Offene Posten

Unter dem Menüpunkt Buchhaltung | Offene Posten werden fällige Kundenrechnungen verwaltet, Zahlungseingänge gebucht sowie Raten- und Teilzahlungen von Rechnungen angelegt. Auf dem Register Buchhaltung | Offene Posten können die Kunden bzw. Konten ausgewählt werden, zu denen alle Debitorenrechnungen angezeigt werden sollen, die für den Zahlungseingang zur Verfügung stehen.

Bereich 'Rechnungen'

Im Bereich Rechnungen werden alle Debitorenrechnungen aufgeführt, die für den Zahlungseingang zur Verfügung stehen.

Erledigte Rechnungen werden in grauer Schrift dargestellt, Rechnungen mit einer Mahnstufe werden in roter Schrift dargestellt. Diese Anzeige kann durch einen Filter begrenzt sein. In diesem Fall werden nur die Rechnungen angezeigt, welche dem Filterkriterium entsprechen (siehe oben).

Außerdem kann über den Filter Kunde oder Konto die Kundenanzeige bzw. Kontenanzeige (je nach Einstellung der Filter) bestimmt werden, ob jeweils die Rechnungen aller oder ein einzelner Debitor (Kunden) bzw. Konten in der Tabellenansicht zu sehen sein sollen.

Anzeige eines Kunden, Zuordnung über Kunde

Anzeige eines Kunden, Zuordnung über Konto

Ist die Anzeige auf einen Kunden bzw. Konto beschränkt, wird der Kundenname oder die Kontonummer rechts neben dem Anzeigekriterium angezeigt.

Für die in der Tabellenansicht markierte Rechnung wird eine Übersicht mit Rechnungsnummer, Kundennummer, Kundenname und Offener Betrag angezeigt. Der offene Betrag (Schriftfarbe Rot) wird aber nur dann angezeigt, solange die Rechnung nicht auf erledigt gesetzt ist.

Eine eventuelle Überzahlung einer Rechnung (Schriftfarbe Grün) wird jedoch auch dann angezeigt, wenn die Rechnung auf erledigt gesetzt ist.

Werden Gutschriften auf erledigt gesetzt, so werden eventuell noch offene Beträge nicht mit angezeigt.

Sollte der offene Betrag höher sein als der Rechnungsbetrag, so könnte es daran liegen, dass im offenen Betrag bereits die Mahngebühren, sofern welche angefallen sind, enthalten sind. Um einen Überblick über die Höhe der Mahngebühren zu erhalten, steht in der oberen Tabelle die Spalte Mahngebühren zur Verfügung.

Funktionen

Aufteilung

Über die Schaltfläche Aufteilung kann die Aufteilung auf Erlöskonten der ausgewählten Rechnung eingesehen werden. Die Aufteilung kann an dieser Stelle lediglich eingesehen werden, Änderungen sind hier nicht möglich, da die Zuordnung bereits beim Buchen in der Kalkulationsmappe erfolgt.

Anlegen und Verwalten von Ratenzahlungen

Ist für eine Rechnung eine Teil- oder Ratenzahlung vereinbart worden, können Sie über die Schaltfläche Raten entsprechende Raten mit einem beliebigen Betrag und Fälligkeitsdatum anlegen. Außerdem können Raten für den Lastschrifteneinzug markiert werden, die über den Menüpunkt Buchhaltung | Datenträgeraustausch eingezogen werden können.

Raten anlegen

1. Markieren Sie eine Rechnung in der Rechnungsliste, für die Sie Raten anlegen möchten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator, um eine neue Rate zu erfassen.

   Es wird automatisch eine Laufende Nummer (Feld LfdNr) vergeben.

3. Geben Sie nun den Betrag und das Fälligkeitsdatum für die erste Rate ein. Den noch aufzuteilenden Betrag können Sie unten im Dialogfeld ablesen, der offene Rechnungsbetrag wird oben zusammen mit der Rechnungsnummer angezeigt.

4. Soll die Rate per Lastschrift per Datenträgeraustausch eingezogen werden, markieren Sie die Option Einziehen.

5. Um eine weitere Rate zu erfassen, klicken Sie wieder auf die Schaltfläche im Navigator und geben die weiteren Daten der Rate ein.

6. Wiederholen Sie den Vorgang, bis der aufzuteilende Betrag 0,00 aufweist.

7. Speichern Sie die letzte Rate mit der Schaltfläche des Navigators.

Bereich 'Zahlungseingänge bisher'

Sind bereits Zahlungseingänge zu einer offenen Rechnung gebucht worden, können diese im Bereich Rechnung abgelesen werden.

Im Bereich Zahlungseingänge bisher können Sie die Auflistung der einzelnen Zahlungseingänge einer Rechnung mit Datum der Zahlung, Betrag, Skontobetrag, BelegNr., Text, Banknummer, Bank/ Kasse, MwSt.-Satz, Geschäftsstellennummer (GS-Nr. ) und laufender Nummer (LfdNr.) ablesen.

Unter Summen werden die Summe der Zahlungsbeträge, die Summe der Skontobeträge und die Gesamtsumme aller Zahlungseingänge einer Rechnung angezeigt.

Rechnung Schließen

Soll die Rechnung trotz eines offenen Betrages auf erledigt gesetzt werden, können Sie dies über die Schaltfläche Rechnung Schließen erreichen.

Wenn Sie versuchen, eine Rechnung trotz eines vorhandenen offenen Betrages zu schließen, wird eine entsprechende Warnmeldung angezeigt. Klicken Sie in der Meldung auf die Schaltfläche Ja, wenn die Rechnung trotz offenen Betrages auf erledigt gesetzt werden soll.

Rechnung Öffnen

Eine bereits als erledigt gekennzeichnete Rechnung kann über die Schaltfläche Rechnung öffnen wieder auf nicht erledigt gesetzt werden.

Bereich 'Zahlungseingang'

Im Bereich Zahlungseingang können die Zahlungseingänge für die Debitorenrechnungen gebucht werden.

Zahlungseingang verbuchen

1. Markieren Sie eine Rechnung in der rechnungsliste, für die Sie einen Zahlungseingang eingeben möchten.

2. Geben Sie im Feld am das Datum der Buchung ein. Sie können dies vom Kontoauszug übernehmen. Nach dem Verlassen des Datumsfeldes (zum Beispiel mit TAB) wird der entsprechende Skontosatz rechts neben dem Datumsfeld angezeigt (nach Vorgabe der Zahlungsbedingungen in der Rechnung).

   Über die Schaltfläche können Sie sich die Zahlungsbedingungen der ausgewählten Rechnung anzeigen lassen.

   

3. Im Feld Betrag geben Sie nun den Zahlbetrag ein, wie er auf dem Kontoauszug steht.

4. Sie können nun den erwünschten Skontosatz im Feld Skontobetrag (weiß hinterlegt) eingeben. Der Skontobetrag wird beim Verlassen des Feldes berechnet.

5. Geben Sie im Feld Text eine Beschreibung des Zahlungseinganges ein, um die Buchung auf dem Kontoauszug wiederzufinden oder verwenden Sie eine nähere Erläuterung der Buchung.

    

   Beim Buchen eines Zahlungseingangs können im Bereich Text maximal 40 Zeichen eingetragen werden.

6. Im Feld Schecknummer können Sie eben diese vermerken, wenn Rechnungen mit einem Scheck beglichen werden. Nachdem eine Schecknummer eingetragen wurde, kann im Feld Bank eine Banknummer ausgewählt werden, bei der dieser Scheck eingelöst werden soll.

7. Im Feld BelegNr können Sie die Nummer des Kassenbeleges oder die Kontoauszugsnummer eintragen.

8. Mit der Schaltfläche Buchen wird der Zahlungseingang verbucht und der Offene Betrag entsprechend der Buchungssumme reduziert.

    

   Ist der Zahlungseingang höher als der Offene Betrag, werden Sie zur Sicherheit gebeten dies zu bestätigen, um Fehlbuchungen zu vermeiden (zum Beispiel Tippfehler).

9. Nach dem Buchen einer Zahlung wird der Cursor in das Feld Suchen gesetzt, damit direkt die nächste Nummer eingegeben werden kann.

   Die Tabulatorenreihenfolge ist außerdem so eingestellt, dass vom Navigator direkt zum Zahlungseingang gesprungen wird.

Zahlungseingang - Betrag aufteilen

Sie haben die Möglichkeit über die Option Betrag aufteilen einen Zahlungseingang auf mehrere Rechnungen aufzuteilen.

Um eine Aufteilung vorzunehmen, aktivieren Sie zuerst die Option Betrag aufteilen.

Danach können Sie mit der Taste Strg- und der linken Maustaste die entsprechenden Rechnungen markieren.

Anschließend verfahren Sie wie beim normalen Zahlungseingang verbuchen.

Nicht bezahlte Mahngebühren

Wenn die Option Mahngebühren ausbuchen aus den Einstellungen | Allgemein | Buchhaltung II - Bereich 'Zahlungseingänge' aktiviert wird, erfolgt beim Buchen eines Zahlungseingangs eine Abfrage, ob die Rechnung automatisch auf erledigt gesetzt werden soll, wenn der noch offene Betrag kleiner oder gleich den ausgewiesenen Mahngebühren ist.

Offener Betrag ist kleiner gleich den Mahngebühren. Soll die Rechnung auf Erledigt gesetzt werden?

JaNein

Wird diese Abfrage mit Ja bestätigt, wird die Rechnung auf erledigt gesetzt.

Funktionen