Vertragsrechnungen

Über den Menüpunkt Service | Vertragsrechnungen können Sie sich die Vertragsrechnungen anzeigen lassen.

Bei der Anzeige der Rechnungen wird auch die Auswahl der Geschäftsstellen unterstützt.

Dabei kann zwischen allen Geschäftsstellen und der derzeit aktiven Geschäftsstelle unterschieden werden. Somit wird zum Beispiel das Suchen nach bestimmten Rechnungen wesentlich vereinfacht.

Funktionen

In der Listenansicht können über die rechte Maustaste je nach Modul zwei verschiedene Kontextmenüs zur Verfügung:

Funktionen zur Ansicht / Layout

Das Kontextmenü mit Funktionen zur Ansicht / Layout wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über der Überschriftenzeile gedrückt wird. Je nach Modul stehen auch modulabhängige Funktionen im Kontextmenü zur Verfügung.

Kontextmenü in der Listenansicht (Beispiel Artikel / Leistungen)

Modulabhängige Funktionen

Das Kontextmenü mit modulabhängigen Funktionen wird aufgerufen in dem die rechte Maustaste über einer Datenzeile / Datensatz gedrückt wird.

Layout

 

Bei den jeweiligen Layout-Funktionen des Kontextmenüs auf dem Register Liste ist zu beachten, dass bei den Funktionen Layout laden, Layout speichern und Layout zurücksetzen das Layouts einer Liste / Tabelle zusätzliche Filtereinstellungen wie die Geschäftsstelle, Verkäufer, der Status, etc. ebenfalls mitberücksichtigt werden.

Layout laden

Mit der Funktion Layout laden kann ein gespeichertes Listenlayout erneut aufgerufen werden. Dieses individuell geänderte Layout (Spaltenbreite und Reihenfolge) wird geladen und auch bei einem Fensterwechsel automatisch beibehalten. Auch hier erfolgt der Aufruf der Funktion über die rechte Maustaste in den einzelnen Tabellen.

Layout speichern

Werden im esoffice Daten in Listen- bzw. Tabellenform angezeigt (zum Beispiel Register Office | Kunden | Liste), ist es möglich, die Reihenfolge und die Spaltenbreite der jeweiligen Liste zu verändern.

Mit der Funktion Layout speichern kann das geänderte Listenlayout gespeichert werden. Das geänderte Layout wird für jeden Benutzer getrennt verwaltet. So ist es möglich, eine individuelle Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die Menüpunkte für die Layoutspeicherung und das Laden von Layouteinstellungen wird jedoch nicht in diesem Menüpunkt aktiviert, sondern erfolgt direkt über die einzelnen Tabellen im Programm esoffice.

Über die rechte Maustaste erscheint in den einzelnen Tabellen ein Kontextmenü, über das die Speicherung vorgenommen werden kann. Das Speichern eines Listenansicht-Layoutes funktioniert auch bei den Standard-Auswahldialogen im Programm esoffice.

 

Zusätzlich zur Speicherung des Listen Layouts (Layout speichern) werden auch noch folgende Einstellungen mitgespeichert:

  • Spaltenreihenfolge

  • Angezeigte Spalten

  • Geschäftsstellenfilter

  • Filter Eigene Personalnummer

  • Such-Operator

  • Ausgewähltes Feld für die Suche (Suchfeld)

  • Suchmodus

  • Einstellung für die Automatische Suche

Layout zurücksetzen (Originalformat)

Mit der Funktion Layout zurücksetzen ist es möglich, das Original-Tabellenformat (Spaltenbreite und Reihenfolge) wiederherzustellen. Auch die Filter- und Sucheinstellungen werden wieder auf die Basiswerte zurückgesetzt.

 

Individuell eingestellte Tabellenformate gehen dabei nicht verloren und können über Layout laden erneut aufgerufen werden. Jedoch lässt sich bei jeder Tabelle nur ein individuelles Format hinterlegen.

Gehe zu

Über die Schaltfläche / den Menüeintrag Gehe zu oder das Symbol in der Symbolleiste kann zu den verschiedenen anderen abhängigen Modulen gesprungen werden (abhängig von Lizenz und Berechtigung).

Siehe auch Sprungfunktion / Gehe zu

Zurück

Über die Schaltfläche Zurück oder das Symbol in der Symbolleiste kann nach einem erfolgten Sprung zum jeweils vorhergehenden Formular / Modul zurückgesprungen werden.

Der letzte Sprung wird ganz oben in der Liste angezeigt.

 

Es stehen maximal 10 Formulare / Module für die Zurück-Funktion zur Verfügung.

Siehe auch Sprungfunktion / Gehe zu

Export (Liste speichern als ...)

In der Listenansicht der einzelnen Module (Register Liste, zum Beispiel Office | Bedarfer | Liste) können die angezeigten Datensätze als Datei zur beliebigen Weiterverarbeitung gespeichert werden.

Dabei können die Daten wie sie in der Listenansicht zu sehen sind (Spalten, Filter, Suchergebnis, Sortierung), in die zur Verfügung stehenden Dateiformate exportiert werden.

 

Für die Verwendung dieser Funktion wird die Berechtigung 400 - Listengitterexport benötigt.

 

Wir empfehlen den Export an dieser Stelle immer mit einer gefilterten Liste vorzunehmen. Ein Massenexport von Daten sollte direkt von Ihrem Administrator über die Datenbank erfolgen.

Weitere Hinweise dazu finden Sie hier: esdbm | SQL Abfrage - Abfrageergebnis speichern.

Siehe auch Datenexport / Listengitter-Export

Oberhalb der Register werden verschiedene Filtermöglichkeiten bereit gestellt, um die angezeigte Datenmengen einzuschränken.

Bei der Nutzung der Geschäftsstellen-Funktionalität werden im Bereich Filter Geschäftsstellenfilter als Schaltfläche angezeigt.

 

Um Geschäftsstellen anlegen und nutzen zu können, ist je Geschäftsstelle eine Lizenz esGeschäftsstelle erforderlich.

Es gibt eine Schaltfläche zum Filtern nach der aktuellen Geschäftsstelle (ist beim Öffnen der jeweiligen Ansicht standardmäßig aktiviert) und eine Schaltfläche zum Filtern nach allen eigenen Geschäftsstellen, denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist.

Der Zustand der Geschäftsstellenfilter wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern)

Aktuelle Geschäftsstelle

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

 

Standard ab esoffice Version 12.50

Wird ein Modul oder eine Liste aufgerufen, in dem noch kein Layout gespeichert wurde, wird als Voreinstellung der Filter Aktuelle Geschäftsstelle gesetzt. Dies erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit, da nur die Daten einer Geschäftsstelle geladen werden.

Bei Bedarf können Sie den Filter ändern und mit dem Layout speichern.

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

Alle (eigenen) Geschäftsstellen

Filter aktiv (Schaltfläche gedrückt)

Filter nicht aktiv (Schaltfläche nicht gedrückt)

 

Wenn unter Einstellungen | Allgemein | Adresse - Bereich 'Geschäftsstelle') keine Geschäftsstelle hinterlegt ist oder keine weitere Geschäftsstelle vorhanden ist bzw. Geschäftsstelle 0 (Null) ausgewählt wurde, wird der Geschäftsstellenfilter nicht mehr angezeigt.

Siehe auch Filter Geschäftsstelle / Eigene Personalnummer

Schnellfilter

Schnellfilter helfen Ihnen – wie der Name schon sagt – dabei, die gesuchten Informationen schneller zu finden. Es werden also nur die Datensätze angezeigt, welche die hinterlegten Kriterien wie zum Beispiel den Kundenstatus erfüllen.

Filter-Einstellung

In den esoffice-Grundeinstellungen unter Einstellungen | Persönlich - Darstellung Filter können Sie einstellen, wie sich die Schnellfilter verhalten sollen.

 

Die Filtereinstellung kann jeder Mitarbeiter individuell für seine Anforderung anpassen.

Dabei haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:

mit 'aktiv' Schalter und automatisch Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird die Option und damit der Schnellfilter aktiviert.

mit 'aktiv' Schalter und manuellem Aktivieren

Die Option zum Aktivieren des Schnellfilters wird vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, ist die manuelle Aktivierung des Schnellfilters durch Anklicken der Option erforderlich.

ohne 'aktiv' Schalter

Es wird keine Option zum Aktivieren des Schnellfilters vor dem Filter-Namen angezeigt.

Wird im Schnellfilter eine Auswahl getroffen, zum Beispiel ein Status ausgewählt, wird der Filter sofort angewandt.

Es stehen die Optionen gleich (=), ungleich (<>), kleiner (<), kleiner gleich (<=), größer (>) und größer gleich (>=) zur Verfügung.

Wählen Sie anschließend das gewünschte Kriterium aus, nach dem gefiltert werden soll (Beispiel Kunden-Status). Je nach persönlicher Filter-Einstellung wird der Filter durch Auswahl des Kriteriums sofort aktiviert.

Standardmäßig ist kein Filter gesetzt.

Filter

Weitere Filteroptionen

Außer den Basis-Filtern, stehen Ihnen auch erweiterte komplexe Filteroptionen zur Verfügung, siehe auch Filter bearbeiten

Es besteht die Möglichkeit zwischen inkrementeller und Filter Suche zu wechseln.

 

In einigen Modulen (zum Beispiel Service | Helpdesk) steht auch noch die Volltextsuche für die Suche in den Fließtextfeldern zur Verfügung.

Filter Suche

Bei der Filter Suche wird die Anzeige der Datenmenge auf Datensätze mit entsprechenden Treffern eingeschränkt.

Die Filter Suche bietet mehrere Suchoperatoren, die bei der Suche angewandt werden können.

Die zur Verfügung stehenden Operatoren sind abhängig von Feldtyp.

Das Suchfeld und der Such-Operator werden beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern)

Die folgenden (Kriterium-) Operatoren können eingesetzt werden:

 

Abhängig von Typ des ausgewählten Feldes sind nur bestimmte Operatoren verfügbar.

 

Mehrere Suchbegriffe durch Leerzeichen getrennt

Soll nach einem Suchbegriff mit exakt aufeinander folgenden und durch Leerzeichen getrennten Begriffen gesucht werden, ist es notwendig diese Begriffe in Anführungszeichen (") / Hochkommata (') zu setzen.

Beispiel:

"es2000 Osnabrück"

ist gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (exakte Übereinstimmung).

ist ungleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist nicht gleich dem eingegebenen Such- / Filterbegriff (keine Übereinstimmung).

ist kleiner als

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist kleiner / gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist kleiner oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist größer

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist größer / gleich

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes ist größer oder gleich als der eingegebene Such- / Filterbegriff.

ist leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes leer ist.

ist nicht leer

Prüft, ob der Feldinhalt des ausgewählten Feldes nicht leer ist.

beginnt mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

beginnt nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes beginnt nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

enthält beliebige

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit ODER verknüpft.

enthält alle

Bei der Suche nach mehreren Teilworten werden die einzelnen Wörter mit UND verknüpft.

 

Unterschied von enthält beliebige und enthält alle

Suche nach Hallo Welt im Feld Matchcode):

enthält beliebige

Findet alle Datensätze, die entweder Hallo oder Welt im Feld Matchcode beinhalten.

enthält alle

Findet nur Datensätze in denen im Feld Matchcode beide Teilwörter (Hallo, Welt) vorkommen.

enthält nicht

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes enthält dem eingegebenen Text nicht als Teiltext.

endet mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

endet nicht mit

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes endet nicht mit dem eingegebenen Such- / Filterbegriff.

entspricht (Muster)

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht dem eingegebenen Muster.

 

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

entspricht nicht (Muster)

Der Feldinhalt des ausgewählten Feldes entspricht nicht dem eingegebenen Muster.

 

Platzhalter Zeichen für Mustersuche

% (Prozentzeichen)

Das Zeichen % kann als Platzhalter für beliebige Zeichen eingegeben werden.

So findet N%a% die Werte Nass oder auch Nikolaus.

_ (Unterstrich)

Das Zeichen _ kann als Platzhalter für genau ein beliebiges Zeichen eingeben werden.

So findet N_s% den Wert Nass aber nicht den Wert Nikolaus, da bei dem Wert Nikolaus zwischen dem N und dem s mehrere Buchstaben vorhanden sind.

Filter Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Filter Suche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag als Filter.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Groß- / Kleinschreibung beachten

Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird bei der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung des Suchbegriffs beachtet. Nur wenn die Groß- / Kleinschreibung des Suchbegriffs mit dem Feldinhalt übereinstimmt, wird dieser als Suchergebnis angezeigt.

Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), wird der Filter Suche die Groß- und Kleinschreibung nicht beachtet.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Automatisch suchen (Verzögerung x Sekunde(n))

Wenn diese Option aktiviert ist (Häkchen gesetzt), wird die Suche mit einer Verzögerung automatisch während der Eingabe des Suchbegriff gestartet.

Unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche kann je Tabelle die Suchverzögerung im Feld Verzög. (ms) in Millisekunden eingetragen werden. Ist dort kein Wert eingetragen, wird eine Suchverzögerung von 1 Sekunde verwendet. Siehe auch Verzög. (ms) Suchverzögerung.

Ist die Option nicht aktiviert (kein Häkchen vor dem Eintrag), kann die Suche durch Betätigen des Lupen-Symbols oder durch die Enter-Taste gestartet werden.

Diese Einstellung wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Filter Suche stehen zusätzlich die Feldauswahlen Alle Felder, Alle Textfelder, Alle Nummernfelder und Alle Datumsfelder zur Verfügung. Diese Felder können je Tabelle individuell ausgeblendet werden. Aktivieren Sie dazu unter Einstellungen | Such- und Filtereinstellungen im Bereich Suche die Option Keine Muster.

Siehe auch Keine Muster.

Das ausgewählte Feld wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Volltextsuche

Bei der Volltextsuche kann in den Fließtextfelder nach einem oder mehreren Suchbegriffen gesucht werden. Die Suchergebnisse werden in einem separaten Fenster angezeigt.

Die Volltextsuche steht zum Beispiel im Modul Service | Helpdesk für die Suche innerhalb der Servicecalls zur Verfügung.

Volltext-Suche aktivieren / Suchoptionen

Die Volltextsuche aktivieren Sie mit einem Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts neben dem Suchfeld und wählen den Eintrag Volltext.

Der ausgewählte Suchmodus wird beim Speichern der Listenansicht mit gespeichert (Layout speichern).

Feldauswahl

Es kann ein Feld ausgewählt werden, indem die Suche durchgeführt werden soll.

In der Volltextsuche wird automatisch in den allen Fließtextfeldern gesucht.

Operatoren Volltextsuche

Bei der Volltextsuche steht nur der Operator Beinhaltet zur Verfügung, dabei wird der Feldinhalt nach dem eingegebenen Text als Teiltext durchsucht.

Suchtext

Hier kann der zu suchende Text eingegeben werden. Ist kein Text eingegeben wird der Text Suchen ... angezeigt.

Um die Suche zu starten, können Sie die <Enter>-Taste drücken oder klicken Sie auf das Lupen-Symbol .

Nach dem Start der Volltextsuche wird ein separates Dialogfenster mit vorbelegtem Suchbegriff und weiteren Suchoptionen geöffnet.

Suchbegriffe

Tragen Sie im Feld Suchbegriffe die zu suchenden Begriffe ein. Sollen gleichzeitig mehrere Suchbegriffe eingegeben werden, sind diese durch eine Leerstelle voneinander zu trennen.

Suchart

Mit der Suchart können Sie noch festlegen, ob alle eingegebene Suchbegriffe für ein Suchergebnis erforderlich sind (Option Alle Begriffe sollen vorhanden sein) oder ob ein Suchbegriff für ein Suchergebnis ausreicht (Option Mindestens ein Begriff soll vorhanden sein).

Suche starten / Schaltfläche Suchen

Über die Schaltfläche Suchen startet der Suchlauf in allen relevanten Daten- und Textfeldern.

Werden entsprechende Eintragungen in der Datenbank mit den eingegebenen Suchbegriff gefunden, werden diese innerhalb Suchfenster unterhalb der Optionen als Liste angezeigt.

Ergebnis der Tabelle … anzeigen

Im Auswahlfeld Ergebnis der Tabelle … anzeigen werden alle Datenbank-Tabellen aufgelistet, in denen die Suchbegriffe enthalten sind.

Durch einfaches Anklicken der entsprechenden Tabelle wird diese aufgerufen. Nun kann man in den entsprechenden Memo-Feldern durch einen Doppelklick dessen Text aufrufen und betrachten.

Zum Datensatz springen

Über die Schaltfläche Zum Datensatz springen wird der aktuelle Datensatz geöffnet.

Die Suchergebnisse bleiben so lange erhalten und können zum Beispiel durch erneutes Drücken der Suchen-Schaltfläche wieder aufgerufen werden, bis man die Schaltfläche Schließen drückt.

Filter (Suchergebnis filtern)

Werden zu viele Ergebnisse angezeigt, kann die erstellte Liste über weitere Filter eingeschränkt werden. Hierfür stehen die Filter Datum und die Datensatzanzahl beschränken zur Verfügung.

Datum von / bis

Über das Datum kann eine Selektion nach dem Angelegt am-Datum erfolgen. Hierfür stellen Sie entweder einen Zeitraum von – bis ein oder einen bestimmten Tag (gleiches Datum in beiden Feldern). Wird nur ein Datum in einem der beiden Felder eingetragen, so wird entweder vom eingetragenen bis zum heutigen Datum oder nur bis zum eingetragenen Datum im bis-Feld gesucht.

Datensatzanzahl beschränken

Zusätzlich kann die Datensatzanzahl über die nächste Option eingeschränkt werden. Tragen Sie hierfür eine bestimmte Anzahl ins Eingabefeld ein.

Sollen die Filterkriterien angewendet werden, aktivieren Sie die entsprechenden Optionen und klicken Sie erneut auf die Suchen-Schaltfläche.

Um die Datensätze nach identischen Datensätzen einer Spalte zu gruppieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Variante 1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltenkopf und wählen den Eintrag Gruppierungsfeld.

Ziehen Sie nun die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste in das Gruppierungsfeld.

Variante 2

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü Nach dieser Spalte gruppieren aus.

Bei beiden Varianten werden die Daten nun nach dem gewählten Kriterium gruppiert dargestellt. Mit der rechten Maustaste kann im Gruppierungsfeld ein Kontextmenü mit weiteren Funktionen aufgerufen werden.

 

Module werden immer ohne Gruppierung geöffnet

Gruppierung erweitern

Sie können eine Gruppierung erweitern indem Sie bereits gruppierte Daten mit weiteren Kriterien weiter unterteilen. Ziehen Sie dazu weitere Spaltenüberschriften in das Gruppierungsfeld oder verwenden Sie den Kontextmenüeintrag Nach dieser Spalte gruppieren.

Die Werte einer Spalte können durch Klicken auf den Tabellenspaltenkopf auf- oder absteigend sortiert werden.

Kontextmenü

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf, stehen Ihnen im Kontextmenü weitere Funktionen zur Sortierung zur Verfügung.

Aufsteigend sortieren / Absteigend sortieren

Eine weitere Möglichkeit die Daten in der Listenansicht zu sortieren ist mit einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf im Kontextmenü Aufsteigend sortieren / Absteigend sortieren auszuwählen.

Sortierung entfernen

Hebt alle getroffenen Sortierungen auf.

Mehrfachsortierung von Spalten

Es können mehrere Spalten für die Sortierung ausgewählt werden, wenn bei der Auswahl der einzelnen Spalten die Shift -Taste gedrückt hält.

Die Reihenfolge der Spalten kann jeder Benutzer individuell festlegen. Zum Verschieben einer Spalte ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los (Drag-and-drop).

Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen.

Mit dieser Funktion kann die aktuell ausgewählte Spalte aus der Listen- / Tabellenansicht entfernt werden. Verwenden Sie die Funktion Layout speichern um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

 

Wird nach dem Ausblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte wieder angezeigt.

Ausgeblendete Spalten können über den Spalteneditor wieder eingeblendet werden.

Mit dieser Funktion können Sie ausgeblendete Spalten wieder in die Listen- / Tabellenansicht übernehmen. Dazu wird ein weiteres Fenster (Anpassen) angezeigt, in dem alle ausgeblendeten Spalten angezeigt werden.

Ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los ( Drag-and-drop). Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei grünen Pfeilen. Die Spalte wird dann an der Position unter dem Mauszeiger eingefügt.

Zum Ausblenden einer Spalte ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste in den Spalteneditor.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Tabellenansicht zu speichern.

 

Wird nach dem Einblenden einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Spalte nicht mehr angezeigt.

Bei Währungsfeldern kann noch die Ausrichtung der dargestellten Werte innerhalb Spalte eingestellt werden (Linksbündig, zentriert, rechtsbündig).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Ausrichtung dauerhaft zu speichern.

 

Wird nach dem Ändern der Ausrichtung einer Spalte das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Ausrichtung der Spalte zurückgesetzt.

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

 

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Optimale Breite (Alle Spalten)

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt für alle Spalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite (Alle Spalten).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

 

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Gruppierungssummen

Es kann eine Fußzeile zu den einzelnen Gruppierungen eingeblendet werden. In dieser können Anzahl der Datensätze und bei numerischen Feldern auch Summe / Minimalwert (Minwert) / Maximalwert (Maxwert) und Durchschnitt angezeigt werden.

Summenzeile anzeigen

Unter jeder Spalte kann in der Listenansicht eine Spaltenzusammenfassung angezeigt werden. Zum Konfigurieren dieser Spaltenzusammenfassung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü Summenzeile anzeigen aus. Unter der Datenliste wird ein Summenfeld angezeigt.

Mit einem Rechtsklick in dieses Feld kann der anzuzeigende Wert für diese Spalte ausgewählt werden. In dieser können Anzahl der Datensätze und bei numerischen Feldern auch Summe / Minwert / Maxwert und Durchschnitt angezeigt werden.

 

Weitere Funktionen zur Listenansicht werden unter Tabellen / Listenansicht (Grid) beschrieben.

Einzelrechnungen einer Gruppenrechnung anzeigen

Falls eine Rechnung für mehrere Verträge gebucht worden ist (Fakturierungsgruppen), können Sie über die Schaltfläche Vertragsrechnungen die einzelnen Vertragsrechnungen einsehen.

Aufteilungsbuchung einer Vertragsrechnung einsehen

Sind die Vertrags-Positionen beim Buchen der Rechnung auf verschiedene Konten aufgeteilt worden, können Sie über die Schaltfläche Aufteilung diese Aufteilung einsehen.

Drucken / Versenden einer Vertragsrechnung

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken / Senden, um für die aktuell markierte Vertragsrechnung eine Rechnung gemäß der eingestellten Versandart zu drucken / versenden. Benutzen Sie den Schaltfläche Vorschau, um sich eine Vorschau der Vertragsrechnung anzeigen zu lassen.

  2. Wählen Sie, sofern vorhanden, eine Druckvariante für die Vertragsrechnung aus.

  3. Klicken Sie anschließend auf OK.

Nach dem Druck wird die Vertragsrechnung auf Gedruckt gesetzt und erscheint dann nicht mehr in roter Farbe.

 

Wird die Schaltfläche Drucken / Senden ein weiteres Mal betätigt werden auch bereits gedruckte / versandte Rechnungen gegebenenfalls erneut versendet / gedruckt!

Um eine Rechnung zum Beispiel für die interne Ablage auszudrucken, können Sie die Schaltfläche Nur Drucken verwenden.

Nur Drucken

Bereits gedruckte Rechnungen können jederzeit nochmals über die Schaltfläche Nur Drucken ausgedruckt werden. Dabei wird die Versandart der bereits gebuchten Rechnungen ignoriert.

Dabei besteht auch die Möglichkeit der Mehrfachmarkierung von Rechnungen mit anschließendem Ausdruck.

 

Mehrfachauswahl / Markieren von Datensätzen

Bei gedrückter Strg-Taste können in der Liste mehrere Einträge mit der linken Maustaste selektiert werden.

Ein erneutes Ausführen dieses Vorgangs löscht die Markierung wieder.

Zuvor erscheint hierbei noch eine Sicherheitsabfrage

Sollen alle markierten Wartungsrechnungen wirklich gedruckt werden?

Lokal drucken

Über diese Option kann beim Versenden einer Vertragsrechnung, die für den elektronischen Versand vorbereitet wurde, zusätzlich ein lokaler Ausdruck erfolgen.

Zahlschein drucken

 

Die Funktion Zahlschein drucken ist für Kunden in der Schweiz vorgesehen

Beim Drucken von Vertragsrechnungen über Einzelfakturierung, Serienfakturierung oder Manuelle Rechnung im Vertrag oder über Übersicht Rechnungen steht jeweils die Option Zahlschein drucken zur Verfügung, falls für den Programmeinstiegspunkt Zahlschein in der Reportverwaltung ein Report registriert ist. Ist die Option aktiviert wird beim Drucken der Vertragsrechnungen direkt auch der Zahlschein für die jeweiligen Rechnungen gedruckt.

Dabei erscheint analog zum Druck über das Rechnungsausgangsbuch zunächst der Dialog Zahlschein drucken zur Auswahl der zugehörigen Bank und ggf. der Dialog zur Auswahl des Reports. Wenn mehrere Rechnungen hintereinander gedruckt werden, gelten die hier getroffenen Einstellungen für alle Rechnungen.

Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist und eine Rechnung über die Kalkulation oder im Vertragsmanagement per E-Mail versendet wird, dann wird bei aktivierter Option Zahlschein drucken auch der zugehörige Zahlschein als Anhang in die E-Mail eingefügt.

Ist die Grundeinstellung Dokumente zusammenführen (Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand') aktiv, dann wird der Zahlschein in das Rechnungsdokument integriert, ansonsten wird er als zusätzlicher Anhang hinzugefügt.

Wird die Rechnung nicht versendet, sondern gedruckt, dann werden Rechnung und Zahlschein bei aktiver Grundeinstellung Dokumente zusammenführen zu einem Druckauftrag zusammengefasst.

Zusätzliches zum Vertragsrechnungsreport

Geschäftsstellennummer (GS-Nr.)

Die Geschäftsstellennummer steht im Reportgenerator ebenfalls für diesen Report der Wartungsrechnungen zur Verfügung.

Tages- / Monatspreis

Beim Drucken einer Vertragsrechnung kann auch der Tages- / Monatspreis im Wartungsreport mit ausgegeben werden. Dazu ist es erforderlich, dass in den Einstellungen | Allgemein | Darstellung III - Bereich 'Vertragsrechnung' die Option Tages- bzw. Monatspreis als Entgelt ausweisen aktiviert ist. Ist die Option aktiviert, wird aus Gesamtbetrag und Anzahl an Tagen bzw. Monaten der Tages- / Monatspreis errechnet und dieser im Wartungsreport ausgegeben.

Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IDNr.)

Bei der Erstellung von Varianten für Wartungsrechnungen steht im Reportgenerator auch die Umsatzsteueridentnummer des Kunden zur Verfügung. (Feld UmsatzStId in qyrVtrgFakt)

Zahlungsbedingungen

In der Tabelle tbZahlBTxt im Reportgenerator stehen darüber hinaus auch alle Felder der eigentlichen Zahlungsbedingungen zur Verfügung.

Kundendaten

Beim Drucken von Vertragsrechnungen kann auch auf die Kundendaten zugegriffen werden. Dafür steht das DataSet tbKunden zur Verfügung, mit dem auf die kompletten Kundendaten des Rechnungsempfängers zugegriffen werden kann.

Im Report wird der Rechnungsfusstext in einer Richtextkomponente ausgeben, damit im Text auch Variablen zum Zugriff auf die Kundendaten verwendet werden können (Variablen haben die Form %%tbKunden.Feldname%%).

Um die Variablen in einer bestehenden Variante zu nutzen, ist im Band für den Fußtext die alte Komponente zu entfernen und durch ein RichText-Feld (normal, nicht datensensitiv) zu ersetzen. Dabei ist dem RichText-Feld der Name QRDRichRecFussText zuzuweisen.

Vertragstexte

Im Reportgenerator steht für den internen Report Vertragsrechnung auch die Tabelle VTRGTEXT für die Vertragstexte zur Verfügung.

Varianten des Vertragsrechnungsreports

Es stehen grundsätzlich zwei Varianten des Vertragsrechnungsreports zur Verfügung, die über eine Datenbankeinstellung ausgewählt werden können.

Welche Variante im bei Ihnen im Einsatz ist, können Sie mit einer SQL-Abfrage im esdbm prüfen.

 

Bei der Nutzung von Einstellungs-Sets kann der Wert je Einstellungsset vorhanden sein.

Tabelle EINALLG

Feld EINALLGID = 10515

Wert EINALLGVALUE = 0 (Ältere Variante wird verwendet)

Wert EINALLGVALUE = 1 (Neuere Variante wird verwendet)

 

Die Umstellung sollte nur durch erfahrene Anwender (zum Beispiel dem Administrator) oder mit Unterstützung des Supports vorgenommen werden. Ist Ihr Vertragsrechnungsreport bereits individuell angepasst, wenden Sie sich für eine Umstellung an das Business Intelligence Team.

Haben Sie das esoffice schon längere Zeit im Einsatz könnte noch die ältere Variante bei Ihnen im Einsatz sein. Bei notwendigen Anpassungen des Vertragsrechnungs-Reports sollte vorzugsweise die neue Variante verwendet werden, insbesondere bei Anpassungen im Bereich der Vertragspositionen.