Arbeitszeitmanagement

Optimierte Verwaltung der Arbeitsstunden

Mit dem erweiterten Arbeitszeitmanagement verwalten Sie komfortabel die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Über- und Unterstunden lassen sich einfach erfassen.

Dabei werden alle Zuschlagsberechnungen automatisch berücksichtigt, die Sie konfiguriert haben.

Freizeitkonto

Auf dem Freizeitkonto werden alle Über- und Unterstunden festgehalten.

Es kann von Personal und Vorgesetzten eingesehen werden. Das schafft eine höhere Transparenz und ermöglicht eine einfache Beantragung von Ausgleichszahlungen oder einen Freizeitausgleich.

Der integrierte Genehmigungsprozess sorgt für eine schnelle und sichere Bearbeitung.

Ihre Vorteile im Überblick

• Automatische Zuschlagsberechnung von Arbeitsstunden

• Über- und Unterstunden im Freizeitkonto einsehbar

• Einfache Genehmigungsprozesse

• Höhere Transparenz für alle Beteiligten

Vorbereitung

Für die Nutzung des Arbeitszeitmanagements sind folgende vorbereitende Schritte notwendig:

• Lohnarten anlegen

• Lohnarten zuordnen

• Aktivitätsart / Abwesenheitsart anlegen

• Einstellungen für Überstundenberechnungen setzen

• Einstellungen Personalstamm

  • Zeitressourcen

  • Lohnabrechnungsschlüssel

Lohnarten anlegen

Für die Buchungen des Freizeitkontos werden bis zu fünf Lohnarten benötigt.

Sie können diese Lohnarten unter Einstellungen | Buchhaltung | Arbeitsberichte | Referenzen | Lohnarten angelegt werden.

Den Lohnarten können entsprechende Zuschläge / Abschläge zugewiesen werden.

• Freizeit Haben

  Diese Lohnart wird verwendet, um Überstunden zu buchen.

• Freizeit Soll

  Für die Buchung von Unterstunden (Minusstunden) wird diese Lohnart verwendet.

• Freizeit Zuschlag

  Eventuelle Zuschläge für Überstunden werden mit dieser Lohnart gebucht.

• Freizeit Abschlag

  Eventuelle Abschläge für Unterstunden / Minusstunden werden mit dieser Lohnart gebucht.

• Freizeit Auszahlung

  Werden Überstunden vom Freizeitkonto verrechnet, wird diese Lohnart eingesetzt.

Lohnarten zuordnen

Unter Einstellungen | Buchhaltung | Arbeitsbericht | Einstellungen | Arbeitszeiten - Bereich 'Lohnarten' ist es erforderlich die angelegten Lohnarten der entsprechenden Einstellung zuzuordnen.

• Freizeit Haben

• Freizeit Soll

• Freizeit Zuschlag

• Freizeit Abschlag

• Freizeit Auszahlung

Aktivitätsart / Abwesenheitsart anlegen

Der Mitarbeiter kann über die Abwesenheitsanträge dann den Abbau von Überstunden (Haben) vom Freizeitkonto beantragen. Dieser Antrag durchläuft wie bei den Urlaubsanträgen auch einen entsprechenden Genehmigungsprozess.

Um einen Stundenabbau vom Freizeitkonto über die Abwesenheitsanträge steuern zu können, wird eine zusätzliche Aktivitätsart und eine Abwesenheitsart benötigt.

Aktivitätsart

Legen Sie ggf. eine neue Aktivitätsart an, die verwendet wird, um dem Stundenabbau im Kalender bei einem genehmigten Abwesenheitsantrag einzutragen, zum Beispiel Abbau Freizeitkonto. Sie können auch eine bestehende Aktivitätsart verwenden.

Aktivitätsarten werden in der entsprechenden Referenztabelle (Einstellungen | Office | Allgemein | Referenzen | Aktivitätsarten) hinterlegt.

Abwesenheitsart

Legen Sie unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Abwesenheitsarten eine neue Abwesenheitsart für den Stundenabbau vom Freizeitkonto an.

Weisen Sie der Abwesenheitsart die neu angelegte Aktivitätsart zu und die Lohnart, die Sie für die Soll-Buchungen des Freizeitkontos (Freizeit Soll) angelegt haben.

Einstellungen für Überstundenberechnungen setzen

Unter Einstellungen | Buchhaltung | Arbeitsbericht | Einstellungen | Arbeitszeiten - Bereich 'Allgemein' sind folgende Einstellungen notwendig:

• Aktivieren der Option Autom. Bestimmung von Lohnarten

• Bei der Einstellung Überstunden automatisch bestimmen die Auswahl Täglich aktiveren.

• Aktivieren der Option Beliebig viele Zuschläge (experimentell)

• Aktivieren Sie die Option Stunden gemäß Lohnartprozentsatz bewerten

Einstellungen Personalstamm

Zeitressourcen

Um Überstunden automatisch bestimmen zu können, ist es erforderlich die Arbeitsstunden und die wöchentlichen Arbeitstage / -zeiten für die Mitarbeiter festzulegen.

Unter Office | Personal | Zeitressourcen können im Bereich 'Arbeitstage' die jeweiligen Anwesenheiten oder Abwesenheiten festgelegt werden. Hierfür stehen außer den normalen Wochentagen auch die Optionen Samstag und Sonntag zur Verfügung.

Tragen Sie zusätzlich im Bereich 'Arbeitszeiten' im Feld Wöchentlich die Wochenarbeitszeit (Wochenlimit) und im Feld Täglich die Tagesarbeitszeit (Tageslimit) des Mitarbeiters ein.

Lohnabrechnungsschlüssel

Um mehrstufige Zuschläge für Überstunden generieren zu können, ist es notwendig dem Mitarbeiter einen Lohnabrechnungsschlüssel zuzuweisen.

Die Lohnabrechnungsschlüssel werden den einzelnen Mitarbeiter auf dem Register Office | Personal | Details II - Bereich 'Buchhaltung' zugeordnet.

Die entsprechenden Abrechnungsschlüssel werden unter Einstellungen | Buchhaltung | Arbeitsbericht | Referenzen | Lohnabrechnungsschlüssel angelegt.

Ablauf

Überstunden bestimmen

Die über die Arbeitsberichte erfassten Arbeitszeiten werden verwendet, um die Überstunden / Unterstunden der einzelnen Mitarbeiter zu bestimmen.

Dies geschieht in regelmäßigen Abständen über den Menüpunkt Buchhaltung | Wochenberichte, zum Beispiel wöchentlich für den Zeitraum der zurückliegenden Woche durch den Innendienst (Buchhaltung, Personalbüro etc.).

Nach Aufruf des Menüpunktes Buchhaltung | Wochenberichte können Sie sich über Filter alle Arbeitszeiten für einen bestimmten Zeitraum (Periode) anzeigen lassen.

Mit einem Doppelklick können Sie die Arbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter öffnen und kontrollieren.

Um die Werte für das Freizeitkonto zu ermitteln, klicken Sie in der Symbolleiste Wochenberichte im Bereich Aktionen auf die Schaltfläche Überstunden bestimmen. Der Dialog Überstunden bestimmen - Parameter wird geöffnet.

Hier legen Sie den Zeitraum und die Mitarbeiter fest, für welche die Überstunden ermittelt werden sollen. Über die Schaltfläche Überstunden bestimmen wird der Vorgang gestartet.

Die so ermittelten Zeiten (Über- / Unterstunden) und die entsprechenden Zuschläge werden pro Monat auf einen separaten Arbeitsbericht gebucht. Sie können sich diese Werte anzeigen lassen, wenn Sie in den Wochenberichten einen Datensatz doppelt anklicken.

Neben den erfassten Arbeitszeiten werden zusätzliche Einträge für das Freizeitkonto angezeigt.

Über die Schaltfläche Freizeitkonto in der Symbolleiste im Bereich Aktionen können Sie sich den aktuellen Stand des Mitarbeiter-Freizeitkontos anzeigen lassen.

Die Haben und Soll Summen werden angezeigt und daraus ein Gesamt Stand des Freizeitkontos ausgewiesen. Positive Werte im Feld Gesamt bedeuten ein Guthaben an Stunden, negative Werte stehen für zu wenig geleistete Stunden (=Sollstunden / Minusstunden).

Im Bereich Optionen können Sie sich die einzelnen Buchungen für den ausgewählten Wochenbericht anzeigen lassen.

Guthaben an Stunden (=Überstunden) können entweder ausgezahlt werden oder es kann ein Ausgleich in Freizeit vom Mitarbeiter beantragt werden.

Anzeige des Freizeitkontos (Mitarbeiter)

Mit der entsprechenden Berechtigung zur Anmeldung am eserp (NICHT Lizenztyp Techniker, Zeiterfassung oder Bauleiter) kann sich der Mitarbeiter den Stand seines Freizeitkontos anzeigen lassen.

Dazu steht der Menüpunkt Buchhaltung | Freizeitkonto zur Verfügung über den sich der angemeldete Mitarbeiter für einen festzulegenden Zeitraum die einzelnen Buchungen für das Freizeitkonto anzeigen lassen kann.

Beginn / Ende

Über die Felder Beginn und Ende kann der Zeitraum festgelegt werden für den die Einzelbuchungen angezeigt werden sollen.

Aktualisieren

Zum Aktualisieren der Anzeige klicken Sie auf die Schaltfläche, die aktuellen Freizeitkonto-Daten werden für den ausgewählten Zeitraum aus der Datenbank ausgelesen und angezeigt.

Tabelle Buchungen Freizeitkonto

Beim Öffnen des Freizeitkonto Dialogs werden die Summen pro Monat angezeigt.

Um sich die Detailansicht mit den einzelnen Buchungen des Monats anzuzeigen, klicken auf das Symbol vor dem jeweiligen Monat. Die Detailansicht wird dadurch ausgeklappt. Für jeden Tag werden die Veränderungen des Freizeitkontos mit der entsprechenden Lohnart aufgelistet.

Überstunden werden dabei in der Spalte Veränderungen Freizeitkonto mit einen positiven Zeitwert in Stunden und dem Symbol gekennzeichnet, Unterstunden / Minusstunden mit einen negativen Wert und einem Symbol.

Wenn Sie einen Tag in der Detailansicht anklicken, werden weitere Informationen (Beginn, Ende, Pause, Summe und Zuschläge) in einer Zeile unterhalb eingeblendet.

Mit einem Rechtsklick auf einen Eintrag können Sie das Kontextmenü aufrufen. Dort steht Ihnen über die Gehe zu Funktion auch ein Sprung in den jeweiligen Arbeitsbericht zur Verfügung.

Aktueller Stand

Unterhalb der Tabelle wird Ihnen in diesem Feld der aktuelle Stand des Freizeitkontos angezeigt, der eingestellte Zeitraum wird dabei nicht berücksichtigt. In diesem Wert sind die Überstunden / Minusstunden enthalten, die unter Buchhaltung | Wochenberichte über die Funktion Überstunden bestimmen ermittelt worden sind.

Letztes berücksichtigtes Datum

In diesem Feld wird angezeigt, bis zu welchem Datum die Arbeitszeiten für das Freizeitkonto ausgewertet wurden (Funktion Überstunden bestimmen unter Buchhaltung | Wochenberichte).

Überstundenauszahlung beantragen

Über den Menüpunkt Buchhaltung | Überstunden Auszahlungen kann die Auszahlung von geleisteten Mehrstunden vom Freizeitkonto beantragt werden. Wird der Antrag auf Überstundenauszahlung genehmigt, werden die beantragten Stunden vom Freizeitkonto abgezogen.

Voraussetzungen

Für die Beantragung der Überstunden Auszahlung wird eine Lohnart benötigt, diese können Sie unter Einstellungen | Buchhaltung | Arbeitsberichte | Referenzen | Lohnarten angelegen.

Die entsprechende Lohnart wird zusätzlich noch unter Einstellungen | Buchhaltung | Arbeitsbericht | Einstellungen | Arbeitszeiten - Bereich 'Lohnarten' im Feld Freizeit Auszahlung zugeordnet.

Berechtigungen

Für die Beantragung zur Auszahlung von Überstunden stehen die folgenden Berechtigungen zur Verfügung:

• Buchhaltung | Arbeitsberichte | Überstundenauszahlung beantragen

  Benutzer mit dieser Berechtigung können einen Auszahlungsantrag für sich selbst anlegen.

• Buchhaltung | Arbeitsberichte | Überstundenauszahlung beantragen (fremde)

  Benutzer mit dieser Berechtigung können einen Auszahlungsantrag für sich selbst und auch für andere Mitarbeiter anlegen.

• Buchhaltung | Arbeitsberichte | Überstundenauszahlung genehmigen

  Mit dieser Berechtigung kann ein Auszahlungsantrag auf den Status Gebucht gesetzt werden.

• Buchhaltung | Arbeitsberichte | Überstundenauszahlung stornieren

  Mit dieser Berechtigung kann ein genehmigter Auszahlungsantrag auf den Status Storniert gesetzt werden.

Auszahlung anlegen

Um einen Antrag auf Auszahlung von Überstunden zu stellen, klicken Sie im Menüpunkt Buchhaltung | Überstunden Auszahlung in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Auszahlung anlegen.

Auszahlungsnr.

Beim Anlegen eines Auszahlungsantrages wird automatisch eine eindeutige Auszahlungsnummer aus dem Nummernkreis UAZ vergeben.

Mitarbeiter

Hier können Sie einen Mitarbeiter aus dem Personalstamm auswählen, für den der Ausszahlungsantrag gestellt werden soll.

Anzahl

Tragen Sie hier die Anzahl der Stunden ein, für die ein Auszahlungsantrag gestellt werden soll.

Es sind Eingaben mit Nachkommastellen möglich, zum Beispiel 2,50 Stunden.

Status

Hier wird der aktuelle Status des Auszahlungsantrags angezeigt. Bei der Neuanlage eines Antrags wird der Status Angelegt zugewiesen.

Auszahlungsdatum

Tragen Sie hier das gewünschte Auszahlungsdatum ein. Beim Genehmigen eines Auszahlungsantrages wird dieses Datum für Arbeitszeitbuchung gegenüber dem Freizeitkonto verwendet.

Belegnr.

Sollte es zu diesem Antrag noch einen Beleg mit einer Belegnummer geben, können Sie hier die entsprechende Belegnr. eintragen.

Info

Hier können noch ergänzende Information zum Antrag eingetragen werden.

Auszahlung löschen

Um einen Antrag auf Auszahlung von Überstunden zu löschen, klicken Sie im Menüpunkt Buchhaltung | Überstunden Auszahlung in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Auszahlung löschen.

Nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage (Datensatz löschen?) wird der Auszahlungsantrag endgültig gelöscht.

Auszahlungsantrag Genehmigen

Auszahlung genehmigen

1. Öffnen Sie den Menüpunkt Buchhaltung | Überstunden Auszahlung.

2. Öffnen Sie den zu genehmigenden Antrag in der Liste durch einen Doppelklick.

   Es wird die Detailansicht des Antrags geöffnet.

   Im Bereich Freizeitkonto werden die Summe pro Monat aufgelistet. Um die einzelnen Buchungen des Monats aufzulisten, klicken auf das Symbol vor dem jeweiligen Monat. Für jeden Tag werden die Veränderungen des Freizeitkontos mit der entsprechenden Lohnart aufgelistet.

   Überstunden werden dabei in der Spalte Veränderungen Freizeitkonto mit einen positiven Zeitwert in Stunden und dem Symbol gekennzeichnet, Unterstunden / Minusstunden mit einen negativen Wert und einem Symbol.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste Navigation im Bereich Aktionen auf die Schaltfläche Genehmigen.

   

4. Beim Genehmigen eines Antrages wird eine neue Arbeitszeit mit den Stunden aus dem Feld Anzahl und dem unter Auszahlungsdatum angegebenen Datum angelegt. Der Status wird von Angelegt auf Gebucht geändert.

   Bei der Berechnung des Freizeitkontos werden die hier angegeben Stunden abgezogen, die Anzeige im Bereich Freizeitkonto wird entsprechend aktualisiert.

   In den normalen Arbeitsberichtansichten wird diese Arbeitszeit ausgeblendet, über das Freizeitkonto können die entsprechenden Buchungen angezeigt werden.

Stornieren

Auszahlung stornieren

1. Öffnen Sie den Menüpunkt Buchhaltung | Überstunden Auszahlung.

2. Öffnen Sie den zu stornierenden Antrag in der Liste durch einen Doppelklick.

   Es wird die Detailansicht des Antrags geöffnet.

3. Klicken Sie in der Symbolleiste Navigation im Bereich Aktionen auf die Schaltfläche Stornieren.

   

4. Beim Stornieren eines Auszahlungsantrages wird die angelegte Arbeitszeit wieder gelöscht und das Freizeitkonto ist wieder auf dem alten Stand vor der Auszahlung.

   Der Status wird von Gebucht auf Storniert geändert.

Überstundenabbau beantragen

Geleistete Überstunden / Mehrstunden können mit Freizeit ausgeglichen werden. Dieser Abbau von Guthaben auf dem Freizeitkonto kann über einen Abwesenheitsantrag beantragt werden.

Der Antrag auf Abbau von Überstunden durchläuft wie ein Urlaubsantrag einen Genehmigungsprozess. Über die Abwesenheitsgehmigungsgruppen kann für jeden Mitarbeiter festgelegt werden, wer entsprechende Abwesenheitsanträge genehmigen kann.

Wird ein Abwesenheitsantrag für Überstunden genehmigt, wird die beantragte Anzahl an Stunden vom Freizeitkonto abgezogen.

Abwesenheitsantrag für Überstundenabbau anlegen

1. Rufen Sie den Menüpunkt Werkzeuge | Abwesenheitsanträge auf

2. Klicken Sie in der Symbolleiste Abwesenheitsanträge auf die Schaltfläche Abwesenheitsantrag anlegen. Ein neuer Abwesenheitsantrag wird geöffnet.

   

3. Wählen Sie die Abwesenheitsart aus, die Sie für den Überstundenabbau angelegt haben.

   Tragen Sie den Zeitraum für den Überstundenabbau mit den entsprechenden Uhrzeiten in den Feldern Abwesend vom / am und Abwesend bis / inkl. ein. Die Stunden für den Überstundenabbau werden aus der entsprechenden Differenz ermittelt.

4. Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche.

   Die Mitglieder der zugeordneten Abwesenheitsgenehmigungsgruppe werden informiert und können den Antrag genehmigen oder ablehnen.

Antrag genehmigen / ablehnen

1. Die Mitglieder der zugeordneten Abwesenheitsgenehmigungsgruppe werden über einen neuen Antrag auf Überstundenabbau informiert. Der Antrag kann entweder direkt aus der esNachricht geöffnet werden oder per Doppelklick in der Liste unter dem Menüpunkt Werkzeuge | Abwesenheitsanträge.

2. Um den Antrag zu genehmigen, klicken Sie in der Symbolleiste Navigation im Bereich Optionen auf die Schaltfläche Genehmigen.

   

   Der Mitarbeiter wird über die Genehmigung des Antrages informiert.

    

   Dabei wird die persönliche Einstellung der Mitarbeiter berücksichtigt, ob die Benachrichtigung per esMessage oder per E-Mail erfolgen soll, siehe auch unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Persönlich.

   

   Die beantragten Stunden werden vom Freizeitkonto abgezogen.

   

    

   Ein bereits genehmigter Antrag kann mit der Schaltfläche Widerrufen zurückgenommen werden. Auch in diesem Fall wird der Mitarbeiter informiert, die bereits abgezogenen Stunden werden dem Freizeitkonto wieder gutgeschrieben.

   Um den Antrag abzulehnen, klicken Sie in der Symbolleiste Navigation im Bereich Optionen auf die Schaltfläche Ablehnen. Der Mitarbeiter wird über die Ablehnung informiert und der Stand des Freizeitkontos bleibt unverändert.

Beispiel

Im folgenden Beispiel wird vereinfacht gezeigt, wie die automatische Bestimmung der Überstunden durch den Innendienst ablaufen kann und wie vom Freizeitkonto Überstunden mit Freizeit verrechnet werden können.

Arbeitszeiten Techniker

Techniker Heinrich Schrauber hat folgende Arbeitszeiten

Wochentag	Arbeitsbeginn	Arbeitsende	Pause (Minuten)
Montag	07:00 Uhr	16:00 Uhr	60
Dienstag	07:00 Uhr	16:00 Uhr	60
Mittwoch	07:00 Uhr	16:00 Uhr	60
Donnerstag	07:00 Uhr	16:00 Uhr	60
Freitag	07:00 Uhr	16:00 Uhr	60

Diese Werte werden beim Mitarbeiter im Personalstamm auf dem Register Office | Personal | Zeitressourcen im Bereich 'Arbeitstage' eingetragen.

Im Bereich 'Arbeitszeiten' im Feld Wöchentlich wird die Wochenarbeitszeit von 40 Stunden für den Mitarbeiter eingetragen.

Erfasste Arbeitszeit

Folgende Arbeitszeiten sind für den Techniker Heinrich Schrauber in der Kalenderwoche 36 / 2023 auf einen Projektauftrag erfasst worden:

Wochentag	Arbeitsbeginn	Arbeitsende	Pause (Minuten)
Montag	07:00 Uhr	16:00 Uhr	60
Dienstag	07:00 Uhr	16:30 Uhr	60
Mittwoch	07:00 Uhr	17:30 Uhr	60
Donnerstag	07:00 Uhr	17:30 Uhr	60
Freitag	07:00 Uhr	15:30 Uhr	60

Für Dienstag, Mittwoch und Freitag ergeben sich anhand der Arbeitszeiten insgesamt 3,5 Überstunden und 0,5 Unterstunden.

Bestimmung der Überstunden

Die Überstunden werden in regelmäßigen Abständen durch den Innendienst (zum Beispiel Buchhaltung, Personalabteilung etc.) für die Mitarbeiter bestimmt. Im Beispiel erfolgt der Abgleich einmal in der Woche für den Zeitraum der zurückliegenden Woche.

Über den Menüpunkt Buchhaltung | Wochenberichte können Sie sich die Mitarbeiter auflisten lassen, für die im gewählten Zeitraum Arbeitszeiten vorhanden sind.

In der Symbolleiste im Bereich Aktionen wird über die Funktion Überstunden bestimmen der Dialog Überstunden bestimmen - Parameter aufgerufen.

Hier legen Sie den Zeitraum und die Mitarbeiter fest, für welche die Überstunden ermittelt werden sollen. Über die Schaltfläche Überstunden bestimmen wird der Vorgang gestartet.

Die so ermittelten Zeiten (Über- / Unterstunden) und die entsprechenden Zuschläge werden pro Monat auf einen separaten Arbeitsbericht gebucht. Sie können sich diese Werte anzeigen lassen, wenn Sie in den Wochenberichten einen Datensatz doppelt anklicken.

Neben den erfassten Arbeitszeiten werden zusätzliche Einträge für das Freizeitkonto angezeigt.

Über die Schaltfläche Freizeitkonto in der Symbolleiste im Bereich Aktionen können Sie sich den aktuellen Stand des Mitarbeiter-Freizeitkontos anzeigen lassen.