge vorhanden, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wird das Löschen des Kunden verhindert.

  • Anlagen

    Beim Löschen von Anlagen wird geprüft, ob es Verträge gibt, bei denen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (2023: zur Zeit 6 Jahre) noch nicht abgelaufen ist. Gibt es zur Anlage noch Verträge, deren Frist noch nicht abgelaufen ist, wird ein Löschen der Anlage verhindert.

    Beim Löschen von Anlagen werden nun alle Verträge der Anlage mit gelöscht, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

  • Lieferscheine

    Beim Löschen eines Kunden wird geprüft, ob die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (2023: zur Zeit 6 Jahre) für die gebuchten Lieferscheine des Kunden noch nicht abgelaufen ist. Ist die Aufbewahrungsfrist überschritten werden beim Löschen von Kunden gebuchte Lieferscheine anonymisiert und ungebuchte Lieferscheine gelöscht.

    Dabei wird die Kundennummer und die angegebene Lieferadresse entfernt.

    Als Hinweis auf die Löschung wird der Matchcode auf dem Register Details angepasst: Anonymisiert, da Kunde gelöscht wurde.

    Sind gebuchte Lieferscheine vorhanden, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, wird das Löschen des Kunden verhindert.

  • Arbeitsberichte

    Beim Löschen eines Kunden werden die Arbeitsberichte für die Aufträge des Kunden nicht gelöscht sondern anonymisiert. Dabei werden alle Einträge, die sich auf den zu löschenden Kunden beziehen entfernt bzw. die Auftragsnummern, die Kundennummern und der Arbeitsort jeweils auf NULL gesetzt werden.

    Nur so kann gewährleistet werden, dass eine historische Zeiterfassung möglich ist.

    Als Hinweis auf die Löschung wird der Matchcode des Berichts angepasst: „Anonymisiert, da Kunde gelöscht wurde.

  • Bauvorhaben

    Beim Löschen von Kunden werden dem Kunden zugeordnete Bauvorhaben gelöscht, wenn sie keiner anderen Adresse zugeordnet sind.

    Dem Kunden zugeordnete Bauvorhaben werden beim Löschen des Kunden anonymisiert, wenn dem Bauvorhaben weitere Adressen zugeordnet sind.

    Bei Bauvorhaben wird beim Löschen des Kunden, denen der Kunde nur zugeordnet ist, eine Abfrage angezeigt, ob das Bauvorhaben anonymisiert werden soll.

    • Ja

      Das Bauvorhaben wird anonymisiert

      Beim Anonymisieren des Bauvorhabens werden die Adressdaten geleert und im Matchcode ein Hinweis Anonymisiert, da Kunde gelöscht wurde eingetragen

    • Nein

      Die Zuordnung von Bauvorhaben zum Kunden wird entfernt.

    • Abbrechen

      Das Löschen des Kunden wird ohne Änderung beendet.

• 6620 - CAS - Personaleinsatzplanung - Technikervorplanung

  Benutzer mit der Berechtigung 6620 - CAS - Personaleinsatzplanung - Technikervorplanung wird in der Personaleinsatzplanung (PEP) ein zusätzliches Register Planung angezeigt.

  Die Technikervorverplanung ermöglicht eine effiziente Verplanung von Aufträgen.

  Siehe auch Technikervorverplanung.

   

  Für die Technikervorverplanung wird die Lizenz 0120435 - Technikermanagement benötigt.

  Wenn die Lizenz 0120430 - Dispatching bereits vorhanden ist, können auch die Funktionen der Technikervorverplanung verwendet werden.

Neue Nummernkreise

• TAP - Techniker - Auftragsplanung-ID

• TPR - Techniker - Auftragsplanung Routen-ID

Neue Lizenzen

0120435 Technikermanagement

Technikervorverplanung inkl. Dispatching (erhältlich ab esoffice Version 12.50)

Die Technikervorverplanung ermöglicht eine effiziente Verplanung von Serviceaufträgen. Als weitere Ausbaustufe der Personaleinsatzplanung berücksichtigt die Technikervorverplanung die Qualifikationen der Techniker und die von den Anlagen benötigten Qualifikationen. Die Einsatzorte der Aufträge werden übersichtlich auf einer Karte und die verplanten bzw. terminierten Aufträge als Route zwischen den Einsatzorten dargestellt. Durch die Kartendarstellung ist eine manuelle Optimierung der Routen pro Techniker möglich.

Dispatching

Einsatzplanung von Mitarbeitern

Im Falle einer Störung wünschen Ihre Kunden eine schnelle Lösung. Damit Ihre Techniker zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind und bestenfalls auch direkt das benötigte Material mit sich führen, ist das Dispatching-Modul die perfekte Unterstützung für Sie.

Sie können Ihre Ressourcen optimal planen und wissen zum Beispiel sofort, welcher Techniker gerade verfügbar ist bzw. sich gerade in der Nähe des Einsatzortes aufhält. So minimieren Sie Ihren Dispositionsaufwand und begeistern Ihre Kunden mit schnellen Störungseinsätzen und hoher Service-Qualität.

Voraussetzungen / Optionen

Sollen GPS Daten des Technikers verwendet werden, wird die esmobile-App mit zugehörigen Modulen benötigt.

0140110 - Erweitertes Anlagenmanagement

Mit dieser Lizenz können Sie über einen Auftrag mehrere Anlagen bearbeiten, indem Sie bereits bei der Auftragslegung weitere Anlagen über einen Assistenten erzeugen. Dabei ist es möglich eine oder gleich mehrere Auftragspositionen Anlagen zuzuordnen. Die Anlagen zu einem Auftrag können nach Auftragsabwicklung über einen weiteren Assistenten mühelos in einen Vertrag übernommen werden. Die Funktionen im Bereich des Anlagenmanagements erhöhen vor allem die Übersicht über komplexe Aufträge.

1310350 - esmobile Erweitertes Anlagenmanagement

Im esmobile können über einen Auftrag mehrere Anlagen erstellt und verwaltet werden.

Zudem können Angebots- und Nachtragspositionen im esmobile zu einem bestehendem Projektauftrag erfasst werden, wenn weitere Material im Rahmen der Projektabwicklung verbaut, oder später benötigt wird.

• Anlegen von Anlagen im esmobile aus dem Auftrag heraus

• Verwalten mehrere Anlagen zu einem Auftrag

• Erfassen von Angebots und Nachtragspositionen zu einem bestehendem Auftrag

• Erfassen von weiterem benötigten Material zur Angebotslegung im esoffice aus einem Serviceauftrag heraus

Neues Modul: Technikervorverplanung

Personal noch effizienter einplanen

Aufgrund vieler Kundenanfragen haben wir die Personaleinsatzplanung weiterentwickelt und Ihren Wünschen angepasst. Gerade für kleine Service-Aufträge bedeuteten die Neuerungen großes Zeiteinsparpotenzial. Aufträge sind nach benötigten Qualifikationen der Anlage bzw. Priorität des Auftrags sortierbar.

Die Idee, die dahintersteckt, ist so einfach wie genial: Sie können die Techniker mit einer geringen Qualifikation zuerst für die einfachsten, aber eiligen Aufträge vorverplanen, damit Ihre höher qualifizierten Techniker für die schweren Fälle zur Verfügung stehen.

Die Bedienung ist dabei ganz einfach:

Aufträge können direkt auf die Zeitleiste (Timeline) gezogen werden. So ermitteln Sie immer die beste Route und optimieren damit Ihre Zeiteinsätze!

Ihre Vorteile im Überblick

• Effizientere Planung kleinerer Service-Aufträge

• Berücksichtigung der Qualifikation Ihrer Techniker

• Planung der besten Route

• Fahrtkostenoptimierung

• intuitive Bedienung

Erklär-Video

Für einen Überblick zur Funktionsweise der Technikervorverplanung zu erhalten, schauen Sie sich das Erklär-Video.

Siehe auch Technikervorverplanung

Voraussetzungen

Optionale Erweitertes Anlagenmanagement

Mehr Übersicht und Komfort

Nun können Sie über einen Auftrag mehrere Anlagen bearbeiten, indem Sie bereits bei der Auftragslegung weitere Anlagen erzeugen.

Dabei ist es möglich eine oder gleich mehrere Auftragspositionen Anlagen zuzuordnen.

Der Auftrag mit seinen Positionen wird in der esmobile benutzerfreundlich dargestellt. Die Anlagen zu einem Auftrag können nach Auftragsabwicklung mühelos in einen Vertrag übernommen werden.

Die neuen Funktionen im Bereich des Anlagenmanagements erhöhen vor allem die Benutzerfreundlichkeit und erleichtern Ihren Technikern vor Ort die Arbeit in esmobile. Außerdem können sie schon während der Instandhaltung neue Anlagen und Komponenten anlegen – und das direkt im esmobile. Bisher war dies erst bei der Rechnungserstellung möglich.

esmobile kann dabei Vorschläge unterbreiten, ob ein Artikel als Komponente, Ersatzteil oder Zubehör verbaut werden soll. Ebenfalls können Angebots- und Nachtragspositionen einfach im esmobile erfasst werden.

Zudem zeigen farbige Icons Ihrem Techniker, welche Komponenten gewartet werden müssen.

Ihre Vorteile im Überblick

• Mehrere Anlagen über einen Auftrag abwickeln

• Zuordnung von einer / mehreren Auftragspositionen zu einer Anlage

• Übernahme in den Vertrag

• Auftragsansicht mit Titel, Lose und Positionen im esmobile

• Detaillierte Prüfung von Komponenten direkt im esmobile

• Erfassen von Angebots- und Nachtragspositionen zu einem Auftrag

Folgende Neuerungen sind in der esoffice Version 12.00 gegenüber der Version 11.00 enthalten.

• Kontingentverwaltung

• esmobile Redesign

• Mobiles Aufmaẞ

• Feuerlöscherverwaltung / Ersatzteilverwaltung

• Kundencockpit

• Microsoft Entra-ID Authentifizierung esmobile

• OCI-Schnittstelle

• Usability-Optimierung

• Verkleinerung der Haupt-Register

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

• xRechnung

• Gründe für Stornierungen oder Gutschriften

• Rechnung inklusive eFormulare

• Gründe für Vertragskündigungen

• Hinweis im Projektauftrag auf vollständige Lieferung

• Bestätigte Bestellsumme anzeigen (eswawi)

• Vorgangsspezifische Leitweg-ID (xRechnung)

• Weitere Anhänge für Vertragsrechnungen

• Lieferanten als Mitarbeiter kennzeichnen

• Freigabemanagement für Bestellungen

• Kontaktlose Unterschrift

• Löschen von Debitorenrechnungen

• Neue Berechtigung für esWawi Bestellungen

• Reportübersicht

• Neue Lizenzarten Techniker-Basis und Bauleiter

Weitere Punkte

Gründe für Stornierungen oder Gutschriften

Wird eine Gutschrift in der Kalkulation erstellt, kann eingestellt werden, dass es erforderlich ist eine Begründung für die Gutschrift / Stornierung an zugegeben.

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Bereich 'Debitoren' die Option Mit Gutschriftbegründung aktiviert, kann eine Gutschrift / Stornierung nur gebucht werden, wenn ein Grund aus der Referenztabelle Gutschriftsbegründungen ausgewählt oder ein individueller Text eingegeben wurde.

Im Dialog Rechnung erstellen in der Kalkulationsmappe wird das Auswahlfeld Gutschriftsgrund und ein zugehöriges Eingabefeld zur individuellen Texteingabe eingeblendet, wenn die Dokumentart Gutschrift gewählt und die Option Mit Gutschriftsbegründungen aktiviert wurde.

Auch beim Erstellen einer manuelle Vertragsgutschrift und beim Stornieren einer Vertragsrechnung kann ein Gutschriftsgrund ausgewählt bzw. ein individueller Grund eingegeben werden

Beim Buchen einer Gutschrift wird die ausgewählte Nummer der Gutschriftsbegründung und der Text in das Rechnungsausgangsbuch (Felder GUTGRUNDNR und GUTGRUNDINFO) übernommen.

Gutschriftsbegründungen können unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Buchhaltungsreferenzen | Gutschriftsbegründungen hinterlegt werden.

Rechnung inklusive eFormulare

In der Kalkulationsmappe kann beim Buchen einer Rechnung im Dialog Rechnung erstellen per Dateiauswahldialog die PDF-Dateien der eFomulare des zugehörigen Auftrags ausgewählt werden. Im Dialog wird automatisch das Verzeichnis voreingestellt in dem die Dateien zu den e-Formularen abgelegt werden. Die ausgewählte Dateien werden beim Drucken / Versenden der Rechnung mit gedruckt / versendet.

Das Auswahlfeld für die eFormular-Dateien wird nur angezeigt, wenn unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I - Bereich 'Dokumentenablage Verzeichnisse' für die betreffende Auftragsart das Eingabefeld eFormulare gesetzt ist.

Gründe für Vertragskündigungen

Wird eine Vertragskündigung im Vertragsmanagement eingetragen, kann eingestellt werden, dass es erforderlich ist eine Begründung für die Vertragskündigung an zugegeben.

Wenn unter Einstellungen | Allgemein | Service I - Bereich 'Vertragsmanagement' die Option Mit Kündigungsgrund aktiviert ist, kann in der Vertragsverwaltung auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Datum das Feld Gekündigt zum nur ausgefüllt werden, wenn im Eingabefeld Kündigungsgrund ein Text ausgewählt oder manuell eingegeben wurde.

Bei aktivierter Option Mit Kündigungsgrund werden auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung - Bereich Texte ein Auswahlfeld für die Kündigungsgründe und ein Feld zur Eingabe von individuellen Texteingabe angezeigt.

Über das Auswahlfeld können die in dieser Referenztabelle hinterlegten Kündigungsgründe ausgewählt werden.

Unter Einstellungen | Referenzen - Service | Vertragsreferenzen | Kündigungsgründe können Gründe für eine Vertragskündigung vordefiniert werden.

Hinweis im Projektauftrag auf vollständige Lieferung

Ist bei allen Bestellpositionen eines Projektauftrags auf dem Register Projekt | Aufträge | Bestellungen kein Rückstand (Rückstand = 0) mehr vorhanden, wird im Register der Hinweis Die bestellte Ware ist komplett geliefert worden angezeigt.

Diese Information kann die Mitarbeiter mit Lager hilfreich sein, um den Techniker zu informieren, wenn alle bestellten Materialien für einen Auftrag verfügbar sind.

Bestätigte Bestellsumme anzeigen (eswawi)

Bei einer Bestellung wird auf dem Register Artikel | Bestellungen | Details wird die Bestellsumme auf Grundlage der Einkaufspreise angezeigt. Erhalten Sie von Ihrem Lieferanten bei Bestellprozess über eswawi eine Bestellbestätigung mit den Projektpreisen, wird eine weitere Summe unter der Bestellsumme im Feld Bestätigte Bestellsumme angezeigt.

Die bestätigte Bestellsumme wird nur angezeigt, wenn für ALLE Bestellpositionen der Bestellung, das Feld NettoPreis Bestätigt gefüllt ist und ergibt sich aus der Summe aller Positionen mit bestätigten Preisen.

Vorgangsspezifische Leitweg-ID (xRechnung)

Für die Erstellung von xRechnungen wird eine beim Kunden hinterlegte Leitweg-ID benötigt. Zusätzlich ist es möglich für einzelne Vorgänge eine abweichende Leitweg-ID anzugeben. Bei Buchen eines Auftrages oder einer Rechnung kann eine abweichende Leitweg-ID eingetragen werden. Wird der Wert in den Dialogen Auftrag erstellen / Rechnung erstellen nicht manuell gefüllt, wird automatisch auf die beim Kunden oder Fakturierungskunden hinterlegte Leitweg-ID zurückgegriffen. Bei Aufträgen (Projekt-, Service- und Inspektionsauftrag) kann die Leitweg-ID auf dem Register Details - Unterregister Fakturierung hinterlegt werden.

Bei Verträgen kann die Leitweg-ID auf dem Register Details im Bereich Anlage / Kunde eingetragen werden. Im Vertrag wird ebenfalls dann auf die Leitweg-ID des Kunden zurückgegriffen, sofern diese im Vertrag nicht hinterlegt ist.

Siehe auch xRechnung

Weitere Anhänge für Vertragsrechnungen

Bei der Erstellung von Rechnungen für Verträge in Verbindung mit dem elektronischen Dokumentenversand können weitere Anhänge ausgewählt werden, die zusammen mit der Rechnung gedruckt, versendet bzw. bei einer xRechnung mit eingebettet werden können.

Bei folgenden Vertragsrechnungen können die weiteren Anhänge verwendet werden: 

• Einzelfakturierung von Verträgen

• Manuellen Rechnungen zu Verträgen

• Stornieren von Vertragsrechnungen

Lieferanten als Mitarbeiter kennzeichnen

Auf dem Register Office | Lieferanten | Adresse im Bereich Referenznr. gibt es nun ein neues Auswahlfeld Personal, über das dem Lieferanten ein Mitarbeiter zugeordnet werden kann.

In den Formularen Lieferanten, Bestellbearbeitung, Lagerverwaltung - Wareneingang und Kreditoren / Rechnungen werden bei fehlender Berechtigung 46 - Personallieferanten auswerten Datensätze, die einem Lieferanten mit gesetzter Personal-Referenznummer zugeordnet sind, nicht mehr angezeigt. Außerdem können diese Lieferanten im Lieferantenauswahldialog auch für neue Vorgänge nicht mehr ausgewählt werden wenn die Berechtigung nicht vorhanden ist.

Freigabemanagement für Bestellungen

Das Freigabemanagement (Workflow) ist um die Freigabe von Bestellungen erweitert worden.

Bestellung drucken

Ist unter Einstellungen | Allgemein | Helpdesk / Workflow - Bereich 'Workflow' die Option Bestellung drucken aktiviert, kann das Freigabemanagement für Bestellungen genutzt werden. Bei aktivierter Option wird bei den Bestellungen auf dem Register Artikel | Bestellungen | Details das Kombinationsfeld Vorgang für den Workflow-Vorgang angezeigt.

Für jeden Mitarbeiter kann im Personalstamm unter Office | Personal | Details II - Bereich 'Workflow' eine maximale Bestellsumme (Feld max. Bestellsumme) festgelegt werden.

Bei aktivierter Option Bestellung drucken erfolgt beim Drucken einer Bestellung die Workflow-Prüfung analog zum Buchen einer Kalkulation, so das ein entsprechender Workflow Vorgang angelegt werden kann. Dabei wird der Einkaufspreis der Bestellsumme mit der maximal erlaubten Bestellsumme des Bearbeiters verglichen.

Mitarbeiter aus einem Termin in den Projektauftrag übernehmen

Bei der Zuweisung eines Termins zu einem Projektauftrag (zum Beispiel in der Personaleinsatzplanung) wird, sofern im Auftrag noch kein Monteur zugeordnet ist, jetzt eine Abfrage angezeigt, ob der Auftrag geändert werden soll. Bei Bestätigung wird der zuständige Mitarbeiter gemäß Termin als Techniker in den Auftrag übernommen.