Die Aufgabenstellung eines Betriebes für zum Beispiel Sicherheit- und Alarmschutz ist vielfältig. Außer der Angebotserstellung, der Auftragsbearbeitung, einschließlich Lieferung, Einbau und Berechnung ist die Wartung von erbauten Anlagen bzw. der Service für diese Anlagen ein wichtiger Teil der Arbeit.
In der Reihe der esoffice-Software unterstützt Sie das Modul esService in dieser Hinsicht. Es ermöglicht die Automatisierung der Inspektionen, die Verwaltung von Verträgen mit Ihren Kunden und die Dokumentation von Anlagen.
Hierbei arbeitet das Modul harmonisch mit den anderen Komponenten der esoffice-Reihe zusammen und ermöglicht so die reibungslose Übergabe von Daten. Erfasste Daten, wie zum Beispiel projektierte Teile einer Anlage, können ohne doppelten Eingabeaufwand in dem Servicemodul wiederverwendet werden. Diese Vorgehensweise reduziert die Fehler und gewährleistet eine kontinuierliche Verfolgung von Projekten und Komponenten.
Anlagenverwaltung
In der Anlagenverwaltung können Anlagengruppen (Gebäude) und die darin enthaltenen Anlagen verwaltet werden. Die Bauteile oder Komponenten einer Anlage erfordern sehr oft die Dokumentation der Ablaufdaten sowie anderer Merkmale zur Identifizierung und Nachvollziehbarkeit. So ist zum Beispiel die Suche nach Seriennummern bestimmter Komponenten über alle verwalteten Anlagen möglich.
Die Struktur einer Anlage (Räumen, Bereiche, Ringe, Meldergruppen etc.) kann mit den jeweiligen Komponenten abgebildet werden, inklusive den Informationen, wann sie installiert wurden.
Vertragsverwaltung
Das Vertragsmanagement ermöglicht die Verwaltung von verschiedenen Verträgen, zum Beispiel von Wartungs- oder Mietverträgen. Es können Wartungsgebühren periodisch angepasst und Rechnungsläufe automatisiert werden. Auch die besonders für ihr Unternehmen wichtige Nachkalkulation mit Gegenüberstellung der tatsächlichen und der projektierten Kosten ist möglich. Darüber hinaus fällt in die Vertragsverwaltung auch die Gebührenpflege sowie das Anlegen von Handyverträgen.
Verwaltung
Unter dem Menüpunkt Service | Verwaltung sind die drei Bereiche Helpdesk, Serviceaufträge und Inspektionsaufträge zusammengefasst.
Helpdesk
Über diesen Menüpunkt wird das optionale Modul esHelpdesk aufgerufen, sofern dieses Modul mit den entsprechenden Berechtigungen vorhanden ist.
Siehe auch Service | Helpdesk
Serviceauftragsverwaltung
Die Serviceverwaltung ist für eingehende Störmeldungen, bzw. Serviceaufträge gedacht. Störmeldungen können im Zusammenhang zu einer verwalteten Anlage gebracht und im Betriebsablauf zeitlich koordiniert werden. Natürlich kann auch die Berechnung solcher Aufträge automatisiert werden.
Siehe auch Service | Serviceaufträge
Inspektionssaufträge
Über diesen Menüpunkt erfolgt die Erstellung und Verwaltung von Inspektionsaufträgen. Es können zu einem beliebigen Stichdatum Inspektionsaufträge erstellt und einem Mitarbeiter zur Bearbeitung zugeordnet werden.
Zur Kostenanalyse können die tatsächlich entstandenen Inspektionskosten (Material und Lohn) für die Nachkalkulation erfasst werden.
Siehe auch Service | Inspektionsaufträge