Zusatzadressen
Es können auf diesem Register beliebige Zusatzadressen zu einer Anlage eingetragen werden, zur Kennzeichnung der einzelnen Adressen stehen vier Adressarten zur Verfügung.
Alternativ zu den Zusatzadressen können auch Ansprechpartner mit den entsprechenden Adressdaten zu einer Anlage angelegt bzw. zugeordnet werden. Ein Ansprechpartner kann mehreren Anlagen zugeordnet werden, Zusatzadressen werden dagegen immer für nur einer Anlage angelegt.
Siehe auch Ansprechpartner
Einen neuen Datensatz legt man mit Hilfe des Navigators an.
Bereich 'Allgemein'
Adressart
Um den Zweck der zusätzlichen Adresse zu kennzeichnen, können vier Adressarten zugeordnet werden.
Zusatzadresse
Die mit dieser Adressart werden vom Programm nicht weiter ausgewertet, in Listen und Ausdrucken kann sie aber als Alternativadresse (Hausmeister, Konzern etc.) genutzt werden.
Terminanfrage Inspektion / Wartung
Bei der Adressart Terminanfrage kann ausschließlich eine Adresse hinterlegt werden. Wird unter dieser Adressart eine Adresse angelegt, so wird sie vom Programm ausgewertet, indem die Benachrichtigung für Wartungstermine automatisch an diese Adresse versendet wird. Sollte hier keine Adresse hinterlegt sein, dann wird die Benachrichtigung an die Adresse des Kunden verschickt und nicht an die Adresse der Anlage.
Schlüsselträger
Mit Schlüsselträger bezeichnet man z. B. eine Person, die in der Lage ist eine Alarmanlage zu deaktivieren oder zu aktivieren.
Versandadresse
Die mit der Adressart Versandadresse gekennzeichneten Zusatzadressen können für die Erstellung von Lieferscheinen verwendet werden.
Firma / Name / Vorname
Für den Namen einer Firma bzw. eines Kunden sind drei Felder vorgesehen, wobei die Felder Firma / Name und Vorname auch in der Listenansicht angezeigt werden.
Der Eintrag im ersten Feld Firma / Name gleicht einem Suchkriterium.
Legen Sie vor der Eingabe fest, wie Adressdaten einheitlich erfasst werden sollen.
Ein Mitarbeiter schreibt ‘Hermann Stahl GmbH’ in das Feld Firma / Name.
Ein zweiter Mitarbeiter sucht nach ‘Stahl’, findet keinen Eintrag und erfasst die Adresse noch einmal unter ‘Stahl GmbH’ (im Feld Firma / Name) und ‘Hermann’ im Feld Vorname.
Straße
Tragen Sie hier den Straßennamen für Adresse ein.
PLZ, Ort
Diese beiden Felder sind für die Postleitzahl und den Ortsnamen vorgesehen.
Land
Tragen Sie hier das Länderkürzel ein, zum Beispiel D für Deutschland oder wählen Sie ein Land aus der Referenztabelle Nationen aus.
Bei der Ausgabe einer Adresse wird das Land nur gedruckt (z.B. in der Projektbearbeitung), wenn das ausgewählte Land von dem in den Betriebssystemeinstellungen abweicht. Machen Sie keine Angabe, fragt Sie das Programm, ob die Angaben der aktuellen Geschäftsstelle aus Einstellungen | Allgemein | Geschäftsstellen | Adresse übernommen werden sollen.
Unter Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Bereich 'Adressformatierung' kann mit der Option Länderkürzel vor Postleitzahl festgelegt werden, ob das Länderkürzel vor der Postleitzahl ausgegeben werden soll.
Es ist erforderlich, dass das Feld Land mit einem Wert gefüllt ist.
Postfach / Postfach-PLZ, -Ort
Bei Angabe eines Postfachs mit der dazugehörigen Postfach-Postleitzahl und des Ortes, wird bei Ausgabe der Adresse nicht mehr die Straßenanschrift verwendet, sondern das Postfach und die entsprechende Postleitzahl mit dem Ort.
Postanschrift / Postfachanschrift
Unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Nationen - Bereich 'Elemente einer Adresse' können Sie je Land angeben, wie die Postanschrift / Postfachanschrift aufgebaut sein soll.
Dort legen Sie auch fest, ob das Feld Zu Händen oder Abteilung innerhalb der Anschrift verwendet werden soll.
Ortsteil / Region
In einigen Ländern ist es notwendig, hinter dem Ortsnamen noch den Ortsteil oder die Region anzugeben. Die Region kann entweder aus der vorhandenen Referenztabelle Regionen ausgewählt oder auch manuell eingegeben werden.
Distrikt
Ist unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Einstellungen | System Einstellungen - Bereich 'Programmverhalten' das Adressformat auf USA oder Großbritannien eingestellt, wird zusätzlich das Feld Distrikt eingeblendet.
Abteilung
Tragen Sie hier eine Abteilung ein, diese Angabe kann beim Ausdruck mit angegeben werden.
Kontakt
Mit der Option Kontakt können Sie der Adresse ein weiteres Attribut zuweisen.
Privat
Sobald eine Adresse als privat markiert wurde, ist erforderlich einen Datenerhebungszweck (Feld Verwendungszweck) anzugeben, da es sich um personenbezogene Daten handelt (siehe auch DSGVO Datenschutz Grundverordnung).
Überregional
Die Option Überregional steuert die Anzeige der Adresse bezogen auf die Geschäftsstellen. Wird diese Option aktiviert, kann diese Adresse auch bei anderen Geschäftsstellen eingesehen werden.
Sprache
Wählen Sie einen Sprachcode aus der Referenztabelle Sprachen aus.
Kennwort / Reihenfolge
Unter Kennwort kann zum Beispiel ein Codewort hinterlegt werden, damit ein Alarm wieder deaktiviert wird. Unter Reihenfolge wird festgelegt wann welcher Mitarbeiter (Schlüsselträger) angerufen werden muss. Die letzten beiden Felder sind dabei reine Informationsfelder, die nicht weiter im Programm ausgewertet werden.
Bereich 'Kontaktdaten'
Telefon
Tragen Sie an dieser Stelle die zentrale Telefonnummer für die Adresse ein.
Bei Nutzung von esTapi kann über das Telefonhörer-Symbol 
ein Telefongespräch zu diese Telefonnummer aufgebaut werden.
Je nach Adressart können in einer Zusatztabelle weitere Telefonnummern, zum Beispiel mit Mobilnummern, Durchwahlen etc., hinterlegt werden.
Telefax
Hinterlegen Sie hier eine zentrale Telefaxnummer für die Adresse.
In diesem Feld kann eine zentrale E-Mail-Adresse für den Adress-Datensatz eingetragen werden. Weitere E-Mail-Adressen können entweder über die Zusatztabelle erfasst werden oder sie werden bei den zugeordneten Ansprechpartner hinterlegt.
Bereich 'Serienbrief Anrede'
Anrede 1 / Anrede 2
Tragen Sie hier für die Verwendung bei Serienbriefen eine vollständige Anrede ein
"Sehr geehrte Damen und Herren, "
Bereich 'Notizen'
Informationen
Hier können weitere Textinformationen zur Adresse / Vorgang abgelegt werden.
Im unteren Memofeld können noch erweiterte Notizen abgelegt werden.