Importierte E-Mails

Office | Importierte E-Mails

Bei Verwendung des optionalen Outlook-Add-In steht Ihnen dieser Menüpunkt zum Weiterverarbeiten von importierten E-Mails zur Verfügung. Der Import von E-Mails mit dem Outlook-Add-In wird im Thema E-Mails Importieren beschreiben.

 

Für das optionale Outlook Add-In wird die Lizenz 3020120 Outlook-Addin benötigt.

Zusätzliche notwendige Lizenzen:

  • esweb Office

  • esweb Kontakt

  • esweb Helpdesk*

*nur notwendig bei Nutzung der Servicecall - Funktionalitäten

Siehe auch Installation / Einrichtung - Systemvoraussetzungen

Es werden die E-Mails aufgelistet, die der angemeldete Benutzer über das Outlook-Add-In importiert hat.

Sie können in der Liste eine E-Mail für weitere Aktionen durch Anklicken auswählen. Auf der rechten Seite wird eine Vorschau des E-Mail Inhalts angezeigt.

Sie können das Format für E-Mails, die über das Outlook Add-In importiert werden generell unter Einstellungen | Office | CRM | Einstellungen - Bereich 'Outlook Addin' über die Einstellung E-Mail Importformat festlegen.

 

Das Format einer bereits importierten E-Mail lässt sich nicht mehr ändern. Sie können die importierte E-Mail aus der Datenbank löschen, die Importeinstellungen anpassen und dann die E-Mail erneut importieren.

Folgende Importformate stehen zur Verfügung:

  • HTML (behält die vollständige Formatierung bei, schließt jedoch Bilder aus)

    Die ankommenden E-Mails werden im HTML-Format mit Formatierungen (Textattributen etc.) importiert. Im Text eingebettete Bilder werden als Anhang an die Mail angefügt.

  • Klartext (ohne Formatierung und Bilder)

    Der Text der E-Mail wird ohne Formatierungen und Grafiken als Plain Text eingelesen.

 

Private E-Mails

E-Mails, die mit der Option Private E-Mail (nur für Sie sichtbar) importiert wurden, sind mit einen Schloss-Symbol gekennzeichnet

Funktionen

In der Symbolleiste Importierte E-Mails stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung, die jeweils auf die markierte E-Mail angewendet werden können:

Löschen

Über die Löschen Schaltfläche können Sie einzelne importierte E-Mails aus der Datenbank entfernen. Diese E-Mails stehen dann nicht mehr zur Weiterverarbeitung im eserp / esweb zur Verfügung.

 

Diese Funktion löscht nicht die Original E-Mail im Outlook.

Kontakt anlegen

Mit dieser Funktion können Sie einen Kontakteintrag inklusive Vorgangszuordnung erstellen. Sie haben die Möglichkeit Ansprechpartner auszuwählen oder neue Ansprechpartner anzulegen.

 

Zum Anlegen von Kontakten wird die Berechtigung Office | CRM | Kontaktmanagement benötigt.

Kontakt aus einer importierten E-Mail anlegen

  1. Rufen Sie im eserp den Menüpunkt Office | Importierte E-Mails auf

  2. Markieren Sie in der Liste der importierten E-Mails eine E-Mail für die ein Kontakteintrag erstellt werden soll.

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste Importierte E-Mails auf die Schaltfläche Kontakt anlegen

  4. Das Fenster E-Mail Adressen Auswahl wird geöffnet.

    Konnte für den Empfänger- oder Absender E-Mail Adresse ein Ansprechpartner ermittelt werden, wird dieser im Bereich Zuordnung in der Spalte Auswahl angezeigt.

    Über die Lupen Schaltfläche können Sie die E-Mail Adresse einen bestehenden Ansprechpartner zuordnen.

    Mit der Plus Schaltfläche können Sie für die E-Mail Adresse einen neuen Ansprechpartner anlegen, dabei wird versucht vorhandene Informationen (Anzeigename, E-Mail Adresse etc.) zu verwenden. Fehlende Informationen können noch ergänzt werden.

  5. Haben Sie die Ansprechpartner ausgewählt bzw. angelegt, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakt anlegen.

  6. Der neu erstellte Kontakt wird geöffnet, es können Informationen ergänzt oder geändert werden.

  7. Speichern Sie den Kontakt mit der Speichern Schaltfläche.

    Nach dem erfolgreichen Speichern wird die importierte E-Mail wird aus der Liste entfernt.

Servicecall erstellen

Aus der E-Mail wird ein Servicecall erstellt, die E-Mail wird als Kontakteintrag gespeichert. Es können Ansprechpartner auswählt und / oder angelegt werden.

 

Zum Anlegen von Servicecalls wird die Berechtigung Service | Helpdesk | Servicecalls neu anlegen oder Service | Helpdesk | Servicecalls ändern benötigt.

Servicecall aus einer importierten E-Mail erstellen

  1. Rufen Sie im eserp den Menüpunkt Office | Importierte E-Mails auf

  2. Markieren Sie in der Liste der importierten E-Mails eine E-Mail für die ein Servicecall erstellt werden soll.

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste Importierte E-Mails auf die Schaltfläche Servicecall erstellen

  4. Das Fenster Adresse Auswahl wird geöffnet.

    Wählen Sie eine Adresse (Kunden, Bedarfer, Lieferanten und Anlagen) und einen Ansprechpartner aus. Der Ansprechpartner kann auch nachträglich dem Servicecall hinzugefügt werden.

    Im Adressauswahl Fenster stehen Ihnen eine Suchfunktion und Filter zur Verfügung.

  5. Haben Sie eine Adresse ausgewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

  6. Ein Servicecall wird angelegt und der ausgewählten Adresse zugeordnet, die importierte E-Mail wird als Kontakt hinzugefügt. Der neu erstellte Servicecall wird geöffnet, es können Informationen ergänzt oder geändert werden.

  7. Nach dem Erstellen des Servicecalls wird die importierte E-Mail wird aus der Liste entfernt.

Zu Servicecall hinzufügen

Aus der E-Mail wird ein Kontakteintrag erstellt und dieser wird einem bestehenden Servicecall hinzugefügt.

 

Zum Hinzufügen eines Kontaktes zu einem Servicecall wird eine der folgenden Berechtigungen benötigt:

  • Service | Helpdesk | Servicecalls Bearbeitung nur Eigene (Ersteller, Zuständig, Weiterleitung)

  • Service | Helpdesk | Servicecalls Bearbeitung nur eigene Teams (Ersteller, Zuständig, Weiterleitung)

  • Service | Helpdesk | Servicecalls Bearbeitung nur eigene Geschäftsstelle

  • Service | Helpdesk | Servicecalls Bearbeitung Alle

  • Service | Helpdesk | Servicecalls ändern

Importierte E-Mail einem Servicecall als Kontakt hinzufügen

  1. Rufen Sie im eserp den Menüpunkt Office | Importierte E-Mails auf

  2. Markieren Sie in der Liste der importierten E-Mails eine E-Mail, die einem Servicecall als Kontakteintrag hinzugefügt werden soll.

  3. Klicken Sie in der Symbolleiste Importierte E-Mails auf die Schaltfläche Zu Servicecall hinzufügen

  4. Das Fenster Servicecall auswählen wird geöffnet.

    Wählen Sie einen Servicecall aus.

    Im Auswahl Fenster stehen Ihnen eine Suchfunktion und Filter zur Verfügung.

  5. Haben Sie einen Servicecall ausgewählt, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

  6. Der Servicecall wird geöffnet, die importierte E-Mail wird als Kontakt hinzugefügt, es können im Kontakt Informationen ergänzt oder geändert werden. Als Hauptvorgang eines erstellten Kontakts wird die Hauptadresse des Ansprechpartners eingetragen. Für die automatische Zuordnung eines Vorgangs werden auch die E-Mail Präfixe ausgewertet, welche Sie unter Einstellungen | Office | CRM | Einstellungen - Bereich 'Präfix für den Betreff von Kontakten' je Vorgangsart festlegen können.

  7. Nach dem Erstellen des Kontakteintrages wird die importierte E-Mail wird aus der Liste entfernt.