Geschäftspartner

Office | Geschäftspartnerliste

Geschäftspartner sind Adressen, die weder den Kunden, Lieferanten, Bedarfern, noch dem Personal zugeordnet werden können.

Unter dem Menüpunkt Office | Geschäftspartner können Sie die Adressen Ihrer Auftragsmittler hinterlegen - wie zum Beispiel Architekturbüros, Kooperationspartner oder Planungsbüros.

Es liegt in der Natur dieser Geschäftsbeziehung, dass ein Auftragsmittler ein Angebot erhalten kann, nicht aber den Auftrag erteilt. Deswegen können für Geschäftspartner Kalkulationen und Angebote erstellt werden.

Wird ein Geschäftspartner zum Auftragsgeber, dann wird der Geschäftspartner zusätzlich als Kunde angelegt.

Filter- und Suchfunktionen

Folgende Filter- und Suchfunktionen stehen ihnen in der Listenansicht zur Verfügung:

Schnellfilter

In der Standardansicht der Such- und Filterfunktionen kann mittels eines Schnellfilters zwischen verschiedenen Filtersets gewechselt werden. Nachdem Sie auf das Auswahlfeld geklickt haben, können Sie den gewünschten Filter aus der Liste auswählen.

Es können beliebige Filtersets angelegt werden, siehe auch Suchen und Filtern

Suchfilter erweitern / Schnellfilter erweitern

Über die erweiterte Ansicht lassen sich Such- und Filtereinstellungen anlegen und bearbeiten.

Siehe auch Suchen und Filtern

Suchen

Es werden alle Felder des jeweiligen Moduls (zum Beispiel Kunde) durchsucht. Wird das Muster eines Suchkriteriums in einem Feld gefunden (egal ob am Anfang, in der Mitte oder am Ende des jeweiligen Feldes), wird der betreffende Datensatz mit in die Ergebnisliste aufgenommen.

Weitere Informationen zur Suchfunktion finden Sie unter Suchen und Filtern

Filter 'Aktuelle Geschäftsstelle'

(aktiv / nicht aktiv)

Bei der Nutzung der Geschäftsstellen-Funktionalität (Lizenz Geschäftsstelle erforderlich) und in Abhängigkeit der Berechtigungen werden in der Suchleiste Geschäftsstellenfilter als Schalter angezeigt.

Bei aktivierten Filter werden alle Datensätze angezeigt, die der aktuellen Geschäftsstelle zugeordnet sind.

Der Filter ist beim Öffnen der jeweiligen Ansicht standardmäßig aktiviert.

Siehe auch Suchen und Filtern

Filter 'Alle (eigenen) Geschäftsstellen'

(aktiv / nicht aktiv)

Bei aktivierten Filter werden alle Datensätze angezeigt, die den Geschäftsstellen des angemeldeten Benutzers zugeordnet sind.

Siehe auch Suchen und Filtern

Filter 'Eigene Personalnummer'

(aktiv / nicht aktiv)

Im aktivierten Zustand werden die Datensätze angezeigt, bei denen der angemeldete Mitarbeiter zugeordnet ist, zum Beispiel als Verkäufer.

Listen-Funktionen

Spaltenauswahl / Spalteneditor

Die angezeigten Spalten der Listenansicht können über den Spaltenauswahldialog individuell festgelegt werden. Um die Spaltenauswahl zu öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenspaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü Spalteneditor anzeigen.

Im Fenster Spaltenauswahl können nun die gewünschten Spalten einblenden, indem Sie die Option vor dem Spaltennamen aktivieren.

Zum Entfernen einer Spalte aus der Listenansicht deaktivieren Sie die Option vor dem Spaltennamen.

Um das Layout der Listenansicht zu speichern, wählen Sie im Kontextmenü (Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift) Layout speichern.

Spalten verschieben / Spaltenreihenfolge ändern

Die Reihenfolge der Spalten kann jeder Benutzer individuell festlegen. Zum Verschieben einer Spalte ziehen Sie die gewünschte Spalte bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Position zwischen zwei Spalten und lassen dann die Maustaste los (Drag-and-drop).

Geeignete Stellen zum Einfügen einer Spalte erkennen Sie an zwei farbigen Pfeilen.

Optimale Breite

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite.

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Optimale Breite (Alle Spalten)

Ändert die Spaltenbreite zum automatischen Anpassen an den Inhalt für alle Spalten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü den Eintrag Optimale Breite (Alle Spalten).

Verwenden Sie die Funktion Layout speichern, um die geänderte Spaltenbreite dauerhaft zu speichern.

Wird nach dem Ändern der Spaltenbreite das Layout nicht gespeichert, wird nach dem erneuten Start des Moduls die Breite der Spalte zurückgesetzt.

Filter bearbeiten

In der Listenansicht können über den Kontextmenüeintrag Filter bearbeiten Filter definiert und angewendet werden.

Mit der Schaltfläche können Sie eine Bedingung hinzufügen.

Weitere Funktionen können Sie über das Symbol neben der Schaltfläche erreichen.

Über logische Operatoren, Kriterium Operatoren und Operatoren für Datum / Zeit Felder können Sie auch komplexe Filterbedingungen zusammenstellen (siehe auch Komplexe Filteroptionen).

Filteroptionen können gruppiert werden (Gruppe hinzufügen).

Eigene Abfragen können über Custom Expressions im Ausdruck-Editor definiert werden, siehe auch Berechnete Felder.

Im Fenster Filter bearbeiten können Sie die Regeln für den Filter festlegen und mit der Schaltfläche Übernehmen anwenden. Das Fenster mit den Filterbedingungen bleibt dabei geöffnet und die Liste wird entsprechend aktualisiert.

Über die Schaltfläche OK wird der Filter angewendet und das Fenster mit den Filterbedingungen wird geschlossen. Um das Fenster wieder aufzurufen, wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Filter bearbeiten.

Ist ein Filter angewendet worden, werden die Filterbedingungen unterhalb der Liste angezeigt.

Filterfunktionen

Bei aktiviertem Filter stehen Ihnen über die Symbole einige Funktionen zur Verfügung

Filter aktivieren / deaktivieren

Über die Option vor dem Filter können die Filterfunktion aktivieren oder deaktivieren

Zuletzt verwendete Filter anzeigen

Über das Symbol können Sie sich die zuletzt verwendeten Filterbedingungen anzeigen lassen.

Filter bearbeiten

Über das Symbol kann der Filter geändert werden, es wird dazu das Fenster Filter bearbeiten geöffnet.

Filter entfernen

Der aktuelle Filter wird mit den entsprechenden Filterbedingungen gelöscht.

Spaltenfilter

Um in umfangreichen Listen nur bestimmte Datensätze anzeigen zu lassen, können Spaltenfilter verwendet werden.

Mit den Spaltenfiltern können Sie zum Beispiel sich Kunden-Datensätze einer bestimmten Postleitzahl anzeigen lassen. Es werden dabei nur Postleitzahlen angezeigt, die bereits zu den Kundendatensätzen erfasst worden sind.

Klicken Sie zum Filtern der Datensätze auf die gewünschte Spalte (zum Beispiel Postleitzahl) und dort auf das Filtersymbol .

Es wird Ihnen nun eine Liste der erfassten Postleitzahlen angezeigt.

Sie können nun einen oder mehrere Werte für den Filter markieren. Außerdem stehen Ihnen weitere Filter-Möglichkeiten (Alle, Benutzerdefiniert, Leer, Nicht leer) zur Verfügung.

Ist ein Filter für eine Spalte aktiv, wird das durch das farbige Filtersymbol in der Spaltenüberschrift angezeigt, mit einem Klick auf das Symbol kann der Filter bearbeitet werden.

Sortierung

Die Werte einer Spalte können durch Klicken auf den Tabellenspaltenkopf auf- oder absteigend sortiert werden.

Um Zeilen zu sortieren, ohne das existierende Sortierbedingungen aufgehoben werden sollen, können Sie:

Mit gedrückter Shift Taste auf einen Spaltenkopf klicken bis einen aufsteigenden oder absteigenden Pfeil erscheint
Mit einem Rechtsklick auf den Spaltenkopf im Kontextmenü Sortierung aufsteigend oder Sortierung absteigend auswählen.

Es wird nun im obigen Beispiel nach dem Feld Postleitzahl (aufsteigend) und zusätzlich nach dem Feld Strasse (absteigend) sortiert. Gibt es also mehrere Einträge mit der gleichen Postleitzahl, wird innerhalb dieser Treffer nach dem Feld Strasse sortiert.

Um eine Spalte aus der Sortierung zu entfernen klicken Sie mit gedrückter Strg Taste auf diese Spalte.

Spaltenzusammenfassungen

Unter jeder Spalte kann in der Liste eine Spaltenzusammenfassung angezeigt werden.

Zum Konfigurieren dieser Spaltenzusammenfassung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen im Kontextmenü Summen anzeigen aus.

Unter der Liste wird ein Summenfeld angezeigt. Mit einem Rechtsklick in dieses Feld kann der anzuzeigende Wert für diese Spalte ausgewählt werden.

Über den Kontextmenüeintrag Anpassen ... können noch detaillierte Einstellungen für die Spaltenzusammenfassungen vornehmen, unter anderen können Sie bei mehreren Summen die Reihenfolge und die Beschriftungen anpassen.

Gruppierung

Um nach einer oder mehreren Spalten zu gruppieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

Variante 1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf, wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Gruppierungsfeld anzeigen.
Ziehen Sie einen Spaltenkopf in das Gruppierungsfeld.
Um eine Gruppierung weiter zu unterteilen, können Sie weitere Spalten in das Gruppierungsfeld ziehen.
Um die Gruppierung aufzuheben ziehen Sie den Spaltenkopf aus dem Gruppenauswahlfeld wieder in die Liste zurück oder wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Gruppierung entfernen.

Variante 2

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf und wählen Sie im Kontextmenü Diese Spalte gruppieren nach aus. Nun können Sie noch festlegen, ob die Standardgruppierung oder die Gruppierung nach Anfangsbuchstaben erfolgen soll.

Um die Gruppierung aufzuheben klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf oder die jeweilige Spalte im Gruppierungsfeld und wählen Sie Gruppierung entfernen im Kontextmenü aus.

Gruppierungszusammenfassungen

Zu einzelnen Gruppierungen können Zusammenfassungen angezeigt werden.

Dazu Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf im Gruppenauswahlfeld und wählen den Eintrag Gruppensummierung-Editor....

In dem Gruppenauswahldialog können nun Kriterien für eine Gruppenzusammenfassung definiert werden. Über die Option Zeilenanzahl anzeigen, können Sie sich die Anzahl der Datensätze einer Gruppe anzeigen lassen.

Sortierung nach Gruppierungszusammenfassungen

Nachdem ein Datengitter gruppiert und eine Gruppierungszusammenfassung definiert wurde, kann das gruppierte Datengitter auch nach den Werten der Gruppierungszusammenfassung sortiert werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Spaltenkopf, der für die Gruppierung verwendet wurde und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Sortierung nach Gruppensortierung.

Berechnete Felder

Im Spalteneditor haben Sie die Möglichkeit berechnete Felder anzulegen. Öffnen Sie dazu den Spalteneditor und klicken Sie auf den Eintrag Berechnetes Feld hinzufügen Schaltfläche.

Sie werden zuerst nach einem Feldnamen gefragt. Geben Sie dort die Überschrift für das berechnete Feld an. Nachdem Sie den Dialog mit OK bestätigt haben, öffnet sich der Ausdruckseditor.

Eine Auflistung der Funktionen und Operatoren finden Sie unter Funktionen in berechneten Feldern.

Um den Ausdruck nachträglich zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Tabellenspaltenkopf eines berechneten Feldes und wählen Sie im Kontextmenü Ausdruck bearbeiten.

Kopieren

Beispiel

Iif(IsNullOrEmpty([Vorname]), [1. Zeile Firmenname], [Vorname] +   + [1. Zeile Firmenname])

In diesem Beispiel werden die Felder Vorname und Firma1 zu einem Feld mit einem Leerzeichen dazwischen zusammengefasst, aber nur wenn das Feld Vorname gefüllt ist, sonst wird nur Firma1 ausgegeben.

Hintergrundfarbe für Felder

Es besteht die Möglichkeit, Datenfelder, die bestimmte Bedingungen erfüllen, mit einer Hintergrundfarbe zu hinterlegen.

Um Hintergrundfarben für einzelne Felder festlegen zu können, klicken sie mit einem Rechtsklick auf eine Spalte und wählen Sie den Menüpunkt Hintergrundfarbe.

Nun können Sie eine neue Regel erstellen. Alle Felder die unter diese Regeln fallen werden dann in der eingestellten Farbe eingefärbt.

Über das Stift-Symbol gelangen Sie in den Ausdruckseditor. Dort können Sie auch komplexere Ausdrücke erstellen, siehe auch Berechnete Felder.

Wenn Sie eine Regel erfolgreich eingestellt haben, können Sie das Fenster mit der OK-Schaltfläche schließen. Wenn Sie nun die Ansicht aktualisieren, wird die Regeln angewandt.

Regel: [AnzMitarbeiter] < 30

Farbe: #FF009DFF

Diese Regeln würde alle Felder in der Spalte Kundennummer blau einfärben, wenn bei jeweiligen Datensatz weniger als 30 Mitarbeiter eingetragen sind.

Layouts nutzen und verwalten

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spalte, es öffnet sich ein Kontextmenü in dem zu unter anderem Zugriff auf die Layouteinstellungen haben.

Layout laden

Über den Menüpunkt Layout laden, sehen Sie direkt alle Layouts, die Sie bereits erstellt haben.

Dort können Sie einfach auf ein anderes Layout wechseln.

Layout speichern / Layout speichern unter

Wenn Sie ein Layout speichern, wird die aktuelle Ansicht in dem aktuell geöffneten Layout gespeichert. Alle Ausdrücke, Berechnete Felder und Sortiergruppen sind dann in diesem Layout hinterlegt und können dann beliebig angewendet werden.

Mit dem Menüpunkt Layout speichern unter können Sie die aktuelle Ansicht unter einem neuen eigenen Layout speichern.

Legen Sie dafür die Layouteigenschaften fest.

Layout ändern

Wenn Sie in dem aktuellem Layout Eigenschaften verändern wollen, wählen Sie den Menüpunkt Layouteigenschaften ändern. Es öffnet sich das Layouteigenschaften Fenster, in dem Sie nun ihre Änderungen vornehmen können.

Layout zurücksetzen / Layout löschen

Wenn Ihnen ein verändertes Layout nicht gefällt, können Sie die vorgenommenen Änderungen über den Menüpunkt Layout zurücksetzen auf den Auslieferungszustand zurücksetzen. Wenn Ihnen ein Layout gar nicht mehr gefällt, können Sie es auch über den Eintrag Layout löschen entfernen.

Symbolleiste Geschäftspartnerliste

Bereich 'Datensteuerung'

Geschäftspartner anlegen

Bei der Neuanlage eines Geschäftspartners wird ein leeres Geschäftspartner-Eingabeformular auf dem Register Office | Geschäftspartner | Adresse im Bearbeitungsmodus geöffnet.

Zum Anlegen eines neuen Geschäftspartner-Datensatzes, benötigt der Benutzer die Berechtigung Office | Geschäftspartner | Geschäftspartner neu anlegen.

Ohne diese Berechtigung wird die Schaltfläche Geschäftspartner anlegen in der Symbolleiste zur Neuanlage eines Datensatzes nicht freigeschaltet bzw. nicht angezeigt.

Es wird eine fortlaufende eindeutige Geschäftspartnernummer aus dem Nummernkreis GPA vergeben.

Eine nachträgliche Änderung der Geschäftspartnernummer ist nicht möglich.

Geschäftspartner löschen

Markieren Sie unter Office | Geschäftspartnerliste den Geschäftspartner in der Liste, der gelöscht werden soll und betätigen dann die Schaltfläche Geschäftspartner löschen.

Vor dem eigentlichen Löschen des Datensatzes ist eine zusätzliche Bestätigung durch den Benutzer erforderlich.

Die Daten des zu löschenden Geschäftspartner können noch einem anderen Adressdatensatz zugeordnet werden, nach der Bestätigung wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Sie können einen Adressdatensatz auswählen, an den die Detaildaten übertragen werden sollen. Geschäftspartnerdaten können auf einen Kunden, Bedarfer oder einen anderen Geschäftspartner übertragen werden.

Damit ein Geschäftspartnerdatensatz gelöscht kann, benötigt der Benutzer die Berechtigung Office | Geschäftspartner | Geschäftspartner löschen.

Ohne diese Berechtigung wird die Schaltfläche Geschäftspartner löschen in der Symbolleiste nicht freigeschaltet.

Bereich 'Aktion'

Matchcode füllen

Bei einer Neuanlage oder bei einer Änderung einer bestehenden Adresse wird der Matchcode Suchbegriff, kann aus Zahlen, Zeichen und Buchstaben bestehen (alphanumerisch). Für eine Adresse oder einen Vorgang kann ein zusammengesetzter eindeutigen Suchbegriff vergeben werden, dies kann die Suche erleichtern. Der Aufbau des Matchcode kann dabei frei gestaltet werden, auch die automatische Erzeugung des Matchcodes beim Neuanlegen oder Ändern eines Datensatzes nach einen individuell festgelegten Aufbau ist möglich. automatisch gefüllt.

Die Zusammensetzung des Matchcodes bei Adressen ist folgendermaßen festgelegt:

Die Zusammensetzung des Matchcodes kann in den Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Matchcode geändert werden.

Mit der Funktion Matchcode füllen kann der Matchcode für den aktuellen Datensatz entsprechend der festgelegten Zusammensetzung neu vergeben werden. Wird die Funktion in der Listenansicht verwendet, kann der Matchcode für alle in der Liste markierten Datensätze auf einmal neu befüllt werden. Bevor der Matchcode neu befüllt wird, ist eine zusätzliche Bestätigung erforderlich.

als Kunden anlegen

Es liegt in der Natur dieser Geschäftsbeziehung, dass ein Geschäftspartner (Auftragsmittler) ein Angebot erhalten kann, nicht aber den Auftrag erteilt. Deswegen können für Geschäftspartner Kalkulationen und Angebote erstellt werden.

Wird ein Geschäftspartner zum Auftragsgeber, dann wird der Geschäftspartner zusätzlich als Kunde angelegt. Sie können dafür die Funktion als Kunden anlegen verwenden.

Es erfolgt keine zusätzliche Abfrage ob die Funktion ausgeführt werden soll.

Sind für Kunden Pflichtfelder definiert worden, die im Geschäftspartner-Datensatz nicht enthalten sind, wird ein Fenster mit den entsprechenden Feldern zur Bearbeitung angezeigt. Erst wenn für die Pflichtfelder Werte hinterlegt worden sind, wird der Geschäftspartner als Kunde angelegt.

Dublettenprüfung

Beim Anlegen eines Geschäftspartners als Kunde wird geprüft, ob die Adresse bereits als Bedarfer oder Kunde angelegt worden ist (Dublettenprüfung). Es werden dabei der Name (Feld Firma 1) und der Ort auf Gleichheit geprüft. Wenn übereinstimmende Datensätze gefunden werden, wird eine Meldung angezeigt, in der Sie entscheiden können, ob der Datensatz gespeichert wird oder nicht.

Die Dublettenprüfung kann unter Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Bereich 'Adressen' ausgeschaltet werden.

Bei der Übernahme werden alle Adress- und Kontaktinformationen vom Geschäftspartner zum Kunden übertragen. Nach dem erfolgreichen Anlegen als Kunde wird eine Meldung mit der Kundennummer angezeigt.

Zusätzlich wird auf dem Register Office | Geschäftspartner | Adresse - Bereich Notizen eine Information hinterlegt, dass aus dem Geschäftspartner ein Kunde erstellt wurde (inklusive der vergebenen Kundennummer).

Übernahme Ansprechpartner

Unter Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Bereich 'Ansprechpartner' kann über die Option Ansprechpartner von Geschäftspartnern nicht übernehmen, festgelegt werden, ob die Ansprechpartner mit übernommen werden.

als Bedarfer anlegen

Wird die Funktion als Bedarfer anlegen gewählt, wird der in der Liste markierte Geschäftspartner zusätzlich als Bedarfer angelegt.

Es erfolgt keine zusätzliche Abfrage ob die Funktion ausgeführt werden soll.

Sind für Bedarfer Pflichtfelder definiert worden, die im Geschäftspartner-Datensatz nicht enthalten sind, wird ein Fenster mit den entsprechenden Feldern zur Bearbeitung angezeigt. Erst wenn für die Pflichtfelder Werte hinterlegt worden sind, wird der Geschäftspartner als Kunde angelegt.

Dublettenprüfung

Beim Anlegen eines Geschäftspartners als Bedarfer wird geprüft, ob die Adresse bereits als Bedarfer oder Kunde angelegt worden ist (Dublettenprüfung). Es werden dabei der Name (Feld Firma 1) und der Ort auf Gleichheit geprüft. Wenn übereinstimmende Datensätze gefunden werden, wird eine Meldung angezeigt, in der Sie entscheiden können, ob der Datensatz gespeichert wird oder nicht.

Die Dublettenprüfung kann unter Einstellungen | Office | Adressen | Einstellungen - Bereich 'Adressen' ausgeschaltet werden.

Bei der Übernahme werden alle die Adress- und Kontaktinformationen vom Geschäftspartner zum Bedarfer übertragen. Nach dem erfolgreichen Anlegen als Bedarfer wird eine Meldung mit der Bedarfernummer angezeigt.

Zusätzlich wird auf dem Register Office | Geschäftspartner | Adresse - Bereich Notizen eine Information hinterlegt, dass aus dem Geschäftspartner ein Bedarfer erstellt wurde (inklusive der vergebenen Bedarfernummer).

Übernahme Ansprechpartner

Bereich 'Exportieren'

Excel

Über diese Schaltfläche können Sie die angezeigten Daten als Liste im MS-Excel-Format (*.xlsx oder *.xls) speichern. Es werden beim Export die aktuell eingestellten Spalten-, Filter- und Sucheinstellungen berücksichtigt.

Report

Für den Ausdruck oder das Versenden von den angezeigten Informationen einer Adresse oder eines Vorgangs können Reports verwendet werden. Beim Betätigen der Schaltfläche Report werden die Reports angezeigt, die für den aktuellen Programmeinstiegspunkt registriert sind.

Siehe auch Registrierung

Adresse kopieren

Kopiert die aktuelle Adresse in die Zwischenablage. Die so kopierte Adresse kann aus der Zwischenablage in eine beliebige Anwendung als Text eingefügt werden oder nutzen Sie die Funktion Adresse einfügen um die Adresse in einem eserp-Adressformular einzufügen.

Bereich 'Hilfe'

Hilfe

Über diese Schaltfläche wird die Onlinehilfe aufgerufen, dafür ist eine Internetverbindung erforderlich.