Kontoauszüge im MT940 Format

Anstatt Ihre Papier- oder auch Online-Kontoauszüge mühsam Posten für Posten mit Ihrem Konto abzugleichen und Belegnummer, Verwendungszweck & Co von Hand einzutragen, können Sie diese zeitaufwendige Aufgabe einfach an Ihr esoffice abgeben.

Dafür benötigen Sie Ihre Konto-Auszüge im MT940-Format. Denn diese Auszüge können Sie in Ihre Branchen-Software importieren und mit Ihrem Konto abgleichen lassen. Im esoffice werden alle Kontobewegungen überprüft und die Informationsfelder für

• Belegnummer

• Belegdatum

• Betrag

• Verwendungszweck

werden automatisch ausgefüllt.

Sie sparen so enorm viel Zeit, die Sie für andere Aufgaben nutzen können. Und ganz nebenbei vermeiden Sie auch noch Falscheingaben, wie zum Beispiel Tippfehler.

Einlesen von MT940 Kontoauszugsdateien

MT940 Kontoauszugsdaten importieren

1. Öffnen Sie die Kontobewegungen (Buchhaltung | Kasse / Konto).

2. Wählen Sie die Buchart Bank.

3. Im Feld Bank / Kasse können Sie nun die Bank auswählen, für die Sie die Kontoauszüge im MT940 Format einlesen möchten.

    

   In der Kontoauszugsdatei im MT940-Format (Dateiendung *.STA) ist die Bankleitzahl und Kontonummer der zugehörigen Bankverbindung hinterlegt. Beim Einlesen der Kontoauszugsdatei wird versucht eine entsprechende Bankverbindung im esoffice zu finden, die unter Einstellungen | Allgemein | Banken / Kassen hinterlegt worden ist. Ist dies nicht erfolgreich, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

   Überprüfen Sie dann ob unter Einstellungen | Allgemein | Banken / Kassen eine Bank mit der Kontonummer und Bankleitzahl angelegt worden ist.

4. Klicken Sie im Register Eingabe auf die Schaltfläche Anzeigen.

   

5. Wählen Sie nun die Kontoauszugsdatei im Format MT940 aus, die Sie zum Beispiel aus Ihrem Onlinebanking-Programm exportiert haben. Die entsprechenden Dateien haben die Dateiendung *.STA.

   

6. Die in der Datei enthaltenen Buchungen werden in einer Liste angezeigt und können über die Standardbuchungsmaske schrittweise verbucht werden.

7. Dazu werden die Informationen bezüglich Belegnummer, Belegdatum, Betrag und Verwendungszweck des aktuell ausgewählten Datensatzes in die entsprechenden Eingabefelder übernommen und können dann mit den zusätzlichen Infos bzgl. Zahlungsvorgang, ggf. Rechnungsnummer, Gegenkonto etc. ergänzt werden.

    

   Der Verwendungszweck wird auf die maximal zulässige Länge von 40 Zeichen gekürzt

8. Beim Betätigen der Schaltfläche Buchen wird die Buchung für den aktuellen Datensatz durchgeführt. Anschließend wird dieser aus der Datenmenge in der Liste entfernt.

   

Zuordnungen von Überweisungen

Für Überweisungen wird anhand des Verwendungszweckes versucht, die zugehörigen Rechnungen im esoffice zu ermitteln. Dazu werden alle numerischen Bestandteile des Verwendungszwecks ermittelt und einzeln mit den Rechnungsnummern gemäß Rechnungsausgangsbuch verglichen. Die gefundenen Rechnungsnummern werden im Feld Rechnungen in der Liste angezeigt.

Wird im Verwendungszweck nur eine einzige Rechnungsnummer gefunden, dann wird diese als Vorschlagswert in die Buchungsmaske übernommen, sofern sie noch offen ist.

Ist die Rechnung bereits erledigt, erscheint im Feld Hinweis in der Liste ein entsprechender Hinweis.

Werden mehrere Rechnungsnummern gefunden, dann wird automatisch der Zahlungsvorgang Sammelrechnung Kunden eingestellt und hier die gefundenen Rechnungen vorselektiert, sofern diese alle zum selben Kunden gehören.

Ist ein Teil der gefundenen Rechnungen bereits erledigt, wird ein entsprechender Hinweis in der Liste angezeigt. Diese Rechnungen werden dann beim Buchen automatisch übergangen, da in der Auswahlliste nur offene Rechnungen betrachtet werden.

Sind die Rechnungen unterschiedlichen Kunden zugeordnet, wird im Feld Hinweis die Info Keine eindeutige Kundenzuordnung ausgegeben.

Bereich Anzeige:

Über den Bereich Anzeige können die Daten aus der Datei auf die Buchungen eingeschränkt werden, die in der Datei als Überweisung gekennzeichnet sind

Ausblenden

Über die Schaltfläche Ausblenden kann die Liste mit den Kontoauszugsdaten wieder ausgeblendet werden. Die Buchungsmaske arbeitet dann wieder wie gewohnt