Abwesenheitsanträge

Allgemein

Mit dem optionalen Tool Abwesenheitsanträge lassen sich einfach und schnell Anträge für Urlaub, Sonderurlaub erstellen. Auch weitere Abwesenheiten, wie zum Beispiel Krankheit können über dieses Modul erfasst werden.

Auch die für die Einstellungen notwendigen Referenzen werden in Abhängigkeit von einer gültigen Lizenz angezeigt.

Diese Abwesenheitsanträge werden im esoffice genehmigt werden und werden in der Personaleinsatzplanung (PEP) und im Terminkalender beim jeweiligen Mitarbeiter angezeigt. Somit hat man einen sehr guten Überblick über das Personal und kann dementsprechend besser planen.

Notwendige Einstellungen

Für die Nutzung des Tools Abwesenheitsanträge sind vorab einige Einstellungen notwendig.

Abwesenheitsanträge

Unter Einstellungen | Referenzen - Office | Personalreferenzen | Genehmigungsgruppen Abwesenheit ist es zunächst notwendig die Genehmigungsgruppen und deren Mitglieder anzulegen.

Mitglieder in der Gruppe sind diejenigen, welche nachher das Recht erhalten sollen, Abwesenheitsanträge zu genehmigen. Hier sollten also nicht sämtliche Mitarbeiter hinterlegt werden, sondern nur diejenigen, welche eine entsprechende Verantwortung erhalten sollen.

Abwesenheitsarten

Unter Einstellungen | Referenzen – Office | Personalreferenzen | Abwesenheitsarten lassen sich Abwesenheitsarten definieren, wobei hier zumindest die Arten Erholungsurlaub und Sonderurlaub angelegt werden sollten.

Feiertage

Für die Nutzung des Abwesenheitsantragsmoduls zum Genehmigen von Urlaub ist es notwendig die Feiertage für die zugehörigen Bundesländer zu pflegen.

In der Referenztabelle Einstellungen | Referenzen – Office | Personalreferenzen | Feiertage ist die Spalte Urlaubstage verfügbar.

Hierüber kann bestimmt werden, ob für einen Feiertagseintrag Kein Urlaubstag (Standard), ein Halber Urlaubstag oder ein Ganzer Urlaubstag angerechnet wird, wenn an diesem Tag Urlaub genommen wird.

Dies bedeutet, dass hier eingetragene Tage mit einer Angabe für Urlaubstage ungleich Kein Urlaubstag als Arbeitstage gewertet werden.

Für eine detaillierte Bestimmung von Feiertagen ist auf dem Register Office | Personal | Details I das Feld Bundesland vorhanden.

Wenn das Feld Bundesland gefüllt ist und zusätzlich die Option Homeoffice auf dem Register Office | Personal | Details I aktiviert ist, wird beim Ermitteln der Feiertage im Abwesenheitsantrag das Bundesland des Mitarbeiters und nicht das der Geschäftsstelle verwendet. Somit wird der Wohnort des Mitarbeiters für die Bestimmung der Feiertage herangezogen.

Grundeinstellungen

Unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II | Bereich 'Aktivitätsarten' ist die Auswahl einer Aktivitätsart für Urlaub und Krank erforderlich. Über die ausgewählte Aktivitätsart wird auch festgelegt in welcher Farbe die Abwesenheit / Urlaub in der Personaleinsatzplanung angezeigt wird.

Die entsprechende Aktivitätsart kann, sofern nicht bereits vorhanden unter Einstellungen | Referenzen | Office | CAS-Referenzen | Aktivitätsarten angelegt werden. Ist an dieser Stelle nichts oder eine 0 eingetragen, ist die Genehmigung eines Abwesenheitsantrages nicht möglich.

Persönliche Einstellungen

Unter Einstellungen | Persönlich | Register 'Abwesenheitsanträge' kann sich jeder Mitarbeiter die Art der Benachrichtigung für die Abwesenheits- / Urlaubsanträge einstellen. Hierfür stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung. Die Kombination aus beiden ist ebenfalls möglich.

Per esoffice

Mit dieser Einstellung wird das Erscheinen eines Pop-Up-Fensters aktiviert. Für den Antragsteller wird erst beim Erreichen eines endgültigen Status für einen Abwesenheitsantrag ein Pop-Up-Fenster angezeigt.

Per E-Mail

Mit dieser Einstellung kann eine E-Mail an den Antragsteller (beim Erreichen eines endgültigen Status für einen Abwesenheitsantrag – zum Beispiel Angenommen / Abgelehnt) und / oder die Genehmigungsgruppenmitglieder versendet werden.

Die Benachrichtigungen über neue Abwesenheitsanträge werden über den Businessserver per E-Mail versendet.

Textbausteine für Abwesenheitsbenachrichtigungen

Für den Versand von Abwesenheitsanträgen per E-Mail können Textbausteine verwendet werden, bei diesen über die Variablenlogik (<Tabellename.Feldname>) auf Felder aus der esoffice-Datenbank zugegriffen werden.

Unter Einstellungen | Allgemein | Parameter I - Bereich 'Abwesenheitsanträge' kann jeweils ein Textbaustein für den Betreff und Text der zu sendenden E-Mail hinterlegt werden.

Dabei stehen folgenden Tabellen für die Variablen zur Verfügung

• UrlbAntr (Abwesenheitsanträge / Urlaubsanträge)

• Personal

• Personal.Status (Personal Status -> Personal über PersNrStatus in UrlbAntr)

• UrlbArt (Abwesenheitsart / Urlaubsart)

• UrlbArtB (Beschriftung Abwesenheitsart / Urlaubsart)

• Termine

Hier kann auch die <sql. ... > Logik verwendet werden.

Beim Versand der E-Mails über den esBusinessserver-Dienst gibt es die Möglichkeit in den Variablen der über den Platzhalter <sql.> ein SQL-Statement einzubetten.

Dabei wird der auf SQL. folgende Text als SQL-Befehl interpretiert. Es ist notwendig, dass der Parameter :lfdnr (laufende Nummer des Abwesenheitsantrags aus der Tabelle UrlbAntrg) im SQL enthalten ist.

An der entsprechenden Stelle werden die Ergebnisfelder des SQL-Befehls aneinandergereiht ausgegeben.

Folgendes Beispiel sollen dies verdeutlichen:

<sql.select beginndat, endedat from urlbantr where lfdnr = :lfdnr>

Siehe auch SQL-Variablen erstellen und testen

Textbaustein-Beispiele für Abwesenheitsanträge / Urlaubsanträge

<Personal.Vorname> <Personal.Firma1> hat vom <urlbantr.beginndat> bis zum <urlbantr.endedat> <urlbartb.bezeichnung> beantragt.

Der <urlbartb.bezeichnung> vom <urlbantr.beginndat> 
bis zum <urlbantr.endedat> wurde 
<sql.SELECT CASE 
  WHEN Status = 1 THEN 'angelegt'
  WHEN Status = 2 THEN 'abgelehnt'
  WHEN Status = 3 THEN 'teilweise genehmigt'
  WHEN Status = 4 THEN 'genehmigt'
  WHEN Status = 5 THEN 'widerrufen'
 END AS Urlaubsstatus
FROM URLBANTR
WHERE LfdNr = :LfdNr>

<sql.Select max(urlangrp.datgeprueft),urlangrp.persnrgeprueft,personal.firma1  from urlangrp,personal
where lfdnr = (select lfdnr from URLBANTR WHERE LFDNR = :LFDNR)
and urlangrp.PERSNRGEPRUEFT=personal.PERSONALNR
group by urlangrp.persnrgeprueft,personal.firma1
order by max(urlangrp.datgeprueft) desc>

<sql.Select max(urlangrp.datgeprueft),personal.firma1  from urlangrp,personal
where lfdnr = (select lfdnr from URLBANTR WHERE LFDNR = :LFDNR)
and urlangrp.PERSNRGEPRUEFT=personal.PERSONALNR
group by personal.firma1
order by max(urlangrp.datgeprueft) desc>

Siehe auch Abwesenheitsanträge und Textbausteine

Notwendige Angaben im Personalstamm

Für die einzelnen Mitarbeiter werden für die Abwesenheitsanträge noch zusätzliche Informationen benötigt, die im Personalstamm (Office | Personal) hinterlegt werden.

Zuordnung Abwesenheitsgehmigungsgruppen

Auf dem Register Office | Personal | Details I - Unterregister 'Abwesenheitsgenhm. Grp.' werden die Abwesenheitsgenehmigungsgruppen hinterlegt, denen ein Mitarbeiter zugeordnet werden soll. Das bedeutet, dass es erforderlich ist, dass mindestens ein Mitglied der Genehmigungsgruppe(n) den Abwesenheitsantrag dieses Mitarbeiters genehmigt. Siehe Einstellungen | Referenzen – Office | Personalreferenzen | Genehmigungsgruppen Abwesenheit.

Abwesenheitsanträge für andere Mitarbeiter können die Mitglieder einer Genehmigungsgruppe anlegen, sofern bei den Mitarbeitern diese Abwesenheitsgenehmigungsgruppe hinterlegt ist.

Sind hier im Personalstamm mehr als eine Genehmigungsgruppe hinterlegt, ist es notwendig, dass mindestens ein Mitglied JEDER Genehmigungsgruppe den Antrag genehmigt. Hier ist eine Mehrfachgenehmigung des Abwesenheitsantrages erforderlich.

Die folgenden Einstellungen können für die einzelnen Abwesenheitsgenehmigungsgruppen noch festgelegt werden:

Fehlzeiten

Damit der Resturlaub berechnet werden kann, ist es notwendig auf dem Register Office | Personal | Fehlzeiten - Bereich 'Jahresurlaub' den entsprechenden Jahresurlaub für jeden Mitarbeiter anzulegen.

Jahr

Die Spalte Jahr gibt das jeweilige Jahr für den Urlaub an.

Jahresurlaub

In der Spalte Jahresurlaub wird der Jahresurlaub, den der Mitarbeiter in dem angegebenen Jahr nehmen kann, festgelegt und wird zunächst manuell gefüllt.

Bereich Übertrag

Der Bereich Übertrag enthält die Felder Rest Vorjahr, Geprüft, zu nehmen bis und genommen.

Rest Vorjahr

Urlaub, der im vorhergehenden Jahr nicht genommen wurde.

Geprüft

Die Anzahl der aus dem Vorjahr übernommen Tage wurde geprüft und für korrekt erklärt. Diese Option wird manuell aktiviert.

Zu nehmen bis

Das Datum im aktuellen Jahr, bis zu dem der übertragene Vorjahresurlaub genommen werden muss. Das Datum gibt den ersten Tag an, an dem der Vorjahresurlaub nicht mehr gültig ist.

Genommen

Die Anzahl der Urlaubstage, die in den Zeitraum 01.01.<Jahr> bis zu nehmen bis fallen. Dies bedeutet, dass hier nur die genommenen Tage des Restes des Vorjahres angezeigt werden.

Gesamturlaub

Gesamturlaub ist die zuerst einmal die Summe des Jahresurlaubs. Falls das heutige Datum kleiner dem Datum aus zu nehmen bis ist, wird der Wert aus dem Feld Rest Vorjahr hinzugerechnet.

Resturlaub

Die Spalte Resturlaub zeigt den noch verbleibenden Jahresurlaub an, der sich bei Nutzung des Moduls Abwesenheitsanträge dann automatisch errechnet.

Auf dem Register Office | Personal | Liste können über das Kontextmenü, welches per Rechtsklick erreichbar ist, die Menüpunkte Jahresurlaub anlegen und Resturlaub berechnen erreicht werden, wodurch für alle Mitarbeiter einer Geschäftsstelle der Jahresurlaub angelegt oder der Resturlaub berechnet wird. Dabei wird die Geschäftsstelle des ausgewählten Mitarbeiters verwendet. Beide Funktionen greifen nur, wenn bereits mindestens ein Jahresurlaubseintrag unter den Fehlzeiten vorhanden ist.

Siehe auch Urlaubsberechnung

Anwenderberechtigungen

Grundsätzlich ist das Modul Abwesenheitsanträge für jeden Mitarbeiter mit einem Zugang zu esoffice erreichbar. Ein Genehmigen, Ablehnen oder Widerrufen der Abwesenheitsanträge ist jedoch nur den Mitgliedern in entsprechenden Genehmigungsgruppen möglich.

Zusätzlich gibt es aber noch die Möglichkeit der weiteren Einschränkung dieses Moduls durch Berechtigungen, welche wie gewohnt über Einstellungen | Anwender-Berechtigungen vergeben werden können:

Bearbeiten eines Abwesenheitsantrages

Auf dem Register Tools | Abwesenheitsanträge | Liste werden alle eigenen Abwesenheitsanträge und die der Mitarbeiter, die in derselben Genehmigungsgruppe sind, angezeigt.

Bedeutung der Spalten

Die Spalten in der Abwesenheitstabelle haben folgende Bedeutung:

Arbeitstage

Die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage, welche in die Abwesenheit fallen.

Urlaubstage - Beantragt

Dieser Wert ist gleich der Spalte Arbeitstage, sofern in der Abwesenheitsart weder Sonderurlaub noch Ohne Genehmigung gesetzt ist. Ansonsten ist der Wert 0.

Urlaubstage - Abgezogen

Urlaubstage die nicht angerechnet wurden, zum Beispiel wenn während eines mehrtägigen Urlaubs der Mitarbeiter einige Tage krank ist.

Urlaubstage - Genommen

Dies ist der Wert der beantragten Tage (Urlaubstage - Beantragt) abzüglich der Spalte Urlaubstage - Abgezogen.

Genehmigung / Ablehnung von Abwesenheitsanträgen

Nachdem ein Abwesenheitsantrag angelegt wurde, ist sein Status Angelegt. Nun kann er entweder abgelehnt oder genehmigt werden.

Ein Antrag ist erst dann vollständig genehmigt, wenn ALLE Genehmigungsgruppen diesen Antrag genehmigt haben. Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen vorhanden, so erhält er den Status Teilw. genehmigt.

Ein Mitglied der Genehmigungsgruppe kann die Genehmigung so lange zurücknehmen, bis der Antrag vollständig genehmigt ist. Ist ein Abwesenheitsantrag noch nicht vollständig genehmigt, kann der Antrag von einer Genehmigungsgruppe noch abgelehnt werden.

Eigene Abwesenheitsanträge können Sie löschen, solange der Antrag noch nicht vollständig genehmigt worden ist.

Wird ein Antrag von einer Genehmigungsgruppe abgelehnt, obwohl schon von dieser Gruppe eine Genehmigung vorhanden ist, wird die Genehmigung erst zurückgenommen und dann der Antrag abgelehnt. Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender / Personaleinsatzplanung eingetragen.

Für die Ansicht in der Personaleinsatzplanung steht der Filter Abw. G. Gr. Zur Verfügung.

Wenn eine Abwesenheitsgenehmigungsgruppe (Urlaubsgenehmigungsgruppe) ausgewählt wurde und danach gefiltert wird, werden nur die Mitarbeiter angezeigt, die Mitglieder dieser Abwesenheitsgenehmigungsgruppe sind. (Einstellungen | Referenzen – Office | Personalreferenzen | Genehmigungsgruppen Abwesenheit -> Mitglieder).

Siehe auch

• Abwesenheitsantrag anlegen

• Abwesenheitsantrag genehmigen

• Urlaubsberechnung

Register 'Tools | Abwesenheitsanträge | Liste'

Abhängig von den dem Benutzer zugeordneten Berechtigungen und der Zugehörigkeit zu Abwesenheitsgenehmigungsgruppen wird die Liste der auf dem Register Tools | Abwesenheitsanträge | Liste der angezeigten Abwesenheitsanträge gefiltert.

• Ist die Berechtigung 560 - Abwesenheitsanträge - Alle sehen einem Mitarbeiter zugeordnet, werden alle Abwesenheitsanträge für alle Mitarbeiter angezeigt, bei denen bei der Abwesenheitsart nicht die Option ohne Genehmigung aktiviert ist.

• Ist die Berechtigung 54 - Personal - Fehlzeiten vorhanden, werden alle Abwesenheitsanträge für alle Mitarbeiter angezeigt, bei denen bei der Abwesenheitsart die Option ohne Genehmigung aktiviert ist.

• Ist die Berechtigung 563 - Abwesenheitsanträge - Details sehen vorhanden, werden alle Abwesenheitsanträge der Mitarbeiter angezeigt, bei denen bei der Abwesenheitsart die Option ohne Genehmigung aktiviert ist und der Benutzer berechtigt ist, den Abwesenheitsantrag des Mitarbeiters zu sehen. Es ist notwendig, dass der Benutzer Mitglied einer Genehmigungsgruppe ist, die dem Mitarbeiter des Abwesenheitsantrags zugeordnet ist.

• Das Anlegen, Ändern und Löschen von Abwesenheitsanträgen ist von der Zugehörigkeit zu Genehmigungsgruppen und der Berechtigung 54 - Personal - Fehlzeiten abhängig.

Filter

Über die Schnellfilter können Sie die Liste der Abwesenheitsanträge auf dem Register Tools | Abwesenheitsanträge | Liste entsprechend einschränken.

Die Filter können miteinander kombiniert werden.

Filter 'Status'

Einem Abwesenheitsantrag wird je nach Bearbeitungs- / Genehmigungsfortschritt ein Status zugewiesen werden. Sie können sich entweder alle Abwesenheitsanträge oder Anträge mit einem bestimmten Status anzeigen lassen.

Alle

Es werden alle Abwesenheitsanträge unabhängig von ihrem Status angezeigt.

Angelegt

Wird ein Abwesenheitsantrag von einem Mitarbeiter gestellt, wird der Status Angelegt zugewiesen. Nun kann er entweder abgelehnt oder genehmigt werden.

Teilw. genehmigt

Ein Antrag ist erst dann vollständig genehmigt, wenn ALLE Genehmigungsgruppen diesen Antrag genehmigt haben. Ist mindestens eine, aber sind noch nicht alle Genehmigungen vorhanden, so erhält er den Status Teilw. genehmigt.

Genehmigt

Ein Antrag erhält den Status Genehmigt, wenn ALLE Genehmigungsgruppen diesen Antrag genehmigt haben. Ein Mitglied der Genehmigungsgruppe kann die Genehmigung so lange zurücknehmen, bis der Antrag vollständig genehmigt ist.

Wird die letzte Genehmigung von einer Gruppe erteilt, so wird der Antrag genehmigt und als Termin in den Kalender / Personaleinsatzplanung eingetragen.

Abgelehnt

Ist ein Abwesenheitsantrag noch nicht vollständig genehmigt, kann der Antrag von einer Genehmigungsgruppe noch abgelehnt werden. Wird ein Antrag von einer Genehmigungsgruppe abgelehnt, obwohl schon von dieser Gruppe eine Genehmigung vorhanden ist, wird die Genehmigung erst zurückgenommen und dann der Antrag abgelehnt.

Der Antrag erhält dadurch den Status Abgelehnt.

Widerrufen

Vollständig genehmigte Abwesenheitsanträge können nur noch von Mitgliedern der Genehmigungsgruppen widerrufen werden. Ein genehmigter Abwesenheitsantrag kann nur widerrufen werden, wenn der Beginn der Abwesenheit in der Zukunft liegt. (Tag bezogen).

Wird ein Abwesenheitsantrag widerrufen, wird der entsprechende Eintrag im Terminkalender entfernt und dem Abwesenheitsantrag wird der Status Widerrufen zugewiesen.

Filter 'Zu genehmigen'

Der Filter Zu genehmigen zeigt alle Abwesenheitsanträge an, die vom Benutzer zu genehmigen sind.

Filter 'Zur Kenntnis'

Der Filter Zur Kenntnis zeigt alle Abwesenheitsanträge an, die der Benutzer zur Kenntnis nehmen soll.

Bei Änderung der Daten eines Abwesenheitsantrags (Personalnummer, Beginn-Datum, End-Datum, Anzahl Tage, Abwesenheitsart) wird der esBusinessserver benachrichtigt und ggf. Benachrichtigungen versendet.

Filter 'Personalstatus'

Sie können die Liste der Abwesenheitsanträge entsprechend dem Personalstatus des Mitarbeiter (Aktiv / Inaktiv) einschränken.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

• Alle

• Aktiv

• Inaktiv

Filter 'Abteilung'

Über diesen Filter können Sie sich die Abwesenheitsanträge einer bestimmten Abteilung für die ausgewählte Geschäftsstelle anzeigen lassen.

Die Abteilung kann jedem Mitarbeiter im Personalstamm unter Office | Personal | Details I zugewiesen werden.

Filter 'Jahr'

Als Vorgabe werden die Abwesenheitsanträge für das laufende Jahr angezeigt. Über diesen Filter können Sie sich auch die Anträge anderer Jahre anzeigen lassen.

Ist im Filter Jahr kein Wert eingetragen, werden alle verfügbaren Abwesenheitsanträge angezeigt.

Bedeutung der Spalten

Die Spalten in der Abwesenheitstabelle haben folgende Bedeutung:

Arbeitstage

Die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage, welche in die Abwesenheit fallen.

Urlaubstage - Beantragt

Dieser Wert ist gleich der Spalte Arbeitstage, sofern in der Abwesenheitsart weder Sonderurlaub noch Ohne Genehmigung gesetzt ist. Ansonsten ist der Wert 0.

Urlaubstage - Abgezogen

Urlaubstage die nicht angerechnet wurden, zum Beispiel wenn während eines mehrtägigen Urlaubs der Mitarbeiter einige Tage krank ist.

Urlaubstage - Genommen

Dies ist der Wert der beantragten Tage (Urlaubstage - Beantragt) abzüglich der Spalte Urlaubstage - Abgezogen.