Kalkulation
Einstellungs-Set
Sofern die Lizenz für weitere Geschäftsstellen vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit bestimmte Einstellungen in Einstellungs-Sets zusammenzufassen.
Sind mehrere Einstellungs-Sets angelegt worden, wählen Sie im Navigator aus, welches Einstellungs-Set und die damit verbundenen Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
Weitere Informationen zu der Funktionsweise der Einstellungs-Set (Anlegen eines Einstellungssets, Zuordnung zu einer Geschäftsstelle) finden Sie unter Einstellungssets.
Bereich 'Allgemein'
Über dieses Auswahlfeld legen Sie die Textkategorie fest, die in der Kalkulationsbearbeitung für die Dokumentart Rechnung als Voreinstellung für den Vortext geöffnet wird, sobald Sie in einem Dokument über den Editor einen Textbaustein laden bzw. einfügen wollen.
Über dieses Auswahlfeld legen Sie die Textkategorie fest, die in der Kalkulationsbearbeitung für die Dokumentart Rechnung als Voreinstellung für den Schlusstext geöffnet wird, sobald Sie in einem Dokument über den Editor einen Textbaustein laden bzw. einfügen wollen.
Über dieses Auswahlfeld legen Sie die Textkategorie fest, die in der Kalkulationsbearbeitung für eine Servicerechnung als Voreinstellung für den Vortext geöffnet wird, sobald Sie in einem Dokument über den Editor einen Textbaustein laden bzw. einfügen wollen.
Über dieses Auswahlfeld legen Sie die Textkategorie fest, die in der Kalkulationsbearbeitung für eine Servicerechnung als Voreinstellung für den Schlusstext geöffnet wird, sobald Sie in einem Dokument über den Editor einen Textbaustein laden bzw. einfügen wollen.
In diesem Bereich kann eine Leistungszeitraumangabe für die Rechnungsstellung in der Kalkulationsbearbeitung gesetzt werden.
Diese Zeitraumangabe erscheint in der Kalkulationsbearbeitung im Dialog für die Rechnungserstellung.
Dabei wirken sich die einzelnen Einstellungen wie folgt aus:
Ohne
Es werden keine Eingabefelder für einen Leistungszeitraum angezeigt.
Ein Monat
Es wird ein Eingabefeld für einen Leistungszeitraum über einen Monat angezeigt.
Mehrere Monate
Es werden zwei Eingabefelder für einen Leistungszeitraum über mehrere Monate angezeigt.
Mit dieser Option kann für eine Rechnung (zum Beispiel Wartungsrechnung) angegeben werden, für welchen Zeitraum dieses Entgelt gelten soll.
Bereich 'Warengruppen'
Warengruppenlogik optional ausschaltbar
Mit dieser Option lassen sich bei eingeschalteter Rechnungsaufteilungsbuchung gemäß Warengruppen die Aufteilung für die Konten, Kostenstellen und Kostenträger in der Kalkulation einzeln ausschalten.
Das bedeutet, dass bei Abhängigkeit der Konten, Kostenstellen und Kostenträger von den Warengruppen, diese optional doch pro Kalkulation manuell zugeordnet werden können.
Diese Auswahlmöglichkeit besteht in der Kalkulationsbearbeitung im Rechnung erstellen-Dialog.
Sind die Optionen hinter dem Kürzel WG (Warengruppenlogik) aktiviert, werden die in den Grundeinstellungen hinterlegten Kostenstellen, Kostenträger und Konten verwendet. Sind sie nicht aktiviert, können sie manuell ausgewählt werden.
Die ganze Warengruppenlogik hängt jedoch davon ab, ob in den Einstellungen eine Abhängigkeit von den Warengruppen gewünscht ist.
Dieses Feld kann nur bearbeitet werden, wenn mindestens eine der folgenden Optionen aktiviert wurde
-
Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Konten - Bereich 'Allgemein'
-> Die Option Abhängig von Warengruppen aktiv ist
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Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Kostenstellen - Bereich 'Allgemein'
-> Die Option Abhängig von Warengruppen aktiv ist
-
Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Kostenträger - Bereich 'Allgemein'
-> Die Option Abhängig von Warengruppen aktiv ist
Montage und TB DL-Summen
Hier legen sie die Warengruppen fest, um Buchungen für Dienstleistungen zu Montage und Technische Bearbeitung den entsprechenden Konten und Kostenstellen zuordnen zu können.
Diese Einstellung findet lediglich Verwendung, wenn die Konten, Kostenstellen und/ oder Kostenträger von den Warengruppen abhängig gemacht werden.
Montage DL-Summen
Dienstleistungen für Montage, die nicht direkt einer Position der Kalkulation zugeordnet werden können, werden über diese Warengruppe gebucht.
TB DL-Summen
Dienstleistungen für Technische Bearbeitung, die nicht direkt einer Position der Kalkulation zugeordnet werden können, werden über diese Warengruppe gebucht.
Dieses Feld kann nur bearbeitet werden, wenn mindestens eine der folgenden Optionen aktiviert wurde
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Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Konten - Bereich 'Allgemein'
-> Die Option Abhängig von Warengruppen aktiv ist
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Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Kostenstellen - Bereich 'Allgemein'
-> Die Option Abhängig von Warengruppen aktiv ist
-
Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Einstellungen | Kostenträger - Bereich 'Allgemein'
-> Die Option Abhängig von Warengruppen aktiv ist
Bereich 'Buchungsoptionen'
Fakturierungsadresse verwenden (Vorbelegung)
Diese Option legt fest, ob beim Buchen einer Kalkulation als Rechnung anstatt der gewählten Projektanschrift, die unter Fakturierungsanschrift (falls vorhanden) hinterlegte Anschrift verwendet wird.
Die Projektanschrift wird in diesem Fall unter dem Betreff gedruckt.
Subcode nicht auswählbar
Mit der Aktivierung dieser Option kann beim Buchen einer Kalkulation als Rechnung der zu verwendende Nummernkreissubcode im Rechnung erstellen-Dialog nicht mehr geändert werden.
Auftragsnummer angeben
Eine Kalkulation kann nur als Teil- oder Akontorechnung gebucht werden, wenn eine Auftragsnummer zugeordnet ist.
Wenn diese Option aktiviert ist, kann eine Schlussrechnungen nur noch mit zugeordneter Auftragsnummer gebucht werden.
Umsatzsteueridentnr. angeben
Wird diese Option aktiviert, können Rechnungen nur mit einer beim Kunden zugeordneten Umsatzsteueridentnummer gebucht werden.
Die Prüfung, ob auf einer Rechnung eine UST-ID-Nr. vorhanden ist, betrifft zusätzlich auch das Feld Steuernummer im Kundenstamm, dass bedeutet die Rechnungslegung wird erlaubt, wenn eines dieser Felder im Kunden nicht leer ist.
In folgenden Fällen muss keine Prüfung stattfinden
- Für Privatkunden (Feld Privat im Kunden gesetzt)
- Für Drittländer (Land des Kunden ist kein EU-Mitglied)
- Für Rechnungen im Inland
Die Prüfung ist nur bei Rechnungen und Gutschriften erforderlich, die an nicht private EU-Kunden und bei Gutschriften an nicht private Inländer durchgeführt werden.
Wird bei der Prüfung ein Fehler festgestellt, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Mit Kontierungsgruppen
Wenn diese Option gesetzt ist, wird im Dialog Rechnung buchen in der Kalkulation oberhalb der Konten eine neue Auswahl für die Kontierungsgruppe sichtbar.
Bei Auswahl eine Gruppe werden die Felder für Konten-Kostenträger entsprechend den Einstellungen der Gruppe vorbelegt (Konten anhand des Landes der Rechnungsadresse). Die Felder können aber auch noch manuell geändert werden.
Keine Lagerbuchungsoption
Wird diese Option aktiviert, wird die Option zum Buchen der Artikel vom Lager im Rechnungsdialog nicht angezeigt.
Artikel vom Lager buchen (Vorbelegung)
Diese Option gibt an, ob beim Buchen einer Rechnung die Option Artikel vom Lager buchen standardmäßig ein- oder ausgeschaltet ist.
Die Option kann nur bearbeitet werden, wenn die Version Keine Lagerbuchungsoption nicht aktiviert ist.
Nachtrag anhand der Schlussrechnung erstellen
Beim Buchen einer Schlussrechnung wird die Differenz der Mengen zwischen dem Auftrag mit allen Nachträgen und der Rechnung als neuer Nachtrag gebucht.
Auftragstypen automatisch erledigen
In diesem Eingabefeld können jeweils durch Komma getrennt (z. B. 1,2,3) Auftragstypen eingegeben werden, die beim Buchen einer Schlussrechnung immer automatisch auf erledigt gesetzt werden sollen.
Erledigtdatum gleich Rechnungsdatum
Hier können ebenfalls wieder, durch Komma getrennt, Auftragstypen eingegeben werden deren Erledigtdatum auf das Rechnungsdatum statt dem aktuellen Datum gesetzt werden sollen.
Dieses Eingabefeld kann nur bearbeitet werden, wenn Auftragstypen automatisch erledigen einen Wert hat.
Bereich 'Teilrechnungen'
Rechnungen
Rechnungen werden im eserp nicht grundsätzlich als Schlussrechnungen gebucht.
Im Buchungsdialog kann festgelegt werden, ob es sich bei einer Rechnungen um eine Schlussrechnung , Teilrechnung oder Akontorechnung handelt. Die festgelegte Rechnungsart wird für den nächsten Buchungsvorgang einer Rechnung gespeichert, eine individuelle Änderung je Buchungsvorgang ist möglich. Beim Buchen einer Schlussrechnung können Sie festlegen, welche Teilrechnungen kumuliert werden sollen.
Über die nachfolgenden Einstellungen können Sie festlegen, ob und wie Teilrechnungen bei einer Schlussrechnung in Abzug gebracht werden können.
Keine Aufteilungsbuchung
Bei Aktivieren der Option Keine Aufteilungsbuchung werden Teilrechnungen nicht auf mehrere Konten / Kostenstellen / Kostenträger aufgeteilt, sondern zunächst auf das angegebene Konto und die Kostenstelle gebucht.
Wird beim Drucken und Buchen der Rechnung (in der Kalkulationsbearbeitung) das Feld Schlussrechnung aktiviert, werden die bereits auf das Konto / Kostenstelle gebuchten Beträge wieder belastet und auf die bei Rechnungsstellung festgelegten Konten / Kostenstellen gebucht.
Wird das Feld Keine Aufteilungsbuchung nicht aktiviert, werden Teilrechnungen (abhängig davon, ob sie über in den Grundeinstellungen festgelegte Konten / Kostenstellen / Kostenträger gebucht oder über die Konten / Kostenstellen der Warengruppen / Kostenträger der Warengruppen gebucht werden sollen) sofort auf diese gebucht.
Beim Buchen einer Schlussrechnung werden die einzelnen Beträge den bei der Teilrechnung angesprochenen Konten wieder belastet und noch einmal als Schlussrechnung gebucht.
Vorhergehende abziehen
Legt fest, dass beim Buchen von (Teil-) Rechnungen die zuvor erstellten Teilrechnungen, die sich auf diese Neue beziehen, mit ihren Beträgen berücksichtigt und dementsprechend abgezogen werden.
Beim Aktivieren dieser Option werden alle nachfolgenden Bereiche und Optionen ebenfalls zum Bearbeiten aktiviert.
Ist die Option gesetzt, werden in der Kalkulationsbearbeitung beim Abzug von Teilrechnungen die Rechnungen und zugehörige Zahlungen auf einer separaten Seite gedruckt. Dies kann auch über die Darstellungsoptionen beeinflusst werden.
Abzug bei Teilrechnungen
In diesem Bereich legen Sie fest, ob beim Buchen von Teilrechnungen das Fenster erscheint, mit dem vorhergehende Teilrechnungen abgezogen werden können. Hier kann festgelegt werden, ob standardmäßig alle oder keine Teilrechnungen in der Tabelle ausgewählt sind.
Ohne
Wird die Option ohne gewählt, werden bei Rechnungslegung - hier aber keine Schlussrechnung - die zugehörigen Teilrechnungen nicht angezeigt. Bei einer Schlussrechnung werden sie jedoch trotz dieser Einstellung aufgelistet.
Mit automatischer Selektion
Bei der Rechnungslegung werden alle vorhergehenden Teilrechnungen angezeigt, diese sind für den Abzug bereits ausgewählt.
Ohne automatische Selektion
Bei der Rechnungslegung werden alle vorhergehenden Teilrechnungen angezeigt, diese sind für den Abzug nicht ausgewählt. Die Auswahl der einzelnen Teilrechnung erfolgt manuell.
Abzug bei Akontorechnungen
In diesem Bereich legen Sie fest, ob beim Buchen von Teilrechnungen das Fenster erscheint, mit dem vorhergehende Akontorechnungen abgezogen werden können. Hier kann festgelegt werden, ob standardmäßig alle oder keine Akontorechnungen in der Tabelle ausgewählt sind.
Ohne
Wird die Option ohne gewählt, werden bei Rechnungslegung - hier aber keine Schlussrechnung - die zugehörigen Akontorechnungen nicht angezeigt. Bei einer Schlussrechnung werden sie jedoch trotz dieser Einstellung aufgelistet.
Mit automatischer Selektion
Bei der Rechnungslegung werden alle vorhergehenden Akontorechnungen angezeigt, diese sind für den Abzug bereits ausgewählt.
Ohne automatische Selektion
Bei der Rechnungslegung werden alle vorhergehenden Akontorechnungen angezeigt, diese sind für den Abzug nicht ausgewählt. Die Auswahl der einzelnen Akontorechnung erfolgt manuell.
Akontorechnungen anteilig abziehbar
Beim Abzug von Akontorechnungen kann ein prozentualer Anteil angegeben werden, zu der diese Akontorechnung von der aktuellen Rechnung abgezogen werden soll.
Alle vorhandenen auflisten
Wenn diese Option gesetzt ist, werden im Dialog Abzuziehende Teilrechnungen immer alle bisher erstellten Rechnungen angezeigt.
Ansonsten werden standardmäßig die Teilrechnungen mit einem Rechnungsdatum größer oder gleich und einer Rechnungsnummer größer als die Werte in der zu erstellenden Schlussrechnung nicht angezeigt.
Abzuziehende Rechnungen nicht abwählbar
Die vom Programm ermittelten Teilrechnungen können nicht manuell abgewählt werden. Bei aktivierter Option werden immer alle vorhergehenden Teilrechnungen kumuliert.
Stornierungen nicht abziehen
Ist diese Option gesetzt, wird beim Buchen einer Stornierung (in der Kalkulationsbearbeitung) das Feld Nicht abzugsfähig im Rechnungsausgangsbuch bei der dazugehörigen Rechnung und bei der Gutschrift ebenfalls gesetzt.
Außerdem wird im Feld Referenznr. (im Rechnungsausgangsbuch) die Nummer der zugehörigen Rechnung bzw. Gutschrift gespeichert.
Zahlungen ausweisen
Legt fest, ob beim Druck einer Teilrechnung, die noch offenen Posten am Ende der Rechnung noch einmal aufgeführt werden.
Diese Funktion wird lediglich unterstützt, wenn die Buchungen über esBuchhaltung erfolgen.