Kostencodes

Auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Kostencodes kann ein umfangreiches Projektcontrolling vorgenommen werden. Der Einsatz von zusätzlichen Tools, wie Exceltabellen, entfällt.

Alle wichtigen Kennzahlen eines Projektes (Cost-To-Go; IST-Kosten geschlüsselt nach Kostencode (Kostenträger / Kostenstelle) und Gemein / Einzelkosten) sind auf einem Blick sichtbar.

Ebenfalls können Forecastbetrachtungen seitens des Projektleiters durchgeführt werden bis hin zu einer Betrachtung der Entwicklung des Deckungsbeitrags 1- und Deckungsbeitrags 2-Betrages.

Wird zum Beispiel mit der Einstellung 3 Monate gearbeitet, werden in der Tabelle zusätzlich die Spalten für den Forecast angezeigt. Siehe hierzu auch unter Einstellungen | Allgemein | Aufträge - Mit Kostencodes.

Kostencodes mit Forecastaufteilung für 3 Monate

Mit der Grundeinstellung unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Kosten summieren) werden auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Kostencodes im Projektauftrag nur noch zwei Zeilen für Kosten und Umsatz angezeigt.

Unter Kosten werden bei den berechneten Feldern wie Kosten gemäß Vorkalkulation oder Istkosten die Werte aller Kostencodes summiert.

Für die vom Anwender eingegebenen Forecastewerte werden Einträge mit AuftragKostCode = -1 in der Tabelle AuftFoca erstellt. Die Zeile Umsatz enthält die Werte für den Kostencode Umsatz.

Für den Kostencode Umsatz werden (unabhängig davon, ob Kosten summieren aktiviert ist) unter Vorkalkulation Kosten gemäß Vorkalkulation die Auftragssumme und unter Istkosten der Umsatz aus bereits geschriebenen Teil- und Schlussrechnungen angezeigt.

Kostencodes mit Einstellung Kosten summieren

Wird mit der Einstellung Kosten summieren gearbeitet und zusätzlich mit einer Forecastaufteilung, erscheinen vor den beiden Zeilen Kosten und Umsatz jeweils ein Pluszeichen. Klickt man auf dieses Zeichen, erweitert sich die Anzeige des jeweiligen Kostencode um die Monatsanzeige bis zum Ende des Jahres und zusätzlich einem Feld für das Folgejahr.

Erweiterte Kostencodeanzeige des Codes Kosten.

Soll ein Forecast abgeschlossen werden, ist es erforderlich, dass die eingetragenen Werte identisch mit den aufgeführten Kosten des Kostencodes sind. Ist dies nicht der Fall, wird eine entsprechende Meldung angezeigt und der Forecast wird nicht abgeschlossen.

Das gleiche gilt für den Kostencode Umsatz.

Ist das der Fall, werden auf diesem Register pro angelegtem Auftragskostencode die Kosten gemäß Vorkalkulation, die bis zu einem auswählbaren Monat entstandenen tatsächlichen Kosten und die gemäß Planung theoretisch noch verfügbaren restlichen Kosten bis zur Fertigstellung des Auftrags (Vorkalkulation – tatsächliche Kosten) aufgelistet.

Die Kosten gemäß Vorkalkulation werden beim Buchen eines Angebots bzw. Auftrags in die extra hierfür vorhandenen Tabellen AngKost bzw. AuftKost eingetragen.

Dabei wird pro Kostencode der gemäß Grundeinstellungen bzw. Nebenkosten, die in einer Kalkulation vorhanden sind, beim Buchen ein Datensatz mit der entsprechenden Summe eingetragen.

Dieser Wert laut Vorkalkulation ist unabhängig vom gewählten Monat immer gleich.

Bei den tatsächlichen Kosten (Kosten Bisher) werden alle Buchungen zu einem Kostencode im System mit Montage- bzw. Belegdatum kleiner gleich dem Ende des ausgewählten Monats aufsummiert.

Im Einzelnen sind das über Arbeitsberichte, Fremdleistungen, diverse Kosten und Kreditorenrechnungen dem Auftrag und Kostencode zugeordneten Datensätze.

Kostencodezuordnung bei den verschiedenen Vorgängen

Bei Arbeitsberichten, Kreditorenrechnungen, Fremdleistungen, Kasse- / Kontobewegungen und diversen Kosten ist die Auswahl eines Kostencodes erforderlich, da die Kosten ansonsten nicht mit in den Forecast einfließen. Material wird automatisch dem Kostencode für Material gemäß Einstellungen | Allgemein | Aufträge - Bereich- 'Forecast' zugeordnet.

Ist die Option Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Kosten summieren aktiviert, dann werden alle Kosten unabhängig von der Kostencodezuordnung in die Summe der Ist-Kosten mit eingerechnet. Lediglich die Lohn- und Fremdleistungs-Gemeinkosten werden nicht eingerechnet, wenn im Arbeitsbericht bzw. bei der Fremdleistung kein Kostencode zugeordnet ist.

Damit bei Arbeitszeiten keine manuelle Kostencode-Zuordnung notwendig ist, kann den Lohnarten fest ein Kostencode zugeordnet werden.

In den Arbeitsberichten (auf dem Register Buchhaltung | Auftragsberichte | Details) und den Eingangsrechnungen (Buchhaltung | Eingangsrechnungen | Details) kann ein Kostencode zugeordnet werden.

Projektleiterstunden erfassen

Auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Übersicht im Bereich Zeiten / Ist / Projektleiter werden die Arbeitszeiten mit dem Kostencode Lohn-Gemeinkkosten gemäß Einstellungen | Allgemein | Aufträge - Bereich 'Kostencodes' aufgeführt. Es wird für die Kostenermittlung der Lohneinstand aus der Arbeitzeit angewendet. Die Prozente für Lohn-Gemeinkosten aus den Grundeinstellungen spielen hierbei keine Rolle, da die Kosten vollständig unter Lohn-Gemeinkosten eingerechnet werden.

Summenzeile der Liste

Die Summe unterhalb der Spalten im Register Kostencode bezieht sich immer auf die Kosten. Der Umsatz spielt hier keine Rolle.

Tabellenbereich Forecast

Im Tabellenbereich Forecast (nur sichtbar, wenn mit Forecasteinstellung für 3 Monate gearbeitet wird) können als Vergleich, die vom aktuellen Stand aus noch erwarteten Kosten ausgegeben werden.

Diese können auf 3 Monate aufgeteilt werden. Pro Monat werden dabei die erwarteten Leistungen (zum Beispiel Stunden oder sonstige Einheiten) eingegeben. Diese Werte werden daraufhin nochmal mit dem Verrechnungssatz des Kostencodes multipliziert, um den Betrag der Kosten zu berechnen. Der Kostenverrechnungssatz kommt nur bei der zeitlichen Forecastaufteilung von 3 Monaten zum Einsatz.

Kostencodes werden unter Einstellungen | Referenzen-Projekt | Auftragsreferenzen | Auftragskosten definiert.

Für den Forecast von Aufträgen können die Vorgabe-Kostencodes für Material, Montage, technische Bearbeitung (TB), Fremdleistung und Umsatz unter Einstellungen | Allgemein | Auftrag - Bereich 'Kostencodes' hinterlegt werden.

In den Einstellungen | Referenzen - Projekt | Kalkulationsreferenzen | Proz. Nebenkosten / Umlagen kann den einzelnen Nebenkostenarten ebenfalls ein Kostencode zugeordnet werden.

Die einzelnen Spaltenwerte errechnen sich wie folgt:

Rest gemäß Vorkalkulation

Vorkalkulation – Ist gesamt

Zu Verplanen

Geschätzter Wert bis Fertigstellung inklusive aktueller Monat

Bis Fertigstellung Plan

Rest gemäß Vorkalkulation + Abweichung

Gesamt Fertigstellung Soll

Gesamtkosten gemäß Einschätzung (Vorkalkulation + Abweichung)

Auf dem Register Kostencodes wird in der Tabelle unter Zeiten die Spalten für Iststunden Gesamt, Iststunden aktueller Monat und Reststunden gemäß Vorkalkulation (= Stunden gemäß Vorkalkulation - Iststunden gesamt) angezeigt

Wenn das Zusatzfeld ForecastMin in der Datenbank vorhanden ist, dann sind auch unter Zeiten 2 Spalten Fertigstellung Bis und Abweichung sichtbar.

Bei der Eingabe des Prozentwerts bis Fertigstellung werden auch die Felder Fertigstellung Bis und Abweichung unter Zeiten automatisch berechnet.

Rückstellungen

Hier kann der Projektleiter die zu bildenden Rückstellungen für den Auftrag hinterlegen.

Erwartete Fertigstellung am

Bei den Kostencodes werden in der Liste im Feld Zeiten / Vorkalkulation die gemäß Vorkalkulation für den jeweiligen Kostencode angefallenen Stunden angezeigt.

Zeiten / Bis Fertigstellung

Im Feld Zeiten / Bis Fertigstellung kann der Projektleiter seine Einschätzung eingeben, wie viele Stunden tatsächlich benötigt werden.

Der hier eingegebene Stundenwert wird in Minuten umgerechnet und beim Datensatz mit der NachtragNr 0 im Feld VorgabeMin in der Tabelle AuftFoca gespeichert.

% bis Fertigstellung

Im Feld % bis Fertigstellung kann der Projektleiter eingeben, wie viel Kosten in Prozent, bezogen auf die Vorkalkulation, noch zu leisten sind. Bei Eingabe eines Prozentwertes wird automatisch der daraus resultierende Wert für Bis Fertigstellung Plan errechnet und umgekehrt. Der Prozentwert ist dabei nur ein berechnetes Feld in der Oberfläche. In der Datenbank wird der Betrag gespeichert.

Info

Unter der Liste für die Kostencodes befinden sich vier Infofelder, in denen Kommentare zum aktuellen Projektstand hinterlegt werden können. Die Werte werden immer für den aktuell eingestellten Monat gespeichert (Tabelle AuftFoIn), d.h. hier kann der Projektfortschritt monatsweise fortlaufend dokumentiert werden.

Bereich 'Forecast'

Abgeschlossen / Abgeschlossen am

Hier kann der Projektleiter über die Option Abgeschlossen seine Schätzungen für den aktuellen Monat abschließen. Unter Abgeschlossen am wird das Datum eingetragen, an dem die Schätzung abgeschlossen wurde. Nachdem die Schätzung abgeschlossen wurde, kann die Liste nicht mehr bearbeitet werden.

Geprüft am

Über die Option geprüft am kann das Controlling jeden Monat hinterlegen, in dem es die Schätzungen des Projektleiters geprüft und als schlüssig eingestuft hat. Hinter der Option geprüft am wird das Datum eingetragen, an dem die Schätzung abgeschlossen wurde.

Auf dem Register Projekt | Projektaufträge | Übersicht gibt es im Bereich Deckungsbeitrag gemäß die Option Inkl. CostToGo. Wenn diese Option aktiv ist, werden bei den Einzel- und Gemeinkosten jeweils die Schätzungen des aktuellen abgeschlossenen Monats mit in die Kosten eingerechnet. Damit kann dargestellt werden, mit welchem Deckungsbeitrag der Auftrag gemäß der aktuellen Schätzung abgeschlossen würde.

Abweichung gem. Vorkalkulation

In der Liste kann auch die Spalte Abweichung gem. Vorkalkulation editiert werden. Bei einer Änderung in der Spalte wird der Wert der Spalte Bis Fertigstellung Plan automatisch neu berechnet.

Auf dem Register Übersicht werden der erwartete zusätzliche Umsatz und die CostToGo-Werte gemäß Forecast als eigene Zeilen ausgewiesen.

Monatsauswahl

Hier können ausgehend vom Monat des Termin / Beginn des Auftrags (Register Ausführung) nur die Monate ausgewählt werden, für die bereits eine abgeschossene Schätzung existiert und der erste nicht abgeschlossene Monat ab Auftragsbeginn.

Es ist also immer nur ein offener Monat sichtbar, für den die aktuellen Schätzungen eingegeben werden können. Dieser Monat ist beim Wechsel auf das Register Kostencodes in der Anzeige voreingestellt.

Damit werden die Werte für alle Monate ab Auftragsbeginn lückenlos erfasst.

Das Kopieren der Forecastwerte für den Folgemonat findet automatisch beim Setzen des geprüft am-Datums statt. Damit steht nach Prüfung der Werte durch das Controlling automatisch der neue Monat zur Eingabe der Forecastwerte zur Verfügung.

Beim Kopieren wird eine eventuelle Differenz zwischen der Kostenschätzung und den tatsächlich entstandenen Istkosten automatisch verrechnet, d.h. die Gesamtschätzung wird um die Differenz korrigiert und in der Aufteilung wird der Wert für den Folgemonat um die Differenz bereinigt.

Beschreibung der Listenansichten

Forecast - zeitliche Aufteilung - ohne

Spalten	Änderbar	Gruppe: Kostencode	Gruppe: Kosten / Zeiten
% bis Fertigstellung	ja (siehe % bis Fertigstellung	Wird dieser Wert geändert, werden die Werte für Kosten und Zeiten bezüglich zu verplanen automatisch angepasst.
Vorkalkulation	nein		Kosten gemäß Vorkalkulation
Ist gesamt	nein		Istkosten insgesamt
Ist Monat	nein		Istkosten des Monats
Ist nach Abschluss	nein		Istkosten nach dem Zeitpunkt des Abschlusses der Forecastbewertung
Ist ges. bei Abschluss	nein		Istkosten zum Zeitpunkt des Abschluss der Forecastbewertung
Ist Monat bei Abschluss	nein		Istkosten des Monats zum Zeitpunkt des Abschluss der Forecastbewertung
Rest gem. Vorkalk.	nein		= Vorkalkulation - Ist gesamt
Abweichung gem. Vorkalk.	Ja (siehe Abweichung gem. Vorkalkulation)		Abhängig von der Grundeinstellung Ohne Istkosten aktueller Monat Option aktiv, dann: Zu verplanen - Rest gem. Vorkalk Option inaktiv, dann: Zu verplanen - Rest gem. Vorkalk - Ist Monat
Zu verplanen	ja (siehe Zu Verplanen)		= Geschätzter Wert bis Fertigstellung Wird zu verplanen bei den Zeiten angepasst hat das auch Auswirkungen auf zu verplanen bei den Kosten und auf % bis Fertigstellung. Zur Bestimmung der Daten werden die Einkaufspreise gem. Vorkalkulation herangezogen.
Bis Fertigstellung Plan	nein		= Rest gem. Vorkalk. + Abweichung
Gesamt Fertigstellung Soll	nein		= Gesamtkosten gemäß Einschätzung (Vorkalkulation + Abweichung)

Forecast - zeitliche Aufteilung - 3 Monate

Spalte	Änderbar	Erklärung
Monat1	ja	Angabe von Stunden oder allgemein Einheiten, die in diesem Monat zu dem Kostenverrechnungssatz gemäß Kostencode geleistet werden.
Monat2	ja	Angabe von Stunden oder allgemein Einheiten, die in diesem Monat zu dem Kostenverrechnungssatz gemäß Kostencode geleistet werden.
Monat3	ja	Angabe von Stunden oder allgemein Einheiten, die in diesem Monat zu dem Kostenverrechnungssatz gemäß Kostencode geleistet werden.
Kostensatz	nein	Kostenverrechnungssatz aus Einstellungen | Referenzen-Projekt | Auftragsreferenzen | Auftragskosten Wenn beispielsweise in der Spalte Monat1 10 Stunden angegeben werden, dann werden diese 10 Stunden mit dem Kostenverrechnungssatz gemäß Kostencode multipliziert, um die Kosten zu bestimmen.
Betrag Monat1	nein	= Monat1 * Kostensatz
Betrag Monat2	nein	= Monat2 * Kostensatz
Betrag Monat3	nein	= Monat3 * Kostensatz
Restbetrag	nein	zu verplanen - (Monat1 + Monat2 + Monat 3)

Forecast - zeitliche Aufteilung - 12 Monate

Je Kostencode gibt es eine aufzuklappende Zusatzzeile mit Spalten zu 12 Monaten ab dem Startmonat. Ist der Startmonat August gibt es dort Spalten von August bis Juli (Folgejahr). Ergänzend dazu gibt es die Spalten:

Spalte	Änderbar	Erklärung
Monate 1-12	ja	Je Monat kann eine Schätzung abgegeben werden, mit welchen Kosten zu rechnen ist.
Restplanung	ja	Die Restplanung beinhaltet die Schätzung, welche Kosten womöglich noch kommen werden, nach den 12 Monaten.
Abweichung von Gesamtschätzung	nein	zu verplanen - (Monat1 + Monat2 + Restplanung) Diese Spalte dient als Kontrolle. Ist der Wert ungleich 0,-EUR kann die Forecastbewertung nicht abgeschlossen werden.