Pfad für eFormulare setzen

Beim Einsatz vom Modul eFormular werden die ausgefüllten und synchronisierten e-Formulare in der Dokumentenablage des esoffice als PDF-Dateien abgespeichert.

Dazu ist es erforderlich, festzulegen an welcher Stelle in der Dokumentenablage die entsprechenden PDF-Dateien gespeichert werden sollen. Je Auftragsart (Auftrag / Projektauftrag, Serviceauftrag und Inspektionsauftrag) und für Anlagen kann ein Ablageverzeichnis für eFormulare angelegt und gesetzt werden.

Ablagepfad für eFormulare setzen

  1. Öffnen Sie die esoffice Einstellungen für die Dokumentenablage unter Einstellungen | Allgemein | Dokumente - Dokumentenablage

  2. Wählen Sie das Register Dokumentenablage aus (1)

  3. Markieren Sie die AdressArt Auftrag, Serviceauftrag, Inspektionsauftrag oder Anlage (2)

  4. Klicken Sie auf die + Schaltfläche im Navigator auf dem Unterregister Adressen (3)

  5. Tragen Sie auf dem Unterregister Adressen in das Feld Name des neuen Verzeichnis als Ordnernamen, zum Beispiel E_Formulare ein

  6. Speichern Sie diese Eingabe mit der Schaltfläche im Navigator, klicken Sie dann Schaltfläche Namen übernehmen. Die Verzeichnisstruktur wird nun entsprechend erweitert.

  7. Im Verzeichnisbaum auf der rechten Seite klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neu erstellten Verzeichnisnamen, wählen die Option e-Formularverzeichnis setzen.

    Der Name des Unterverzeichnisses wird je Auftragsart unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I -Bereich 'Dokumentenablage Verzeichnisse' im Feld e-Formulare eingetragen.

  8. Wiederholen Sie die Schritte für alle benötigten Auftragsarten und für Anlagen

 

Virtuelle Auftragsdokumente für Anlagen

In der Dokumentenablage für Anlagen wird ein virtuelles Verzeichnis Auftragsdokumente angelegt, sofern Einstellungen | Allgemein | Dokumente - Pfad für eFormulare setzen für eine Auftragsart ein Dokumentablageunterverzeichnis für eFormulare, Bilder oder Arbeitsberichte hinterlegt wurde.

Unter dem Verzeichnis Auftragsdokumente werden dann die Unterverzeichnisse aus der Dokumentenablage für Anlagen virtuell angelegt. Für eine Anlage werden dann alle Dateien aus dem entsprechenden Unterverzeichnis aller zugeordneten Aufträge (AnlagenNr aus Tabelle Auftrag) zusammenhängend angezeigt.

In den virtuellen Verzeichnissen sind die zur Verfügung stehenden Aktion auf die beschränkt, die Ursprungsverzeichnisse und / oder Ursprungsdateien nicht verändern. Drag-and-drop kann auf diese Verzeichnisse nicht ausgeführt werden.

Dokumentenablage für Inspektionsaufträge

In der Dokumentenablage gibt es auch die Möglichkeit für Inspektionsaufträge eine Ordnerstruktur zu definieren.

 

Die Ordnerstruktur wird NICHT direkt bei Neuanlage eines Inspektionsauftrags, sondern nur bei Bedarf angelegt (Hochladen von Dokumenten zu dem Auftrag über esweb / esmobile) oder manuelles Anlegen im Inspektionsauftrag selbst.

Unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I - Bereich 'Dokumentenablage Verzeichnisse' werden die Dokumentenablage Verzeichnisse für die gewählte Auftragsart angezeigt.

Diese können hier manuell eingegeben oder über Einstellungen | Allgemein | Dokumente | Dokumentenablage per Rechtsklick auf einen Unterordner zum Auftrag für Bilder, Arbeitsberichte und eFormulare gesetzt werden.

 

Bilder können unter anderem über die esmobile-App zu einem Auftrag erstellt und in der Dokumentenablage gespeichert werden.