Mahnungsreferenzen

Bevor für einen offenen Betrag eine Mahnung erstellt werden kann, ist es erforderlich einige grundlegende Einstellungen für das Mahnverfahren vorzunehmen.

Nachdem die entsprechenden Mahnungsreferenzen (Mahnverfahren, Mahnstufen, Zeiträume, Gebühren, Zinsen und Texte) angelegt sind, können Sie unter Buchhaltung | Mahnungen einen Mahnlauf zum Erstellen von Mahnungen starten.

Anlegen eines Mahnverfahrens

Klicken Sie auf die +-Schaltfläche des Navigators, um ein neues Mahnverfahren anzulegen.

Sie können die folgenden Felder entweder in der Tabellenübersicht oder im Bereich Einstellungen vornehmen.

Mahnverfahren (Nummer)

Tragen Sie eine eindeutige Nummer für das Mahnverfahren ein. Das Mahnverfahren wird beim Kunden auf dem Register Office | Kunden | Faktura hinterlegt. Dadurch ist es möglich, mehrere Mahnverfahren für unterschiedliche Kunden/ Kundengruppen anzulegen. So ist es ebenfalls möglich, unabhängig vom Mahnverfahren unterschiedliche Texte zu drucken.

Mahnstufen

Für jedes Mahnverfahren können Sie nun vier Mahnstufen erstellt werden.

 

Mahnverfahren / Mahnstufen

Beachten Sie, dass die Kombination aus Mahnverfahren (-Nummer) und Mahnstufen (-Nummer) eindeutig erstellt wird.

Zum Beispiel kann für das Mahnverfahren mit der Nummer 1 auch nur einmal die Mahnstufe mit der Nummer 1 angelegt werden.

Bezeichnung

Tragen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung für das Mahnverfahren/ Mahnstufe ein.

Option 'Mit persönlicher Anrede'

Mit der Option Mit persönlicher Anrede können Sie bestimmen, ob die Serienbrief-Anrede aus dem Kundenstammdaten übernommen wird (vgl. Office | Kunden | Details - Serienbrief Anrede 1).

Ist das Feld Serienbrief Anrede 1 beim Kunden gefüllt, wird die komplette erste Zeile des Mahntextes gegen die Serienbriefanrede aus dem Kunden ausgetauscht. Ansonsten wird der Mahntext wie gewohnt ausgegeben. D.h. man kann in der ersten Zeile des Mahntextes eine Standardanrede hinterlegen, die verwandt wird, wenn beim Kunden keine spezielle Anrede hinterlegt ist.

Jahreszins / Mahngebühr

Tragen Sie eine eventuelle Mahngebühr und den Jahreszins (Prozentwert) ein.

 

Berechnung Mahnbetrag

Grundsätzlich errechnet sich der Mahnbetrag wie folgt:

(Offener Betrag) + (Verzugszinsen gemäß Zinssatz Mahnung-Einstellungen) + (Gebühr laut Mahnung-Einstellungen [zum Beispiel Mahnstufe 1]) 

Die Verzugszinsen errechnen sich wie folgt:

(Offener Betrag) * (Zinssatz / 360) * (Fälligkeit in KalenderTagen) 

Die Fälligkeit in KalenderTagen wird ggf. auf Grundlage einer bereits letzten Mahnung ermittelt, die auch bereits Zinsen enthalten haben kann.

Option 'Zinsesszinsberechnung'

Markieren Sie die Option Zinsesszinsberechnung, falls Sie eine solche Berechnung für dieses Mahnverfahren durchführen möchten.

Option 'Mahnung als Kontoauszug'

Wird die Option Mahnung als Kontoauszug aktiviert, können Rechnungen in dieser Mahnstufe Bestandteil eines Kontoauszuges sein. Dabei werden mehrere Rechnungen von einem Kunden auf dem Ausdruck zusammengefasst. Andernfalls werden sie allein angemahnt.

Frist in Tagen

Im Feld Frist in Tagen geben Sie an, nach wie viel Tagen, ausgehend vom aktuellen Tagesdatum, die Mahnung zu bezahlen ist, bevor die nächste erstellt wird.

Bei der Anzeige der fälligen Mahnungen werden diese Verzugstage ausgewertet, d.h. eine bereits angemahnte Rechnung wird erst wieder angezeigt, wenn die Zahlfrist der Mahnung überschritten ist.

Mahnvortext / Mahnschlusstext

Sie können jetzt jeweils einen Mahnvortext und Mahnschlusstext in dem entsprechenden Eingabefeld für jede angelegte Mahnstufe hinterlegen. Sie können selbstverständlich Texte aus der Windows-Zwischenablage in den Mahntext einfügen. Mit einem Doppelklick auf das jeweilige Eingabefeld können Sie den Text auch in einem Texteditor bearbeiten.

Der Mahnvortext wird, falls vorhanden, im Report nach der Anschrift und vor dem Band mit den Rechnungsdaten gedruckt.

Datumsfelder im Mahntext (Platzhalter)

Wollen Sie auch ein Datum in den Mahntext einfließen lassen, so haben Sie die Möglichkeit einen Platzhalter zu hinterlegen.

Dieser Platzhalter wird folgendermaßen definiert:

%%CALCDATE(DATE,0,0,0)%%.

Mit diesem Platzhalter wird nun das aktuelle Tagesdatum genommen und entsprechend Ihren Eingaben, ein zukünftiges Datum errechnet.

Dabei steht die erste 0 für die Anzahl der Tage, die zweite 0 für die Anzahl der Monate und die dritte 0 für die Anzahl der Jahre, die aufaddiert werden.

Speichern Sie das Mahnverfahren / Mahnstufe mit Klick auf den Button des Navigators. Legen Sie weitere benötigte Mahnverfahren und Mahnstufen an.