Modul SmartFaktur

Allgemein

Mit dem optionalen Modul SmartFaktur ist es möglich automatisiert Rechnungen zu Aufträgen zu erstellen.

Die Ausführung der Rechnungserstellung erfolgt über vorher definierte Jobs, die über den Businessserver ausgeführt werden. Jeder Faktur Job erstellt bei seiner Ausführung eine neue Kalkulationsmappe. Der Matchcode dieser Kalkulationsmappe setzt sich zusammen aus dem Matchcode der Jobkonfiguration und dem Datum an dem er ausgeführt wurde. Sämtliche von dieser Ausführung erstellten Kalkulationen, werden in dieser Mappe zusammengefasst.

Bei der Definition der SmartFaktur Jobs können Sie festlegen, wann welche Aufträge und wie verarbeitet werden.

Einrichtung

Für die automatische Erstellung von Rechnungen werden Faktura Jobs benötigt, welche unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Referenzen | SmartFaktur angelegt werden.

Über die Faktura Jobs legen Sie fest, welche Aufträge wie abgerechnet werden. So können Sie zum Beispiel festlegen, dass Serviceaufträge von bestimmten Kunden mit einem festgelegten Rechnungssummen Bereich einmal in der Woche in Rechnung gestellt werden. Sie entscheiden auch, ob nur eine Kalkulation für die entsprechenden Aufträge angelegt wird oder ob die Rechnung auch automatisch gebucht und ggf. elektronisch versendet werden soll.

Arbeitsweise

Die Faktura Jobs werden durch den Businessserver-Dienst ausgeführt und dieser startet die SmartFaktur Prozesse gemäß den konfigurierten Job-Konfigurationen. Bei der Ausführung werden je definierten SmartFaktur Job Kalkulationsmappen angelegt. Jeder Job erstellt bei seiner Ausführung eine neue Kalkulationsmappe.

Der Matchcode dieser Kalkulationsmappen setzt sich zusammen aus dem Matchcode der Jobkonfiguration und dem Datum an dem er ausgeführt wurde. Sämtliche von dieser Ausführung erstellten Kalkulationen, werden in dieser Mappe zusammengefasst.

Zu den betroffenen Aufträgen werden falls notwendig im Hintergrund zunächst die Leistungsartikel erstellt.

Danach werden die Positionen des gelieferten Materials in die Kalkulation übernommen.

Über die Verarbeitungsart der einzelnen Faktura Jobs können Sie festlegen, ob nur Kalkulationsmappen aus den Aufträgen angelegt werden oder aus direkt die Rechnungen gebucht werden sollen.

Beschreibung der möglichen Verarbeitungsarten

• Kalkulation erstellen

  Der Faktura Job erstellt bei seiner Ausführung eine neue Kalkulationsmappe. Sämtliche von dieser Ausführung erstellten Kalkulationen, werden in dieser Mappe zusammengefasst. Die Kalkulationen werden nicht als Rechnung gebucht, für die Buchung und Druck / Versand ist ein manueller Schritt erforderlich.

  Die Aufträge werden nach der Ausführung des Faktura Jobs als verarbeitet gekennzeichnet.

  Fehler werden in einer Logdatei protokolliert

• Kalkulation erstellen & Rechnung buchen

  Der Faktura Job erstellt bei seiner Ausführung eine neue Kalkulationsmappe. Sämtliche von dieser Ausführung erstellten Kalkulationen, werden in dieser Mappe zusammengefasst. Die Kalkulationen werden als Rechnung gebucht und ggf. gemäß der festgelegten Versandart versendet / gedruckt. Das Briefpapier und der Nummernkreis für die Rechnungsnummer wird gemäß der Geschäftsstelle ausgewählt.

  Sollen zusätzliche Dateien beim elektronischen Rechnungsversand mit ausgeliefert werden, ist es notwendig diese im DMS über den Kontextmenüeintrag Beim Rechnungsversand berücksichtigen zu kennzeichnen.

  Die Aufträge / Fakturaplaneinträge werden nach der Ausführung des Faktura Jobs als verarbeitet gekennzeichnet.

  Die Rechnung erhält eine Kennzeichnung, dass sie automatisch erzeugt wurde.

  Fehler werden in einer Logdatei protokolliert

Protokollierung

Die SmartFaktur Prozesse verwenden für die Erstellung von Protokoll-/ Log-Dateien die Einstellungen des Businessserver, siehe auch esBusinessserver - Bereich 'Businessserver Logdatei'.

Die Log-Dateien heißen smartfaktur.log bzw. ESSmartFakturDebug.xml.

Zusätzlich ist noch in jeder Kalkulationsmappe, welche durch einen Faktura Job angelegt worden ist, das Register

Zusätzlich wird in der Kalkulationsmappe das Register SmartFaktur - Log angezeigt, wenn die aktuelle Kalkulationsmappe durch einen SmartFaktur Job angelegt worden ist.

Auf dem Register SmartFaktur - Log werden die wesentlichen Informationen der Jobausführung als Protokoll (Log) angezeigt.

Siehe auch Kalkulationsmappe - SmartFaktur - Log

Beispiele

In den folgenden Beispielen werden zwei Szenarien für den Einsatz des SmartFaktur Moduls aufgezeigt.

1. Im ersten Beispiel wird das Modul SmartFaktur verwendet, um für die abrechenbaren Serviceaufträgen Kalkulationsmappen anzulegen. Die weitere Rechnungserstellung erfolgt dabei in einem weiteren manuellen Schritt.

   Siehe Beispiel 1: Kalkulationen erstellen

2. Beim zweiten Beispiel werden für die abrechenbaren Serviceaufträgen Kalkulationsmappen angelegt und auch die Rechnungen gebucht. Ist der elektronische Dokumentenversand konfiguriert, werden die erstellten Rechnungen im Anschluss verschickt.

   Siehe Beispiel 2: Kalkulationen erstellen und Rechnung buchen

Beispiel 1: Kalkulationen erstellen

Es sollen für alle Serviceaufträge vom Auftragstyp Störung und dem Auftragsstatus Technisch erledigt Kalkulationen für die Rechnungsstellung angelegt werden. Das Buchen der Rechnung erfolgt anschließend manuell.

Konfiguration SmartFaktur

Unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Referenzen | SmartFaktur wird ein neuer Faktura Job mit folgenden Einstellungen / Optionen angelegt

• Matchcode: Serviceaufträge_Störung

• Auftragsart: Serviceaufträge

• Verarbeitungsart: Nur Kalkulation erstellen

• Im Auftragsfilter wird als Filterbedingungen Auftragstyp ist gleich Störung und Auftragsstatus ist gleich Technisch erledigt festgelegt.

• Die weiteren Einstellungen (Startzeitpunkt, Ausführung und weitere Optionen etc.) können individuell festgelegt werden.

• Die Option Aktiv wird für den Faktura Job gesetzt.

• Nach dem Speichern des Faktura Jobs wird dieser durch den Businessserver zum festgelegten Ausführungszeitpunkt gestartet.

  

Ablauf

1. Der Serviceauftrag wird erstellt, der Auftragstyp wird auf Störung festgelegt.

2. Der Auftrag wird dem Techniker zugewiesen

3. Der Techniker führt den Serviceauftrag aus. Die Arbeitszeiten, Fahrtzeiten, Kilometer und Materialien werden auf einen oder mehrere Arbeitsberichte gebucht.

4. Nach Abschluss der Arbeiten werden die Arbeitszeiten als zu Fakturieren gekennzeichnet und der Auftragsstatus wird auf Technisch erledigt gesetzt. Die entsprechenden Arbeitsberichte werden als erledigt gekennzeichnet (mit oder ohne Unterschrift).

   Abhängig von der internen Organisation können diese Schritte entweder ganz oder teilweise durch den Techniker vorgenommen werden oder durch den Innendienst / Sachbearbeiter.

    

   Sollen zusätzliche Dateien beim elektronischen Rechnungsversand mit ausgeliefert werden (Protokolle etc.), ist es notwendig diese im DMS über den Kontextmenüeintrag Beim Rechnungsversand berücksichtigen zu kennzeichnen.

5. Der Faktura Job wird zum festgelegten Zeitpunkt durch den Businessserver-Dienst ausgeführt, dabei werden alle Aufträge verarbeitet, welche die im Job angegebenen Filterbedingungen erfüllen.

   Bei der Ausführung wird eine neue Kalkulationsmappe angelegt. Der Matchcode dieser Kalkulationsmappen setzt sich zusammen aus dem Matchcode der Jobkonfiguration und dem Datum an dem er ausgeführt wurde (für das Beispiel wäre das Serviceaufträge_Störung - 29.11.2024). Sämtliche von dieser Ausführung erstellten Kalkulationen, werden in dieser Mappe zusammengefasst. Zu den betroffenen Aufträgen werden, falls notwendig, im Hintergrund zunächst die Leistungsartikel erstellt. Danach werden die Positionen des gelieferten Materials in die Kalkulation übernommen.

6. Unter Projekt | Kalkulationsmappen - Listenansicht wird die automatisch angelegte Kalkulationsmappe angezeigt.

   

7. Durch einen Doppelklick wird die Kalkulationsmappe geöffnet. Auf dem Register Kalkulationen werden alle Kalkulationen mit der Dokumentenart Nicht gebucht aufgelistet, die durch den Faktura Job angelegt wurden.

   

8. Auf dem Register SmartFaktur - Log sollte noch kontrolliert werden, ob bei der Ausführung Fehler aufgetreten sind.

   

9. War die Ausführung erfolgreich, können die einzelnen Kalkulationen per Doppelklick geöffnet werden.

   

   Nach einer Kontrolle der Kalkulationspositionen (Arbeitszeiten, Kilometer, Material etc.) kann die Kalkulation als Rechnung gebucht, gedruckt / versendet werden.

Beispiel 2: Kalkulationen erstellen und Rechnung buchen

Es sollen für alle Serviceaufträge vom Auftragstyp Störung und dem Auftragsstatus Technisch erledigt Kalkulationen für die Rechnungsstellung angelegt werden. Das Buchen der Rechnung und ggf. der Versand erfolgt anschließend automatisch.

Konfiguration SmartFaktur

Unter Einstellungen | Buchhaltung | Debitoren | Referenzen | SmartFaktur wird ein neuer Faktura Job mit folgenden Einstellungen / Optionen angelegt

• Matchcode: Serviceaufträge_Störung_Rech

• Auftragsart: Serviceaufträge

• Verarbeitungsart: Kalkulation erstellen & Rechnung buchen

• Im Auftragsfilter wird als Filterbedingungen Auftragstyp ist gleich Störung und Auftragsstatus ist gleich Technisch erledigt festgelegt.

• Die weiteren Einstellungen (Startzeitpunkt, Ausführung und weitere Optionen etc.) können individuell festgelegt werden.

• Die Option Aktiv wird für den Faktura Job gesetzt.

• Nach dem Speichern des Faktura Jobs wird dieser durch den Businessserver zum festgelegten Ausführungszeitpunkt gestartet.

  

Ablauf

1. Der Serviceauftrag wird erstellt, der Auftragstyp wird auf Störung festgelegt.

2. Der Auftrag wird dem Techniker zugewiesen

3. Der Techniker führt den Serviceauftrag aus. Die Arbeitszeiten, Fahrtzeiten, Kilometer und Materialien werden auf einen oder mehrere Arbeitsberichte gebucht.

4. Nach Abschluss der Arbeiten werden die Arbeitszeiten als zu Fakturieren gekennzeichnet und der Auftragsstatus wird auf Technisch erledigt gesetzt. Die entsprechenden Arbeitsberichte werden als erledigt gekennzeichnet (mit oder ohne Unterschrift).

   Abhängig von der internen Organisation können diese Schritte entweder ganz oder teilweise durch den Techniker vorgenommen werden oder durch den Innendienst / Sachbearbeiter.

    

   Sollen zusätzliche Dateien beim elektronischen Rechnungsversand mit ausgeliefert werden (Protokolle etc.), ist es notwendig diese im DMS über den Kontextmenüeintrag Beim Rechnungsversand berücksichtigen zu kennzeichnen.

5. Der Faktura Job wird zum festgelegten Zeitpunkt durch den Businessserver-Dienst ausgeführt, dabei werden alle Aufträge verarbeitet, welche die im Job angegebenen Filterbedingungen erfüllen.

   Bei der Ausführung wird eine neue Kalkulationsmappe angelegt. Der Matchcode dieser Kalkulationsmappen setzt sich zusammen aus dem Matchcode der Jobkonfiguration und dem Datum an dem er ausgeführt wurde (für das Beispiel wäre das Serviceaufträge_Störung_Rech - 02.12.2024). Sämtliche von dieser Ausführung erstellten Kalkulationen, werden in dieser Mappe zusammengefasst. Zu den betroffenen Aufträgen werden, falls notwendig, im Hintergrund zunächst die Leistungsartikel erstellt. Danach werden die Positionen des gelieferten Materials in die Kalkulation übernommen.

6. Unter Projekt | Kalkulationsmappen - Listenansicht wird die automatisch angelegte Kalkulationsmappe angezeigt.

   

7. Durch einen Doppelklick wird die Kalkulationsmappe geöffnet. Auf dem Register Kalkulationen werden alle Kalkulationen mit der Dokumentenart Rechnung aufgelistet, die durch den Faktura Job angelegt wurden.

   

8. Auf dem Register SmartFaktur - Log sollte noch kontrolliert werden, ob bei der Ausführung Fehler aufgetreten sind.

   

9. Ist der elektronische Dokumentenversand entsprechend eingerichtet, wird die Rechnung nach erfolgreicher Ausführung gemäß der festgelegten Versandart versendet.