Buchungsperioden

Auf dem Register Einstellungen | Allgemein | Buchungsperioden können pro Geschäftsstelle und Geschäftsjahr die Buchungsperioden für die Monate 1 - 12 des Geschäftsjahres definiert werden.

Einstellungs-Set

Sofern die Lizenz für weitere Geschäftsstellen vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit bestimmte Einstellungen in Einstellungs-Sets zusammenzufassen.

Sind mehrere Einstellungs-Sets angelegt worden, wählen Sie im Navigator aus, welches Einstellungs-Set und die damit verbundenen Einstellungen Sie bearbeiten möchten.

In den Datenbanktabellen für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lagerbewegung, Arbeitsberichte, Fremdleistungen und diverse Kosten, Kreditoren und Kassenbuch ist jeweils ein Feld BuchungDat vorhanden, in der das entsprechende Buchungsdatum eingetragen wird. Das Buchungsdatum wird beim Anlegen oder Ändern eines Datensatzes in einer dieser Tabellen automatisch anhand des Belegdatums gefüllt.

Dabei wird die vorhandene Datenbanktabelle BPeriode (Buchungsperiode) für die hier hinterlegten Buchungsperioden ausgewertet. Es wird die kleinste nicht abgeschlossene Buchungsperiode, deren Periodenende größer als das Belegdatum ist, bestimmt und das Datum ggf. an den Anfang oder das Ende des zugehörigen Monats verschoben.

Bereich 'Verwendungsart'

Über diese Option kann die Verwendungsart der Buchungsperioden bestimmt werden.

Mögliche Optionen

ohne

Die Buchungsperioden werden nicht verwendet.

neue Periode

Die Bestimmung des Buchungsdatums erfolgt anhand der oben beschriebenen Logik; das Datum wird ggf. auf die nächste offenen Buchungsperiode korrigiert.

keine Buchung

Es darf nur in vorhandene offene Buchungsperioden gebucht werden. Wird ein Datum, das in einer geschlossenen Periode liegt, ausgewählt, wird der Buchungsvorgang abgebrochen und der Benutzer muss manuell ein neues Datum auswählen.

manuell

Wenn diese Verwendungsart ausgewählt ist, dann erscheint beim Bestimmen des Buchungsdatums mit mehreren offenen Buchungsperioden ein Auswahldialog in den Kalkulationsmappen.

Bereich 'Optionen'

Rechnungen dürfen in eine geschlossene Buchungsperiode zurückdatiert werden

Wenn diese Option markiert ist, dann bleibt das gewählte Rechnungsdatum unabhängig von den Buchungsperioden bestehen. Nur das Buchungsdatum wird entsprechend den Einstellungen angepasst.

Bereich 'Geschäftsstelle / Jahr'

Geschäftsstelle

Auswahl der gewünschten Geschäftsstelle.

Jahr

Bei der Auswahl der Geschäftsstelle werden die Buchungsperioden für diese Geschäftsstelle und das im Feld Jahr eingestellte Jahr angezeigt.

Es können auf diesem Register auch Einträge für alle Geschäftsstellen angelegt werden, diese gelten dann für Geschäftsstellen, für die keine expliziten Buchungsperioden vorhanden sind.

Siehe auch die Beschreibung Buchungsperioden anlegen.

Tabelle 'Buchungsperioden'

Periodenende

Pro Periode kann ein Datum (Periodenende) definiert werden, welches das Ende dieser Periode angibt.

Option 'Geschlossen'

Eine Periode muss durch Setzen des Feldes Geschlossen manuell geschlossen werden.

Nr.-Kreis

Im Feld Nr.-Kreis kann ein Nummernkreis-Subcode hinterlegt werden. Ist ein Wert im Feld vorhanden ist, wird beim Buchen von Ausgangsrechnungen überprüft, ob in der zugehörigen Buchungsperiode ein Nummernkreis-Subcode hinterlegt ist. Wenn ja, wird Dieser zum Ziehen der Rechnungsnummer verwendet.

Einschränkungen:

Wird beim Buchen von Projektrechnungen ein Subcode ausgewählt wird, hat dieser Vorrang.

Wenn gewünscht ist, immer den Subcode der Rechnung zu verwenden, sollte zusätzlich die Option Subcode nicht auswählbar unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I - Bereich 'Rechnung' aktiviert sein.

Bei Vertragsrechnungen, bei denen in den Gebührenarten ein Subcode hinterlegt ist, hat dieser den Vorrang vor dem Subcode der Buchungsperiode.

Buchungsperioden anlegen

Wird zum ersten Mal auf das Register Einstellungen | Allgemein | Buchungsperioden gewechselt, so steht die Geschäftsstellenauswahl auf Alle Geschäftsstellen (keine Geschäftsstellennummer eingetragen).

Wie im Text oben erklärt, können jetzt schon Eingaben getätigt werden, die für all jene Geschäftsstellen gültig sind, für die keine eigenen Einträge vorhanden sind.

Anlegen von Buchungsperioden für alle Geschäftsstellen

1. Die Auswahl im Bereich Geschäftsstelle steht auf Alle Geschäftsstellen (keine Geschäftsstellennummer eingetragen).

2. Wählen Sie das Jahr aus, für das die Buchungsperioden erstellt werden sollen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, es werden die Buchungsperioden für das ausgewählte Jahr (Monate 1-12) mit dem jeweiligen Periodenende angelegt.

4. Im Feld Nr.-Kreis kann ein Nummernkreis-Subcode hinterlegt werden. Ist ein Wert im Feld vorhanden ist, wird beim Buchen von Ausgangsrechnungen überprüft, ob in der zugehörigen Buchungsperiode ein Nummernkreis-Subcode hinterlegt ist. Wenn ja, wird Dieser zum Ziehen der Rechnungsnummer verwendet.

Einschränkungen:

Wird beim Buchen von Projektrechnungen ein Subcode ausgewählt wird, hat dieser Vorrang.

Wenn gewünscht ist, immer den Subcode der Rechnung zu verwenden, sollte zusätzlich die Option Subcode nicht auswählbar unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I - Bereich 'Rechnung' aktiviert sein.

Bei Vertragsrechnungen, bei denen in den Gebührenarten ein Subcode hinterlegt ist, hat dieser den Vorrang vor dem Subcode der Buchungsperiode.

5. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche im unteren Navigator.

Anlegen von Buchungsperioden für einzelne Geschäftsstellen

Sollen geschäftsstellenbezogene Buchungsperioden erstellt werden, wählen Sie zuerst die entsprechende Geschäftsstelle über die Drop-Down-Liste aus.

1. Sollen geschäftsstellenbezogene Buchungsperioden erstellt werden, wählen Sie zuerst im Bereich Geschäftsstelle die entsprechende Geschäftsstelle aus.

2. Wählen Sie das Jahr aus, für das die Buchungsperioden erstellt werden sollen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, es werden die Buchungsperioden für das ausgewählte Jahr (Monate 1-12) mit dem jeweiligen Periodenende angelegt.

4. Im Feld Nr.-Kreis kann ein Nummernkreis-Subcode hinterlegt werden. Ist ein Wert im Feld vorhanden ist, wird beim Buchen von Ausgangsrechnungen überprüft, ob in der zugehörigen Buchungsperiode ein Nummernkreis-Subcode hinterlegt ist. Wenn ja, wird Dieser zum Ziehen der Rechnungsnummer verwendet.

Einschränkungen:

Wird beim Buchen von Projektrechnungen ein Subcode ausgewählt wird, hat dieser Vorrang.

Wenn gewünscht ist, immer den Subcode der Rechnung zu verwenden, sollte zusätzlich die Option Subcode nicht auswählbar unter Einstellungen | Allgemein | Kalkulation I - Bereich 'Rechnung' aktiviert sein.

Bei Vertragsrechnungen, bei denen in den Gebührenarten ein Subcode hinterlegt ist, hat dieser den Vorrang vor dem Subcode der Buchungsperiode.

5. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche im unteren Navigator.

Löschen von Buchungsperioden

1. Wählen Sie im Bereich Geschäftsstelle die Geschäftsstelle aus, deren Buchungsperioden gelöscht werden sollen

2. Bestimmen Sie das Jahr, für das die Buchungsperioden gelöscht werden sollen.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, nach einer Sicherheitsabfrage werden alle Buchungsperioden für die Kombination aus Geschäftsstelle und Jahr gelöscht.

Buchungsperiode schließen

Es ist erforderlich die Option Geschlossen für jede Buchungsperiode manuell zu aktivieren, wenn diese Periode das Enddatum erreicht hat, um die nächste Buchungsperiode als aktive zu kennzeichnen.

Geschäftsvorgänge schließen

Bereich 'Geschäftsvorgänge'

In dieser Tabelle werden die Geschäftsvorgänge für die links ausgewählte Buchungsperiode angezeigt.

Hier kann die Buchungsperiode selektiv für einzelne Geschäftsvorgänge geschlossen werden. Dieses wird dann beim Bestimmen des Buchungsdatums für diesen Vorgang berücksichtigt.