Einstellungen | Externe Programme | Andere | Dokumentenmanagement | Einstellungen
Hier legen Sie Einstellungen für externe Dokumentenmanagementsysteme und externe Dokumentenversandsysteme fest.
Die Einstellungen Dokumentenmanagement sind nur sichtbar, wenn eine Lizenz für das optionale Modul esX-Dokument vorhanden ist.
Einstellungs-Set
Sofern die Lizenz für weitere Geschäftsstellen vorhanden ist, haben Sie die Möglichkeit bestimmte Einstellungen in Einstellungs-Sets zusammenzufassen.
Sind mehrere Einstellungs-Sets angelegt worden, wählen Sie im Navigator aus, welches Einstellungs-Set und die damit verbundenen Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
Weitere Informationen zu der Funktionsweise der Einstellungs-Set (Anlegen eines Einstellungssets, Zuordnung zu einer Geschäftsstelle) finden Sie unter Einstellungssets.
Bereich 'Allgemein'
Art
Hier kann das verwendete externe Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgewählt werden.
Mögliche Einstellungen sind EASY ARCHIV und ELO.
Easy Archiv
Mit ausgewählter Option Easy Archiv werden im Dokumentenablagepfad zusätzlich eine PDF-Datei des Dokuments und eine .imp-Datei erzeugt. Die .imp-Datei wird für den Import bei Easy-Archiv genutzt.
Folgende Dokumentarten werden unterstützt:
Angebot
Auftrag
Rechnung
Vertragsrechnung
Lieferschein
Mahnungen / Kontoauszüge
Beim Erstellen der Dateien für das Easy Archiv wird je nach Personenart der folgende Namenspräfix verwendet:
BE_: Bedarfer
KD_: Kunden
GP_: Geschäftspartner
Mahnungen / Kontoauszüge
Die zugehörigen Dateien enthalten für Mahnungen das Kürzel Mah als Kennzeichen für die Dokumentart und die Kombination Rechnungsnr-Mahnstufe als Dokumentnummer.
Für Kontoauszüge ist das Kürzel Kon und die Dokumentnummer gleich der Kundennummer.
ELO
Ist diese Option aktiv, wird beim Drucken eines Dokuments aus einer Kalkulationsmappe, bei Vertragsrechnungen, bei Lieferscheinen und bei Bestellungen der ausgewählte Drucker zusätzlich angesprochen.
Auf dem ELO-Drucker wird dabei, unabhängig von der vom Benutzer im Druckdialog eingestellten Anzahl Kopien, immer nur ein Exemplar gedruckt.
Automatischer Druck
Beim Druck von Dokumenten (Angeboten, Rechnungen etc.) wird automatisch eine Kopie für das externe Dokumentenmanagementsystem ausgedruckt / gespeichert, wenn diese Option aktiviert ist.
Diese Einstellung kann nur bearbeitet werden, wenn unter Art ein Dokumentenmanagementsystem ausgewählt worden ist.
Drucker
Wählen Sie hier den Drucker aus, der zum 'Drucken / Speichern' für die Dokumente des externen Dokumentenmanagementsystem verwendet werden soll. Für einige Dokumentenmanagementsystem werden vom Hersteller entsprechende Druckertreiber bereitgestellt.
Diese Einstellung kann nur bearbeitet werden, wenn unter Art ein Dokumentenmanagementsystem ausgewählt worden ist.
Dokumentenablagepfad
Wählen Sie ein Verzeichnis aus in dem Druckdokumente abgelegt werden sollen. Aus diesem Verzeichnis werden dann die Dokumente vom Dokumentenmanagementsystem importiert.
Die hier zur Verfügung stehenden Dokumentenpfade werden unter Einstellungen | Allgemein | Allgemein | Referenzen | Dokumentenpfade definiert.
Diese Einstellung kann nur bearbeitet werden, wenn unter Art ein Dokumentenmanagementsystem ausgewählt worden ist.
Pfad für Inspektionsauftragsdokumente
Wählen Sie ein Verzeichnis aus in dem Druckdokumente für Inspektionsaufträge abgelegt werden sollen. Aus diesem Verzeichnis werden dann die Dokumente vom Dokumentenmanagementsystem importiert.
Diese Einstellung kann nur bearbeitet werden, wenn unter Art ein Dokumentenmanagementsystem ausgewählt und die Option Automatischer Druck aktiviert worden ist.
Standardwert Dokumenten-Status
Wählen Sie hier einen Dokumenten-Status aus, der als Vorgabe für Dokumente des Dokumentenmanagementsystem vergeben werden soll.
Dokumenten-Status werden unter Einstellungen | Externe Programme | Andere | Dokumentenmanagement | Referenzen | Dokumenten-Status angelegt.
Jahre, die ein Dokument aufbewahrt werden muss
Legen Sie hier die Aufbewahrungsfrist in Jahren fest, die für Dokumente voreingestellt werden soll.
Bereich 'Scan'
PDF immer vorbelegt im Scan-Dialog
Ist diese Option aktiviert, ist die Einstellung PDF im Scan-Dialog des Kontaktmanagements voreingestellt, kann bei Bedarf noch geändert werden.
Bereich 'Dokumentenversand'
Im Bereich Elektronischer Dokumentenversand kann ein externes Versandsystem ausgewählt und konfiguriert werden.
Art
Wählen Sie das externe Dokumentenversandsystem aus.
UnifiedPost
Dieses Versandsystem wurde speziell für Kunden mit Sitz in Luxemburg programmiert.
Diese Einstellung sollte bei Kunden aus anderen Ländern nicht ohne vorherige Absprache mit es2000 Support zum Einsatz kommen.
Drucker
Wählen Sie den Drucker für das externe Dokumentenversandsystem aus, der verwendet werden soll um Dokumente für den Dokumentenversand zu drucken / zu speichern.
Diese Einstellung kann nur bearbeitet werden, wenn unter Art ein Dokumentenversandsystem ausgewählt worden ist.