Debitorenraten einziehen

Voraussetzungen

Es werden nur Debitorenraten eingezogen, die auf Einzug gestellt worden sind. Debitorenraten werden unter dem Punkt Buchhaltung | Offene Posten – Anlegen und Verwalten von Ratenzahlungen für eine Rechnung eingegeben. Für jede Rate kann über die Option Einzug festgelegt werden, ob die Rate per Lastschrift eingezogen werden soll.
Für den Kunden ist ein gültiges SEPA-Mandat vorhanden. Siehe auch SEPA-Mandatsverwaltung

Beim Buchen von Rechnungen mit einen SEPA-Mandat ist es erforderlich, die Vorlauffristen (Pre-Notification) zu beachten.

Mit dem optionalen Modul SEPA-Mandatsverwaltung wird beim Buchen einer Rechnung geprüft, ob das Fälligkeitsdatum einer Rechnung vor dem Ablauf der Vorlauffrist liegt und ggf. eine Warnung angezeigt.

Findet die Abrechnung über einen Fakturierungskunden statt, wird für diesen Kunden auch ein gültiges SEPA-Mandat benötigt. Bei der Zuordnung eines Fakturierungskunden können nur diese SEPA-Mandate ausgewählt werden.

Zum Einziehen von Raten für Ausgangsrechnungen / Debitorenrechnungen mit dem esoffice DTAUS-Assistenten führen Sie die folgenden Schritte aus.

Debitorenraten einziehen

Rufen Sie den Punkt Buchhaltung | Datenträgeraustausch auf.

Sie gelangen in den Startbildschirm des esoffice DTAUS Assistenten.

Der DTAUS-Assistent führt Sie schrittweise durch die Erstellung einer Datei zum Einziehen von fälligen Debitorenraten (beleglosen Datenträgeraustausch).
Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Sie können jederzeit durch Klicken auf Zurück zum vorherigen Fenster zurückkehren.
Im nächsten Schritt können Sie nun auswählen, welche Operation Sie durchführen möchten.

Wählen Sie im Bereich Gewünschte Operation die Funktion Debitorenraten einziehen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Mit der Schaltfläche Beenden können Sie den DTAUS-Assistenten abbrechen.
Im nächsten Schritt können Sie das Stichdatum für die Fälligkeit und das Lastschriftverfahren festlegen.

Fälligkeit

Alle Debitorenrechnungen aus esoffice, bei denen das Fälligkeitsdatum vor dem eingegebenen Stichdatum liegen, werden im nächsten Schritt zur Auswahl angeboten.

Laschriftverfahren

Wählen Sie eine Mandatart aus, Sie haben die Auswahl zwischen Basis (Core), Basis (Cor1) und Firma (B2B).

Für jede Mandatart ist ein eigener Lastschriftenlauf erforderlich.

Mit der Schaltfläche Weiter gelangen Sie zum nächsten Schritt des Assistenten.
Im Bereich Vorhandene Rechnungen werden zunächst alle Rechnungen angezeigt, welche den vorher getroffenen Kriterien bezüglich dem Fälligkeitsdatum und Mandatart entsprechen.

Diese können per Einzelpfeil (Aktuelle bzw. alle markierten Raten) bzw. per Doppelpfeil (Alle Datensätze) in die rechte Liste verschoben werden. Die in der Liste auf der rechten Seite angezeigten Datensätze werden dann tatsächlich in die Datenträgeraustauschdatei übernommen.

Bereits in der rechten Liste vorhandene Raten können per Einzel- oder Doppelpfeil wieder in die linke Liste zurück verschoben werden.

Das Layout der linken Liste kann sortiert, gefiltert und gespeichert werden.

Um Raten auf diesem Register zu filtern steht Ihnen hier das Kontextmenü zur Verfügung. Mit seiner Hilfe können Sie die vorgenommene Markierung komplett aufheben oder alle angezeigten Datensätze markieren.

In der rechten Liste ist die Sortierung fest, da es erforderlich ist, die Datensätze für die Dateierstellung gemäß einer festen Reihenfolge (Ausführungsdatum bei Überweisung / Ausführungsdatum, Mandatart, Lastschrifttyp bei Lastschrift) sortiert auszugeben.

Unter beiden Listen wird jeweils die Summe der Zahlungen der aktuell in der jeweiligen Datenmenge enthaltenen Datensätze angezeigt

Bei den Debitorenraten kann hier über die Geschäftsstellenfilter umgeschaltet werden zwischen der aktuellen Geschäftsstelle und allen Geschäftsstellen. Hat der angemeldete Benutzer jedoch nicht die Berechtigung die Geschäftsstelle zu wechseln, so sieht er nur die Rechnungen seiner Geschäftsstelle.

Bitte beachten Sie, dass hier nur Debitorenraten angezeigt werden, die auf Einzug gestellt worden sind. Debitorenraten werden unter dem Punkt Buchhaltung | Offene Posten – Anlegen und Verwalten von Ratenzahlungen für eine Rechnung eingegeben. Für jede Rate kann über die Option Einzug festgelegt werden, ob die Rate per Lastschrift eingezogen werden soll. Beenden Sie eventuell den Assistenten und überprüfen die Einstellungen der Raten.

Sind alle angezeigten Raten für den Lastschrifteneinzug vorgesehen, gelangen Sie über die Schaltfläche Weiter zum nächsten Schritt.
Über das Auswahlfeld Gewünschte Bank kann ein Geldinstitut, welches unter Einstellungen | Allgemein | Banken / Kassen angelegt worden ist, vor der Dateierstellung ausgewählt werden.

Als Voreinstellung ist dabei die Stammbank, d.h. die Bank die unter Einstellungen | Allgemein | Adresse als eigene Bankverbindung angegeben ist, ausgewählt.

Unter Darstellung Kontoauszug zusätzlich ausgewählt werden, ob die einzelnen Transaktionen in der SEPA-Datei als Sammelbuchung oder Einzelbuchung gekennzeichnet werden und dementsprechend im Block oder einzeln auf dem Kontoauszug ausgewiesen werden.

Für Einzelbuchungen ist eine entsprechende Vereinbarung mit dem ausführenden Kreditinstitut erforderlich.

Die aktuell getroffene Auswahl wird beim Schließen des DTAUS-Assistenten automatisch gespeichert. Dementsprechend ist immer die letzte getroffene Auswahl beim nächsten Ausführen des Assistenten vorausgewählt.

Haben Sie die Auswahl getroffen, gelangen Sie über die Schaltfläche Weiter zum nächsten Schritt.
Im nächsten Schritt haben Sie die Möglichkeit den Speicherpfad für die DTAUS -Datei (XML-Format, Dateiendung *.XML) auszuwählen. Der Dateiname wird dabei mit einer laufenden Nummer vorgegeben.

Wählen Sie den Speicherpfad aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Speichern.
Der DTAUS-Assistent erstellt im nächsten Schritt die ausgewählten Datensätze in der von Ihnen bezeichneten Datei.

Ist die Dateierstellung erfolgreich abgeschlossen worden, erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Bestätigen Sie diese mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.
Zur Kontrolle kann jetzt noch eine Kontrollliste ausgedruckt werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter um den Reportauswahldialog zu öffnen.
Wählen Sie den Gewünschten Report aus und wählen anschließend die gewünschte Ausgabe (Drucken, PDF oder E-Mail).

Beispiel einer Kontrollliste
Nach dem Ausdruck der Kontrollliste ist die Erstellung der DTAUS-Datei abgeschlossen und der Assistent wird für den nächsten Vorgang wieder gestartet. Sie können nun eine weitere Datei erstellen (Schaltfläche Start) oder über die Schaltfläche Beenden den DTAUS-Assistenten beenden.

Ersatzdatei erstellen

Sollten einmal Probleme mit der erstellten Datei auftreten, so können Sie problemlos eine Ersatzdatei erstellen.

Siehe auch Ersatzdatei erstellen.

Weitere SEPA-Funktionen

Weitere Einzelheiten zum SEPA Datenträgeraustausch finden Sie unter SEPA-Funktionen