Listenbestellung

Bei Auswahl der Bestellart Listenbestellung wird folgendes Fenster nach der Neuanlage eines Bestelldatensatzes geöffnet:

Diese Art der Bestellung kann dazu verwendet werden, um eine Bestellung aus dem Katalog abzutippen. Dabei können mehrere Lieferanten berücksichtigt werden.

Über das Eingabefeld unterhalb der Schaltfläche Artikelnummer wird durch einen Doppelklick der Artikelauswahlassistent aufgerufen.

Artikelnummer

Die Schaltfläche Artikelnummer schaltet das Sortierkriterium des Artikelauswahlassistenten um.

Artikelauswahlassistenten - Bestellungen

Durch das Betätigen der Hinzufügen-Schaltfläche im Artikelauswahlassistenten wird der aktuelle Artikel mit der ausgewählten Menge und seiner Artikelnummer übernommen und zusätzlich wird ein neuer Datensatz in der Liste angelegt.

Beim Verlassen der Listenbestellung wird der Artikelauswahlassistent automatisch geschlossen.

In der Tabelle des Listenbestellungs-Assistenten kann man durch Klick auf die Spaltenüberschrift zwischen Sortierung nach PosIntern und Sortierung nach Lieferantnummer wechseln.

Erstellen einer Listenbestellung

1. Wählen Sie die Bestellart Listenbestellung durch Anklicken aus.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche im Navigator.

3. Der Listenbestellungs-Assistent wird geöffnet.

4. Zum Anlegen einer Position klicken Sie wieder auf die Schaltfläche im Navigator unterhalb der Liste. Ein neuer Datensatz wird eingefügt.

5. Tragen Sie mit Hilfe des Artikelsuchassistenten die gewünschten Daten in die Felder ein. Sollen Daten aus dem Artikelstamm kopiert werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Artikeldaten übernehmen.

6. Für weitere Datensatzes führen Sie die letzten zwei Schritte erneut aus.

7. Um nun aus der Liste, die Sie erstellt haben, Bestellungen zu generieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Bestellung generieren. Der Listenbestellungs-Assistent wird geschlossen und die Bestellungen werden erstellt.

8. Die einzelnen Listenbestellungen werden zu einer Sitzung zusammengefasst.

 

Sitzung (Bestellung)

Eine Sitzung besteht aus allen Bestellungen zu einem bestimmten Auftrag, Vorgang oder Bestellart. Für manche Bestellarten ist die Erstellung von mehreren Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten notwendig, um die notwendigen Artikel zu erhalten. All diese Bestellungen bilden somit eine Sitzung.

9. Nun können die Bestellungen weiter verändert oder erweitert werden. Die Bestellpositionen können auf dem Register Artikel | Bestellungen | Positionen bearbeitet werden.

10. Die Bestellung kann anschließend gedruckt und versendet werden.

11.  

    Wiederholen Sie die Schritte bis alle Bestellungen einer Sitzung bearbeitet worden sind.

Bedeutung der Felder

In der Liste des Listenbestellungsassistenten werden folgende Felder angezeigt:

Menge

Menge des benötigten Artikels.

ME

Mengeneinheit des zu bestellenden Artikels.

Artikelnummer

Hier wird die Artikelart ausgewählt.

Lieferantnr

Der entsprechende Lieferant kann ausgewählt werden. Es wird nicht nur die Lieferantennummer, sondern auch die Lieferantenbezeichnung angezeigt.

BestellNr

Hier kann die Bestellnummer des Artikels eingegeben werden (die aus dem Katalog abgetippt wird). Ist der Artikel in den Artikelstammdaten enthalten, können diese Daten auch vom Artikelstamm übernommen werden.

Bestell Bezeichnung

Hier wird die Bestell-Bezeichnung des Lieferanten angegeben.

Die Bestellbezeichnung 2 wird unterhalb der Tabelle ebenfalls in einem Eingabefeld unter der Bestellbezeichnung dargestellt.

Brutto Preis

Hier wird der Bruttopreis eingegeben.

Währ.-Code

Hier ist die Währung hinterlegt, in welcher der Artikel berechnet oder bezahlt wird. Die Währung kann nicht mehr geändert werden und wird vom Lieferantenstamm übernommen.

Lief.-Rabatt

Wenn beim Lieferanten ein Rabatt vereinbart wurde, wird er hier eingetragen.

Nettopreis

Der Nettopreis des Artikels wird an dieser Stelle eingetragen.

Lief.Warengruppe

Eintragung der Lieferanten-Warengruppe.

Zu liefern bis

Datum des spätesten Wareneingangs wird hier festgelegt.

PosIntern

Interne Positionsnummer, wird vom Programm gefüllt und kann nicht geändert werden.

Eingabefelder

Zur Eingabe der Werte werden die Felder noch einmal unterhalb der Liste angezeigt. Hier wird zusätzlich nicht nur die Lieferantennummer, sondern auch die Lieferantenbezeichnung angezeigt.

Wird der Lieferant eines Artikels im Listenbestellungs-Assistenten über das Auswahlfeld (entweder in der Tabelle oder direkt im Eingabefeld) ausgewählt, erfolgt eine Abfrage, ob die Preise des neu gewählten Lieferanten übernommen werden sollen. Wird dies gewünscht, so werden die Preise bzw. Staffelpreise aus dem Lieferantenstamm übernommen.

Kopie

Die Schaltfläche Kopie erstellt eine Kopie des Datensatzes, der in der Liste markiert ist. Nach dem Kopieren kann der Datensatz verändert werden (andere Artikelnummer bei gleicher Menge und gleichem Lieferanten ...). So kann die Eingabe von Daten erspart werden.

Bestellung generieren

Die Schaltfläche Bestellung generieren erstellt die Bestellungen für die jeweiligen Lieferanten zu den eingetragenen Datensätzen. Diese können nun über den Bestell-Dialog weiter verändert werden.

Lagerbestand / Lagerbestände

Über die Schaltfläche Lagerbestand / Lagerbestände oder den entsprechenden Kontextmenüeintrag ist es jederzeit möglich, sich zu dem ausgewählten Artikel die aktuellen Lagerbestände anzeigen zu lassen.

Die im Bild unten angezeigten Reservierungen werden nur angezeigt, wenn im Programm mit Artikelreservierungen gearbeitet wird. (Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich 'Bestellung').

Am Kopf des Registers wird die aktuelle Artikelnummer für die Lagerbestände angezeigt. Darunter können bei entsprechender Einstellung die Mengen der offenen Angebote, sowie die Umsatzmengen vom aktuellen Jahr und vom Vorjahr angezeigt werden.

Aktivieren Sie hierfür unter Einstellungen | Allgemein | Artikel - Bereich 'Parameter Artikel' die Option Lagerbestandsdialog mit Angebots- und Umsatzmengen.

Im Fenster der Lagerbestände befindet sich noch ein Kontextmenü mit erweiterten Funktionen.

Über dieses Kontextmenü der Lagerbestände können Sie sich ebenfalls die vorhandenen Reservierungen (Lager und Auftrag) sowie die offenen Bestellungen für den jeweiligen Artikel anzeigen lassen. Dafür wird das Anzeigefenster um die jeweiligen Informationen erweitert, wie im nachfolgenden Bild ersichtlich.

Erweitertes Lagerbestandsfenster

Das Feld für Meldebestand (Meld.-Best.), welches bei den Lagerartikeln gefüllt werden kann, wird hier im Lagerbestandsdialog mit angezeigt. Unterschreitet der Bestand den Meldebestand, so wird die Datenzeile mit gelben Hintergrund dargestellt.

Sie finden hier auch die Spalte offener Bedarf unter Reservierungen für Aufträge.

Zusätzlich haben sie hier auch den Filter alle Bedarfspositionen unter den Reservierungen (Auftrag). Ist dieser gesetzt, dann werden zusätzlich alle Aufträge mit Bedarfspositionen der aktuellen Artikelnummer und deren offener Bedarf (Summe) angezeigt.

Wird ohne Reservierungen gearbeitet, ändert sich das Aussehen des Lagerbestandsdialog wie folgt:

Im Kontextmenü ändern sich die Einträge:

Werden beide Optionen im Kontextmenü aktiviert, sehen sie die Bestellungen sowie den Materialbedarf.

Wird ohne Artikelreservierung gearbeitet erhält der Auftragsbedarf die Überschrift Materialbedarf. Die Option alle Bedarfspositionen wird ausgeblendet und gesetzt.

Funktionen

Auftragspreise überschreiben

Die Funktion Auftragspreise überschreiben ist ausschließlich bei den Auftragsbestellungen aktiv.

Sie dient dazu, die Kalkulationspositionen sowie die gespeicherten Auftragspositionen mit denen in der Bestellung kalkulierten Preisen zu überschreiben. Da man eine Bestellposition nicht ganz genau einer Kalkulationsposition zuordnen kann (bei der Auftragserteilung werden gleiche Artikel zusammengefasst), werden jeweils die Preise aller gleichen Artikel (identische Artikelnummer) mit dem gleichen Preis versehen.

Erst nach dem Druck der Bestellung kann die Funktion verwendet werden.

Erledigt An / Aus

Mit der Schaltfläche Erledigt An / Aus kann eine ganze Bestellung, einschließlich der dazugehörigen Positionen, auf erledigt gesetzt werden.

Erledigte Bestellungen können mit dieser Funktion auf unerledigt gesetzt werden.

Sitzung löschen

Mit der Schaltfläche Sitzung löschen haben Sie die Möglichkeit eine komplette Sitzung zu löschen.

eswawi Abgleich

Bei Nutzung des optionalen Moduls eswawi-Anbindung können mit der Funktion eswawi Abgleich bestätigte Bestellinformationen wie Preise und Liefertermine für eswawi-Bestellungen mit Auftragsbezug abgeglichen werden.

Beim Auslösen der Funktion eswawi Abgleich wird die eswawi Bestellhistorie der jeweiligen Bestellung gepflegt. In der Bestellung ist das Feld Information / Historie eswawi auf dem Register Artikel | Bestellungen | Details für eswawi-Bestellungen verfügbar. Dank der eswawi Bestellhistorie können Sie alle Veränderungen Ihrer eswawi-Bestellungen einsehen. Sie erkennen so beispielsweise Preisänderungen. Weiterhin sehen Sie auf einen Blick, wann etwa Rechnungen importiert worden sind.

Siehe auch Angebotsübermittlung / Bestellabruf

Darstellungsopt.

Über diese Funktion kann beim Druck / Ausgabe einer Bestellung die Darstellung beeinflusst werden.

Mit Hilfe dieses Dialogfensters können Sie die Druckausgabe Ihrer Bestellungen verändern. Sie können sowohl auswählen, ob und wie die Artikelnummern dargestellt werden, als auch die Preise. Des Weiteren können Sie unter verschiedenen Druckvarianten auswählen, sofern Sie welche erstellt haben.

Darüber hinaus wird im Basisreport ebenfalls die Bestellsumme mit ausgegeben. Über die jeweiligen Kennzeichen im Bereich Preise wird die entsprechende Summe errechnet bzw. das Summenfeld angezeigt oder nicht.

Wenn der Druck von Preisen eingeschaltet ist, werden auch Preise mit dem Wert 0,- EURO gedruckt. Dies ist unter Umständen notwendig, wenn es sich zum Beispiel um eine Garantielieferung bzw. um eine Gratislieferung des Lieferanten handelt, bei denen das bestellte Material keinen Preis hat.

Ist beim Lieferanten eine Fremdwährung hinterlegt, werden die Preise in dieser Währung ausgeben. Siehe auch Arbeiten mit Fremdwährungen.

Vorschau

Mit dieser Schaltfläche kann eine Druckvorschau der jeweiligen Bestellung angezeigt werden. Über die Darstellungsoptionen kann das Aussehen der Bestellung verändert werden.

Drucken / Senden

Sofern nun alle Angaben zu Ihrer Bestellung richtig sind, können Sie die Bestellung drucken.

Vor dem Druck der Bestellung erfolgt noch einmal eine Sicherheitsabfrage, ob die Bestellung ausgeführt werden soll, sofern der Lieferant keine QM-Zulassung besitzt.

Siehe auch

• Elektronische Bestellungen

• E-Mail-Versand von Bestellungen

Bestellung löschen

Über die Schaltfläche im Navigator kann eine Bestellung gelöscht werden.

Vor dem eigentlichen Löschvorgang wird eine Sicherheitsabfrage angezeigt.

Bestellungen löschen mit Auftragsbezug

Wird eine Bestellung gelöscht, auf der Bestelldaten mit Auftragsbezug vorhanden sind, so wird der Status des betroffenen Auftrags zurückgesetzt.

Hierfür sind folgende Bedingungen erforderlich:

1. Für die jeweilige Auftragsart (Projekt, Service, ...) des Auftrags ist unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I - Bereich 'Auftragsstatus Bestellung' ein Auftragsstatus für Bestellt hinterlegt sein.

2. Der Auftrag hat den Status Bestellt haben, welcher unter Einstellungen | Allgemein | Auftragsarten | Parameter I - Bereich 'Auftragsstatus Bestellung' hinterlegt ist.

3. Der Auftrag bzw. das Material des Auftrags darf keiner anderen Bestellung hinterlegt sein.

Sind diese drei Bedingungen erfüllt, wird der Auftragsstatus auf den Status zurückgesetzt, der in der Statushistorie für Aufträge dem Status Bestellt vorausging.

Kann in der Historie kein vorhergehender Status gefunden werden, so wird der Status nicht umgesetzt.

Wird eine Bestellsitzung gelöscht, so wird diese für jede Bestellung der Sitzung geprüft und ggf. durchgeführt.